SPSS 15

توجه: به دلیل آنکه مالکین سایت مایل به ارائه متن تایپ شده نیستند، آن را به صورت کاملا به هم ریخته در این قسمت قرار داده اند. برای دسترسی به مطالب آموزشی، از سایت www.learninweb.com استفاده کنید.
 بازديد شد.

در طي اين فصل روش نصب Office  و ابزارهاي موجود در آن را به شما آموزش خواهيم داد. همچنين در اين فصل، نحوة افزودن قابليت فارسي نويسي به نرم‌افزارهاي Office را نيز فرا خواهيد گرفت.
 
براي نصب Office ، ابتدا بايد CD اول آن يا DVD مربوط به آن را درون درايو قرار دهيد. CD نصب Office به‌صورتي طراحي شده است که پس از قرار دادن آن در درايو، شروع به نصب خودکار برنامه مي‌کند. البته اين در صورتي است که تنظيمات ويندوز شما در حالت پيش‌فرض بوده و خصوصيات مربوط به درايو CD-ROM را تغيير نداده باشيد.

اگر پس از قرار دادن CD در درايو عمليات نصب خودکار صورت نگرفت، بايد خودتان فايل مربوط به نصب Office را اجرا کنيد. اين فايل در شاخه ريشه قرار دارد.

پس از اجراي برنامة نصب، اين برنامه شروع به انجام برخي محاسبات مورد نياز خود مانند محاسبة فضاي خالي موجود بر روي ديسک سخت و بررسي وجود فايل‌هاي مورد نياز براي نصب و ... مي‌کند. در اين حالت شما بايد تا پايان عمليات و ظاهر شدن صفحة جديد منتظر بمانيد.
 
در اين مرحله برنامة نصب از شما مي‌خواهد که شمارة سريال Office که متشکل از  کاراکتر مي‌باشد را در جعبة متن موجود وارد کنيد. توجه کنيد که اگر سريال وارد شده توسط شما يک شماره سريال معتبر نباشد، عمليات نصب متوقف خواهد شد.
 
در اينجا ما يک شماره سريال فرضي را براي شما وارد کرده‌ايم و فرض مي‌کنيم که اين شماره سريال معتبر مي‌باشد. در واقع علامت تيک سبز رنگ در سمت راست کادر متن، نشان‌دهندة معتبر بودن سريال وارد شده مي‌باشد.
روي کليد Continue کليک کنيد.

در اين مرحله بايد نحوة نصب Office را تعيين کنيد. با کليک بر روي کليد Customize، امکان انتخاب نصب هر قسمت دلخواه از اجزاء و برنامه‌هاي Office در اختيار شما قرار مي‌گيرد. اما اگر مايل هستيد که Office را با تمامي انتخاب‌هاي پيش‌فرض آن نصب کنيد بايد از کليد Install Now استفاده کنيد.
روي کليد Install Now کليک کنيد.

به‌اين ترتيب عمليات نصب Office و کپي فايل‌هاي لازم بر روي کامپيوتر شما آغاز شده است. در اين مرحله روند پيشرفت عمليات توسط يک نوار پيشرفت سبزرنگ نشان داده مي‌شود. و شما بايد تا کامل شدن اين نوار پيشرفت منتظر بمانيد. توجه کنيد که در هر مرحله‌اي از برنامه نصب که باشيد، با کليک بر روي کليد Cancel مي‌توانيد، عمليات نصب را متوقف کنيد.
 
با پايان يافتن عمليات نصب، وارد صفحه‌اي مي‌شويد که پايان موفقيت‌آميز نصب Office را به شما اعلام مي‌کند. در اين صفحه کافي است که روي کليد Close کليک کنيد تا برنامة نصب خاتمه پيدا کند. همچنين کليد Go to office online در اين صفحه براي دسترسي به راهنماي Office بر روي شبکه اينترنت مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
روي کليد Close کليک کنيد.

به اين ترتيب، Office  بر روي کامپيوتر شما نصب شده و شما مي‌توانيد از طريق منوي Start و منوي فرعي All Programs، به مجموعه برنامه‌ها دسترسي داشته باشيد.

تا اين مرحله با نحوة نصب برنامه Office آشنا شديد. در ادامه نحوه افزودن قابليت پشتيباني از زبان فارسي توسط برنامه‌هاي Office را به شما آموزش مي‌دهيم.
روي کليد Start کليک کنيد.

منوي فرعي All Program را باز کنيد.

منوي فرعي Microsoft Office را باز کنيد.

منوي فرعي Microsoft Office Tools را باز کنيد.

گزينة Microsoft Office  Language Settings را از آخرين منوي فرعي باز شده، انتخاب نماييد.

ماكروها مجموعه‌اي‌ از دستورات‌ هستند كه‌ ايجاد و بكارگيري‌ آنها ساده‌ بوده‌ و براي ‌برنامه‌هاي‌ كاربردي‌ بسيار مفيد مي باشند. يك‌ ماكروي‌ ساده‌، ممكن‌ است‌ تنها ازيك‌ دستور تشكيل‌ شده‌ باشد و سيستم‌ را وادار كند كه‌ با فشرده‌ شدن‌ يك‌ كلـيد، يك فايل صوتي را پخش كند. ماكروهاي‌ پيچيده‌تر ممكن‌ است‌ شامل‌ دستورات‌ متعددي‌ باشند كه‌ مثلا يك‌ فرم ‌را باز كرده‌ و فيلـدهاي‌ آن‌ را به طور خودكار بهنگام‌ (Update) نمايند. استفاده ‌از ماكروها به خصوص‌ در مواردي‌ كه‌ بايد مجموعه‌ كارهايي را به طور مكرر انجام‌ دهيد، بسيار مفيد خواهد بود.
 
براي استفاده از يك ماكرو، ابتدا بايد آن را ايجاد كنيد. Access امكاناتي را در اختيار شما قرار مي‌دهد كه بتوانيد با چند كليك ماوس و بدون حتي يك خط برنامه نويسي ماكروهاي كارآمدي را ايجاد كنيد. براي ايجاد ماکروهاي جديد ميتوانيد از گزينة Macro واقع در برگة Create استفاده کنيد.
روي برگه‌ Create كليك كنيد.

روي کليد Macro کليک کنيد.
 
برگة طراحي ماکرو از دو قسمت اصلي تشکيل شده است. قسمت بالايي داراي سه ستون به نامهاي Action، Arguments و Comment ميباشد که به ترتيب براي انتخاب يک Action يا عملکرد، نمايش پارامترهاي Action انتخاب شده، و تعيين توضيحي در مورد Action انتخاب شده مورد استفاده قرار ميگيرند. اگر بر روي هر يک از سطرهاي موجود در ستون Action کليک کنيد ، يک کليد ليست بازشونده در کنار آن ظاهر خواهد شد که با کليک بر روي اين کليد، ليستي از Actionها در اختيار شما قرار خواهد گرفت. در هر سطر از ستون Comment نيز ميتوانيد هر توضيح دلخواه پيرامون آن سطر و Action انتخاب شدة آن درج کنيد.
 
در قسمت‌ پائيني پنجره‌ Macro كه‌ توسط كادر قرمز مشخص‌ شده‌ است، پارامترهاي‌مربوط به‌ هر Action انتخابي ظاهر ميشود. توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ تعداد و نوع ‌اين‌ پارامترها بستگي به‌ Action  انتخاب‌ شده‌ توسط شما دارد. در سمت راست اين ناحيه، کادري‌ وجود دارد كه‌ شما را در مورد بخشي از پنجره‌  Macro كه‌ در حال‌ حاضر در حال‌ كار بر روي‌ آن‌ هستيد ، راهنمائي مي كند.
 
با ورود به محيط طراحي ماکرو، برگة جديدي بهنام Design به Ribbon اضافه ميشود که شامل ابزارهايي براي مديريت محيط طراحي ميباشد. گزينههاي موجود در قسمت Tools از اين برگه براي اجراي ماکرو، گزينههاي موجود در قسمت Rows براي حذف و اضافه کردن سطرها و گزينههاي موجود در قسمت Show/hide براي ظاهر و مخفي کردن ستونهاي موجود در برگة ماکرو مورد استفاده قرار ميگيرند. بهعنوان مثال ما در اينجا ميخواهيم ستون Arguments را از برگة ماکرو حذف کنيم. اين ستون بيشتر مواقعي مورد استفاده قرار ميگيرد که بخواهيد يک ماکروي طراحي شده و پارامترهاي Actionهاي آن را مشاهده کنيد.
روي کليد Arguments کليک کنيد.
 
در ادامه‌، قصد داريم‌ براي‌ بانك‌ اطلاعاتي موجود يك‌ ماكروي‌ ساده‌ ايجاد كنيم‌ اين‌ ماكرو موجب‌ باز شدن‌ يك‌ فرم‌ خواهد شد كه‌ الـبته‌ اين‌ فرم‌ قبلا ساخته‌ شده‌ است‌. براي‌ اين‌ منظور، كار خود را با ستون‌ Action آغاز مي كنيم‌.
روي‌ لـيست‌ بازشونده‌ مشخص شده كلـيك كنيد.

در محل مشخص شده  از ميلـه‌ لـغزان ليست باز شده، كلـيك‌ كنيد.

گزينه‌ Open Form را انتخاب‌ نماييد.
برنامه نويس: گزينه با فلش قرمز مشخص شود.

توجه كنيد كه در قسمت‌ پائين‌ پنجره‌ Macro پارامترهاي‌Action انتخابي ما، يعني Open Form ظاهر شده‌ است. شما بايد در اولـين‌ كادر اين‌ محل‌ نام ‌فرم‌‌ را وارد كنيد. همچنين‌ مي توانيد روي‌ كلـيد
بازكننده ليست مربوط به‌اين‌ پارامتر كلـيك‌ كرده‌ و نام‌ فرم‌ مورد نظر‌ را انتخاب‌ كنيد.
روي‌ كادر مقابل‌ عبارت Form Name ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كليك كنيد.

روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ مشخص شده كلـيك‌ كنيد.

از ليست باز شده، گزينه‌ Form را انتخاب‌ كنيد.
 
 ساير پارامترهاي موجود براي Action ، جهت تعيين اين كه فرم در حالت طراحي يا اجرا ظاهر شود و اينكه در حالت خواندني/نوشتني يا فقط خواندني باز شود و غيره استفاده مي‌گردند. در صفحه بعد ما خودمان تنظيمات لازم را انجام خواهيم داد.

ما در اينجا ساير پارامترها را تنظيم كرده‌ايم. حالا مي‌توانيد ماكرو را اجرا كرده و نتيجه را ببينيد. براي اجراي ماكرو، ميتوانيد روي کليد Run واقع در برگة Design كليك كنيد.
روي‌ كلـيد Run كلـيك‌ كنيد.

Access با اين پيغام به شما اعلام مي‌كند كه جهت اجراي ماكرو بايد ابتدا آن را ذخيره كنيد و شما مي‌توانيد با استفاده از كليد Yes اين عمل را تاييد كنيد. اگر براي اولين بار اقدام به ذخيره ماكرو مي‌كنيد، پنجره‌اي ظاهر مي‌شود كه بايد نام ماكرو را در آن وارد نمائيد. اما اگر قبلاً ماكرو را ذخيره كرده باشيد، با كليك كردن بر روي كليد Yes ماكرو ذخيره شده و سپس اجرا مي‌گردد.
 روي‌ كلـيد Yes كلـيك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد، ماكروي Macro اجرا شده و فرم را به نمايش درآورده است. اين كه فرم باز شده چگونه روي ركوردها عمل كند، بستگي به اين دارد كه پارامترهاي Action را در مرحله طراحي ماكرو چگونه تنظيم كرده باشيد.
روي‌ كلـيد Close  ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

تا اين‌ قسمت‌ شما يك‌ ماكرو كه‌ تنها شامل‌ يك‌ Action بود را طراحي نموديد. در صفحه‌ بعد، ما يك‌ ماكروي‌ جديد به‌ نام‌ Macro  ايجاد نموده‌ايم.‌ اين‌ ماكرو در نهايت‌ پس‌ از اجرا يك‌ پيغام‌ به‌ نمايش‌ خواهد گذاشت‌ كه‌ با كلـيك‌ روي‌ كلـيد OK  آن‌ ، يک بوق پخش شده و پس از ذخيرة اطلاعات، برنامة Access را خواهد بست.

در اينجا، Action هاي‌ مربوط به‌ Macro را مشاهده‌ مي كنيد. اولـين‌ Action اين‌ماكرو، MsgBox  است‌ كه‌ وظيفه‌ نمايش‌ يك‌ پيغام‌ را بر عهده‌ دارد. اين‌ Action داراي‌چهار پارامتر است‌. اولـين‌ پارامتر، عبارتي كه‌ قرار است‌ توسط اين‌ Action نمايش‌داده‌ شود را تعيين‌ مي‌كند. شما بايد پيغام‌ دلـخواه‌ خود را در اين‌ پارامتر وارد كنيد. پارامتر دوم‌ تعيين‌ مي‌كند كه‌ با به‌ نمايش‌ در آمدن‌ پيغام، صداي بوق‌ نيز ايجاد شود يا خير. در پارامتر سوم‌ ميتوانيد آيكون‌ موجود در پنجره‌ پيغام‌ را ازيك‌ لـيست‌ انتخاب‌ كنيد و بالاخره‌ در پارامتر چهارم‌ اين امكان وجود دارد كه يك‌ عنوان ‌(Title) براي‌ پنجره‌ پيغام‌ تعيين‌ كنيد.
روي‌ Action داراي‌ عنوان‌ Beep ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌كنيد.

Action بعدي‌ Beep مي باشد كه‌ موجب‌ ايجاد يك‌ بوق‌ خواهد شد. همانطور كه‌ مشاهده‌ ميكنيد، يك‌ Action ميتواند داراي‌ هيچ‌ پارامتري‌ نباشد.
روي‌ Action داراي‌ عنوان‌ Quit ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

هنگامي كه‌ اجراي‌ ماكرو به‌ اين‌ Action برسد، اجراي‌ عملـگر Quit باعث‌ بسته‌ شدن ‌برنامه‌ Access خواهد شد. در تنها پارامتر اين‌ Action مي‌توانيد تعيين‌ كنيد كه‌ پروژه‌ قبل‌ از خروج‌ ذخيره‌ شود.
روي‌ كلـيد Close ، كه با فلش قرمز مشخص شده است،كلـيك كنيد.

روي‌ كلـيد Yes كلـيك‌ نمائيد.

روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

در اين‌ قسمت‌ مي خواهيم‌ Macro را به‌ فرم‌ موجود پيوند دهيم‌. براي‌ اين‌ منظور، روي‌ فرم‌ كلـيدي‌ ايجاد ميكنيم‌ كه‌ با كلـيك‌ بر روي‌ آن‌، Macro اجرا شود.
روي‌ فرم Form راست كلـيك‌ كنيد.

از منوي بازشده گزينة Design View را انتخاب کنيد.

اينجا محيط طراحي فرم‌ است‌. در اين‌ محل‌ شما ميتوانيد كنترل‌ هاي‌ مختلـف‌ را بر روي‌ فرم‌ نصب‌ كرده‌ و يا در فرمهايي كه‌ توسط ويزارد ساخته‌ايد تغييراتي را ايجاد نمائيد. براي‌ افزودن‌ يك‌ كنترل‌ بر‌ روي‌ فرم‌، كافيست‌ آن‌ كنترل‌ را انتخاب‌ كرده‌ و سپس‌ در محل‌ مورد نظر روي‌ فرم‌ كلـيك‌ كنيد تا كنترل‌ به‌ فرم‌ اضافه‌ شود.
روي‌ كنترل‌ Command Button ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

در محلـي كه‌ توسط فلـش‌ قرمز مشخص‌شده است، كلـيك‌ كنيد.

اين‌ پنجره‌ Command Button Wizard است‌ كه‌ ميتوانيد با استفاده‌ از آن، كلـيدهاي‌سفارشي ايجاد نمائيد. الـبته‌ ما در اينجا نيازي‌ به‌ اين‌ كار نداريم.‌ در صفحه بعد، ما عنوان كليد را به Exit تغيير مي‌دهيم.
روي‌ كلـيد Cancel كلـيك‌ كنيد.

بسيارخوب‌، كلـيد Exit به‌ فرم‌ اضافه‌ شده‌ است‌ و حالا مي توان‌ اين‌ كلـيد را فعال‌ كرد. براي‌ انتخاب‌ عملـكرد اين‌ كلـيد، مي توانيد از ماكروهايي كه‌ قبلا ساخته‌ايد استفاده‌ كنيد و يا مستقيماً با استفاده‌ از زبان‌ برنامه‌نويسي Visual Basic براي‌ آن‌ برنامه‌ بنويسيد.
روي‌ كلـيد اضافه‌ شده‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

مشاهده‌ ميكنيد كه‌ پنجره‌ مربوط به‌ خصوصيات‌ و رويدادهاي‌ كنترل‌ Command Button باز شده‌ است. ما قصد داريم‌ ماكروي Macro را به‌ عنوان‌ عملـكرد اين‌ كنترل‌ انتخاب‌ كنيم‌. براي‌ اين‌ منظور كافيست‌ كه‌ برگه‌ Event را انتخاب‌ كنيم‌ و سپس‌ روي‌ رويداد مورد نظر مانند (OnClick) كلـيك‌ كرده‌ و از لـيست‌ بازشونده‌ اين‌ رويداد، Macro را انتخاب‌كنيد.
روي‌ برگه‌ Event، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

روي‌ رويداد OnClick، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

روي کليد ليست بازشوندة مشخص شده کليک کنيد.

از ليست باز شده، عبارت ‌ Macro را انتخاب‌ كنيد.

از اين‌ به‌ بعد هر بار كه‌ روي‌ كلـيد Exit كلـيك‌ كنيد، ماكروي Macro  اجرا خواهد شد. شما مي‌توانيد براي‌ رويدادهاي‌ مختلـف‌ يك‌ كنترل‌، ماكروهاي‌ مختلـف‌ نوشته‌ و به‌آنها تخصيص‌ دهيد.
روي‌ كلـيد Close (كليد ×)، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كليك كنيد.

روي‌ كلـيد Close (كليد ×)، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كليك كنيد.

حالا Access از شما مي‌خواهد كه در صورت تمايل تغييرات صورت گرفته بر روي فرم را ذخيره كنيد.
روي كليد Yes كليك كنيد.

نوبت به آن رسيده كه ماكرو جديد را آزمايش كنيم. ما ابتدا ماكروي Macro را اجرا خواهيم كرد تا اين ماكرو فرم را باز كند. سپس از طريق كنترل Command Button ماكروي Macro را آزمايش مي‌كنيم.
روي‌ ماکروي‌ Macro دابل كلـيك‌ كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه Macro اجرا شده و فرم را به نمايش درآورده است. شما مي‌توانيد با كليك بر روي كنترل Command Button ماكروي Macro را مورد آزمايش قرار دهيد.
روي‌ كلـيد Exit كلـيك‌ كنيد تا Macro اجرا گردد.

روي‌ كلـيد OK از پنجره ‌كلـيك‌ نمائيد.

توجه كنيد كه ماكرو اجرا شده و در نهايت باعث بسته شدن برنامه Access شده است. البته ماكروها قادر به انجام كارهاي مهمتر از اين هم هستند كه بستگي به كاربرد شما از ماكروها دارد.

تا اين قسمت از آموزش Acces، با نحوه ايجاد و ذخيره ماكروها و همچنين اجرا و پيوند دادن با كنترل‌هاي فرم‌ها آشنا شديد. در قسمتهاي بعد، به بررسي يكي ديگر از مباحث بسيار مهم در Access يعني زبان SQL خواهيم پرداخت.

زبان‌ پرس‌ و جوي‌ ساخت‌ يافته‌ (Structured Query Lanaguage) كه‌ به‌ اختصار SQL ناميده‌ مي شود، زباني است‌ كه‌ براي‌ كار با پايگاههاي داده طراحي شده‌ است‌. با استفاده‌ از اين‌ زبان‌ شما ميتوانيد تمام اعمالـي كه‌ توسط Access انجام‌ مي‌دهيد را با كمك برنامه‌نويسي نيز انجام‌ دهيد.

هنگامي كه‌ شما پرس‌ و جويي را در پنجره‌ طراحي پرس‌ و جو تعريف‌ مي‌كنيد،  Access در پس‌ زمينه‌ كار، كدهاي SQL معادل‌ آن‌ پرس‌‌وجو را مي‌نويسد. در واقع ‌هر چند كه‌ با استفاده‌ از SQL تمام‌ اعمال‌ روي‌ بانكهاي‌ اطلاعاتي را مي‌توان‌ انجام‌ داد، ولـي بيشترين‌ كاربرد SQL در Access كه‌ قابل‌ استفاده‌ و تغيير توسط كاربر مي‌باشد، در زمينه‌ طراحي پرس‌ و جوها مي باشد.
روي‌ پرسوجوي‌ Query راست كلـيك‌ كنيد.
از منوي بازشده گزينة Design View را انتخاب کنيد.

در اينجا يك‌ پرس‌ و جوي‌ ساده‌ را مشاهده‌ مي‌كنيد. توسط اين‌ پرس‌وجو،  ركوردهايي از جدول‌ Table كه‌ فيلـد Name آنها Ali است‌ جدا شده‌ و نمايش‌ داده‌ مي شوند. Access در واقع‌ اين‌ عملـيات‌ را توسط دستورات‌ SQL انجام‌ مي¬دهد. براي‌ مشاهده‌ دستورات SQL معادل‌ اين‌ عملـيات، ميتوانيد از منوي مربوط به کليد View، ‌گزينة SQL View را انتخاب کرده و يا روي کليد SQL View واقع در پايين سمت راست پنجرة Access کليک کنيد.
روي کليد حاوي فلش کوچک در زير کليد View کليک کنيد.

روي‌ گزينه‌ SQL View كلـيك‌ نماييد.

مشاهده‌ مي كنيد كه‌ پنجره‌ طراحي پرس‌ و جو به‌ شكل‌ يك‌ پنجره‌ حاوي‌ دستورات ‌SQL تبديل‌ شده‌ است‌. اين‌ دستورات‌ دقيقاً همان‌ عمل‌ پرس‌ و جوي‌ طراحي شده‌ را انجام‌ مي‌دهد. هر چند كه‌ شما مي‌توانيد هر پرس‌ و جو را از طريق‌ كدهاي‌ SQL نيز پياده‌سازي‌ كنيد، اما بهتر است‌ بيشتر از پنجره‌ طراحي پرس‌ و جو استفاده‌ كنيد. زيرا در اين‌ روش‌ پرس‌ و جو به‌ شكل‌ ترجمه‌ شده‌ ذخيره‌ مي‌گردد. اما كد SQL در هر مراجعه‌ بايد مجدداً ترجمه‌ گردد.

در قطعه‌ كد SQL اين‌ مثال،‌ از عبارت‌ SELECT استفاده‌ شده‌ است‌ كه‌ نسبت‌ به‌ ساير دستورات‌ SQL كاربرد بسيار بيشتري‌ دارد و اصولاً براي‌ گزينش‌ برخي از اطلاعات‌ يك‌ جدول‌ به‌ كار ميرود. در صفحه‌ بعد، ساختار كلـي اين‌ دستور را مشاهده‌ مي كنيد.

در اين صفحه، ساختار كلي دستور Select را مشاهده مي‌كنيد. در ابتدا شايد اين ساختار بسيار پيچيده به نظر برسد. ولي در ادامه خواهيد ديد اين دستور را مي‌توان تا حد بسيار زيادي خلاصه نمود. در صفحه بعد ما هر قسمت از اين دستور را تشريح خواهيم كرد.

در ساختار نشان‌ داده‌ شده‌ از دستور SELECT، تمامي عباراتي كه‌ در داخل‌ كروشه  [ ]   قرار گرفته‌اند انتخابي بوده‌ و استفاده‌ از آنها اجباري‌ نيست. در صفحه‌ بعد، ما برخي از اين‌ عبارات‌ را حذف‌ خواهيم‌ نمود.

دراينجا يك‌ دستور SELECT بدون‌ عبارات‌ اضافه‌ آن‌ را مشاهده‌
مي‌كنيد. همانطور كه ‌قبلاً نيز بيان‌ شد، از دستور SELECT براي‌ انتخاب‌ اطلاعات‌ خاصي از بانك‌ اطلاعاتي استفاده‌ ميشود. در اين‌ عبارت،‌ Select-Item نام‌ فيلـد مورد نظر و عبارت‌ مقابل ‌FROM كه‌ با نام‌ Table مشخص‌ شده‌ است،‌ نام‌ جدول‌ مورد نظر است‌ كه‌ فيلـد نام‌ برده‌ شده ‌در مقابل‌ دستورSELECT بايد از آن‌ انتخاب‌ شود. اگر تعداد فيلـدها بيش‌ از يكي باشد، مي‌توانيد آنها را با كاما (  ,  ) از يكديگر جدا كنيد. به‌ مثال‌ صفحه‌ بعد توجه‌ كنيد.

اين‌ مثال‌ باعث‌ جدا شدن‌ تمامي اطلاعات‌ موجود در فيلـدهاي Tel و Name از جدول ‌Table  مي‌گردد. توجه‌ داشته‌ باشيد  كه اين‌ اطلاعات‌ واقعاً  از بانك‌ اطلاعاتي جدا نمي‌شوند، بلـكه‌ اين‌ عمل‌ در حافظه‌ صورت‌ گرفته‌ و اطلاعات‌ مورد نظر در يك جدول جداگانه نمايش‌داده‌ ميشوند.
روي‌  كلـيد Run كلـيك‌ كنيد.

مشاهده‌ مي‌كنيد كه‌ تنها دو فيلـد Name و Tel نمايش‌ داده‌ شده‌اند. حالا بهتر است به نماي SQL باز گرديد. 
روي‌  كلـيد SQL View در پايين پنجره كلـيك‌ كنيد.

استفاده‌ از عبارت‌ ALL در مقابل‌ دستور SELECT قبل‌ از نام‌ فيلـدها، به‌ معناي ‌نمايش‌ اين‌ فيلـدها به‌ ازاي‌ تمامي ركوردها مي باشد. اما استفاده‌ از عبارت‌ DISTINCT باعث‌ مي‌شود كه‌ ركوردهاي‌ تكراري‌ نمايش‌ داده‌ نشوند. به‌ مثال‌ صفحه‌ بعد توجه‌ كنيد.

در اينجا قبل‌ از نام‌ فيلـد، از عبارت‌ DISTINCT استفاده‌ شده‌ است‌. ذكر اين‌ عبارت ‌باعث‌ مي‌شود كه‌ اگر در چند ركورد، فيلـد Name با مقدار مشترك‌ وجود داشت،‌ تنهايكي از آنها نمايش‌ داده‌ شود. بديهي است‌ اگر به‌ جاي‌ عبارت‌ DISTINCT از عبارت ALL استفاده‌ مي‌كرديد، تمامي فيلـدهاي‌ Name (حتي آنهايي كه‌ تكراري‌ هستند) نيز نمايش‌داده‌ 
مي شدند.
روي‌  كلـيد Run كلـيك‌ كنيد.

مشاهده‌ مي كنيد با وجود اينكه‌ چند فيلـد با نام Ali وجود داشت‌، ولـي تنها يك‌ نام‌ Ali نمايش‌ داده‌ شده‌ است‌. اگر از عبارت‌ DISTINCT استفاده‌ نمي‌كرديد و يا به جاي ‌آن‌، عبارت‌ ALL را به كار مي‌برديد، تمامي فيلـدها نمايش‌ داده‌ مي‌شدند.
روي‌  كلـيد SQL View كلـيك‌ كنيد.

شما ميتوانيد براي‌ نوشتن‌ اطلاعات‌، شروطي را به كار برده‌ و از اين‌ طريق‌ اطلاعات‌ را فيلـتر كنيد. براي‌ اين‌ منظور بايد از عبارت‌ WHERE به‌ همراه‌ عملـگرهايي مانند AND و OR استفاده‌ كنيد. به‌ مثال‌ صفحه‌ بعد توجه‌ كنيد.

در اين‌ مثال‌ از عبارت‌ WHERE استفاده‌ شده‌ است‌. عبارت‌ مقابل‌ WHERE تعيين‌ مي كند كه‌ تنها ركوردهايي نمايش‌ داده‌ شوند كه‌ فيلـد Name آنها  Ali يا Dariush باشد.
روي‌  كلـيد Run كلـيك‌ كنيد.

مشاهده‌ مي¬كنيد كه‌ تنها ركوردهايي كه‌ فيلـد Name آنها Ali و يا Dariush است‌ از جدول‌ جدا شده‌ و به‌ نمايش‌ در آمده‌اند.
روي‌  كلـيد SQL View كلـيك‌ كنيد.

از عبارت‌ GROUP BY براي‌ گروه‌ بندي‌ اطلاعات‌ برحسب‌ نام‌ يك‌ يا چند فيلـد استفاده‌ مي‌شود. تنها نكته‌اي‌  كه‌ در مورد GROUP BY وجود دارد، آنست‌ كه‌ نام‌ فيلـدي‌ كه‌ در مقابل‌ آن‌ ذكر مي‌شود حتماً بايد در مقابل‌ دستور SELECT نيز آورده‌ شده‌ باشد. به‌ مثال‌ صفحه‌ بعد توجه‌ كنيد.

در اين‌ مثال،‌ اطلاعات‌ بر حسب‌ فيلـد Name گروهبندي‌ مي‌شوند. توجه‌ كنيد كه‌ فيلـد Name كه‌ در مقابل‌ دستور GROUP BY وجود دارد، در مقابل‌ دستور SELECT نيز آورده‌ شده‌ است‌.
روي‌  كلـيد Run كلـيك‌ كنيد.

روي کليد SQL View کليک کنيد.

براي‌ مرتب‌ سازي‌ اطلاعات‌ مي توانيد از دستور ORDER BY استفاده‌ كنيد. فقط كافي است ‌كه‌ نام‌ فيلـدي‌ را در مقابل‌ عبارت‌ ORDER BY ذكر كنيد. اگر از نام‌ چند فيلـد در مقابل‌ عبارت‌ ORDER BY استفاده‌ كنيد، در اين‌ صورت‌ اطلاعات ‌بر حسب‌ فيلـد اول‌ مرتب‌ مي‌شوند و آن دسته‌ از اطلاعاتي كه‌ محتويات‌ مربوط به‌ فيلـد اول براي‌ آنها تكراري‌ است‌ بر اساس‌ فيلـد دوم‌ ذكر شده ‌در ORDER BY  مرتب‌ مي‌شوند و الـي آخر. همچنين‌ مي توانيد از عبارت‌ ASC براي‌ ترتيب‌ صعودي‌ و از عبارت‌ DESC براي‌ ترتيب ‌نزولـي اطلاعات‌ (بعد از ذكر نام‌ هر فيلـد در مقابل‌ ORDER BY ) استفاده‌ كنيد. عدم‌ ذكراين‌ عبارات‌ بصورت پيش‌فرض، باعث‌ ترتيب‌ صعودي‌ خواهد شد. براي‌ نمونه‌ به‌ مثال‌ صفحه‌ بعد توجه‌ كنيد.

در اين‌ مثال،‌ ركوردها ابتدا برحسب‌ فيلـد First Name بصورت‌ نزولـي و سپس‌ آن دسته‌ از ركوردها كه‌ داراي‌ فيلـد First Name مشترك‌ هستند برحسب‌ فيلـد Last Name بصورت‌ صعودي‌ مرتب‌ خواهند شد.
روي‌  كلـيد Run كلـيك‌ كنيد.

مشاهده‌ مي كنيد كه‌ اطلاعات‌ بر حسب‌ فيلـد First Name و بصورت‌ نزولـي مرتب‌ شده‌اند و اطلاعاتي كه‌ داراي‌ فيلـد First Name يكسان‌ هستند برحسب‌ فيلـد Last Name بصورت‌ صعودي ‌مرتب‌ شده‌اند.
روي‌  كلـيد SQL View كلـيك‌ كنيد.

با استفاده‌ از عبارت‌ Union در دستور SELECT، مي‌توانيد اطلاعات‌ مورد نياز خود را از دو جدول‌ مجزا استخراج‌ كنيد. براي‌ اين‌ منظور كافيست‌ كه‌ براي‌ هر جدول‌ يك‌ دستور SELECT  را بكار برده‌ و اين‌ دو دستور را مشابه‌ الـگو با يكديگرUnion كنيد. فقط بايد توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ تعداد فيلـدهاي‌ نام‌ برده‌ شده‌ بعد از اولـين‌ SELECT و دومين‌ SELECT بايد برابر باشند. براي‌ نمونه‌ به‌ مثال‌ صفحه‌ بعد توجه‌ كنيد.

در اين مثال، فيلـدهاي‌ FirstName و LastName از جدول‌ Table و فيلـدهاي‌ FirstName و LastName از جدول‌ Table جدا شده‌ و سپس‌ مجموعه‌ آنها نمايش‌داده‌ ميشود.
روي‌  كلـيد Run كلـيك‌ كنيد.

روي‌  كلـيد SQL View كلـيك‌ كنيد.

شما مي‌توانيد تمام آنچه كه تا كنون از SQL آموختيد را با هم تركيب كرده و پرس و جوهاي بسيار پيچيده را طراحي كنيد. به عنوان مثال، در صفحه بعد يكي از اين پرس و جوها كه از طريق SQL طراحي شده است را به شما نشان خواهيم داد.

همانطور كه مي‌بينيد، ما يك پرس و جوي تركيبي با گزينه‌هاي مختلف دستور Select را در پنجره طراحي SQL درج كرده‌ايم.
روي‌  كلـيد Run كلـيك‌ كنيد.

روي‌  كلـيد SQL View كلـيك‌ كنيد.

در اين‌ قسمت‌ با دستور SELECT و عباراتي كه‌ همراه‌ با آن‌ بكار برده‌ مي‌شوند آشنا شديد. در واقع‌ اين‌ دستور و متعلـقات‌ آن‌ سودمندترين‌ دستورات‌ SQL را تشكيل‌ مي‌دهند. الـبته‌ شما مي‌توانيد با استفاده‌ از دستورات‌ SQL نيز اقدام‌ به‌ ايجاد جدول‌ و درج‌ ركورد در آن‌ كنيد و يا براي‌ آن‌ Index تعريف‌ نمائيد. ولـي از آنجا كه‌ اين‌ گونه‌ عملـيات ‌از طريق‌ Access بسيار ساده‌تر انجام‌ مي‌پذيرد، اصولاً استفاده‌ از SQL براي‌ اين‌ منظور غير منطقي به‌ نظر مي‌رسد. در صورتي كه مايليد در مورد SQL اطلاعات بيشتري بدست آوريد، مي‌توانيد به CD آموزش SQL Server  و SQL Server  محصول مشترک شركت انياك و نور مراجعه نماييد.

يكي ديگر از مباحث بسيار مهم در بانكهاي اطلاعاتي، بحث مربوط به امنيت بانك اطلاعاتي يا Sequrity مي‌باشد. Access سطوح مختلفي را جهت امنيت بانك اطلاعاتي در اختيار شما قرار مي‌دهد كه البته بيشتر اين امكانات مربوط به امنيت اطلاعات در سطح شبكه مي‌باشد.

پايگاه داده حاضر را در نظر بگيريد.تصور كنيد كه‌ چند كاربر همزمان‌ در حال‌كار با فرم‌ ورود اطلاعات‌ مي باشند. در اين‌ صورت‌ اگر دو كاربر بطور همزمان ‌روي‌ يك‌ ركورد در حال‌ كار و ايجاد تغيير باشند، چه‌ اتفاقي خواهد افتاد؟ Access امكاناتي را فراهم‌  مي كند تا از طريق‌ آن‌ بتوانيد از اين‌ گونه ‌تداخلها جلـوگيري‌ كنيد.
روي‌ فرم‌ Form راست كلـيك كنيد.

فرمها به‌ شما كمك‌ ميكنند كه‌ داده‌ها را بصورت‌ واضحتر و ملـموستري‌ به ‌Database  وارد كنيد. فرمها به‌ روشها و حالات‌ مختلـف‌ استفاده‌ ميشوند و معمولاً براي‌ كاربران‌ عادي‌ بسيار بهتر از ورود مستقيم‌ اطلاعات‌ به‌ داخل‌ جدول‌ ميباشد. يك‌ فرم‌ درAccess  بسيار شبيه‌ يك‌ فرم‌ روي‌ كاغذ است. شما براي‌ هر فيلـد كه‌ قرار است‌ در جدول‌ پر شود يك‌ عنصر داريد و حتي ميتوانيد فقط براي‌ فيلـدهايي كه‌ مورد استفاده‌ كاربر هستند عنصر تعريف‌ كرده‌ و بقيه‌ را نشان‌ ندهيد.
 
سادهترين و سريعترين راه براي ايجاد يک فرم ورود اطلاعات براي يک جدول، استفاده از کليد Form واقع در برگة Create است. براي اين منظور کافي است که ابتدا جدول مورد نظر خود را در پانل انتخاب کرده و سپس روي کليد Form در برگة Create کليک کنيد تا Access فرم مورد نظر را براي شما ايجاد کند. در اينجا ما ميخواهيم با استفاده از اين روش، براي جدول Personal يک فرم ورود اطلاعات ايجاد کنيم.
روي جدول Personal کليک کنيد تا انتخاب شود.

روي برگة Create کليک کنيد.

روي کليد Form کليک کنيد.

همانطور که مشاهده ميکنيد Access فرم مورد نظر را ايجاد کرده و براي هر فيلد از رکورد يک عنصر در فرم وجود دارد. دقت کنيد که در اين حالت پس از ايجاد فرم در نماي Layout قرار خواهيد گرفت. در اين نما ميتوانيد عناصر ايجاد شده براي فرم، مانند جعبههاي متن و ... را روي فرم جابهجا کنيد. براي اجرا شدن فرم ميتوانيد روي کليد View کليک کنيد.
روي کليد View کليک کنيد.
 
حالا فرم اجرا شده است. در اين حالت شما ميتوانيد اطلاعات موجود در جدول را مشاهده ، ويرايش، حذف و يا اضافه کنيد.
 
    از كليدهاي كنترلي موجود در اين فرم، براي حركت بين ركوردها استفاده مي‌شود. همچنين، مي‌توانيد از تعداد كل ركوردها و شماره ركورد جاري مطلع باشيد. براي مثال، در اينجا شما اولين ركورد از  ركورد موجود در جدول را در دسترس داريد.

استفاده از اين روش سريعترين و متداولترين راه براي ايجاد يك فرم مي‌باشد. شما مي‌توانيد براي زيباتر شدن فرم، خصوصياتي مانند رنگ و نوع قلم را نيز تغيير دهيد. حالا بهتر است فرم را ببنديد.
روي‌ كلـيد Close از برگة مربوط به فرم Personal ،كلـيك‌ كنيد.
 
  در ادامه،  يك بار ديگر فرم دلخواه خود را با استفاده از ويزارد فرم طراحي مي‌كنيم و نيازي به ذخيره‌سازي اين فرم نداريم. بنابراين در پاسخ به پنجره پيغام باز شده مبني بر ذخيره فرم، روي كليد No كليك كنيد.
 
همانطور که گفته شد، در اين مرحله قصد داريم با استفاده از ويزارد فرم، براي جدول Personal يک فرم ايجاد کنيم. براي استفاده از ويزارد فرم بايد از منوي مربوط به کليد More Forms واقع در برگة Create، گزينة Form Wizard را انتخاب کنيد.
روي برگة Create کليک کنيد.

روي کليد More Forms کليک کنيد.

از منوي بازشده گزينة Form Wizard را انتخاب کنيد.
 
حالا پنجرة Form Wizard باز شده است. شما ميتوانيد با استفاده از اين پنجره و در طي چند مرحله فرم مورد نظر خود را ايجاد کنيد.

در اولين مرحله بايد با استفاده از ليست بازشوندة Table/Queries جدول يا پرسوجوي خود را براي ايجاد فرم انتخاب کنيد.
روي کليد ليست بازشوندة Table/Queries کليک کنيد.

از ليست بازشده، جدول Personal را انتخاب کنيد.

با انتخاب جدول مورد نظر، فيلدهاي اين جدول در ليست
 Available Fields موجود در پايين صفحه نمايش داده ميشوند. براي افزودن هر فيلد به فرم، بعد از انتخاب نام آن فيلد روي کليد فلش تکي سمت راست کليک کنيد. همچنين براي افزودن تمام فيلدها به فرم،
 ميتوانيد روي کليد فلش مضاعف سمت راست کليک نماييد.
روي کليد فلش مضاعف سمت راست ( « ) که با فلش قرمز مشخص شده است کليک کنيد.

به اين ترتيب، همه فيلدهاي جدول انتخاب شدند، براي مشاهده مرحله بعد ويزارد، روي كليد Next كليك كنيد.

در اينجا بايد نوع چيدمان (Layout) فيلـدها را در فرم‌ انتخاب‌ كنيد.چهار روش‌ مختلـف براي‌ تعيين‌ روش قرارگيري فيلدها ارائه‌ شده‌اند.
 روي‌ هر گزينه موجود در كادر قرمز‌ كلـيك‌ كنيد تا مثالـي از شمايل‌ فرم‌ بعد از طراحي را مشاهده‌ كنيد سپس‌ براي‌ ادامه‌ به‌ صفحه‌ بعد برويد.

نوع چيدمان ستوني (Columnar) ، حالـت‌ پيش‌ فرض‌ فرمها بوده و براي منظور ما نيز مناسب است. بنابراين‌ ما همان‌ را انتخاب‌ ميكنيم‌.
روي‌ كلـيد Next كلـيك‌ كنيد.

در اين قسمت مي‌توانيد براي هر فرم سبك و ظاهر خاصي را انتخاب كنيد. براي مثال، ما در اين جا مي‌خواهيم از سبك Apex استفاده نماييم. 
روي‌ گزينه‌ Apex كلـيك‌ کنيد.

روي‌ كلـيد Next كلـيك‌ كنيد.

حال همه اطلاعاتي را كه ويزارد فرم براي ساخت يك فرم احتياج داشت وارد كرده‌ايم و فقط كافي است نامي براي اين فرم انتخاب نماييم. ما نام پيشفرض که همان نام جدول انتخاب شده ميباشد را قبول ميکنيم.
عبارت    ‌ Brochure/Sales    را تايپ كنيد.
برنامه نويس: كليد صفحه بعد فعال باشد.

گزينة Open the form to view or enter information در پايين پنجره که در حالت انتخاب قرار دارد موجب ميشود که پس از پايان مراحل ويزارد، فرم ايجاد شده، براي ورود اطلاعات باز شود. همچنين ميتوان با انتخاب گزينة Modify the form's design موجب باز شدن فرم در محيط طراحي گرديد.
روي کليد Finish کليک کنيد.

اين همان فرمي است كه شما توسط ويزارد فرم طراحي نموديد. همانطور كه مي‌بينيد، اين فرم بسيار زيباتر و جالبتر از فرمي است كه به روش قبل طراحي شده بود.

شما مي‌توانيد در صورت نياز شكل فرم ايجاد شده را در نماي طراحي يا Design View تغيير دهيد. براي اين منظور ميتوانيد روي كليد View کليک کرده و از منوي بازشده گزينة Design View را انتخاب کنيد. روش ديگر آن است که روي کليد کوچک Design View واقع در پايين سمت راست پنجرة Access کليک کنيد.
روي‌ كلـيد Design View واقع در پايين سمت راست پنجره  كلـيك‌ كنيد.    
 چرا دو بار به محيط Design  ميرود؟
حالا فرم در محيط طراحي باز شده است. در اين محيط ميتوانيد هر يک از اجزاء فرم را تغيير داده و ويرايش کنيد. همچنين ميتوانيد اجزاء جديدي به فرم اضافه کرده و يا اجزاء موجود را حذف کنيد. در درسهاي بعدي اين محيط را بطور کامل به شما معرفي ميکنيم.
روي کليد Close مشخص شده کليک کنيد.

در اين صفحه ما يک فرم جديد براي جدول Personal ايجاد کردهايم و شما ميتوانيد اين فرم را در پانل هدايت مشاهده کنيد. براي باز کردن يک فرم در محيط طراحي کافي است که روي فرم مورد نظر در پانل راست کليک کرده و سپس از منوي بازشده گزينة Design View را انتخاب کنيد.
روي فرم مشخص شده راست کليک کنيد.

از منوي بازشده گزينة Design Form را انتخاب کنيد.

مشاهده ميکنيد که فرم مورد نظر در محيط طراحي باز شده است و حالا شما ميتوانيد قسمتهاي مختلف آن را تغيير دهيد. در اينجا به عنوان يک تمرين، ميخواهيم سبک فرم را تغيير دهيم.
    بهترين راه براي تغيير سبك يك فرم, استفاده از ابزار AutoFormat واقع در برگة Arrange ميباشد.
روي برگة Arrange کليک کنيد.

روي کليد AutoFormat کليک کنيد.

در منوي بازشده ميتوانيد پيشنمايشهاي کوچکي از سبکهاي موجود را مشاهده کنيد.
روي سبک مشخص شده کليک کنيد.

حالا سبک فرم تغيير کرده و به اين ترتيب فرم زيباتر بهنظر ميرسد. در ادامه در قسمتهاي ديگر فرم هم تغييراتي ايجاد ميکنيم.
هر فرم‌ داراي‌ يك‌ سربرگ‌ (Header) و يك‌ پاورقي (Footer) ميباشد كه‌ در بالا و پائين‌  فرم‌ وجود دارند. سربرگ‌ و پاورقي فقط در هنگام‌ چاپ‌ فرم‌ در بالا و پائين‌ كاغذ ديده‌ ميشوند. بيشتر فرمها داراي‌ يك‌ قسمت‌ جزئيات‌ (Detail) نيز هستند كه‌ شامل‌ قسمت اصلي فرم و عناصر مربوط به ورود اطلاعات ميباشد. همچنين‌، سربرگ‌ و پاورقي در حين‌ كار با ركوردها و انتقال‌ بين‌ ركوردها، هميشه‌ ثابت‌ مي‌مانند و به‌ اين‌ ترتيب،‌ هميشه‌ ميتوانند اطلاعات‌ مفيدي‌ را روي‌ صفحه‌ نمايش‌ دهند.

Access عناصر و اجزاء مختلفي را در اختيار شما قرار ميدهد که
ميتوانيد از آنها براي طراحي فرم خود استفاده کنيد. اين ابزارها در برگة Design قرار گرفتهاند.
روي برگة Design کليک کنيد.
برنامه نويس: كليد صفحه بعد فعال

در قسمت Controls از برگة Design ميتوانيد عناصر مختلف قابل استفاده در طراحي فرمها را مشاهده کنيد. همانطور که از نام اين قسمت نيز مشخص است، به آنها  عناصر کنترل (Control) گفته
ميشود.
در اينجا ما قصد داريم که عباراتي را به دو قسمت سربرگ اضافه کنيم. براي اين منظور از ابزار Label (برچسب) استفاده ميکنيم.
روي ابزار Label واقع در برگة Design کليک کنيد.

اكنون‌ ابزار Label فعال‌ شده‌ و اشاره‌گر ماوس‌ بصورت‌ يك‌ علامت مثبت + درآمده‌ است‌ كه‌ يك‌ حرف‌ A در كنار آن‌ ديده‌ ميشود و به‌ معني حالـت‌ فعال‌ (Active)  ابزار ميباشد. براي‌ ايجاد يك‌ جعبه‌ متن‌ كافي است‌ كه‌ با نگاه‌ داشتن‌ كلـيد ماوس‌ و كشيدن‌ آن‌ تا محل‌ مورد نياز و سپس‌ رها كردن‌ كلـيد ماوس‌، جعبه‌ را ايجاد كنيد. 
در محل مشخص شده توسط فلش قرمز، كليد چپ ماوس را فشار داده و تگاه داريد و اشاره‌گر را تا محل مشخص شده توسط فلش آبي بكشيد و كليد ماوس را رها نماييد.

اکنون مي‌توانيد عبارت مورد نظر خود را در Label اضافه شده به سربرگ تايپ كنيد.
عبارت Eniac Multimedia را تايپ کنيد.  
برنامه نويس: كليد صفحه بعد فعال

در هر جايي خارج‌ از جعبه‌ متن‌ كلـيك‌ كنيد.

شما ميتوانيد خصوصيات قلم به كار رفته را تغيير دهيد. براي اين منظور، ابتدا بايد متن مورد نظر را انتخاب نماييد.
داخل‌ جعبه‌ متن‌ واقع‌ در منطقه‌ سربرگ، كه با كادر قرمز مشخص شده است،‌ كلـيك كنيد.

روي لـيست‌ بازشونده ‌Font Size  ، كه توسط فلش قرمز مشخص شده است، كليك كنيد.

حالا مي‌توانيد اندازه قلم دلخواه خود را از اينجا انتخاب كنيد. در اين مثال ما در نظر داريم كه اندازه قلم  باشد.
روي‌ اندازه‌ قلـم‌  كلـيك‌ كنيد.

براي اينكه جمله تايپ شده دقيقاً در وسط كادر قرار بگيرد، بايد روي كليد Center Align واقع در برگة Design كليك كنيد.
روي‌ كلـيد Center از برگة Design كليك كنيد.
 (اين كليد با فلش قرمز مشخص شده است)

همانطور كه مي‌بينيد، عبارت در وسط كادر داخل سربرگ قرار گرفته است. با كليك در خارج از جعبه متن، مي‌توانيد آن را از حالت فعال خارج كنيد.
در نقطه‌اي خارج از محدوده مشخص شده با كادر قرمز كليك كنيد.

يكي ديگر از خصوصياتي كه‌ ميتوان‌ در يك‌ فرم‌ آن‌ را تغيير داد، روش‌ نشان‌ دادن‌ اطلاعات‌ است. پارامترهاي‌ مختلـفي براي‌ تغيير وجود دارد كه‌ بعضي از آنها عبارتند از تغيير اندازه‌ و قابلـيت‌ افزودن‌ كادر و تصوير. در ادامه روش‌ تولـيد يك‌ قسمت‌ محاسباتي از يك‌ گزارش‌ فرضي را مي‌آموزيم. شما ميتوانيد براي‌ اين كار از يك‌ كنترل‌ محاسباتي استفاده‌ كنيد. براي‌ مثال‌ اگر ميخواهيد دستمزد همه ‌كارمندان ‌را  درصد بالا ببريد، بايد يك‌ عبارت‌ محاسباتي بسازيد كه‌ اين‌ كار را بصورت‌ خودكار براي‌ شما انجام‌ دهد.

آسانترين‌ راه‌ براي‌ ايجاد يك‌ فرمول‌ محاسباتي، تايپ‌ مستقيم‌ عبارت‌ در داخل‌ فيلـد است‌. همچنين ميتوانيد پنجرة خصوصيات فيلد را باز کرده و از طريق آن به پنجرة فرمولساز دسترسي پيدا کنيد. در اين تمرين با استفاده از فرمولساز، عبارتي ميسازيم که  هزينه هر کارمند ‌ را در مدت‌ يك‌ سال محاسبه‌ كند. ما اين‌ مقدار را در فيلـد Yearly Maintenance  قرار ميدهيم‌.

براي باز كردن پنجره (Properties) روي فيلد Yearly Maintenance دابل كليك كنيد. (اين قسمت توسط فلش قرمز مشخص شده است)

اين پنجره خصوصيات مربوط به فيلد Yearly Maintenance مي‌باشد. در اينجا شما مي‌توانيد خصوصيات مختلف فيلد را تغيير دهيد. با كليك بر روي قسمت Control Source واقع در صفحه Data ابزار فرمولساز ظاهر خواهد شد.
روي‌ صفحه‌ Data كلـيك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد Control Source كلـيك‌ نماييد.

در قسمت بالاي فرمولساز، مي‌توانيد عبارات محاسباتي را مستقيماً تايپ كنيد و يا با استفاده  از فيلدهايي كه در پايين ليست شده‌اند و همچنين عملگرهاي مختلفي كه به صورت كليد وجود دارند، عبارت محاسباتي را به وجود آوريد. ما ميخواهيم مقدار فيلد Yearly Maintenance را با مقدار محاسباتي جديدي جايگزين کنيم. پس ابتدا اين عبارت را حذف کرده و سپس فرمول مورد نظر خود را جايگزين آن ميکنيم. در صفحة بعد ما اين عبارت را انتخاب ميکنيم.
کليد Delete را از صفحه کليد فشار دهيد.

قبلاً گفتيم كه ما مي‌خواهيم يك فيلد محاسباتي بسازيم كه هزينه هاي مربوط به هر کارمند را در يك سال بدست آورد. بنابراين، ابتدا ليست وسطي را با استفاده از ميله‌هاي لغزان به پايين بياوريد تا به فيلد Maintenance Cost برسيد.
در محل‌ مشخص‌ شده‌ از ميلـه‌ لـغزان‌ كلـيك‌ كنيد.

براي‌ انتخاب‌ يك‌ فيلـد، كافيست‌ كه‌ روي‌ آن‌ كلـيك‌ كرده‌ و سپس‌ از كلـيد Paste استفاده‌ كنيد و يا روي‌ فيلـد مورد نظر دابل‌ كلـيك‌ كنيم‌.
 روي‌ فيلـد Maintenance Cost كلـيك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد Paste از پنجره‌ فرمولـساز كلـيك‌ كنيد.
(اين كليد توسط فلش قرمز نشان داده شده است)

توجه كنيد كه فيلد Maintenance Cost  به ابتداي جعبه متن اصلي عبارت ساز اضافه شد. حالا بايد علامت ضرب را به عبارت اضافه كنيم.
روي‌ كلـيد عملـگر ضرب‌  *  ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

به اين ترتيب علامت ضرب به فيلد Maintenance Cost اضافه شد. براي محاسبه هزينه ساليانه، بايد هزينه ماهيانه را در  ضرب كنيم. بنابراين، بايد در جعبه متن اصلي عبارت‌ساز عدد  را تايپ كنيم.
تايپ‌ كنيد:

اكنون فرمول محاسباتي ما كامل شده و بايد براي تاييد آن از كليد OK استفاده كنيم.
روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

توجه كنيد كه عبارت محاسباتي در جعبه متن  Control Source (منبع كنترل) اضافه شده است. حالا پنجره را ببنديد.
روي كليد Close (كليد ×)، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كليك كنيد.

با استفاده از امکانات پيشنمايش چاپ (Print Preview) مي‌توانيد محاسبات انجام شده براي اولين ركورد را بررسي نماييد. براي مشاهدة پيشنمايش چاپ، ميتوانيد از منوي Office استفاده کنيد.
روي‌ كلـيد Office كلـيك‌ كنيد.

روي کليد حاوي فلش سياه در مقابل گزينة Print کليک کنيد.

از منوي بازشده گزينة Print Preview را انتخاب کنيد.

مي¬بينيد که نتايج محاسباتي مربوط به فيلد Yearly Maintenance (هزينة ساليانه) در فيلد مربوط به آن نمايش داده شده است. حالا بهتر است پنجرة پيشنمايش چاپ را ببنديد.
روي کليد Close Print Preview کليک کنيد.

براي ذخيرة تغييرات انجام شده در فرم، روي كليد Save واقع در نوار ابزار Quick Access کليک کنيد.

براي بستن پنجره‌ محيط طراحي فرم،‌ روي كليد Close (كليد ×)، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كليك كنيد.

به اين ترتيب شما يک فرم را مطابق ميل خود طراحي کرديد. حالا بهتر است اين فرم را باز کنيد. تا از طريق آن چند رکورد به جدول اضافه کنيم. براي باز کردن يک فرم در نماي View، کافي است که روي آن دابل کليک کنيد.
روي فرم مشخص شده دابل کليک کنيد.

اين‌ همان‌ فرمي است‌ كه‌ قبلا آن‌ را طراحي كرده‌ بوديم‌.كلـيدهاي‌ كنترل‌ واقع‌ در پائين‌ فرم، براي‌ انتقال‌ ميان‌ رکوردها به‌ كار ميروند. با كمك اين كليدها، درست‌ مثل‌ اينكه‌ داخل‌ جدول‌ قرار داشته‌ باشيد، ميتوانيد بين ركوردها حركت كنيد.

براي شروع اضافه كردن ركوردهاي جديد، روي كليد New Record كليك كنيد. (اين كليد با فلش قرمز مشخص شده است)

از آنجا كه‌ اولـين‌ فيلـد از نوع‌ شمارش‌ خودكار (Auto Number) است‌، كافيست‌ كه‌ براي‌ ادامه، كلـيد Enter را فشار دهيد. همچنين‌، استفاده‌ از كلـيد Tab براي‌ انتقال‌ به‌ فيلـد بعدي‌ نيز امكانپذير است. اگر خواستيد يك‌ فيلـد به‌ عقب‌ بازگرديد، بايد كلـيدهاي‌ Shift  و Tab را همزمان فشار دهيد.
 كلـيد Enter را از صفحه كليد بفشاريد.

فرض كنيد كه به شرکت يک کارمند جديد اضافه شده است. نام اين کارمند جديد Ali Ahmadi است.
در فيلد First Name نام Ali را تايپ کنيد.

كلـيد Enter را از صفحه كليد فشار دهيد.

در فيلد Last Name عبارت Ahmadi را تايپ کنيد.

بسيار خوب، ما خودمان اطلاعات مربوط به تاريخ تولد را مانند دو فيلد قبلي وارد كرديم. فيلد بعدي يعني Married يا وضعيت تاهل، يک فيلد  از نوع Yes/No مي‌باشد كه بصورت يك جعبه چك است. از آنجا كه کارمند جديد متأهل است، پس بايد اين فيلد را تيك بزنيد.
داخل‌ جعبه‌ چك‌ مربوط به‌ فيلـد Married كلـيك‌ كنيد.

کليد Tab را از صفحة کليد فشار دهيد.

عدد  را تايپ کنيد.

کليد Enter را فشار دهيد.

حالا مشاهده ميکنيد که فيلد Yearly Maintenance که يک فيلد محاسباتي است بطور خودکار محاسبه و پر شده است.

اکنون همه‌ اطلاعات‌ لازم‌ براي‌ اين‌ ركورد وارد شده‌ است. همانطور كه‌ متوجه‌ شديد، وارد كردن‌ داده‌ها از طريق‌ فرمها ساده‌تر و ملـموستر است‌. شما ميتوانيد با استفاده‌ از فرمها با سرعت‌ بيشتري‌ اطلاعات‌ را به‌ ركوردها وارد نماييد. هر زمان‌ كه‌ شما به‌ ركورد جديدي‌ منتقل‌ شويد، ركورد قبلـي بطور خودكار در جدول‌ يا پرس‌ و جو ذخيره‌ ميگردد. شما همچنين‌ ميتوانيد از فيلـترها براي‌ نشان‌ دادن‌ قسمت‌ خاصي از داده‌هاي‌ فرمها استفاده‌ نماييد.
 روي‌ كلـيد Close از برگة مربوط به فرم کليک کنيد تا فرم بسته شود.

تا اين مرحله نحوة ايجاد فرمها بصورت خودکار و نيز با استفاده از ويزارد Access را فرا گرفتيد. اما گاهي اوقات لازم است که يک فرم را از ابتدا و بصورت کاملاً سفارشي ايجاد نمائيد. براي اينکار ميتوانيد پس از انتخاب جدول يا پرسوجوي مورد نظر خود، از گزينههاي Blank form  و Form Design واقع در برگة Create استفاده کنيد. به عنوان مثال به همين روش، براي جدول Personal يک فرم ايجاد ميکنيم.
روي جدول Personal کليک کنيد.

روي برگة Create کليک کنيد.

روي کليد Form Design کليک کنيد.

همانطور که ميبينيد، يک فرم کاملاً خالي در نماي طراحي ايجاد شده است. حالا ميتوانيد عناصر و کنترلهاي مورد نياز خود را روي فرم چيده و با استفاده از پنجرة خصوصيات هر کدام، آنها را به فيلدهاي جدول مرتبط کنيد.

روش سادهتر براي قرار دادن عناصر مورد نياز براي فيلدها بر روي فرم، استفاده از پنجرة Field List است. اين پنجره، تمامي فيلدهاي جداول و پرسوجوها را در اختيار شما قرار ميدهد.
روي کليد Add Existing Fields کليک کنيد.

روي علامت مثبت + واقع در کنار جدول Personal کليک کنيد.

به اين ترتيب فيلدهاي جدول Personal در دسترس شما قرار گرفتهاند. حالا براي اضافه کردن عناصر مورد نياز هر فيلد به جدول، کافي است که فيلد مورد نظر خود را از پنجرة Field list به محل مناسب در فرم بکشيد و يا اينکه روي فيلد مورد نظر دابل کليک کنيد.
روي فيلد Personal ID در پنجرة Field list دابل کليک کنيد.

مشاهده ميکنيد که عناصر مورد نياز براي فيلد ID بر روي فرم قرار گرفتهاند. در اين حالت ميتوانيد عناصر اضافه شده را تغيير اندازه داده و يا جابجا کنيد. در صفحة بعد ما خودمان به همين روش ساير فيلدها را نيز به فرم اضافه کرده و در محل مناسب قرار ميدهيم.
همانطور که ميبينيد ما فيلدهاي ديگر را هم به فرم اضافه کرده و آنها را در محلهاي مناسب قرار دادهايم. حالا بهتر است پنجرة Field List را ببنديم.
روي کليد Close از پنجرة Field List کليک کنيد.

در فصل قبل فرا گرفتيد كه چگونه با استفاده از الگوي پيشساختة Access يک بانک اطلاعاتي طراحي کنيد. در اين فصل نحوة طراحي و ساخت يک بانک اطلاعاتي بدون استفاده از الگوها و بصورت کاملاً دلخواه را خواهيد آموخت. براي ايجاد يک بانک اطلاعاتي اختصاصي و جديد، از گزينة Blank Database واقع در صفحة Getting Started استفاده ميکنيم.
روي آيکون Blank Database كليك كنيد.

با انتخاب گزينة Blank Database، عبارت Database براي نام بانک اطلاعاتي جديد پيشنهاد ميشود. ولي بهتر است بهجاي اين نام، نام ديگري که با موضوع دادههاي بانک اطلاعاتي نيز مرتبط باشد انتخاب نماييد.
در جعبه متن File Name دابل کليک کنيد.

عبارت Eniac را تايپ کنيد.

روي کليد Create کليک کنيد.
برنامه نويس: كليد صفحه بعد فعال باشد.

حالا بانک اطلاعاتي جديد ايجاد شده است. مشاهده ميکنيد که با ايجاد بانک اطلاعاتي جديد، Access جدولي با نام پيشفرض Table ايجاد کرده و آماده است تا شما فيلدهاي مورد نظر خود را در آن ايجاد نماييد. توجه کنيد که اين جدول در حالت پيشفرض تنها داراي يک فيلد با نام ID است، که از نوع شمارنده خودکار (AutoNumber) ميباشد.
نمايي که جدول Table در حال حاضر در آن نمايش داده ميشود، نماي صفحة گسترده يا Database ناميده ميشود. در اين نما، ميتوانيد به طور همزمان عمل طراحي جدول و وارد نمودن دادهها را انجام دهيد. توجه کنيد که با فعال شدن اين نما، برگة جديدي بهنام Datasheet به Ribbon اضافه شده است که ميتوانيد از ابزارهاي موجود در آن براي طراحي جدول خود استفاده کنيد.

همانطور که گفته شد، جدول Table در حال حاضر تنها شامل يک فيلد به نام ID و از نوع شمارندة خودکار است که بطور پيشفرض توسط Access ايجاد شده است. بنابراين، شما نياز داريد که براي ورود دادهها، فيلدهاي جديدي در جدول ايجاد کنيد. در نماي صفحة گسترده  چندين روش براي ايجاد فيلدهاي جديد وجود دارد که در ادامه اين روشها را به شما آموزش خواهيم داد.

در نماي صفحه گسترده، سادهترين روش براي ايجاد يک فيلد جديد در جدول، آن است که دادة مورد نظر را در خانة زير سرستوني که حاوي عبارت Add New Field ميباشد تايپ کرده و سپس کليد Enter را فشار دهيد تا ضمن ايجاد يک فيلد جديد، دادة خود را نيز در آن فيلد وارد کرده باشيد. بهتر است اين روش را با هم تمرين کنيم.

در اينجا ما ميخواهيم فيلد جديدي براي وارد کردن نام افراد
 ايجاد کنيم. پس کافي است که نام اولين فرد را در خانة زير سرستون Add New Field تايپ کرده و سپس کليد Enter را فشار دهيم.
نام Payam را تايپ کنيد.

کليد Enter را از صفه کليد فشار دهيد.

ملاحظه ميکنيد که عنوان ستون دوم از Add New Field ، به Field تغيير کرده و نام Payam به عنوان دادة اين فيلد ثبت گرديده است. همچنين ستون سوم براي وارد شدن دادة ديگر و ايجاد فيلد جديد فعال شده است.

توجه کنيد فيلد جديدي که براي وارد کردن نام افراد ايجاد نموديم، با نام پيشفرض Field ايجاد شده است. پس بهتر است نام اين فيلد را بهنام ديگري که معرف دادههاي موجود در آن باشد تغيير دهيم. براي تغيير نام يک فيلد، کافي است که فيلد مورد نظر را انتخاب نموده و سپس روي کليد Rename واقع در برگة Database کليک کنيد.
روي سرستون فيلد Field کليک کنيد.

روي کليد Rename واقع در برگة Home کليک کنيد.

ما از اين فيلد براي ذخيرة نام افراد استفاده ميکنيم. بنابراين، عبارت First Name براي نام اين فيلد مناسب ميباشد.
عبارت First Name را تايپ کنيد.

كلـيد Enter را فشار دهيد.

مشاهده ميکنيد که نام فيلد Field به First Name تغيير کرده است.
براي وارد نمودن نام خانوادگي افراد، نياز به ايجاد يک فيلد ديگر داريم. اين مرتبه فيلد جديد را به روش ديگري ايجاد خواهيم نمود. در اين روش ابتدا بايد فيلدي که ميخواهيد فيلد جديد بعد از آن ايجاد شود را انتخاب کنيد. در اينجا ميخواهيم فيلد جديد بعد از فيلد First Name ايجاد شود. پس بايد اين فيلد را انتخاب کنيم.
روي سرستون فيلد First Name کليک کنيد تا انتخاب شود.

و حالا بايد روي کليد New Field در برگة Datasheet کليک کنيد.
روي کليد New Field کليک کنيد.

با کليک بر روي کليد New Feild، يک ليست از فيلدهايي که معمولاً در جدولها مورد استفاده قرار ميگيرند در يک پنجره نمايش داده 
ميشوند. براي افزودن هر يک از اين فيلدها به جدول، کافي است که روي نام فيلد مورد نظر در ليست دابل کليک کنيد. توجه کنيد که در اين ليست نام فيلدها بر اساس موضوعات مختلف دستهبندي شدهاند.
روي نام فيلد Last Name در ليست دابل کليک کنيد.

مشاهده ميکنيد که فيلد جديد Last Name به جدول اضافه شده و بعد از فيلد First Name قرار گرفته است. حالا ميتوانيد پنجرة ليست بازشده را بسته و دادة مربوط به فيلد جديد را تايپ کنيد.
روي کليد Close از پنجرة مشخص شده کليک کنيد.

حالا اولين خانة فيلد Last Name آمادة وارد شدن دادة شما ميباشد. اما قبل از انجام اينکار بهتر است با يکي از مفاهيم بسيار مهم در بانکهاي اطلاعاتي آشنا شويد.

هر فيلدي که در يک جدول ايجاد ميشود، تنها ميتواند يک نوع داده را  در خود ذخيره کند. به بيان ديگر، دادههاي ذخيره شده در يک فيلد تنها ميتوانند يکي از انواع متن، عدد، پول، بله/خير، تاريخ يا زمان و ... باشند که به آن نوعداده يا Data Type گفته ميشود. براي تعيين نوع داده يک فيلد بايد از ليست بازشوندة Data type واقع در برگة Datasheet استفاده کنيد.
روي کليد ليست بازشوندة Data Type کليک کنيد.

در ليست بازشده، انواع دادههاي قابل استفاده نمايش داده شدهاند. انواع مختلف دادهها عبارتند از:
-	Text (متن کوتاه)
-	Memo (متن بلند)
-	Number (اعداد)
-	Date/Time (تاريخ و زمان)

فرض كنيد كه ميخواهيد از يك يا چند جدول حجيم شامل نام و آدرس افراد، افرادي كه در يك شهر خاص اقامت دارند را جدا كرده و در يك جدول قرار دهيد. اين كار با كمك پرس و جوها (Query) ، امكانپذير است.
 
هر پرس‌ و جو (Query) ، براي‌ استخراج‌ اطلاعات‌ مورد نظر از يک يا چند جدول مورد استفاده‌ قرار ميگيرد. پرس‌ و جوها ميتوانند گروهي از ركوردها كه‌ داراي‌ شرايط خاصي هستند را انتخاب‌ كنند. در حقيقت‌ هر پرس‌ و جو (Query) ، عبارتست‌ از يك‌ سوال‌ در باره‌ داده‌هاي‌ موجود در جدول‌ و يا عملـي كه‌ قرار است‌ روي‌ آن‌ داده‌ انجام‌ شود.

در اينجا ما يک بانک اطلاعاتي را براي شما باز کردهايم. توجه کنيد که در اين بانک اطلاعاتي دو جدول وجود دارد. جدول Banguet شامل اطلاعات مربوط به رزرو تالارهاي شرکت ميباشد و جدول Employees شامل انواع مشاغل موجود شرکت است. حالا ميخواهيم يک پرس و جو توليد کنيم و با استفاده از آن تمام تالارهاي رزرو شده براي جشنهاي عروسي را پيدا کنيم.

بهتر است قبل از ايجاد پرس و جو، به اطلاعات داخل جدول Banquet نگاهي بيندازيم. همانطور كه مي‌دانيد براي باز كردن يك جدول بايد روي آن دابل كليك كنيد.
روي‌ جدول‌ Banquet دابل‌ كلـيك‌ كنيد تا باز شود

ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ لـيستي از نام افراد، تالارها، تعداد ميهمانان، نوع‌ جشن‌ و ...  تهيه‌ شده‌ است.‌ ما ميخواهيم‌ يك‌ پرس‌ و جو درباره‌ نوع‌ جشن‌ كه‌ در فيلـد Event تعريف‌ شده‌ است‌ تولـيد كنيم‌.
 روي‌ كلـيد Close  (كليد ×) ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

از آنجا كه قصد داريم يك ليست از تمام مراسم ازدواجي كه قرار است در تالارهاي شرکت برگزار ‌شود ايجاد كنيم، بنابراين بايد در پرس و جوي خود قيد كنيد كه به دنبال كلمه Wedding از فيلد Event مي‌گرديد. براي ايجاد يک پرسوجو ميتوانيد از قسمت Other واقع در برگة Create استفاده کنيد.
روي برگة Create کليک کنيد.

در برگة Create دو گزينه براي ايجاد پرسوجوها وجود دارد. گزينة Query wizard براي ايجاد پرسوجو با استفاده از ويزارد Access مورد استفاده قرار ميگيرد. اين ويزارد يک سري سوالات مختلف را از کاربر ميپرسد و يک پرسوجو بر اساس جوابهاي داده شده توليد ميکند. اما گزينة Query Design براي ايجاد يک پرسوجو بصورت آزاد و با استفاده از محيط طراحي پرسوجو مورد استفاده قرار ميگيرد. که در اين جا ما از اين روش استفاده ميکنيم.
روي کليد Query Design کليک کنيد.

در حال حاضر،برگة  Query و پنجرة Show Table باز شدهاند. پنجرة Show Table داراي سه‌ صفحه‌ مختلـف‌ است. صفحه‌ اول‌ يا Tables ، جايي است‌ كه‌ در آن‌ جداول‌ مورد استفاده‌ در پرس‌ و جو مشخص‌ ميشوند. در صفحه‌ دوم‌ يا Queries ، لـيستي از پرس‌ و جوهاي‌ موجود و از قبل‌ طراحي شده‌ وجود دارد و صفحه‌ آخر ، مجموعه‌ دو صفحه‌ قبل‌ است‌ .يعني هم‌ جداول‌ و هم‌ پرس‌ و جوهاي‌ موجود را در لـيست‌ خود جاي‌ داده‌ است‌.

از آنجا كه ما مي‌خواهيم اطلاعات مربوط به رزرواسيون تالارها را به دست بياوريم، بايد از اطلاعات جدول Banquet استفاده كنيم.
 روي‌ جدول‌ Banquet كلـيك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد Add ، كه با فلش قرمز مشخص شده است،كلـيك‌ نماييد.

به اين ترتيب،جدول Banquet به پرس و جوي ما اضافه گرديد. حالا  روي‌ كلـيد Close (كلـيد x ) از پنجره‌ Show Table كلـيك‌ كنيد تا بسته شود.

قدم‌ بعدي، اين‌ است‌ كه‌ فيلـدهاي‌ لازم‌ را از جدول‌ انتخاب‌ شده‌ به‌ لـيست‌ فيلـدهاي‌ پرس‌ و جوي‌ خود افزوده و به‌ اين‌ وسيلـه‌ به‌ Access بفهمانيم‌ كه‌ بايد در كدام‌ ستون‌ از جدول‌ به‌ دنبال‌ اطلاعات‌ بگردد. جدول‌ پائين‌ صفحه‌، جايي است‌ كه‌ از طريق آن اطلاعات‌ را وارد پرس‌ و جو مي‌نماييد. براي‌ انتخاب‌ كلـيه‌ فيلـدهاي‌ يك‌ جدول، بايد روي‌ علامت‌  *  در بالاي‌ لـيست‌ فيلـدهاي‌ جدول‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد.
     روي‌ علامت‌ ستاره‌ * ، كه توسط فلش قرمز مشخص شده است،
دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد، فيلدهاي جدول به ليست فيلدهاي پرس و جو اضافه شده و مشخص شده كه هر فيلد مربوط به چه جدولي مي‌باشد.

اكنون زمان آن است كه فيلد Event را كه مربوط به نوع مراسم است، به جدول پرس و جو اضافه كنيم و سپس در قسمت شرايط پرس و جو عبارت Wedding  (ازدواج) را وارد نماييم. براي افزودن يك فيلد از ليست فيلدهاي جدول، روي فيلد مورد نظر دابل كليك كنيد.
روي فيلد Event دابل کليک کنيد .

بسيار خوب، مي‌بينيد كه فيلد Event به جدول پرس و جوي ما اضافه شده است. اكنون‌ بايد موضوع‌ جستجو را معين‌ كرده‌ و آن‌ شرايط را در قسمت‌ شرايط ياCriteria  قيد كنيم‌. براي‌ اين‌ منظور، ابتدا 
در قسمت‌ Criteria از فيلـد Event كلـيك‌ كنيد.

از آنجا كه مي‌خواهيم به دنبال مراسم ازدواج بگرديم، بايد در قسمت Criteria (شرايط)، كلمه Wedding را تايپ كنيم. فراموش نكنيد كه عبارت بايد بين دو علامت كوتيشن “ “  تايپ شود.  
   تايپ‌ كنيد:         “Wedding” 
كليد مربوط به  كاراكتر “  معمولا در سمت چپ كليد Enter وجود دارد و براي تايپ آن بايد كليد  Shift را فشرده نگاه داشته باشيد. 
در صورت عدم تمايل به تايپ، ميتوانيد به صفحه بعد برويد.
برنامه نويس: كليد صفحه بعد Enable باشد.

كلـيد Enter را فشار دهيد.

شما همچنين‌ ميتوانيد به‌ پرس‌ و جوهاي‌ خود شرايط بيشتري‌ را نيز اضافه‌ كنيد. اين‌ كار با استفاده‌ از خانه‌هاي‌ خالـي واقع‌ در زيرقسمت‌ Criteria امكان‌ پذير بوده‌ و با كلـمه‌ OR يا AND مشخص‌ شده‌ است. براي‌ مثال‌، اگر بخواهيد علاوه‌ بر جشنهاي‌ ازدواج، رزرو جشنهاي‌ تولـد را نيز ببينيد ، كافي است‌ كه‌ در خانه‌ پائينتر، كلـمه‌  Birthdayرا وارد نماييد تا پرس‌ و جوي‌ ما به‌ دنبال‌ هر دو نوع‌ مراسم‌ بگردد.

از آنجا كه لازم است تمام‌ فيلـدهاي‌ موجود در ستون‌ Event كه‌ عبارت‌ Wedding هستند را ببينيم، در ستون‌ اول‌ پرس‌ و جو قيد كرده‌ايم‌ كه‌ مايلـيم‌ همه‌ فيلـدها را بدون‌ قيد و شرط ببينيم‌ و در ستون‌ دوم‌ يك‌ فيلـتر قرار داده‌ايم‌ كه‌ در آن‌ قيد شده‌ كه‌ مايلـيم‌ فقط سطرهايي نمايش‌ داده‌ شوند كه‌ فيلـد Event آنها شامل‌ كلـمه‌ Wedding ميباشد. ولـي مشكل‌ اينجاست‌ كه‌ با اين‌ كار، ستون‌ Event دو بار نمايش‌ داده‌ ميشود كه‌ اين‌ موضوع‌ دلـخواه‌ ما نيست‌.

گزينه‌ Show كه‌ يك‌ مربع‌ كوچك‌ است‌، به‌ پرس‌ و جو ميگويد كه‌ آيا بايد آن‌ ستون‌ ديده‌ شود يا خير. ما در اينجا بايد ستون‌ دوم‌ جدول‌
پرس‌ و جو را نامرئي كنيم‌ تا از تكرار فيلـد Event جلـوگيري‌ نماييم‌. بنابراين‌ بايد علامت‌ تيك را از داخل‌ گزينه ‌Show  حذف‌ كنيم‌ .توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ در اين‌ حالـت، شرايط همچنان‌ برقرار است‌ ولـي از ديد كاربر مخفي ميماند.
 روي‌ جعبه‌ چك‌ گزينه‌ Show از فيلـد Event ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

بهتر است قبل از اين كه كار جديدي را انجام دهيم، پرس  جوي خود را ذخيره كنيم. براي اين كار كافيست كه روي كليد Save واقع در نوار ابزار Quick Access كليك كنيد.

حالا ما وارد پنجره Save As شده‌ايم كه از ما يك نام براي پرس و جوي در حال ذخيره شدن مي‌خواهد. ما نام اين پرس و جو را Wedding مي‌گذاريم.
تايپ‌ كنيد:     Wedding

روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ نماييد.

همانطور كه مي‌بينيد، نام انتخاب شده براي پرسوجو در برگة مربوط به آن نمايش داده شده است. براي اجراي يک پرسوجو و ديدن نتيجة آن بايد روي کليد Run واقع در برگة Design کليک کنيد.
 روي كليد Run كليك كنيد.

اين جدول حاوي ركوردهايي است كه در جستجوي آنها بوديم و همانطور كه مي‌بينيد، پنج رزرو براي مراسم ازدواج انجام گرفته است. حال بياييد جدول را بسته و از يك راه ديگر يك پرس و جو ايجاد كنيم.
براي بازگشت به محيط طراحي پرسوجو، روي کليد View در برگة Home کليک کنيد.

در Access ، امكان ايجاد  پرس‌ و جو هاي داراي شرايط پيچيده‌تر نيز وجود دارد. براي‌ مثال، ما به‌ پرس‌ و جو يك‌ شرط ديگر هم‌ اضافه‌ كرده‌ايم‌ كه‌ ميتوانيد آن‌ را در ستون‌ دوم‌ جدول‌ ببينيد. ما در اينجا از پرس‌ و جو خواسته‌ايم‌ كه‌ از بين‌ تالارها فقط ركوردهاي‌ مربوط به‌ تالار Garden Room را نشان‌ دهد.
 روي‌ كلـيد Run كلـيك‌ كنيد تا نتيجه‌ پرس‌ و جو را مشاهده‌ نماييد.

آنچه كه مي‌بينيد، نتايج پرس و جوي چند شرطي است. اين روش در Database هاي بزرگ بسيار به درد شما خواهد خورد. در اين جدول فقط رزروهاي مربوط به مراسم ازدواج و واقع در تالار Garden Room نشان داده مي‌شوند.
روي‌ كلـيد View كلـيك‌ كنيد تا دوباره‌ به‌ محيط طراحي پرس‌ و جو بازگرديد.

پس از توليد يك پرس و جو، گاهي لازم مي‌شود كه تغييراتي در طراحي آن داده شود. براي مثال، به شرايط اضافه و يا از آنها كاسته شود و يا تعدادي فيلد جديد درج شده و يا چند فيلد حذف گردند. با استفاده از خواص Access مي‌توانيد اين كارها را با سهولت بيشتري انجام دهيد. با كليك بر روي هر ستون مي‌توان كل آن ستون را انتخاب كرد و سپس در صورت تمايل آن ستون را حذف نمود. براي اين منظور كافي است كه كليد Delete را از صفحه كليد فشار دهيد و يا از منوي Edit دستور Delete را اجرا نماييد.
بر روي‌ كلـيد انتخابگر ستون‌ اول (مستطيل‌ باريك‌ بالاي‌ ستون‌) كليك كنيد.

كلـيد Delete را از صفحه كليد فشار دهيد.

براي آنكه يك سطر از شرايط تعيين شده را به طور كامل حذف كنيد، كافيست سطر مورد نظر را انتخاب كرده و سپس كليد Delete را بفشاريد.
در خانه‌ اول‌ سطر Criteria ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

كلـيد Delete را فشار دهيد.

بسيارخوب، توجه داشته باشيد كه اكنون تمام شرايط وضع شده حذف شده‌اند. اين كار براي زماني كه پرس و جوي شما داراي شرايط زيادي باشد كارآمد خواهد بود.

در يك‌ پرس‌ و جو مي¬توان از فيلـدهاي‌ محاسباتي استفاده‌ نمود. با كمك فيلـدهاي‌ محاسباتي، امكان پردازش و مديريت بر روي‌ شرايط مختلـف‌ و استفاده از اعمالـي مانند جمع‌ ، ضرب‌ و يا ميانگين‌ گيري‌ در اختيار شما قرار داده ميشود و به اين ترتيب ميتوانيد نتايج‌ با معناتري‌ از پرس‌ و جو بدست‌ آوريد.

وقتي كه‌ عملـياتي را توسط فيلـد محاسباتي انجام‌ ميدهيد، نتيجه‌ حاصلـه‌ در داخل‌ جدول‌ ذخيره‌ نميشود، بلـكه‌ محاسبات‌ هر بار كه‌ پرس‌ و جو اجرا ميشود، طبق‌ آخرين‌ تغييرات‌ در جدول‌ انجام‌ ميگردند. براي‌ استفاده‌ از فيلـدهاي‌ محاسباتي در يك‌ پرس‌ وجو، لازم است كه خودتان‌ آن‌ فيلـدها را طراحي كنيد.

در اين‌ مثال، ميخواهيم‌ يك‌ فيلـد محاسباتي براي‌ پيدا كردن‌ تفاوت مبلـغ‌ اجاره ساعتي با اجاره‌ قراردادي‌ در پرس‌ و جوي‌ Weddings ايجاد نماييم‌. ما‌ دو فيلـد را به‌ جدول‌ پرس‌ و جو افزوده‌ايم‌ و براي‌ توجه‌ شما، آن‌ را در كادر قرمز قرار داده‌ايم‌. همچنين، جعبه چك‌هاي گزينه Show را براي اين فيلدها فعال كرده‌ايم.

براي ايجاد فيلد محاسباتي، از روش فرمول نويسي توسط پنجره فرمولساز استفاده مي‌كنيم. شما مي‌توانيد با استفاده از اين فرمولساز، عبارات محاسباتي مختلفي ايجاد نماييد. 
روي‌ خانه‌ اول‌ سطر فيلـد ، راست‌ كلـيك‌ كنيد.

ملاحظه مي‌كنيد كه  با راست كليك كردن در قسمت مورد نظر، يك منوي ميانبر ظاهر شده است. براي ساخت يك فرمول توسط
فرمولساز، روي‌ گزينه‌ Build كلـيك‌ كنيد.

اين‌ پنجره‌ مربوط به‌ ساخت‌ عبارات‌ محاسباتي ميباشد. شما ميتوانيد در قسمت‌ بالاي‌ پنجره‌ فرمول‌ ساز، با تايپ‌ مستقيم‌ عبارت فرمول‌  و يا انتخاب‌ عملگرها و عملوندها از لـيست‌  فيلـدها در پائين‌ پنجره‌، فرمولـهاي‌ مورد نظر خود را ايجاد كنيد.

در اينجا ما ميخواهيم فيلد Event در پرسوجو را با يک فيلد محاسباتي جايگزين کنيم. پس ابتدا بايد عبارت Event را از فرمول ساز حذف کنيم.
روي عبارت Event دابل کليک کنيد.

کليد Delete را از صفحه کليد فشار دهيد.

با استفاده از فرمول ساز مي‌توانيم در حين جستجوي عبارت Wedding كه قبلاً آن را توليد كرديم، تفاوت ميان فيلدهاي 
Hourly Rate (اجاره ساعتي) را با Quoted Rate يا (اجاره قراردادي) بدست آورديم. براي اين كار، بايد روي فيلدهاي گفته شده كليك كرده  و بين آنها علامت منفي  -  را قرار دهيم.
روي علامت    =     ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كليك كنيد.

روي‌ فيلـد Hourly Rate از لـيست‌ فيلـدها، دابل‌ كلـيك كنيد.

از بين‌ عملـگرهاي موجود،‌ روي علامت‌ منفي  -   كه با فلش قرمز مشخص  شده است، كليك كنيد.

حالا روي فيلد Quoted Rate دابل كليك كنيد تا قسمت بعدي عبارت را بسازيم.

روي‌ كلـيد OK  كلـيك‌ نماييد.

پس‌ از ايجاد يك‌ فيلـد محاسباتي ، نام آن بطور خودكار‌ به‌ شكل‌ Expr n ديده‌ ميشود كه‌ n ، يك‌ عدد بر اساس‌ تعداد فيلـدهاي‌ محاسباتي موجود است‌.

شما ميتوانيد نام‌ پيش‌ فرض‌ يك‌ فيلـد محاسباتي را كه‌ بصورت‌ Expr ميباشد ، بصورت‌ دلـخواه‌ تغيير دهيد. براي‌ مثال،‌ ما در اينجا نام‌ فيلـد را Discounted Rate (اختلاف‌ اجاره)‌ گذاشته‌ايم‌.

براي اينكه نتيجه ايجاد فيلد محاسباتي ببينيم، بايد پرس وجو را اجرا نماييم. براي اين منظور، روي‌ كلـيد Run كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه مي‌بينيد، نتيجه عمليات تفريق بين دو فيلد، در قسمت Discounted Rate ديده مي‌شود. توجه داشته باشيد هر بار پرس و جو را اجرا كنيد، محاسبات دوباره انجام مي‌شوند تا مطابق آخرين اصلاحات انجام شده به روز آورده شوند.
روي‌ كلـيد View كلـيك‌ كنيد.

هر پرس و جو، داراي يك سري خصوصيات است كه در آن تنظيمات مربوط به شكل نتايج پرس و جو و روشهاي كار پرس و جو انجام مي‌شود. براي دسترسي به اين خصوصيات کافي است در حالي که در نماي طراحي پرسوجو هستيد، روي کليد Property sheet در برگة Design کليک کنيد.
 در يک محل خالي از صفحة طراحي پرسوجو کليک کنيد.
روي کليد Property Sheet در برگة Design کليک کنيد.

اين پنجره مربوط به تنظيم خصوصيات پرس و جو مي‌باشد.
  در اين پنجره مي¬توانيد به خصوصيات مختلف پرس و جو مانند توضيحات، نحوه فيلترسازي، نوع مرتب سازي، روش قفل اعمال شده بر روي رکوردها و ... دسترسي پيدا کنيد.

روي‌ كلـيد Close (كليد ×) از پنجره‌ Property sheet كلـيك‌ كنيد. (اين كليد توسط فلش قرمز مشخص شده است)

مشاهده‌ ميكنيد كه‌ به‌ محيط طراحي پرس‌ و جو بازگشته‌ايم‌. ما قبلاً خودمان چند جدول و يك‌ پرس‌ و جوي‌ جديد بنام‌ New Employees  طراحي كرده‌ايم، لـذا براي‌ نشان‌ دادن‌ روش‌ افزودن‌ يك‌  جدول‌ جديد به‌ پرس‌ و جو ، از آن استفاده‌ خواهيم‌ كرد .شما ميتوانيد از داده‌هاي‌ موجود در چند جدول‌ يا پرس‌ و جو هم‌ بطور همزمان‌ استفاده‌ كنيد كه‌ به‌ آن‌ پرس‌ و جوهاي‌ چند جدولـي يا مشترك‌ ميگويند. براي‌ مثال‌ فرض‌ كنيد كه‌ ميخواهيد لـيست‌ مشاغل‌ مختلـف‌ شرکت را به‌ همراه‌ لـيست‌ مديران‌ وابسته‌ به‌ هر شغل‌ بدست‌ آوريد. با افزودن‌ بيشتر از يك‌ جدول‌ به‌ پرس‌ و جو، ميتوانيد از داده‌هاي‌ هر جدول‌ بطور يكسان‌ استفاده‌ كنيد. براي‌ مثال‌، ما اكنون‌ از جدول‌ Employees استفاده‌ ميكنيم‌ و  ميخواهيم‌ از جدول‌ Department Information نيز استفاده‌ نماييم‌.

براي اضافه كردن يك جدول جديد به پرس و جو، بايد در محيط طراحي آن روي كليد Show Table واقع دربرگة Design كليك كنيد .
روي‌ كلـيد Show Table ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

كلـيد Show Table لـيستي از جداول‌ و پرس‌ و جوهاي‌ موجود را به‌ شما ميدهد تا آنچه‌ را كه‌ ميخواهيد انتخاب‌ كرده و به‌ پرس‌ و جوي‌ خود اضافه‌ نماييد. براي‌ اين‌ مثال،‌ ما در نظر داريم‌ كه‌ جدول
‌ Department Information را به‌ پرس‌ و جوي‌ خود بيافزاييم.
 روي‌ جدول‌ Department Information كلـيك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد Add ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

در حال حاضر، جدول جديد به پرس وجوي ما اضافه شده است. اكنون بهتر است پنجره Show Table را ببنديد. براي اين منظور، 
روي‌ كلـيد Close (كليد ×) از پنجره‌ Show Table كلـيك‌ كنيد.
(اين كليد توسط فلش قرمز مشخص شده است.)

براي‌ اينكه‌ به‌ Access بفهمانيد كه‌ قصد داريد بيش‌ از يك‌ جدول‌ يا پرس‌ و جو را به‌ پرس‌ و جوي‌ فعلـي خود اضافه‌ كنيد، بايد لـيست‌ فيلـدها را توسط خط اتصال‌ به‌ هم‌ متصل‌ كنيد. در ادامه، روش‌ متصل‌ كردن‌ جداول‌ در پرس‌ و جو را خواهيم‌ آموخت‌.

قبل‌ از هرچيز، به‌ خاطر داشته‌ باشيد كه‌ Access به‌ شما اجازه‌ ميدهد كه‌ بين‌ يك‌ فيلـد از يك‌ جدول‌ يا پرس‌ و جو، با فيلـد ديگري‌ از جدول‌ يا پرس‌ و جوي‌ ديگر ارتباط برقرار نماييد ، به‌ اين‌ شرط كه‌ نوع‌ داده‌ها از يك‌ جنس‌ باشند.

در اينجا پرس‌ و جوي‌ ما شامل‌ دو جدول‌  Employees  و Department Information  است. حالا بايد جدولـها را به‌ طريقي به‌ هم‌ متصل‌ كنيد كه‌ فيلـدهاي‌ متصل‌ شده‌ شامل‌ يك‌ نوع‌ اطلاعات‌ باشند. پس‌ از آن، پرس‌ و جو در كل‌ جداول‌ متصل شده، عملـيات‌ لازم را انجام‌ ميدهد. براي‌ اتصال‌ دو جدول‌ به‌ همديگر، كافيست‌ فيلـد مشترك‌ را از يك‌ جدول‌ توسط ماوس‌ به‌ جدول‌ ديگر بكشيد.

همانطور كه‌ ميبينيد ، هر دو جدول‌ شامل‌ فيلـدي‌ بنام‌ Dept ID هستند و داخل‌ هر دو فيلـد يك‌ نوع‌ داده مشابه‌ وجود دارد. ما ميخواهيم‌ اين‌ دو جدول‌ را توسط‌ اين‌ دو فيلـد به‌ هم‌ متصل‌ كنيم‌.
روي‌ فيلـد Dept ID  از جدول‌ Department Information ، كه با فلش قرمز مشخص شده است، كليد چپ ماوس را فشرده و نگاه داريد و اشاره‌گر را روي‌ فيلـد Dept ID از جدول‌ Employees ، كه توسط فلش آبي مشخص شده است بكشيد و كلـيد ماوس‌ را رها نماييد.
برنامه نويس: كليد صفحه بعد فعال باشد.

ملاحظه مي‌كنيد كه يك خط شكسته كه آن را  خط اتصال مي‌گويند بين دو جدول به وجود آمده و نشان دهنده وابسته بودن جداول به همديگر است. در واقع، سه نوع خط اتصال وجود دارد. براي ديدن انواع خطوط اتصال روي خط اتصال دابل كليك نماييد.
روي‌ خط اتصال‌ بوجود آمده‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

اين‌ پنجره‌ خصوصيات‌ مربوط به خط‌ اتصال‌ ميباشد. در قسمت بالا، جدول‌ و فيلـد مورد اتصال‌  مشخص‌ شده‌ و قابل‌ تغيير است‌ و در قسمت پائين‌ ميتوانيد نوع‌ اتصال‌ را مشخص‌ كنيد. توضيحي از هريك از اين انواع خط در اينجا ارائه شده است:
نوع اول: اتصال‌ فقط ركوردهاي‌ مشتركي كه‌ فيلـد متصل‌ شده‌ آنها با  هم‌ مساوي‌ باشد را شامل‌ ميشود.
نوع دوم: اتصال‌ همه‌ ركوردهاي‌ جدول‌ Department Information بعلاوه ركوردهاي‌ مشترك‌ موجود در جدول‌ Employees را شامل‌ ميگردد.
نوع سوم: اتصال‌، شامل همه‌ ركوردهاي‌ جدول‌ Employees به‌ اضافه‌ ركوردهاي‌ مشترك‌ موجود در  جدول‌ Department Information مي‌باشد.
روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

براي بستن و ذخيره‌سازي پرس و جو، ابتدا  روي كليد Close (كليد ×) مربوط به پنجره طراحي پرس و جو كليك كنيد.

روي‌ كلـيد  Yes كلـيك‌ كنيد.

زماني كه‌ چند جدول‌ را به‌ هم‌ متصل‌ ميكنيد، حتماً بايد قوانيني را براي‌ حفاظت‌ اين‌ ارتباط وضع‌ كنيد. زيرا به‌ هر حال‌ ممكن است در هر جدول‌ تغييراتي به وجود بيايد.‌ براي‌ مثال، امكان دارد‌ چند ركورد اضافه‌ يا حذف‌ شوند. با كمك قابلـيت‌ جامعيت‌ مرجع ‌(Refrential Integrity) ، تعيين اين‌ قوانين قابل انجام‌ است. با استفاده‌ از اين‌ قابلـيت‌، Access از بروز خطاهاي‌ زير جلـوگيري‌ ميكند: 
 - افزودن‌ يك‌ ركورد به‌ يك‌ جدول‌ وابسته‌، زماني كه‌ هيچ‌ ركورد مرتبط شده‌اي‌ در جدول‌ اول‌ پيدا نشود.
 - تغيير يك‌ فيلد از جدول‌ اول‌ كه‌ باعث‌ شود اتصال‌ از بين‌ برود.
 - حذف‌ فيلدهايي از جدول‌ اول‌ كه‌ هنوز به‌ جداول‌ ديگر وابسته‌اند.

معمولاً اگر ويژگي جامعيت‌ مرجع‌ را انتخاب‌ نكنيد، در تغيير دادن‌ ركوردهاي‌ غيروابسته‌ از جدول‌ اول‌ راحتتر هستيد. در ضمن‌ ميتوانيد هر كاري‌ از قبيل‌ افزودن‌ ركورد، تغيير فيلـدها و حذف‌ ركوردهاي‌ وابسته‌ را نيز بدون‌ اينكه‌ به‌ مانعي بربخوريد انجام‌ دهيد.

براي‌ ايجاد تغييرات‌ ميان‌ روابط موجود در جداول‌ پرس‌ و جوها و قابلـيت‌ جامعيت‌ مرجع، بايد قبلا تمام‌ جداول‌ را بسته‌ باشيد. در غير اينصورت،‌ قادر به‌ تغيير در ارتباطات‌ مربوط به‌ جداول‌ باز شده‌ نيستيد. پس از بستن‌ جداول‌ باز شده‌، کافيست که روي کليد Relationships در برگة Database Tools کليک کنيد. 
روي‌ برگة Database Tools كلـيك‌ كنيد.

روي کليد Relationships کليک کنيد.

و حالا پنجره ارتباطات ظاهر شده است. اگر جدولهايي كه مي‌خواهيد ارتباط بين آنها را ويرايش كنيد ديده نمي‌شوند، روي كليد
Table Show  در برگة Design كليك كرده و سپس بر روي هر يك از جداولي كه لازم داريد دابل كليك كنيد.
روي‌ كلـيد Show Tables كلـيك‌ كنيد.

پنجره Show Table ، ليست جدولها و پرس و جوهاي موجود  را به شما نشان مي‌دهد.  براي ايجاد رابطه بين دو جدول، ابتدا بايد روي جدول اول دابل كليك كنيد.
روي‌ جدول‌ Broch/Pamphlet Sales دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

حالا بايد جدول دوم را براي ايجاد ارتباط انتخاب نماييد. براي مثال، 
روي‌ جدول‌ Gift Shop Customers دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

بعد از بستن پنجره، مي‌بينيم كه دو جدول انتخاب شده توسط خط اتصال به هم مرتبط شده‌اند.
روي كليد Close (كليد ×) كه با فلش قرمز مشخص شده است، كليد كنيدتا پنجره‌ Show Table بسته شود.

مرحله بعد، تغيير ارتباط ايجاد شده در صورت نياز مي‌باشد. همان طور كه مي‌دانيد، بايد براي اين كار روي خط اتصال موجود  دابل كليك نمود. روي‌ خط اتصال (در محل مشخص شده) ‌ دابل‌ كلـيك كنيد.

براي فعال كردن خاصيت جامعيت مرجع بايد در اين پنجره، 
 روي‌ گزينه‌  Enforce Refrential Integrity كلـيك‌ كنيد.

پس از انتخاب ويژگي جامعيت مرجع، دو گزينه ديگر در پايين آن قابل دسترسي مي‌شوند. اين گزينه‌ها براي ايجاد عكس العمل Access در برابر حذف يا تغيير ركوردها مي‌باشد كه حالت پيش فرض آنها در اغلب موارد بهترين انتخاب به شمار مي‌آيد. حالا روي كليد OK كليك كنيد تا پنجره بسته شود.

در اين‌ حالـت‌ ، ارتباط ما از نوع‌ يك‌ به‌ بينهايت‌ (One to Many) ميباشد كه‌ به‌ معني آنست‌ كه‌ هر فيلـد تعيين‌ شده‌ از جدول‌ وابسته‌، با تمام فيلـدهاي‌ تعيين‌ شده‌ از جدول‌ اصلـي مرتبط است‌. اين‌ نوع‌ ارتباط از روي‌ علامات واقع در ‌ بالاي‌ خط اتصال‌ معلـوم‌ ميشود.

شما مي‌توانيد از ارتباطات موجود در پنجرة ارتباطات يک گزارش ايجاد کرده و آن  را توسط چاپگر چاپ کنيد. براي اين كار، هنگامي كه پنجره ارتباطات باز است، روي کليد Relationships واقع در برگة Design کليک کنيد.
روي کليد Relationships کليک کنيد.

ملاحظه ميكنيد كه  يك ويزارد به طور خودكار نمايي از گزارش ارتباط ايجاد شده را نمايش مي‌دهد. براي تهيه نسخه چاپ شده از اين گزارش بايد روي گزينه Print كليك كنيد.  البته در اين جا ما تصميم نداريم از چاپگر استفاده كنيم. بنابراين،  روي‌ كلـيد Close Print preview کليک کنيد.

روي‌ كلـيد No كلـيك‌ نماييد.

در محيط طراحي گزارش ارتباطات مي‌توانيد ظاهر گزارش را به ميل خود تغيير دهيد. شما در فصل آخر با نحوه ايجاد گزارشها بيشتر  آشنا خواهيد شد. 
روي‌ كلـيد Close (كليد ×) كه با فلش قرمز مشخص شده است،  كليك كنيد.

روي كليد No كليك كنيد.

اكنون ميتوانيد پنجره‌ Relationships را ببنديد. براي اين منظور،
روي‌ كلـيد Close (كليد ×) كه با فلش قرمز مشخص شده است،  كليك كنيد.

در طي اين فصل، با روشهاي ايجاد و استفاده از پرس و جو (Query) كه يكي از مهمترين امكانات قابل استفاده در پايگاههاي داده است آشنا شديد. اكنون به‌ انتهاي‌ اين‌ فصل‌ رسيده‌ ايد ، روي‌ كلـيد خروج‌ كلـيك‌ كنيد.

-	واحد پول (Currency)
-	Yes/No (مقادير منطقي مانند خير/بله)
-	OLE Object (اشيائ OLE)
-	Hyperlink (اتصالات)
-	Attachment (پيوست)

در اينجا چون ما ميخواهيم از فيلد Last Name براي ذخيرة نام خانوادگي افراد استفاده کنيم، نوع دادة Text مناسب بهنظر ميرسد.
روي نوع دادة Text در ليست Data Type کليک کنيد.

انتخاب گزينة Unique در برگة Datasheet که توسط کادر قرمز مشخص شده است، به شما کمک ميکند که از ورود دادههاي تکراري در فيلد جلوگيري کنيد. به عبارت ديگر، نميتوان در فيلدي که گزينة Unique براي آن فعال شده است، در دو رکورد مختلف دادههاي يکساني را وارد نمود. در اين مثال ممکن است افراد مختلف داراي نام خانوادگي مانند هم باشند. پس نبايد اين گزينه را فعال کنيم.

گزينة Is Required در مواقعي مورد استفاده قرار ميگيرد که بخواهيم حتماً در تمامي رکوردها در فيلد مورد نظر دادهاي وارد شود. در اين مثال ما ميخواهيم که در تمام رکوردها حتماً نام خانوادگي افراد وارد شود. بهتر است گزينة Is Required را فعال کنيم.
روي گزينة Is Required کليک کنيد تا فعال شود.

پيغام ظاهر شده، به شما اخطار ميکند که با فعال شدن گزينة
 Is Required ، بايد حتماً دادهاي را در فيلد Last Name وارد کنيد و آيا شما مايل به اعمال اين حالت هستيد يا خير. شما بايد براي تأييد اين پيغام کليد Yes را انتخاب کنيد.
روي کليد Yes کليک کنيد.

بهاين ترتيب تنظيمات مورد نياز براي فيلد Last Name انجام شده و شما ميتوانيد نامخانوادگي اولين فرد را که Payam نام دارد وارد کنيد.
عبارت Pirooznia را تايپ کنيد.

كلـيد Enter را فشار دهيد.

با فشردن کليد Enter، Access بطور خودکار به رکورد بعدي رفته و آمادة ورود دادههاي اين رکورد ميشود. در اين حالت شما ميتوانيد دادههاي مربوط به اين رکورد را وارد کرده و يا در صورت نياز، با هر يک از دو روش گفته شده، فيلدهاي جديدي را به جدول اضافه کنيد. در صفحة بعد ما خودمان چند فيلد ديگر را نيز به جدول اضافه ميکنيم. (Tel ،  Address و City و ...)
برنامه نويس: هم D_O_B و هم D-O-B تايپ شود.

همانطور که در اين صفحه مشاهده ميکنيد ما چند فيلد ديگر به جدول اضافه کرده و دادههاي اولين رکورد آنها را نيز وارد نمودهايم.
گاهي اوقات لازم ميشود که بين دو فيلد از جدول، فيلد جديدي ايجاد کنيد. براي اين منظور کافي است فيلدي که فيلد جديد بايد قبل از آن ايجاد شود را انتخاب کرده و سپس روي کليد Insert در برگة Datasheet کليک کنيد. در اينجا بهعنوان تمرين ما قصد داريم فيلد جديدي را بين دو فيلد Last Name و City ايجاد کنيم.
روي سرستون فيلد City کليک کنيد تا انتخاب شود.

روي کليد Insert در برگة Datasheet کليک کنيد.

مشاهده ميکنيد که فيلد جديد با نام پيشفرض Field، بين دو فيلد Last Name و City ايجاد شده است. در صفحة بعد ما نام اين فيلد را به Company تغيير داده و داده مناسب را براي اولين رکورد فيلد وارد ميکنيم.

گاهي ممکن است بخواهيد که يک فيلد را از جدول حذف کنيد. براي اين منظور کافي است که فيلد مورد نظر را انتخاب کرده و سپس روي کليد Delete در برگة Datadheet کليک کنيد. در اينجا بهعنوان تمرين ما ميخواهيم فيلد (Address) را از جدول حذف کنيم.
روي سرستون فيلد Address کليک کنيد.

روي کليد Delete در برگة Datasheet کليک کنيد.

پيغام ظاهر شده به شما اخطار ميکند که با حذف فيلد، تمامي دادههاي موجود در اين فيلد نيز حذف خواهند شد. اگر حذف اين دادهها براي شما اهميت ندارد، ميتوانيد روي کليد Yes کليک کنيد.
روي کليد Yes کليک کنيد.

به اين ترتيب، يك فيلد خالي به ابتداي فيلدها اضافه شده است. ما نام آن را Personal ID  مي‌گذاريم.
در قسمت‌ File Name مربوط به‌ فيلـد جديد كلـيك‌ كنيد.
اين قسمت توسط فلش قرمز مشخص شده است.

مشاهده ميکنيد که فيلد Address، به همراه دادههاي مربوط به آن از جدول حذف شدهاند.
تا اين مرحله ما فيلدهاي مورد نياز خود را در جدول ايجاد کرده و دادههاي اولين رکورد  را نيز در آن وارد نمودهايم. در صفحة بعد ما دادههاي مربوط به چند رکورد ديگر را نيز به جدول اضافه خواهيم کرد.

هنگامي که کار طراحي يک جدول به پايان ميرسد، بايد جدول را در بانک اطلاعاتي ذخيره کنيد. براي اين منظور بايد از منوي Office گزينة Save را انتخاب کرده و يا روي کليد Save از نوار ابزار Quick Access کليک کنيد.
روي کليد Save واقع در نوار ابزار Quick Access کليک کنيد.

همانطور که ميبينيد، پنجرهاي بر روي صفحه ظاهر شده و ميخواهد که نام مناسبي را براي جدول ايجاد شده انتخاب نماييد.
عبارت Personal را تايپ کنيد.

روي کليد OK کليک کنيد.

به اين ترتيب جدول مورد نظر با نام Personal در بانک اطلاعاتي ذخيره شده است. توجه کنيد که نام پيشفرض Table در برگة جدول و نيز پانل Navigation به Personal تغيير کرده است.

گاهي لازم ميشود که يک يا چند رکورد از جدول، بطور کامل حذف شوند. براي حذف يک رکورد، ابتدا بايد رکورد مورد نظر را انتخاب کرده و سپس کليد Delete را از صفحه کليد فشار دهيد. همچنين ميتوانيد پس از انتخاب رکورد مورد نظر، روي کليد Delete در برگة Home کليک کرده و از منويي که باز ميشود گزينة Delete Record را انتخاب کنيد.
روي کليد انتخاب رکورد سوم کليک کنيد.
روي برگة Home کليک کنيد.

روي کليد حاوي فلش سياه در کنار کليد Delete کليک کنيد.

از منوي بازشده، گزينة Delete Record را انتخاب کنيد.

حالا Access از شما ميخواهد که عمل حذف رکورد را تأييد کنيد. براي اين منظور، روي کليد Yes کليک کنيد.

يکي از امکانات پراستفاده در Access ، امکان مرتبسازي رکوردها بر حسب دادههاي موجود در يکي از فايلها ميباشد. در Access رکوردها ميتوانند به دو حالت صعودي و نزولي مرتب (Sort) شوند. براي مرتبسازي رکوردها بصورت صعودي و يا نزولي، بهترتيب از کليدهاي Accending و Descending واقع در برگة Home استفاده کنيد.

براي مرتبسازي يک جدول ابتدا بايد بدانيد که ميخواهيد رکوردها را بر حسب کدام فيلد مرتب کنيد. ما در اينجا ميخواهيم رکوردهاي جدول، بر اساس فيلد نامخانوادگي و بصورت صعودي مرتب شوند.
روي فيلد Last Name در رکورد اول کليک کنيد.

حالا که فيلد مورد نظر را انتخاب کردهايد کافي است که روي کليد Accending (مرتبسازي صعودي) در برگة Home کليک کنيد.
روي کليد Accending در برگة Home کليک کنيد.

به اين ترتيب جدول ما بر حسب فيلد Last Name و بهصورت صعودي مرتب شده است. توجه کنيد که يک فلش بسيار کوچک رو به بالا در سرستون فيلد Last Name ، مرتبسازي صعودي بر حسب اين فيلد را نشان ميدهد.
بهعنوان يک تمرين ديگر، اين بار جدول را بر اساس فيلد انتخاب شده، بصورت نزولي مرتب ميکنيم.
روي کليد Descending کليک کنيد.

شما در هر زمان ميتوانيد مرتبسازي اعمال شده بر روي جدول را حذف کنيد. براي اين منظور کافيست که بر روي کليد Clear All Sorts در برگة Home کليک کنيد.
روي کليد Clear All Sorts کليک کنيد.

به اين ترتيب، مرتبسازي اعمال شده از جدول حذف شده و جدول به همان صورت اوليه تنها بر اساس فيلد  ID آن نمايش داده شده است.

يکي ديگر از روشهاي انتخاب و کار با تعداد خاصي از رکوردها در يک جدول، فيلتر کردن آنهاست. فيلترها به شما امکان ميدهند که براي نمايش رکوردها شرطي را تعيين کنيد. در اين صورت، تنها رکوردهايي که با شرط تعيين شده از سوي شما هماهنگي داشته باشند، قابل مشاهده شده و ساير رکوردها نمايش داده نميشوند. براي استفاده از فيلترها ميتوانيد از يکي از دو کليد Selection و Advanced در برگة Home استفاده کنيد.

کليد Selection، امکان ميدهد که رکوردها را بر اساس دادة موجود در يک فيلد انتخاب شده فيلتر کنيد. در ادامه نحوة استفاده از اين ابزار را به شما نشان ميدهيم.
روي فيلد City از رکورد اول کليک کنيد.

روي کليد Selection در برگة Home کليک کنيد.

در منوي بازشده اين امکان وجود دارد که رکوردهايي با خصوصيات زير را انتخاب نماييد:
-	رکوردهايي که دادة آنها برابر داده فيلد انتخاب شده هستند.
-	رکوردهايي که دادة آنها برابر داده فيلد انتخاب شده نيستند.
-	رکوردهايي که دادة آنها شامل دادة فيلد انتخاب شده ميباشد.
-	رکوردهايي که دادة آنها شامل دادة فيلد انتخاب شده نميباشد.
در اينجا ما ميخواهيم رکوردهايي را انتخاب کنيم که دادة موجود در فيلد City آنها با عبارت Tehran برابر باشد.
روي گزينة Equals Tehran کليک کنيد.

مشاهده ميکنيد تنها رکوردي که فيلد City آن برابر Tehran ميباشد نمايش داده شده است. همچنين توجه کنيد که يک شکل قيف کوچک که نشاندهندة فيلتر ميباشد در سرستون فيلد City نمايش داده شده است.

براي حذف فيلتر اعمال شده بر روي يک فيلد کافي است که روي کليد Toggle Filter در برگة Home کليک کنيد.
روي کليد Toggle Filter کليک کنيد.

همانطور که ميبينيد، فيلتر اعمال شده حذف گشته و تمامي رکوردها نمايش داده شدهاند. در اين حالت ميتوانيد با کليک بر روي کليد Toggle Filter، مجدداً آخرين فيلتر اعمال شده را بر روي جدول اعمال کنيد.

يکي ديگر از ابزارهايي که براي فيلتر کردن دادهها بهکار ميرود، ابزار Filter By From است که براي دسترسي به آن بايد از کليد Advanced واقع در برگة Home استفاده کنيد.
روي کليد Advanced کليک کنيد.

از منوي بازشده گزينة Filter By From را انتخاب کنيد.

روي کليد ليست بازشوندة مشخص شده کليک کنيد.

حالا ميتوانيد مقادير قابل انتخاب را در اين ليست مشاهده کنيد. در اين مثال ما ميخواهيم رکوردهايي که مقدار فيلد City آنها برابر Esfehan ميباشد را انتخاب کنيم.
روي گزينة Esfehan کليک کنيد.

پس از انتخاب گزينة مناسب کافي است که روي کليد Toggle Filter کليک کنيد تا فيلتر بر روي جدول اعمال شود.
روي کليد Toggle Filter کليک کنيد.

مشاهده ميکنيد که تمامي رکوردهايي که فيلد City آنها برابر Esfehan ميباشند، انتخاب و نمايش داده شدهاند. حالا براي حذف فيلتر و نمايش تمام رکوردها، يک بار ديگر روي کليد Toggle Filter کليک کنيد.

شما هميشه مجبور نيستيد که اطلاعات و دادهها را خودتان به طور مستقيم به جداول بانک اطلاعاتي وارد کنيد. به همين دليل قصد داريم در ادامة اين فصل نحوة وارد نمودن دادههاي موجود در ساير برنامههاي Office مانند Word و Excel، به Access را به شما آموزش دهيم. اما قبل از انجام اينکار بهتر است که جدول Personal را ببنديد.
روي کليد Close از برگة Personal کليک کنيد.

در اينجا Access از شما سؤال ميکند که آيا مايل به ذخيرة تغييرات صورت گرفته بر روي جدول ميباشيد يا خير. براي ذخيرة تغييرات بايد روي کليد Yes کليک کنيد.
روي کليد Yes کليک کنيد.

گزارش (Report) ، به‌ اطلاعات‌ منظم‌ شده‌ يا تفكيك‌ شده‌اي‌ ميگويند كه‌ Access بر اساس‌ درخواست‌ شما آن‌ را تولـيد ميكند. با استفاده از گزارش‌گيري‌ مي‌توان‌ اطلاعاتي مانند خلاصه‌ وضعيت‌ فروش، لـيست‌ تلـفن‌ و آدرسهاي‌ پستي را در اسرع‌ وقت‌ تولـيد و مشاهده‌ كرد.
 
Access     گزينه‌هاي‌ مختلـفي را براي‌ مشاهده‌ و چاپ‌ داده‌ها به صورت‌ گزارشهاي‌ خودكار(Auto Report) ، گزارشات‌ تفكيك‌ شده‌ (Customized Report) و لـيبلـها را در اختيار شما قرار ميدهد. Access  به‌ شما اجازه‌ ميدهد كه‌ هر چيزي‌ را از صفحه‌ گزارش‌ ساده‌ تا گزارشهاي‌ چند صفحه‌اي‌ پيچيده‌ تولـيد نماييد.
 
شما ميتوانيد هنگام‌ ايجاد يك‌ گزارش‌، كارهاي‌ مختلـفي انجام‌ دهيد. براي‌ مثال، مجموعه‌اي‌ از داده‌هاي‌ مختلـف‌ كه‌ به‌ نوعي به‌ هم‌ وابسته‌اند را يك‌ جا جمع‌ كرده‌ و هر طور كه‌ بخواهيد چاپ‌ كنيد. همچنين‌ ميتوانيد روي‌ داده‌ها عملـيات‌ محاسباتي انجام‌ دهيد و يا كارهاي‌ تكراري‌  و خسته‌ كننده‌ را به‌ كامپيوتر بسپاريد.
 
    با استفاده‌ از گزارشهايي که Access بصورت خودكار ايجاد ميکند،  ميتوانيد در سريعترين زمان، گزارشهايي تولـيد كنيد كه‌ در آن‌ از همه‌ فيلـدها و ركوردهاي‌ جدول‌ و يا پرس‌ و جوي‌ مورد نظر استفاده‌ شود.
 
در اين مثال مي‌خواهيم يك گزارش براي نمايش اطلاعات جدول Personal ايجاد کنيم. براي اين منظور کافي است که بعد از انتخاب جدول Personal، روي کليد Report واقع در برگة Create کليک کنيم. 
روي‌ جدول Personal كلـيك‌ كنيد تا انتخاب شود.

روي برگة Create کليک کنيد.

گزينه ‌Auto Report  را انتخاب نماييد.
برنامه نويس: گزينه با فلش قرمز مشخص شود.
 
حالا گزارش مورد نظر ايجاد و در نماي Layout نمايش داده شده است. در اين نما ميتوانيد با استفاده از ابزارهاي موجود در برگههاي اضافه شده به Ribbon، عناصر موجود در گزارش را ويرايش کرده و يا آنها را تغيير اندازه داده و جابهجا کنيد. براي نمايش گزارش در حالت واقعي آن، کافي است که روي کليد View کليک کنيد.
روي کليد View کليک کنيد.
 
اگر بخواهيد گزارش تهيه شده را چاپ کنيد، کافي است که روي گزينة Print واقع در منوي Office کليک کنيد. اما قبل از اينکار بهتر است پيشنمايش چاپ را مشاهده کنيد تا به اين ترتيب متوجه برخي از اشکالات احتمالي بشويد. براي مشاهدة پيشنمايش چاپ، علاوه بر منوي Office ميتوانيد از کليد Print Preview واقع در پايين سمت راست پنجرة Access نيز استفاده کنيد.
روي کليد Print Preview که با فلش قرمز مشخص شده است کليک کنيد.

با ورود به نماي پيشنمايش چاپ، تمامي برگه هاي موجود در Ribbon حذف شده و تنها يک برگه با نام Print Preview جاي آنها را گرفته است. اين برگه شامل ابزاري است که کار مشاهدة پيشنمايش چاپ را سادهتر و دقيقتر ميکند. در ادامه برخي از مهمترين اين ابزارها را به شما معرفي ميکنيم. 
   با استفاده‌ از كلـيد بزرگنمايي (Zoom) اندازه‌ گزارش بر روي‌ صفحه‌ نمايشگر تغيير مي‌كند. حالـت‌ پيش‌ فرض‌، بزرگنمايي % است‌ و ميتواند بيشتر يا كمتر شود. توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ اين‌ تغيير اندازه‌ ، در اندازه چاپ‌ هيچ‌ تاثيري‌ ندارد.

کليدهايي که توسط کادر قرمز مشخص شدهاند، به ترتيب از چپ به راست براي نمايش تک صفحهاي، دو صفحهاي و چند صفحهاي گزارش ميباشند. با استفاده از اين کليدها ميتوان در هر لحظه به ترتيب يک، دو و يا چند صفحه را در کنار هم مشاهده نمود.
روي کليد Two Pages کليک کنيد.

همانطور كه مي‌بينيد، دو صفحه‌ از گزارش‌ قابل مشاهده شده است. حال بهتراست پنجره پيش نمايش را بسته و گزارش ايجاد شده را ذخيره کنيم. روي‌ كلـيد Close Print Preview کليک کنيد.

روي کليد Save واقع در نوار ابزار Quick Access کليک کنيد.

در اينجا، Access به طور خودكار، نام جدول اوليه را براي گزارش انتخاب مي‌كند و ما مي‌توانيم آن را تغيير داده و يا قبول كنيم.
روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

روي کليد Close از برگة گزارش کليک کنيد، تا گزارش بسته شود.

روش ديگر براي ايجاد گزارش، استفاده از ويزارد (Report Wizard) است. اين‌ ويزارد بطور خودكار بر اساس‌ فيلـدهاي‌ درخواستي شما گزارش‌ را تهيه‌ ميكند. با استفاده‌ از ويزارد گزارش‌ سرعت‌  ايجاد گزارش‌ بالا ميرود، زيرا اين‌ ويزارد تمام‌ كارهاي‌ اولـيه‌ و تكراري‌ را بصورت‌  خودكار انجام‌ ميدهد.

براي ايجاد يک گزارش با استفاده از ويزارد، بايد از کليد Report Wizard واقع در برگة Create استفاده کنيد. در اينجا ما ميخواهيم با استفاده از اين روش يک گزارش براي اطلاعات مربوط به کارمندان ايجاد کنيم.
روي برگة Create کليک کنيد.

روي کليد Report Wizard کليک کنيد.

حالا پنجرة Report Wizard باز شده است. در اولين مرحله بايد جدول يا پرسوجوي مورد نظر خود را انتخاب کنيد.
روي کليد ليست بازشوندة Tables/Queries کليک کنيد.

از آنجا كه مي‌خواهيم گزارشي دربارة مشخصات ک�