MS Project 2007

توجه: به دلیل آنکه مالکین سایت مایل به ارائه متن تایپ شده نیستند، آن را به صورت کاملا به هم ریخته در این قسمت قرار داده اند. برای دسترسی به مطالب آموزشی، از سایت www.learninweb.com استفاده کنید. 
اگر اين دوره آموزشي را از ابتدا با ما پيش آمده باشيد، تا كنون با اغلب قابليتهاي MS Project آشنا شده‌ايد. بنابراين، ما در اين بخش، به شما امكانات پيشرفته اين نرم‌افزار و نيز راهكارهاي مديريتي مهم را خواهيم آموخت.

بديهي است كه مدير پروژه، اعضاي تيم پروژه و صاحبان اصلي پروژه
همگي پيشرفت پروژه را ميخواهند. ايجاد  و مديريت ارتباطات صحيح و كارآمد, كليد يك پروژه موفق است. ويژگيهاي گروهبندي كارها در   Microsoft Project ،  امكان ارتباط بين اعضاي تيمهاي پروژه‌ را بهبود بخشيده و ساده‌تر كرده است. 
 
ارزش يك پروژه در بهنگام بودن اطلاعات آن است. اطلاعات قديمي و
ناقص، تصميمات مديريتي ضعيف, برآورده نشدن تاريخهاي تخمين زده شده براي اتمام وظائف و مشكلات تخصيص منابع، تبعات غير قابل كنترل را به دنبال خواهد داشت. گزارشهاي چاپ شده و اطلاعاتي كه در جلسات  اعضاي تيم پروژه رد و بدل مي‌شود، ممكن است گاهي اوقات گمراه كننده باشند. 
بهترين راه پيگيري پروژه، بررسي دقيق وضعيت پروژه در يك گروه كاري  از طريق ايجاد ارتباطات است.
 
معمولاً، در جايي كه يك پروژه بزرگ توسط MS Project طراحي ميشود، كامپيوترها به يك شبكه داخلي (LAN) متصل بوده و قابليت اتصال به اينترنت را نيز دارند. به اين ترتيب، سريعترين و راحتترين راه برقراري ارتباط ميان اعضاي پروژه، ارتباط الكترونيكي ميباشد.
 
       مقصود از گروه كاري (Work group) ، گروهي از افراد است كه به طور مستقيم درگير كار در يك پروژه ميباشد. در يك گروه كاري،  مدير پروژه كه در واقع صاحب فايل پروژه محسوب ميشود,  منابع موجود در پروژه، مديران, و احتمالاً نيروهاي خارجي مرتبط با پروژه مثل مشتريان يا پيمانكاران, عضويت دارند . 
 
پس از انتخاب اعضاي تيم پروژه، بحث در مورد اهداف پروژه ميتواند مفيد باشد. در همان جلسه آغازين، بايد ارتباطات و استانداردهاي پروژه را مشخص كنيد و در مورد رسانه ارتباطي و وسايلي كه اعضاي تيم نياز خواهند داشت تصميم گيري نماييد.      
 
     اگر فرآيندهاي ارتباطي تعيين شده باشد، مدير پروژه ميتواند گزارشهاي بهنگام كار واقعي ( Actual Work ) را از اعضاي تيم پروژه و منابع در حال كار دريافت كند. در اين حالت، اعضاي تيم و مدير پروژه مي‌توانند اطلاعات بهنگام را بصورت الكترونيكي منتقل نمايند. براي مبادله الكترونيكي اطلاعات پروژه، دو گزينه اصلي وجود دارد كه عبارتند از :
-	پست الكترونيكي Email 
  - شبكه داخلي يا اينترنت 
 
    براي ايجاد ارتباط با استفاده از پست الكترونيكي (E-mail), تمام اعضاي گروه بايد يك سيستم پست الكترونيكي سازگار با سرويس MAPI در اختيار داشته باشند. اغلب سيستم‌هاي پست الكترونيك با MAPI سازگارند . براي مثال، ميتوان به سيستم‌هاي معروفي مانند Microsoft Mail  , 
Outlook و Server Exchange اشاره كرد. علاوه بر آن، مديران هر
گروه كاري حتما بايد Microsoft Project را نصب كرده باشند.
(MAPI : رابطي است كه به برنامه‌هاي كاربردي پيام رساني كمك مي‌كنند تا از طريق يك سرويس گيرنده كار كنند . )
 
     شايد ترجيح مي‌دهيد وضعيت پروژه از طريق يك پايگاه  وب داخلي 
( Intranet ) يا خارجي (Internet) در اختيار اعضاء قرار گيرد. در اين حالت، تمام اعضاي گروه كاري ميبايستي به شبكه و سرويس دهنده وب
شبكه دسترسي داشته باشند. مدير و اعضاي تيم پروژه همچنين بايد يك مرورگر وب مانند Internet Explorer و يا Netscape Navigator نيز در اختيار داشته باشند. در اين حالت، اعضاي تيم مجبور نيستند
Microsoft Project را روي كامپيوتر خود نصب كنند.

براي ايجاد ارتباط با گروه كاري از طريق اينترنت، بايد علاوه بر نيازهاي عنوان شده در بخش قبل، به اينترنت نيز متصل باشيد. اين ارتباط را يك سرويس دهنده اختصاصي يا يك فراهم كننده سرويس اينترنت (ISP) ميتواند  ايجاد كند .

حتما به اين نکته مهم توجه داشته باشيد که براي انجام کار گروهي بر روي يک پروژه، بايد از نرمافزار Ms Project استفاده کنيد. اين نسخه از نرمافزار Ms Project امکان سرويسدهي به اعضاي پروژه را براي شما فراهم ميکند. دقت کنيد که اين نسخه از نرمافزار Ms Project داراي قيمتي به مراتب بالاتر از نسخههاي عادي آن مانند Standard و Professional بوده و داراي امکانات متنوعي براي کارهاي گروهي ميباشد.
   پس از تصميم‌گيري در مورد روش پيام رساني و تاييد پيكربندي سخت افزار و نرم‌افزار مورد نياز مدير و اعضاي پروژه, بايد تنظيمات گروه كاري را براي فايل پروژه خود پيكر‌بندي كنيد. به عنوان اولين قدم لازم است که آدرس سرويس دهندة پروژه را تعيين کنيد.    
     روي  منوي Tools كليك كنيد.

از منوي بازشده روي گزينة Enterprise Options کليک کنيد.

گزينة Microsoft Office Project Server Accounts را انتخاب کنيد.

در پنجرة Project Server Accounts و با استفاده از کليد Add ميتوانيد آدرس سرويس دهندة پروژة خود را به Ms Project معرفي کنيد.
روي کليد Add کليک کنيد.

بسيار خوب، حالا ميتوانيد مشخصات سرويسدهندة پروژه را در پنجرة Account Properties وارد کنيد. براي اين منظور کافيست که يک نام دلخواه براي سرويسدهنده را در جعبه متن Account Name و آدرس سرويس دهندة مورد نظر را در جعبه متن Project Server URL وارد کنيد. توجه کنيد که آدرس سرويس دهنده حتماً بايد با http:// يا https:// شروع شود. همچنين انتخاب گزينهaccount set as default موجب انتخاب آدرس وارد شده به عنوان سرويس دهندة پيشفرض پروژه خواهد شد. در صفحة بعد ما قسمتهاي مختلف پنجرة Account Properties را با عبارات مناسب پر خواهيم کرد.

بسيار خوب، ما قسمتهاي مورد نياز در پنجرة Account Properties را تکميل کردهايم و کافيست که شما با کليک بر روي کليد OK پنجره را ببنديد.
روي کليد OK کليک کنيد.

همانطور که مشاهده ميکنيد نام و آدرس سرويس دهندة مورد نظر به پنجرة Project Server Account اضافه شده است. شما به همين روش ميتوانيد چندين سرويس دهنده را به پنجرة Project Server Account اضافه کنيد. در اين مثال چون ما نيازي به استفاده از سرويس دهنده نداريم، پنجرة Project Server Account را با استفاده از کليد Cancel ميبنديم.
روي کليد Cancel کليک کنيد.

يکي از امکانات Ms Project که بخصوص در کارهاي گروهي ميتواند کاربرد فراواني داشته باشد، امکان رنگبندي نمودار وظايف در نماي Gantt Chart ميباشد. اختصاص دادن رنگهاي مختلف به وظايف خاص موجب خوانايي و فهم راحتتر پروژه خواهد شد.

به عنوان مثال، در اينجا ما ميخواهيم رنگ وظايف هفتم و هشتم پروژه را تغيير دهيم. براي اين منظور ابتدا بايد سطرهاي  و  را به حالت انتخاب درآوريم. براي سادگي کار در صفحة بعد ما خودمان اين دو سطر را انتخاب خواهيم نمود.

بسيار خوب، ما خودمان سطرهاي مربوط به وظايف هفتم و هشتم را انتخاب کردهايم. حالا براي تغيير رنگ نمودار مربوط به اين وظايف بايد از گزينة Bar واقع در منوي Format استفاده کنيد.
روي منوي Format کليک کنيد.
××××××××××××××××××××

از منوي بازشده گزينة Bar را انتخاب کنيد.

با استفاده از گزينه هاي موجود در پنجرة Format Bar ميتوانيد تمامي خصوصيات مربوط به نمودار وظايف مانند شکل محل آغاز و پايان نمودار، الگوي شکل نمودار و نيز رنگ نمودار را تغيير دهيد. در اين مثال ما ميخواهيم الگوي داخل نمودار را به شکل هاشور و رنگ آن را به زرد تغيير دهيم.
روي کليد ليست بازشوندة Pattern کليک کنيد.

از ليست بازشده، روي الگوي مشخص شده کليک کنيد.

روي کليد ليست بازشوندة color کليک کنيد.

از ليست بازشده، رنگ زرد مشخص شده را انتخاب کنيد.

روي کليد OK کليک کنيد.

همانطور كه ميبينيد، نمودار مربوط به وظايف هفتم و هشتم به همان شکلي که مورد نظر ما بود تغيير کردهاند. توجه کنيد که رنگبندي وظايف، بخصوص در پروژههاي بزرگ و گروهي ميتواند خوانايي و فهم پروژه را بسيار سادهتر کند.

يکي از امکانات جالب موجود در Ms Project، امکان تهية عکس از محيط کاري ميباشد. با استفاده از اين امکانات از محيط کاري پروژه خود يک عکس تهيه کرده و آنرا بصورت يک فايل گرافيکي ذخيره نمائيد. در اينجا بهعنوان تمرين ما قصد داريم يک عکس از نماي Gantt Chart پروژة خود تهيه کرده و سپس آنرا بصورت يک فايل گرافيکي ذخيره نمائيم. براي اين منظور از گزينة Copy Picture واقع در منوي Report استفاده ميکنيم.
روي منوي Report کليک کنيد.

از منوي بازشده گزينة Copy Picture را انتخاب کنيد.

بسيار خوب، حالا پنجرة Copy Picture باز شده است. در قسمت Render Image از اين پنجره ميتوانيد تعيين کنيد که تصوير تهيه شده از محيط کاري بهترتيب به حافظة موقت ويندوز (Clipboard) و يا به پرينتر منتقل شده و يا اينکه بصورت يک فايل Gif ذخيره شود. در اينجا ما ميخواهيم تصوير را بهصورت يک فايل ذخيره کنيم.
روي گزينة To Gif image file کليک کنيد.

Microsoft Project بطور پيش فرض به فايل تصوير همان نام فايل پروژه را اختصاص ميدهد. البته پسوند اين فايل  Gif ميباشد. (يك فايل Gif  نوعي قالب بندي فايل گرافيكي فشرده است كه معمولاً در صفحات وب مورد استفاده قرار مي‌گيرد .) در اينجا ما نام فايل و آدرس پيشفرض را قبول ميکنيم.

گزينة Rows on screen در قسمت Copy موجب ميشود که تصوير از تمامي رديفهاي قابل مشاهده در صفحه تهيه شود. همچنين گزينة Selected rows به شما کمک ميکند که تنها از رديفهايي که انتخاب ميکنيد تصوير تهيه نمائيد. در اينجا ما ميخواهيم از کل رديفهاي قابل مشاهده تصوير تهيه نمائيم. پس گزينة پيشفرض را قبول ميکنيم.
در قسمت Time Scale , محدوده تاريخي كه مي‌خواهيد تصوير نمودار Gantt Chart گنجانده شود را انتخاب نماييد و يا گزينه 
As Shown On Screen را به منظور ضبط كردن مقياس زماني كه در حال حاضر روي صفحه نمايش قابل رويت است, انتخاب كنيد. در انتها بايد روي كليد OK كليك كنيد.
`
در اين فصل قصد داريم چگونگي پيكربندي و چاپ نماها و گزارشاتي كه
حاوي اطلاعات مربوط به منابع هستند را مورد بحث قرار دهيم.
 Microsoft Project مي‌تواند فهرستي از منابع ارائه كند كه جزئيات مربوط به فعاليتهاي برنامه‌ريزي شده آنها، كار تخصيص يافته به آنها و هزينه‌هايي كه آن منابع به پروژه و يا يك فعاليت خاص تحميل مي‌كنند را شامل شود.
 
     در Microsoft Project تعدادي گزارش از پيش تعريف شده وجود 
دارد كه تمركزشان بروي اطلاعات مربوط به منابع ميباشد. همانطور كه
 مشاهده مي‌كنيد، ما خودمان پروژه‌اي را باز كرده‌ايم. 
     روي نماي Task Usage كليك نماييد . 
 
نماي Task Usage ، اين اجازه را به شما مي‌دهد كه ببينى در پروژه‌ چه كسي به چه فعاليتي تخصيص داده شده است. شما همچنين مي‌توانيد براي 
اين كار از نماي Resource Usage استفاده نماييد. بر خلاف نماي
Task Usage كه تخصيص منابع را بر اساس نام فعاليت دسته بندي ميكند، نماي Resource Usage اين كار را بر اساس نام منابع انجام ميدهد. در هر يك از دو نما، جزئيات مربوط به منابع در بازه‌هاي زماني مشخص در سمت راست صفحه نمايش نشان داده شده‌اند . 
 
     در طي اين فصل به آموزش روشهاي كار با وظايف (Taskها) خواهيم پرداخت. براي شروع، اولين Task موجود را در نظر مي‌گيريم. با دابل كليك
 بر روي هر Task ، يك پنجره باز مي‌شود كه در آن خلاصه اطلاعات مربوط به آن وظيفه (Task) ارائه مي‌گردد.
روي اولـين‌ Task كه با فلش قرمز مشخص شده است، دابل‌ كلـيك‌ كنيد .
**********
 
      اين پنجره Task Information مي‌باشد كه از طريق آن مي‌توانيد خصوصيات كلي Task انتخاب شده را تغيير دهيد. در طي دروس آينده، 
با اين پنجره بيشتر كار خواهيد كرد. حالا اين پنجره را ببنديد تا از يك راه
 ديگر نيز آن را باز كنيم .     
 
راه ديگر براي دستيابي به پنجره Task Information ، راست كليك كردن روي سطر مربوط به هر Task در جدول وظايف ميباشد . به اين وسيله يك منوي ميانبر باز مي‌شود كه از طريق گزينه Task Information واقع در آن منو، پنجره Task Information باز خواهد شد . 
روي سطر چهارم‌ از جدول‌ وظائف‌، كه با كادر قرمز مشخص شده، راست‌ كلـيك‌ کنيد.
**********
از منوي ميانبر باز شده‌ ، گزينه‌ Task Information را انتخاب‌ نماييد.
 
    توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ MS Project بصورت‌ پيش‌ فرض‌ مدت‌ اجراي‌ هر Task را تخميني (Estimated) در نظر ميگيرد. تخميني بودن‌ مدت‌ زمان‌ هر Task ، به‌ وسيلـه‌ يك‌ علامت‌ سوال‌ واقع‌ در مقابل‌ زمان‌ نوشته‌ شده‌ در
 ستون‌ Duration از جدول‌ وظائف ‌فهميده‌ ميشود. در صورتي كه‌ بخواهيد زمان‌ اجراي‌ يك‌ Task را از حالـت‌ تخميني به‌ حالـت‌ دقيق‌ (تحقيقي) تبديل‌ نماييد، بايد علامت‌ تيك‌ واقع‌ در جعبه‌ چك‌ Estimated را حذف‌ نماييد. توجه کنيد که در اينجا ما خودمان مدت اجراي Task را تنظيم کردهايم، علامت تيک توسط Ms Project از جعبه چک Estimated حذف شده است.

در جعبه‌ Duration ميتوان مدت‌ زمان‌ اجراي‌ Task را تغيير داد. براي‌ تعيين ‌واحد سنجش زمان‌، علامات‌ اختصاري‌ وجود دارد كه‌ ما آنها را به‌ شما معرفي مي‌كنيم‌: 
H  :  ساعت‌ (Hour) 
M  :  دقيقه‌ (Minute) 
D  :  روز (Day) 
W  :  هفته‌ (Week )
 : Moماه‌ (Month )
 
براي مثال، فرض كنيد كه ما ميخواهيم مدت زمان اجراي Task را برابر يك هفته قرار دهيم. بنابراين، ابتدا داخل‌ جعبه‌ Duration كلـيك‌ كنيد تا بتوانيد عبارت مورد نظر را در آن تايپ كنيد.

حالا براي معرفي يک هفته عبارت W را تايپ کنيد.
 
   شما ميتوانيد تاريخ‌ شروع‌ و پايان‌ Task را با استفاده‌ از جعبه متن‌هاي‌ Start  و Finish تعيين‌ نماييد. توجه‌ داشته‌ باشيد  كه‌ MS Project تنها روزهاي‌ كاري‌ بين‌ زمانهاي‌ انتخاب‌ شده‌ را محاسبه‌ ميكند. از طرف‌ ديگر ، در صورتي كه‌ مدت‌ زمان‌ اجراي‌ Task را در جعبه‌ Duration وارد كرده‌ باشيد، Microsoft Project بصورت‌ خودكار تاريخ‌ پايان‌ Task را بر اساس‌ مدت‌ زمان‌ تعيين‌ شده‌ محاسبه‌ خواهد نمود.
روي كليد  OK كليك كنيد .
 
    ميلـه‌ آبي رنگي كه‌ در قسمت‌ نمودار وظائف‌ براي‌ هر Task موجود است‌، نشاندهنده‌ مدت‌ زمان‌ اجراي‌ آن‌ ميباشد. يك‌ راه‌ ديگر براي‌ تعيين‌ مدت‌ زمان‌ هر Task ، كلـيك‌ كردن‌ بر روي لـبه‌ سمت‌ راست‌ آن‌ ميلـه‌ آبي رنگ‌ و 
كشيدن‌ ماوس‌ تا محل‌ تاريخ‌ دلـخواه ‌است‌.

شما مي‌توانيد خصوصيات پروژه را مطابق ميلتان خصوصي سازي نمائيد  و به اين ترتيب راحت‌تر طبق اسلوب شخصي خود از Microsoft Project استفاده كنيد. براي اين منظور بايد از منوي Tools گزينه Option را انتخاب نماييد. 
منوي Tools را باز كنيد.

گزينه‌ Options را انتخاب‌ نماييد.

در صفحه Schedule گزينه‌هاي متنوعي براي تغيير تنظيمات مربوط به عمليات زمانبندي وجود دارد .
روي هر يك‌ از گزينه‌هاي‌ موجود در صفحه‌  Scheduleكلـيك‌ كنيد تا اطلاعات‌ بيشتري‌ بدست‌ آوريد، براي‌ ادامه‌، پنجره‌ Options را ببنديد.

فرض كنيد شما براي انجام قسمتي از كارهاي پروژه خود نيازي به
 استفاده از تقويم‌هاي كاري نداريد. براي مثال ممكن است عمليات پردازش انبوهي از اطلاعات توسط يك كامپيوتر، چند روز متوالي زمان لازم داشته باشد.  در اين حالت ديگر لازم نيست كه حتي نگران روزهاي تعطيل باشيد .
 در اينگونه از حالات خاص، شما مي‌توانيد يك تقويم ديگر به آن Task اختصاص دهيد . براي اين منظور ابتدا بايد پنجره Task Information مربوط به آن Task را باز كنيد. براي مثال، روي Task واقع‌ در سطر نهم‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد تا پنجره‌ Task Information مربوط به آن باز شود.

بسيار خوب , حال وارد صفحه Advanced مي‌شويم. براي اين منظور، روي كلـيد صفحه‌ Advanced  كه توسط فلش مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

در اين صفحه مي‌توانيد با استفاده از ليست باز شونده Calendar نوع تقويم مورد استفاده را تعيين كنيد. روي كلـيد باز كننده‌ لـيست‌ Calendar كلـيك‌ كنيد تا باز شود.

همانطور كه در اين ليست ميبينيد، چندين نوع تقويم مختلف در اين ليست وجود دارد و شما ميتواند در صورت لزوم، يكي از آنان را انتخاب نماييد. اما از آنجا كه ما تقويم ديگري در نظر نداريم، بهتر است فعلاً پنجره‌ 
Task Information را  با استفاده از كليد Close ببنديد. `

گاهي لازم‌ ميشود كه‌ براي‌ نمايش‌  روند پيشرفت‌ و يا چگونگي اتصال‌ وظايف‌ به‌ همديگر، از Task هايي با مدت‌ زمان (صفر) استفاده‌ شود. به‌ اين‌ نوع‌ از وظائف‌ ، هدف‌ يا نشانه‌ مي گوييم.

براي مثال، در اين پروژه Task موسوم به Final Phase يك وظيفه مجازي بوده و يك نشانه به شمار مي‌رود. براي اينگونه از نشانه‌ها، كافيست پس از ايجاد يك Task ، مدت اجراي آن را معادل صفر قرار دهيد .

همانطور كه‌ قبلا گفته‌ شد ، براي‌ درج‌ يك‌ Task جديد به‌ جدول‌ ، كافيست‌ كلـيد Insert را بفشاريد و يا گزينه‌ New Task را از منوي Insert انتخاب‌ كنيد. اما بعضي از انواع‌ وظائف‌ حالـت‌ تكراري‌ يا دوره‌‌اي‌ داشته‌ و در فواصل‌ زماني ثابت و ‌ مرتب‌ اتفاق‌ مي‌افتند، مانند گزارشات‌ روزانه‌ يا ماهانه‌،جلـسات‌ هفتگي و غيره‌. در اين‌ حالات‌ بايد از گزينه
‌Recurring Task استفاده‌ شود.

براي مثال فرض كنيد كه مي‌خواهيد يك جلسه كه بصورت Task تعريف شده است، به‌طور مرتب چندين بار بفاصله يك هفته تكرار شود.  براي اين منظور، بايد از پنجره Recurring Task Information استفاده نماييد.  براي دسترسي به اين پنجره، ابتدا منوي Insert را باز كنيد.

اكنون از منوي باز شده، روي گزينه‌ Recurring Task كلـيك‌ نماييد.

حالا بايد گزينه‌هاي‌ مربوط به‌ جلـسه‌ تكراري‌ را در اين‌ پنجره‌ وارد كنيد، براي‌ اين‌ منظور بايد در فيلـد Duration ، مدت‌ زمان‌ كار را تعيين‌ كرده‌ و سپس‌ دوره‌ تناوب‌ آن‌ را تعيين‌ نموده‌ و محدوده‌ زماني تناوب
 Task را در قسمت‌   Range of recurrenceتعريف‌ كرده‌ و حتي اين امكان وجود دارد كه تعداد دفعات‌ تكرار Task را تعيين‌ كنيد.در صفحه بعد ما قسمتهاي مختلف را با مقادير مناسب پر مي کنيم.

بسيار خوب،ما قسمتهاي مختلف را با مقادير مناسب پر کرده ايم.
اكنون روي كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد علامت دايره چرخان به ستون جزئيات Task تكراري اضافه شده كه به معني متناوب بودن آن است. توجه داشته باشيد كه در صورتي كه اشاره‌گر ماوس را روي يكي از علامات واقع در ستون جزئيات چند لحظه نگاه داريد،  اطلاعات مربوط به آن علامت به  شما داده خواهد شد . 
اشاره‌گر ماوس‌ را روي علامت‌ دايره‌ چرخان‌ چند لـحظه‌ نگاه‌ داريد تا متن‌ توضيح‌ را  مشاهده‌ كنيد، سپس‌ براي‌ ادامه‌ به‌ صفحه‌ بعد برويد.

با استفاده‌ از شرايط يا حدودي‌ كه‌ در پروژه‌ خود به‌ وجود مي‌آوريد، ميتوانيد زمانبندي‌ پروژه‌ خود را تحت‌ تاثير قرار دهيد .به‌ اين‌ حدود، Constraint گفته‌ ميشود. براي‌ مثال‌ ، تعيين‌ يك‌ مهلـت‌ براي‌ پايان‌ پروژه‌ (Dead Line) باعث‌ ميشود كه‌ Task ها را بصورت‌ فشرده‌تري‌ قرار دهيد و يا منابع‌ پروژه‌ خود را زيادتر نماييد و پروژه‌ را در مهلـت‌ تعيين‌ شده‌ ، به‌ پايان‌ برسانيد.
براي‌ تعيين‌ شرايط يا محدوديتها ، بايد از صفحه‌ Advanced واقع‌ در پنجره‌Task Information استفاده‌ كنيد.
روي Task مشخص‌ شده‌ ، دابل‌ كلـيك‌ كنيد .
××××××××××××××××

در اين صفحه گزينه‌هايي براي تعيين تاريخ مهلت پايان يا Deadline ونوع شرايط قابل تحميل در Task وجود دارد. شما مي‌توانيد ليست 
Constraint Type را باز كنيد و انواع حدود و شرايط موجود را بررسي نمائيد. 
روي كلـيد بازكننده‌ لـيست‌ Constraint Type ، كه با فلش مشخص شده است، كليك كنيد.

بطور پيش‌ فرض‌، Project  شرايط وظائف‌ را برابرAs Soon as Possible ، به‌ معني اجرا در نزديكترين‌ زمان‌ (قرار ميدهد. در ميان‌ شرايط موجود در لـيست‌ Constraint، دو شرط (Must Finish on) و (Must Start on) كه‌ از قيد Must  استفاده‌ كرده‌اند ، يك‌ محدوديت‌ اجباري و غير قابل‌ انعطاف‌ ايجاد ميكنند و اجرا يا پايان‌ يك‌ Task را كاملا وابسته‌ به‌ يك‌ تاريخ‌ خاص‌ مينمايند. براي مثال، گزينه Start No Earlier than به معني عدم شروع قبل از تاريخ تعيين شده ميباشد. 
گزينه‌ Start No Earlier than را انتخاب‌ نماييد .

در اين مثال ما مي‌خواهيم تعيين كنيم كه Task انتخاب شده زودتر از تاريخ اول مي شروع نشود, لذا از شرط Start No Earlier Than استفاده كرده و سپس تاريخ مربوط به Task را در جعبه Construaint Date وارد مي‌كنيم . پس ابتدا روي لـيست‌ بازشونده‌ Constraint Date  كليك كنيد تا باز شود.

*
تاريخ‌ بيستم مي را انتخاب‌ نماييد.
*
     بسيارخوب , اگر بخواهيد مي‌توانيد تاريخ پايان مهلتTask  و يا Deadline   آن را نيز تعيين نمائيد. براي اين منظور بايد از ليست بازشونده Deadline استفاده كنيد. روي كلـيد بازكننده‌ لـيست‌ Deadline كلـيك كنيد تا باز شود.

تاريخ‌ اول مي را به عنوان تاريخ Deadline انتخاب‌ نماييد.

*
براي پايان دادن به كار، روي كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ تاريخ اول مي قبل‌ از روز بيستم مي قرار دارد و از نظر منطقي، شرط تعيين‌ شده‌ اشتباه‌ است‌. اما براي‌ تمرين‌، مشاهده‌ ميكنيد هنگامي كه‌ زمان‌ اجراي‌ يك‌ Task از تاريخ‌ Deadline گذشته‌ باشد، يك‌ علامت‌ تعجب‌ در لـوزي‌ قرمز رنگ‌ ظاهر شده‌ و به‌ شما هشدار ميدهد كه‌ كار تعيين‌ شده‌ توسط شما ، ديرتر از زمان‌ مقرر شده‌ ، پايان‌ خواهد يافت‌.

گاهي لازم‌ ميشود كه‌ براي‌ مشاهده‌ كامل‌ زمانبندي‌ وظائف‌ ، مقياس‌ بردار زمان‌ در نمودار وظايف‌ (Gantt Chart) را تغيير دهيد و واحد زمان‌ را برابر هفته‌ يا ماه‌ قرار دهيد. براي دسترسي به گزينه مربوط به اين كار،  منوي Format را باز كنيد.

اكنون براي تغيير مقياس زمان، گزينه‌ Time Scale را انتخاب‌ نماييد .

در پنجره گفتگوي Time Scale مي‌توانيد تعيين كنيد كه چه قسمتهايي در بردار زمان قابل مشاهده باشد و يا مقياس واحد زماني را معين نمائيد . براي مثال، ما مي‌خواهيم اندازه نمودار را كوچكتر كنيم تا حجم 
بيشتري از آن قابل مشاهده باشد .   
داخل‌ جعبه‌ متن‌ Size كلـيك‌ نماييد.

ما ميخواهيم نمودار را به اندازه  % از اندازه واقعي درآوريم،  پس 
عدد  را  تايپ نماييد.

ملا حظه مي‌كنيد كه در قسمت پيش نمايش واقع در پائين پنجره، نمودار معادل  درصد اندازه واقعي خود فشرده شده است. براي تاييد عمل
كوچك سازي روي بردار زماني، روي كليد  OK كليك كنيد . 
 
    در اين بخش ما توجه خود را معطوف منوي View  كه براي تغيير نماها به كار ميرود خواهيم نمود. در M S Project نماهاي مختلفي وجود دارند كه از طريق هر يك از آنها مي‌توانيد به نوعي پروژه خود را مديريت و سازماندهي نماييد. 
منوي‌ View را باز كنيد.

گزينه‌ Calendar را انتخاب‌ نماييد تا شما را با اين نما آشنا كنيم.
 
     نماي‌ Calendar يا تقويم‌ ، براي‌ ايجاد پروژه‌هاي‌ كوچك‌ و يا بازديد عملـيات‌ مربوط به‌ يك‌ روز خاص، مفيد است. در حقيقت‌ اين‌ نما مانند يك‌ دفتر سررسيد عمل‌ ميكند.
منوي‌ View را باز كنيد .

گزينه‌ Gantt Chart را انتخاب‌ نماييد تا اين نما مشاهده شود.
 
     نماي‌ نمودار وظايف‌ يا Gantt Chart View ، بهترين‌ نما براي‌ ايجاد پروژه‌ها است.‌ شما در فصلـهاي‌ قبل‌ تنها با همين‌ نما كار كرديد. در اين‌ نما ميتوانيد وظايف ‌را به‌ هم‌ متصل‌ كرده‌ و روند پردازش‌ پروژه‌ را مشاهده‌ كنيد. همچنين‌ از طريق ‌اين‌ نما ميتوان‌ به‌ جزئيات‌ هر يك‌ از وظايف‌ موجود در پروژه‌ دسترسي پيدا كرد.
منوي‌ View را باز كنيد.

گزينه‌ Network Diagram  را انتخاب‌ نماييد تا به اين نما وارد شويد.
 
نماي‌ نمودار شبكه‌ يا Network Diagram ، الـگوريتمي از كل‌ روند پروژه‌ و Task ها بصورت‌ Flowchart نمايش‌ ميدهد. استفاده‌ از اين‌ نما روش‌ مناسبي براي‌ ارزيابي روند حركت‌ در پروژه‌ و ارتباطات‌ ميان‌ وظايف‌ ميباشد. هر يك‌ از بخشهاي‌ اين‌ نمودار، بيانگر يكي از وظايف‌ پروژه‌ است‌ و شامل‌ نام‌ Task ، مدت‌ اجراي‌ آن‌ ، تاريخ‌ شروع‌ و پايان‌ و منابع‌ اختصاص داده‌ شده‌ ميباشد.
 
      شما مي‌توانيد براي مشاهده كاملتر نمودار، با استفاده از دستور Zoom آن را كوچك نمايي كنيد. براي دسترسي به اين دستور، منوي‌ View را باز كنيد.
كرده‌ و گزينه‌ Zoom را انتخاب‌ نماييد .

حال گزينه‌  Zoom را انتخاب‌ نماييد .
 
     در پنجره Zoom  اين قابليت وجود دارد كه اندازه نمودار را بر اساس
 در صدي از نمودار اصلي  تعيين كنيد. براي مثال، گزينه‌  %  را انتخاب‌ كنيد.

روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد .
 
توجه كنيد كه اندازه نمودار كوچكتر شده و شما ميتوانيد قسمتهاي بيشتري
 از آن را مشاهده نماييد. بطور كلي شما در هر يك از نماها ميتوانيد آن نما را توسط دستور Zoom كوچكتر يا بزرگتر نماييد.

هر يك‌ از رنگهاي‌ موجود در نمودار، بيانگر موضوع‌ خاصي هستند. براي‌ مثال‌،  Taskهاي‌ مهم‌ يا داراي‌ شرايط زماني، با رنگ‌ قرمز نشان‌ داده‌ ميشوند. به‌ اين‌ نوع‌ از وظايف، Critical Task گفته‌ ميشود. در حالـي كه‌ وظايف‌ عادي ‌پروژه ‌ (Non-Critical Task) به‌ رنگ‌ آبي نمايش‌ داده‌ ميشوند. 
 
    شما مي‌توانيد خودتان روش نمايش و رنگ‌بندي هر يك از قسمتهاي نمودار را تغيير داده و مطابق دلخواه خود درآوريد . براي اين منظور بايد از منوي Format گزينه Box Style را انتخاب نماييد . 
منوي‌ Format را باز كنيد.

گزينه‌ Box Styles… را انتخاب‌ نماييد.

در اين پنجره گزينه‌هاي متفاوتي براي تعيين روش نمايش و خصوصيات
 نمودار وجود دارد . با ايجاد هر تغيير در خصوصيات محيط نمايش نمودار،  پيش‌نمايشي از تغيير ايجاد شده قابل مشاهده است. حالا بهتر است پنجره‌ Box Style را با كليك بر روي كليد Close (كليد ×) ببنديد  تا شما را با نماي Task Usage آشنا كنيم. 
*
منوي‌ View را باز كنيد.

از منوي باز شده، گزينه‌ Task Usage را انتخاب‌ كنيد.

در اين‌ نما ، ميزان‌ كارهاي باقيمانده و انجام‌ شده‌ هر منبع‌ براي‌ هر Task بدست‌ مي‌آيد و همچنين‌ ، مقدار واقعي كار انجام‌ شده‌ و هزينه‌هاي‌ مربوط به‌ آن ، با كار و هزينه‌ پيش‌ بيني شده‌ مقايسه‌ ميگردد. اكنون منوي Format را باز كنيد.

با استفاده‌ از گزينه‌ Detail Style  واقع‌ در منوي‌ Format ، ميتوانيد تعيين‌ كنيد كه‌ قسمت‌ Detail (جزئيات‌) در اين‌ نما ، شامل‌ چه‌ محتوياتي باشد.
روي منوي فرعي Details كليك كنيد تا باز شود.

توجه كنيد كه در قسمت‌ Details واقع‌ در سمت‌ راست‌ نماي 
Task Usage ، ميتوان‌ هرگونه‌ جزئيات‌ مربوط به‌ كار و يا هزينه‌ وظايف‌ را تعيين‌ كرده يا تغيير داد. براي‌ اينكه‌ مشخص‌ كنيد كه‌ چه‌ نوع‌ جزئياتي را در نظر داريد، بايد از منوي‌ فرعي Details  ، كه در حال حاضر باز ميباشد، استفاده‌ نماييد.
منوي‌ View را باز كنيد.

روي گزينه‌ Tracking Gantt كليك كنيد.

نماي‌ روند پيشرفت‌ يا Tracking Gantt ، بسيار شبيه‌ نماي‌ نمودار وظايف (Gantt Chart View) ميباشد. اين‌ نما يكي از بهترين‌ نماهاي‌ موجود درProject براي‌ بررسي و ارزيابي دقيق‌ روند پيشرفت‌ هر يك‌ از وظائف‌ موجود است‌.

در نماي‌ روند پيشرفت، تاريخهاي‌ واقعي شروع‌ و پايان‌ هر Task با تاريخ‌ موجود   در برنامه‌ زمانبندي‌ مقايسه‌ ميشود و همچنين، درصدي‌ از مقدار كار انجام‌ شده ‌از هر Task نمايش‌ داده‌ مي‌شود.
منوي‌ View را باز كنيد.

گزينه‌ Resource Graph را انتخاب‌ كنيد .

نماي‌ Resource Graph ، نشاندهنده‌ آن‌ است‌ كه‌ هر منبع‌ چگونه ‌در طي يك‌ پروژه‌ مورد استفاده‌ قرار ميگيرد. شما ميتوانيد از اين نما براي‌ شناسايي و تصحيح‌ منابعي كه‌ اشتباهاً و يا بطور غير لازم‌ تخصيص‌ داده‌ شده‌اند استفاده‌ نماييد .توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ در اين‌ نما، در هر زمان‌ تنها ميتوانيد اطلاعات‌ مربوط به‌ يك‌ منبع‌ را مشاهده‌ كنيد.
منوي‌ View را باز كنيد.

گزينه‌ Resource Sheet را انتخاب‌ كنيد .

نماي‌ Resource Sheet كه‌ قبلا با آن‌ آشنا شديد ، خلاصه‌اي‌ از  اطلاعات‌مربوط به‌ تمام‌ منابع‌ موجود در پروژه‌ را بصورت‌ يك‌ جدول‌ ارائه ‌مي‌نمايد.
منوي‌ View را باز كنيد.

گزينه‌ Resource Usage را انتخاب‌ كنيد.

نماي‌ تخصيص‌ منابع‌ (Resource Usage) براي‌ سازماندهي وظايف‌ وابسته‌ به‌ منابع‌  به‌ كار ميرود. به‌ اين‌ طريق‌ ميتوانيد دقيقاً تعيين‌ كنيد كه‌ هر كسي چه‌ كاري‌ را در چه‌ زماني انجام‌ دهد.

نماي‌ Resource Usage ، معمولاً زماني كاربرد پيدا ميكند كه‌ بخواهيد منابعي را كه‌ بيش‌ از ظرفيت‌ اختصاص‌ داده‌ شده‌اند را بيابيد  يا مقدار زماني يا حجمي از منبع‌ مربوط به‌ هر Task را تعريف‌ نماييد و يا ميزان‌ كاربرد يا هزينه‌ يك‌ منبع‌ را محاسبه‌ كنيد.

در نماي Resource Usage اين قابليت وجود دارد كه محيط نمايش را تقسيم كنيد تا همزمان دو نماي متفاوت در اختيار داشته باشيد. براي اين منظور بايد از منوي Window گزينه  Split را انتخاب كنيد. شما در بخشهاي قبل با اين روش آشنا شده‌ايد. اكنون براي امتحان منوي‌ Window را باز كنيد.

اكنون گزينه‌ Split را انتخاب‌ كنيد.

ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ در قسمت‌ پائين‌ محيط نمايش‌، نماي‌ Resource form قرار گرفته‌ است‌ كه‌ شامل‌ اطلاعات‌ كاملـي  در مورد منبع‌ ميباشد. براي
 بازگشت‌ به‌ حالـت‌ نمايش‌ يكپارچه‌، از گزينه‌ Remove Split استفاده‌ كنيد.
منوي‌ Window را باز كنيد.

گزينه‌ Remove Split را انتخاب‌ كنيد .
 
       در طي اين بخش، با روشهاي مقدماتي ساخت و ويرايش يك پروژه آشنا خواهيد شد. براي شروع كار، لطفاً نرم‌افزار Microsoft Project را اجرا كنيد. روي‌ كلـيد Start كلـيك‌ كنيد.

روي منوي‌ فرعي All Programs كليك كنيد تا باز شود.

روي گزينه Microsoft Office کليک کنيد.

از منوي فرعي باز شده،  روي‌ گزينه‌ Microsoft Office Project كلـيك‌ كنيد.
 
     زماني كه‌ تمام‌ وظائف‌ (Task) لازم‌ براي‌ اجراي‌ پروژه‌ خود را تعيين‌ كرديد،
لازم‌ است‌ كه‌ هر يك‌ از آنها را زمانبندي‌ نماييد. به‌ اين‌ ترتيب‌ ميتوانيد حداكثر
زمان‌ پايان‌ پروژه‌ (Dead Line) را پيش‌ بيني كنيد. توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ بايد قبل‌ از ساخت‌ برنامه‌ زمانبندي‌ شده‌ پروژه، تمامي امكانات‌ و هزينه‌هاي موجود را ارزيابي كنيد تا بعدا مجبور به‌ ايجاد تغييرات‌ اساسي در آن‌ نشويد. در اينجا ما ميخواهيم يك پروژه جديد ايجاد كنيم. براي اين منظور، از گزينه New واقع در منوي File استفاده خواهيم كرد.
منوي‌ File را باز كنيد.

روي گزينه‌ New كليك نماييد.

روي گزينه On computer كليك كنيد. 
 
در اين‌ پنجره‌، دو صفحه‌  وجود دارد. در صفحه‌  Project Templates، الـگوهاي از پيش‌ طراحي شده‌ متنوعي براي‌ ساخت‌ پروژه‌هايي با موضوعات‌ متفاوت‌ وجود دارد. تعدادي‌ از آنها عبارتند از: 
-پروژه‌هاي تجاري‌ Commercial Constraction 
-پروژه‌هاي مهندسي Engineering 
-پروژه‌ ايجاد يك‌ كار جديد New Business 
-پروژه‌ ايجاد يك‌ محصول‌ جديد New Product 
-پروژه‌ ايجاد يك‌ نرم‌ افزار جديد Software Development 
روي‌ كلـيد صفحه‌ General كلـيك‌ كنيد.
 
     در صفحه General مي‌توانيد با استفاده از گزينه Blank Project يك پروژه خالي را ايجاد كنيد. در اين فصل، ما از همين آيكون براي ايجاد پروژه خود استفاده خواهيم كرد . 
روي‌ آيكون‌ Blank Project دابل‌ كلـيك‌ كنيد.
 
منوي Project را باز كنيد.

گزينه Project Information را انتخاب نماييد.

اين پنجره اولين مرحله از مراحل ايجاد پروژه مي‌باشد و مشخصات كلي آنرا از كاربر درخواست مي‌نمايد . در قسمت  Start Date , تاريخ پروژه تعريف مي گردد.
 
     قسمت Finish Date تاريخ پايان پروژه را معين مي‌نمايد. 
 
      در قسمت Schedule From مي‌توانيد روش نمايش روند انجام  وظايف مختلف پروژه را از شروع تا پايان، و  يا بر عكس (از پايان تا شروع) تعيين نماييد.

منطقه Current Date كه مربوط به تاريخ فعلي ميباشد، بستگي مستقيم به تاريخ و زمان تنظيم شده در كامپيوتر شما و نوع تقويم مورد استفاده دارد اما در صورتيكه بخواهيد، مي‌توانيد آنرا تغيير دهيد .
روي‌ كلـيد باز كننده‌ لـيست‌ Status Date ، كه با فلش مشخص شده است، كلـيك‌ كنيد.

تاريخ Status Date مبناي شروع پروژه را تعيين مي‌كند و در صورتيكه تاريخي براي آن در نظر نگيريد، M S Project مبناي شروع پروژه را بر اساس ساعت و تاريخ كامپيوتر شما محاسبه خواهد كرد.
هرجا خارج‌ از لـيست‌ باز شده‌ كلـيك‌ كنيد تا بسته‌ شود..

روي‌ كلـيد باز كننده‌ لـيست‌ Calendar كلـيك‌ كنيد .

به‌ صورت‌ پيش‌ فرض‌، Microsoft Project از تقويم‌ كاري‌ استاندارد استفاده‌ ميكند كه‌ بر مبناي هشت‌ ساعت‌ كار در روز و پنج‌ روز كاري‌ در هفته‌ تنظيم‌ شده‌ است.‌ اما شما در اين‌ لـيست‌ ميتوانيد آن‌ را به صورتهاي ‌ ديگري مثل شبانه‌روزي‌ و يا شيفت‌ شبانه ‌تنظيم‌ كنيد.
هرجا خارج‌ از لـيست‌ باز شده‌ كلـيك‌ كنيد تا بسته‌ شود.

عدد Priority تعيين‌ كننده‌ حق‌ تقدم‌ پروژه‌ ميباشد و عددي‌ بين‌  تا    
خواهد بود. اين‌ قسمت‌ ، زماني كه‌ چند پروژه‌ بصورت‌ همزمان‌ و اشتراكي مشغول‌ به‌ كار باشند مورد استفاده‌ قرار ميگيرد. معمولا اين زماني پيش
 مي‌آيد كه يك پروژه اصلي را به چندين پروژه كوچك جداگانه تقسيم نماييد.
پنجره‌ Project Information را ببنديد.

براي خصوصي سازي تقويم مورد استفاده بر اساس برنامه كاري مورد نظر، مي‌توانيد از گزينه Options واقع در منوي Tools استفاده نماييد.
منوي‌ Tools را باز كنيد.

روي گزينه‌ Options كليك نماييد.

روي برگة Calender کليک کنيد.

در صفحه‌ Calendar واقع‌ در پنجره‌ Options ، ميتوانيد براي‌ خود يك‌ تقويم‌ كاري‌ دلـخواه‌ بسازيد. براي‌ مثال، روز شروع‌ هفته، اولـين‌ ماه‌ كاري، 
ساعت‌ شروع‌ و پايان‌ كار در هر روز ، تعداد ساعات‌ كار در روز يا هفته‌ و تعداد روزهاي كاري ‌هر ماه‌ ، همگي قابل‌ تغيير هستند. بنابراين، اين قسمت براي كاربران ايراني كه تقويمي متفاوت با تقويم ميلادي دارند بسيار كاربرد دارد.
پنجره‌ Options را توسط كليد Close ببنديد.

توجه داشته باشيد كه تقويم اختصاصي ايجاد شده توسط شما ممكن است جوابگوي دقيق كار نباشد. به هر حال، برا ي ساخت يك تقويم غير استاندارد
 و جديد ابزارهايي در منوي Tools موجود است .
منوي‌ Tools را باز كنيد.

گزينه‌ Change Working Time را انتخاب‌ نماييد.

پنجره‌ Change Working Time ، براي‌ تعيين‌ دقيق‌ روزها و ساعات‌ تعطيل‌ و نيمه‌ تعطيل‌ و همچنين‌ برنامه‌ كاري‌ كارمندان‌ در هر روز 
به‌ كار ميرود.
روي‌ كلـيد Create New Calender كلـيك‌ کنيد.

در اين‌ پنجره‌ ، بايد نامي را براي‌ تقويم‌ خود انتخاب‌ كرده‌ و يكي از  دو گزينه‌ قابل‌ انتخاب‌ واقع‌ در پائين‌ پنجره را انتخاب‌ نماييد. گزينه‌ بالايي براي‌
 ساخت‌ يك‌ تقويم‌ كاملا جديد به‌ كار ميرود، در حالـي كه‌ گزينه‌ پائيني از يكي از تقويمهاي موجود كپي برداري‌ نموده‌ و آن‌ را براي ‌ويرايش‌ آماده‌ ميسازد.
روي‌ كلـيد  OK كلـيك‌ كنيد.

حالا مي‌توانيد تغييرات مورد نظر را در اين تقويم ايجاد نماييد. براي مثال شايد بخواهيد يك تقويم كاري مطابق با استانداردهاي محل كار خود بسازيد. پس از پايان كار بايد با استفاده از كليد  OK پنجره را ببنديد .

ابتدا بايد مراحل‌ اصلـي پروژه‌ را نامگذاري‌ كرده‌ و در جدول‌ وظائف‌ وارد نماييد و بعد از آن، مراحل‌ وابسته‌ به‌ هر مرحلـه‌ اصلـي پروژه ‌يعني وظائف‌ فرعي (Subtask ها) را در جدول‌ درج‌ نماييد. براي‌ نامگذاري‌ هريك‌ از وظايف‌ موجود در پروژه،‌ كافيست‌ كه‌ سلـول‌ مربوط به‌ ستون‌ Task name را انتخاب‌ كرده‌ و سپس‌ شروع‌ به‌ تايپ‌ نماييد.
روي‌ اولـين‌ سلـول‌ ستون‌ Task name  ، كه با فلش مشخص شده است، كليك كنيد.

عبارت  Research  را تايپ كنيد.

بسيار خوب, ما براي راحتي كار شما خودمان بقيه متن را وارد كرديم. 
پس از تايپ جمله، بايد كلـيد Enter را  از صفحه كليد فشار دهيد.

همانطور که مشاهده ميکنيد اولين وظيفه يا کار پروژه ثبت شده است. دقت کنيد که MS Project تاريخ شروع (Start) و پايان (Finish) اين وظيفه و نيز مدت زمان (Duration) اختصاص داده شده به آن را بطور خودکار و با مقادير پيشفرض پر کرده است. اما شما ميتوانيد آنها را تغيير دهيد. براي مثال ما قصد داريم مدت زمان اين وظيفه را از يک روز به دو روز افزايش دهيم.
در سلول مشخص شده کليک کنيد.

براي افزايش مدت زمان وظيفه، روي کليد حاوي فلش رو به بالا کليک کنيد.

کليد Enter را فشار دهيد.

همانطور که مشاهده ميکنيد مدت زمان وظيفه به دو روز افزايش پيدا کرده است. توجه کنيد که چون در تقويم ميلادي روزهاي شنبه و يکشنبه تعطيل بوده و جزو روزهاي کاري محسوب نميشوند، در نماي سمت راست روزهاي اختصاص داده شده به اين وظيفه از روز دوشنبه آغاز و به روز جمعه ختم شده است.

به همين ترتيب شما مي‌توانيد به محتويات اين جدول اضافه كنيد. براي جلوگيري از اتلاف وقت و راحتي شما، ما تعدادي عضو جديد با نامهاي مختلف به جدول وظايف اضافه مي‌كنيم و شما مي‌توانيد در صفحه بعد نتايج كار را بررسي كنيد.

حالا مشاهده‌ ميكنيد كه‌ سلـولـهاي ديگري‌ از جدول‌ نيز پر شده‌ اند. تاريخ‌ شروع هر يك‌ از اين‌ وظائف‌ را ميتوان‌ در نمودار روند وظائف‌، واقع‌ در سمت‌ راست‌ صفحه به دست آورد كه‌ در واقع‌ فعلاً همان‌ تاريخ‌ شروع‌ پروژه‌ ميباشد
كه‌ شما قبلاً آن‌ را تنظيم‌ نموديد. همچنين مدت‌ زمان‌ اجراي‌ هر وظيفه‌ يا كار
در ستون‌ Duration واقع‌ در جدول‌ وظائف‌ نوشته‌ شده‌ كه‌ مقدار پيش‌ فرض‌ آن‌ يك‌ روز ميباشد.

هنگامي كه‌ وظائف‌ اصلـي پروژه‌ خود را در جدول‌ قيد نموديد، ميتوانيد
هر يك‌ از آنها را به‌ بخشهاي كوچكتري‌ تقسيم‌ كنيد تا جزئيات‌ بيشتري‌ داشته باشند. به‌ هريك‌ از اين‌ بخشهاي كوچك‌ ، يك‌ وظيفه‌ فرعي (Subtask) گفته‌ ميشود.

براي ايجاد وظايف فرعي مربوط به هر يك از مراحل پروژه، بايد روي
 اولين سلول بعد از Task اصلي كليك كرده و سپس كليد Insert را فشار دهيد. به اين ترتيب، يك سلول خالي زير سلول انتخاب شده بوجود مي‌آيد.     
روي‌ دومين‌ سلـول‌ ستون‌ Task name واقع‌ در جدول‌ وظائف‌ كلـيك كنيد. اين سلول توسط فلش مشخص شده است.

اكنون كلـيد Insert را از صفحه كليد بفشاريد.

وحالا سلول جديدي ايجاد شده است. بهتر است آن را نامگذاري كنيد.
عبارت  Go to Library را تايپ كنيد.

حالا براي تاييد عبارت وارد شده  روي کليد مشخص شده کليک کنيد.

بسيارخوب, حالا بايد اين Task جديد را به عنوان زير مجموعه‌اي از وظائف واقع در سطر اول جدول به حساب آورد. براي اين منظور بايد
 روي كليد حاشيه گذاري يا Indent واقع در نوار ابزار  Format كليك نماييد.

شما مي‌توانيد به همين ترتيب حتي هر يك از وظايف فرعي را نيز مجدداً دسته بندي و تقسيم نماييد و اين  عمل را بارها تكرار كنيد . ما به اين روش جدول شما را كامل خواهيم كرد و شما مي‌توانيد درصفحه بعد نتيجه كار را مشاهده كنيد.

دقت كنيد كه عمل دسته بندي و تعيين وظايف فرعي به چه شكل انجام شده است. به اين صورت شما اولين قدم براي ايجاد يك پروژه را انجام داده‌ايد و بايد براي استفاده در آينده آنرا ذخيره كنيد . 
منوي File را باز كنيد.

براي‌ ذخيره‌ سازي‌ يك‌ فايل‌ پروژه‌، بايد از منوي‌ File گزينه‌ Save يا Save as را اجرا نماييد. با انتخاب‌ گزينه‌ Save ، فايل‌ پروژه‌ با همان‌ نام‌ و قالـب‌ ذخيره‌ ميشود و با انتخاب‌ گزينه‌ Save as ، ميتوانيد علاوه‌ بر نامگذاري‌ جديد فايل‌ پروژه، ‌به‌ آن‌ قالـب‌ دلـخواه‌ خود را نيز بدهيد.
از منوي‌ File ، روي‌ گزينه‌ Save as كلـيك‌ كنيد

اين‌ پنجره‌ Save as ميباشد .در اين‌ قسمت‌ ، شما بايد نام‌ پروژه‌ خود را 
در جعبه‌ متن‌ File name وارد نموده‌ و شاخه‌ محل‌ ذخيره‌سازي‌ را تعيين‌ كنيد، سپس‌ ميتوانيد با استفاده‌ از لـيست‌ باز شونده‌ Save as type ، قالـب‌ ذخيره‌ سازي ‌فايل‌ را انتخاب‌ نماييد. حالـت‌ پيش‌ فرض‌، فايل‌ داراي‌ پسوند .mpp است‌ كه ‌مختص‌ MS Project ميباشد. قالـبهاي موجود ديگر عبارتند از صفحات‌ وب‌ (.HTML) ، الـگوها (.mpt)،  پايگاههاي داده‌ (.mdb) و غيره‌.
روي کليد Save کليک کنيد.

براي ايجاد تغيير در خصوصيات ذخيره سازي،  مي‌توانيد از گزينه Options واقع در منوي Tools استفاده كنيد. براي اين منظور، منوي Tools را باز كنيد.

گزينه Options را انتخاب نماييد.

روي برگه Save کليک کنيد.

در صفحه Save واقع در پنجره Options مي‌توانيد قالب پيش‌فرض ذخيره‌سازي فايل پروژه و نيز مكان پيش فرض آن را تعيين كنيد. همچنين اين قابليت وجود دارد كه با استفاده از قسمت Auto Save ، پروژه بصورت خودكار در زمانهاي مشخص شده ذخيره گردد. 
روي كليد Close (كليد *) كه با فلش قرمز مشخص شده است كليك كنيد.
 
    منابع‌ (Resource)، به‌ افراد، تداركات‌ و يا تجهيزاتي گفته‌ ميشوند كه‌ به‌ شما امكان‌ اجرا ‌و به‌ پايان‌ رساندن‌ يك‌ پروژه‌ را ميدهند. منابع‌ در حقيقت‌ بخش‌ هزينه‌ آور پروژه ‌بوده‌ و به‌ وسيلـه‌ پرداخت‌ پول‌ به‌ دست‌ مي‌آيند.
 
    براي مشاهده برگه منابع، بايد از منوي View گزينه Resource Sheet را انتخاب نماييد.  بنابراين، منوي View را باز كنيد.

اكنون گزينه‌  Resource Sheet را انتخاب‌ كنيد .   
 
   در اين‌ جدول‌، هر يك‌ از منابع‌ در يك‌ سطر قرار ميگيرند و در هر يك‌ از ستونهاي‌جدول، اطلاعاتي در مورد منبع‌ يافت‌ ميشود. ستون
Resource name مربوط به‌ نام‌ منبع‌ است‌ كه‌ ميتواند نام‌ يك‌ كارمند، ماشين‌ يا مواد اولـيه‌ و يا مجموعه‌اي از آنها باشد. در ستون‌ Type ، نوع‌ منبع‌ به‌ دو دسته‌ كاري (Work) يا مادي ‌(Material) تقسيم‌ ميشود.
روي‌ سلول مشخص شده از ستون Type كليك كنيد.

روي‌ كلـيد باز كننده‌ لـيست‌ سلـول انتخاب شده كلـيك‌ كنيد تا انواع‌ منابع‌ موجود را مشاهده‌ نماييد.

از آنجا كه بنزين يك ماده بوده و از نوع كار نيست پس گزينه Material را براي آن انتخاب مي كنيم.
روي گزينه Material کليک کنيد.

براي‌ منابع‌ مادي‌ كه‌ با مقياسهاي‌ وزن، طول، حجم‌ و غيره‌ سنجيده‌ ميشوند،ميتوانيد در ستون‌ Material Label نام‌ واحد اندازه‌گيري‌ را تعيين‌ نماييد. براي‌ مثال، واحد اندازه‌ گيري‌ بنزين‌ (Gasoline) را در اين‌ قسمت‌ معادل‌ گالـون‌ (Gallon) قرار خواهيم داد. 
 
     در ستون‌ Initial ميتوانيد يك‌ نام‌ اختصاري‌ براي‌ نام‌ منبع‌ خود تعيين‌ نماييد. در حالـت‌ عادي، نام‌ اصلي منبع‌ در پروژه‌ها مشاهده‌ خواهد شد، اما شما ميتوانيد تنظيمات‌ Project را طوري‌ تغيير دهيد كه‌ تنها نامهاي اختصاري‌ قابل‌ مشاهده‌ باشند.  
 
به‌ وسيلـه‌ ستون‌ Group ميتوانيد منبع‌ خود را به‌ يكي از گروههاي‌ در حال‌ كار در پروژه‌ نسبت‌ دهيد. 
 
    در ستون‌ Max Units ، اين ‌ قابلـيت‌ وجود دارد كه‌ حداكثر مقدار استفاده‌ از منبع‌ را تعيين‌ نماييد.

در ستون‌ Standard Rate (Std.Rate) ، ميزان‌ هزينه‌ منبع‌ در واحد زمان‌ و درحالـت‌ عادي‌ ، معين‌ ميشود.

در ستون‌ Overtime Rate (Ovt.Rate) ، ميزان‌ هزينه‌ منبع‌ در واحد زمان‌ و در حالات‌ خاص‌ (مانند ساعات‌ اضافه‌ كار يا زمان‌ اضطراري)‌  تعيين‌ ميگردد.

ستون‌ Cost/Use ، مربوط به‌ هزينه‌ اولـيه‌اي‌ است‌ كه‌ براي‌ هريك‌ از منابع‌ پرداخته‌ ميشود، مانند خريد ماشين ‌آلات‌ يا پيش‌ پرداختها . معمولاً  از اين‌ قسمت‌ براي ‌محاسبه‌ هزينه‌هايي كه‌ بستگي به‌ زمان‌ ندارند ، استفاده‌ ميشود.

قبل از ارائه توضيحات در مورد ستون Accrue At ، بهتر است يكي از سلولهاي اين ستون را انتخاب نماييد. براي اين منظور، سلـول‌ سوم‌ از ستون‌ Accrue At را انتخاب‌ كنيد. 
  *
روي‌ كلـيد باز كننده‌ لـيست‌ واقع‌ در سلـول‌ انتخاب‌ شده‌ ، كلـيك‌ كنيد.

در ستون‌ Accrue At ، تعيين‌ ميشود كه‌ چگونه‌ و چه‌ زماني هزينه‌ مربوط به‌ منبع ‌پرداخت‌ ميشود. حالـت‌ پيش‌ فرض، گزينه‌ Prorate است‌ كه‌ به‌ معني پرداخت‌ هزينه ‌در طي اجراي‌ Task ميباشد. اما دو گزينه‌ ديگر نيز وجود دارد كه‌ عبارتند از Start براي‌ پرداخت‌ هزينه‌ در ابتداي‌ كار و  End براي‌ پرداخت‌ هزينه‌ درانتهاي‌ كار.
كليد Esc را از صفحه كليد فشار دهيد.

ستونBase Calendar ، تعيين‌ كننده‌ نوع‌ تقويم‌ مورد استفاده‌ براي‌ منبع‌ ميباشد. همانطور كه‌ ميدانيد، در MS Project ،  نوع‌ تقويم‌ وجود دارد: تقويم‌ عادي‌ (Standard) ، شبانه‌روزي‌ ( Hours) و شيفت‌ شب‌ (Night Shift).

در ستون‌ Code ميتوانيد يك‌ نام‌ اختصاري‌ به‌ منبع‌ خود نسبت‌ دهيد. كه قبلاً در اين مورد صحبت كرديم.

در Microsoft Project اين امكان وجود دارد كه قابليت‌هاي منابع خود را شكل‌دهي نماييد. براي بررسي اين مطلب، روي‌ اولـين‌ منبع، يعني ‌ اولـين‌ سلـول‌ ستون‌ Resource name دابل‌ كلـيك‌ كنيد  .  
×××××××××××××××××××

در صفحه General  از پنجره Resource Information ، مي‌توانيد اطلاعات عمومي منبع خود را تعيين نماييد. حال روي‌ صفحه‌ Notes كلـيك‌ كنيد.

در صفحه Notes مي‌توانيد اطلاعات بيشتري را در مورد منبع بصورت يادداشت وارد كنيد. 
روي‌ برگة Costs كلـيك‌ كنيد.

در صفحه Costs ، هزينه‌هاي مربوط به منبع  وارد مي‌شود. اكنون كه با قسمتهاي مختلف پنجره‌ Resource Information آشنا شديد، اين پنجره را با كليك بر روي كليد  Closeببنديد.

براي ورود به نماي نمودار وظائف، روي‌ كلـيد Gantt Chart واقع‌ در ستون‌ نماها كلـيك‌ كنيد.

براي‌ نسبت‌ دادن‌ منابع‌ به‌ يك‌ يا چند Task ، ابتدا بايد آن‌ وظايف‌ را انتخاب‌ نموده‌ و سپس‌ از منوي‌ Tools استفاده‌ نماييد. براي‌ مثال، ما ميخواهيم‌ به‌ Task واقع‌ در سطر دوم منبعي را نسبت‌ دهيم‌. روي اين Task كليك كنيد تا  انتخاب شود.

منوي‌ Tools را باز كنيد.

روي‌ گزينه‌ Assign Resource كلـيك‌ نماييد. اين گزينه براي نسبت دادن منابع به وظائف به كار ميرود.

ملاحظه مي‌كنيد كه در اين پنجره ليستي از تمام منابع موجودي كه قبلاً ايجاد كرديد نشان داده شده و شما مي‌توانيد منبع مورد نظر خود را انتخاب كنيد. براي مثال، روي‌ آخرين‌ منبع‌ كلـيك‌ كنيد تا انتخاب شود.

اكنون‌ روي‌ كلـيد Assign كلـيك‌ نماييد تا منبع انتخاب شده به Task نسبت داده شود.

وجود علامت تيك در سمت چپ هر منبع، به معني آن است كه آن منبع به Task انتخاب شده اختصاص يافته است.

توجه كنيد كه اگر هنوز منبعي را كه در نظر داريد، در پروژه تعريف نكرده باشيد، نيازي به بازگشت به برگه منابع نداريد و در همين محل ميتوانيد منابع جديد را وارد نمائيد. براي‌ ادامه، روي‌ كلـيد Close كلـيك‌ كنيد.

اكنون در نمودار وظايف، منبع اختصاص داده شده قابل مشاهده است. قبلاُ فرا گرفتيم كه چگونه هزينه‌ها را به منابع اختصاص دهيم. اما گاهي اوقات هزينه مربوط به بعضي از وظايف بايد به روش متفاوتي محاسبه گردد. در Project اين امكان وجود دارد كه هزينه ثابتي را به يك  Task نسبت داد.

در MS Project ، ميتوانيد هر يك از نماها را در حالت دلخواه خود قرار دهيد تا بهتر به اطلاعات دسترسي داشته باشيد. براي مثال، ميخواهيم ببينيم در حال حاضر نماي Table در چه حالتي قرار دارد.
منوي‌ View را باز كنيد.

منوي‌ فرعي Table:Entry را باز نماييد.

توجه كنيد كه نام منوي فرعي Table:Entry بوده و در اين منوي فرعي، در كنار گزينه Entry يك علامت تيك وجود دارد. اين به آن معني است كه منوي Table در حالت Entry (ورود اطلاعات) قرار دارد. ولي شما ميتوانيد در صورت لزوم، اين حالت را به يكي ديگر از گزينه‌هاي اين منوي فرعي تغيير دهيد.
هر جا خارج از منوهاي باز شده كليك كنيد تا بسته شوند.

براي‌ تقسيم‌ محيط نمايش‌ پنجره‌ ، بايد از دستور Split واقع‌ در منوي‌ Window استفاده‌ نماييد. به‌ اين‌ ترتيب،‌ ميتوانيد همزمان‌ دو نما در اختيارداشته‌ باشيد. اكنون منوي‌ Window  را باز كنيد.

گزينه‌ Split را انتخاب‌ نماييد.

بسيارخوب, ملاحظه مي‌كنيد كه در قسمت پائين پنجره، نماي 
Table:Entry نيز قابل مشاهده شده است. حال مجددا به مبحث منابع ميپردازيم. براي مشاهده جزئيات مربوط به منابع خود، مي‌توانيد از منوي فرعي Details واقع در منوي Format  استفاده كنيد . 
روي منبع مشخص شده كليك كنيد.

منوي‌ Format را باز كنيد.

منوي‌ فرعي Details را باز كنيد.

در اين منوي فرعي گزينه‌هاي مختلفي براي نمايش انواع اطلاعات در نماي فعال وجود دارد. براي مثال، گزينه Resource Cost براي نمايش هزينه‌هاي مربوط به منابع كاربرد دارد.
از منوي فرعي باز شده،‌ گزينه‌ Resource Cost را انتخاب‌ نماييد.

در اين نما، براي‌ حذف‌ منابع‌ اختصاص داده‌ شده‌ به‌ يك‌ Task كافيست در ستون‌ Units مقدار صفر را براي‌ هر يك‌ از منابع‌ ، تعيين‌ نماييد.

براي حذف حالت تقسيم محيط نمايش،  از منوي Window گزينه Remove Split را انتخاب كنيد .     
منوي‌ Window را باز كنيد.

معمولاً همه افراد در مقاطعي از زندگي خود با كار سازماندهي يك پروژه
 مواجه شده‌اند . اين امر در محل كار معمول است : طرح ريزي كنفرانسها و گردهمايي‌ها, تغيير محل دفتركار, معرفي محصولات جديد, احداث يك آسمانخراش,  فرود در كره ماه, نمونه‌هايي از اين پروژه‌ها هستند. اگر مسئوليت در كنارهم قرار دادن مجموعه‌اي از فعاليتهاي برنامه‌ريزي شده  براي رسيدن به هدفي خاص به شما واگذار شده است، Microsoft Project دوست بسيار خوبي براي شما است .
براي ادامه، روي كليد صفحه بعد كليك كنيد.
 
اين نرم‌افزار تصوير بزرگي از پروژه را در اختيارتان قرار مي‌دهد كه مي‌توانيد تمامي جزئياتي كه براي رسيدن به هدف بايد تكميل شوند را در آن پر كرده و آنها را سازماندهي نمائيد. بدون ترديد ايده‌هاي خوب را خودتان 
بايد فراهم نماييد اما Microsoft Project به شما كمك مي‌كند كه تا با روشي سازماندهي شده، ايده‌ها و افكارتان را ثبت و آنها را به طرحي قابل اجرا تبديل كنيد .
 
با Microsoft Project به سادگي مي‌توانيد زمان تكميل هر فعاليت يا هر فاز از پروژه را تخمين بزنيد و مطمئن شويد كه مي‌توانيد پروژه را در موعد مورد مقرر به اتمام برسانيد. در نهايت هنگامي كه اجراي پروژه آغاز مي‌گردد, مي‌توانيد برنامه‌ريزي را با توجه به تاريخهاي واقعي شروع و پايان فعاليتها بهنگام سازي كنيد , در اين حالت Microsoft Project  برنامه را مجدداً محاسبه نموده و نشان مي‌دهد كه فعاليتها تا چه اندازه زودتر يا ديرتر به اتمام رسيده‌اند .
 
در آخر شايد مهمترين مزيت استفاده از Microsoft Project اين باشد كه در طول مدت مراحل برنامه‌ريزي و انجام پروژه مي‌توانيد گزارش‌هايي كه نشان دهنده برنامه و ميزان پيشرفت كار است را چاپ كنيد. همان طور كه مي‌دانيد، اگر بيش از يك نفر در  اتمام يك پروژه مشاركت داشته باشد، ايجاد ارتباط موثر , عامل اصلي و اساسي براي يك نتيجه مطلوب است .
 
در طي اين‌ دوره‌ آموزشي شما با روشهاي‌ مختلـف‌ استفاده‌ از اين نرم‌افزار كه‌ يكي از قدرتمندترين‌ برنامه‌هاي‌ كنترل‌ پروژه‌ در جهان‌ به‌ شمار ميرود، آشنا خواهيد شد.

اگرچه نرم‌افزار Project به همراه نرم‌افزارهاي ديگر Office به بازار عرضه نمي‌شود و يك پكيج جداگانه دارد، اما در واقع به عنوان عضوي از مجوعه   Microsoft Office به شمار مي‌آيد. اكنون اين نرم‌افزار را اجرا ميكنيم.
 روي‌ كلـيد Start كلـيك‌ كنيد.

از منوي باز شده، روي منوي‌ فرعي All Programs كليك كنيد تا باز شود.

منوي فرعي Microsoft Office را باز کنيد.

از منوي فرعي باز شده،  روي‌ گزينه‌ Microsoft Office Project كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد برنامه Microsoft Project باز شده است اگر با برنامه‌هاي Office از مايكروسافت استفاده كرده باشيد, متوجه شباهت زياد اين برنامه با آنها شده‌ايد . همانطور كه مشاهده مي‌كنيد، جدول
 Gantt Chart بصورت پيش فرض باز مي‌باشد. در جدول Gantt تمام جزئيات كارهاي پروژه قابل مشاهده مي‌باشد  . در حال حاضر يک پروژة خالي بطور پيشفرض در نماي Gaintt Chart باز شده است. در نماي Gantt Chart تمام جزئيات کارهاي پروژه قابل مشاهده ميباشند. 
نماي‌ روند وظائف‌ (Gantt Chart View) ، داراي‌ دو منطقه‌ اصلـي است‌: جدول‌ وظائف‌ و نمودار وظائف.
‌ هنگامي كه‌ اطلاعات‌ مربوط به‌ يكي از كــارهاي‌ پروژه‌ را وارد مي‌نماييد،
در جدول‌ وظائف‌ كه‌ در سمت‌ چپ‌ قرار دارد، اطلاعات‌ قرار ميگيرند.  اين اطلاعات ميتوانند نام‌ كار ، مدت‌ اجراي آن‌ ، تاريخ‌ شروع‌ كار و مشابه آن باشند. نمـودار وظائف‌ كه‌ در سمت ‌راست‌ قـرار دارد، يك‌ نمايش‌ گرافيـكي
 از روند زمانـي و اشتراكي كارها به‌ شما نشان‌ ميدهد.

اين‌ ميلـه‌ ابزار Format ميباشد ، در اين‌ قسمت‌ شما ميتوانيد عملـيات‌ مربـوط به‌ پيكربندي‌ ظاهري‌ كـارها را انجام‌ دهيد .همچنين‌ اين امكان وجود دارد كه بـا استفاده‌ ازكلـيد واقع‌ در سمت‌ راست‌ اين‌ ميلـه‌ ابزار، ابزارهاي‌ جديدي‌ به‌ آن‌ اضافه‌ كرده ‌و يا ابزارهاي‌ كم كاربرد را حذف‌ نماييد.
 
    در اطراف‌ هريك‌ از سلـولـهاي‌ موجود در جدول‌ وظايف‌ كه‌ انتخاب‌ شود، يك‌ كادر  به‌ وجود مي‌آيد كه‌ داراي‌ قابلـيت‌ تغيير اندازه‌ سلـول‌ است‌. روش‌ استفاده‌ از جدول‌ وظائف‌ در Microsoft Project ، بسيار شبيه‌ صفحات‌ گسترده‌ موجود در نرم‌افزار Excel است‌.
 
    همانطور كه قبلاً گفته شد، منطقه واقع در سمت چپ نماي روند وظايف مي‌باشد.    
 
     ميله خاكستري واقع درميان صفحه، ميله جداكننده يا Divider ناميده مي‌شود . اين ميله جدول وظايف را از نمودار وظايف جدا مي‌سازد. همچنين با كمك آن مي‌توان عرض جدول و نمودار را تغيير داد .

در منطقه واقع در سمت راست نماي روند وظايف, نمودار وظايف قرار دارد كه قبلاً در مورد آن صحبت كرده‌ايم.

اين‌ قسمت، بردار زماني مربوط به‌ نمودار وظائف‌ است و درست‌ مانند يك‌ تقويم‌ يا سررسيد عمل‌ ميكند. در نظر بگيريد كه‌ اين‌ بردار يك‌ خط كش‌ بي‌انتهاست‌ كه‌ تمام كارها در آن‌‌ رسم‌ ميشوند، اما به‌ جاي‌ واحدهاي
 طـول، واحدهاي‌ زماني شامل هفته‌ - ماه‌ - روز – ساعت‌ به‌ كار مي‌روند.

نوار ابزار Standard كه در زير منوها قرار دارد، شامل كليدهايي
براي دسترسي سريعتر به گزينه‌هاي داخل منو مي‌باشد. معمولاً ابزارهايي كه بيشتر استفاده مي‌شوند بر روي اين نوار قرار دارند. ولي شما مي‌توانيد ابزارهايي كه بيشتر استفاده مي‌كنيد را به آن اضافه نمائيد. براي اين منظور،    روي نوار ابزار كه با كادر قرمز مشخص شده است، راست كليك كنيد. 
(يعني كليد راست ماوس را بفشاريد)

در اين منوي ميانبر، ليستي از انواع نوارهاي ابزار موجود در دسترس ميباشد
و با انتخاب هريك از آنها، نوار ابزار مورد نظر به محيط كار افزوده خواهد شد. 
اما براي خصوصي سازي نوارهاي ابزار، بايد گزينه Customize را انتخاب نماييد.

براي دسترسي به گزينه‌هايي كه براي تغيير محتويات نوار ابزار به كار ميروند، 
روي برگه Commands كليك كنيد..

اكنون روي گزينه Tools كليك كنيد .

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد پنجره Customize باز شده است . براي افزودن يك ابزار جديد به نوار ابزار Standard ، لازم است ابزار دلخواه را بدون رها كردن كليد ماوس به محل مورد نظر از ميله ابزار بكشيم. براي تمرين، 
روي ابزار Macros كه با فلش قرمز مشخص شده كليد چپ ماوس را فشرده و نگاه داريد بدون رها كردن كليد ماوس، آنرا روي نوار ابزار Standard (محلي كه توسط كادر قرمز مشخص است) بكشيد و كليد ماوس را رها نماييد.

توجه كنيد كه ابزار جديد اضافه شده است. اكنون پنجره Customize را با كليك بر روي كليد Close (كليد ×) ببنديد.

براي استفاده كامل از Microsoft Project بهتر است از دستوراتي كه داخل منوهاي اين برنامه قرار دارد استفاده نماييد. براي آشنايي با اين منوها، هر يك از آنها را توضيح خواهيم داد. براي شروع، منوي File را باز نماييد .

محتويات منوي File شامل گزينه‌هايي براي ايجاد يك پروژه جديد يا باز كردن يك فايل پروژه از قبل ايجاد شده و يا بستن پروژه باز شده فعلي ميباشد. همچنين گزينه‌هاي ديگري نيز براي ذخيره سازي يا چاپ پروژه‌ها و
يا خروج از نرم‌افزار موجود است .
منوي‌ Edit را باز كنيد.

در منوي Edit گزينه‌هاي مختلفي براي عمليات متنوعي نظير كپي, حذف، الصاق, جستجو, اتصال يا جداسازي كارها و غيره وجود دارد كه بعداً با آنها آشنا خواهيد شد.
روي منوي‌ View كليك كنيد تا باز شود.

در منوي‌ View ميتوانيد روشهاي‌ مشاهده‌ پروژه‌ها را از طريق‌ انتخاب‌ هريك‌ از نماهاي‌ موجود تغيير داده و يا عملـيات‌ گزارش‌ گيري‌ از پروژه‌هاي
در حال‌ اجرا را انجام‌ دهيد. همچنين‌ گزينه‌هاي‌ ديگري‌ نيز براي‌ اضافه‌ يا
حذف‌ ميلـه‌هاي‌ ابزار و يا افزودن‌ سربرگ‌ و پاورقي به‌ گزارشات‌ و همچنين‌ عملـيات‌ بزرگنمايي ياكوچك‌ نمايي هر يك‌ از وظايف‌ (Task) وجود دارد.
منوي‌ Insert را باز نماييد.

از طريق‌ منوي‌ Insert ميتوانيد يك‌ يا چند كار جديد و حتـي يك‌ پروژه‌ ديگر را در پروژه‌ فعلـي درج‌ نماييد و اشياء ديگري‌ را به‌ برنامه‌ زمانبندي‌
خود بيافزاييد. اين‌ اشياء ميتوانند طرحهاي‌ رسم شده‌، جداول‌ Excel ، متون‌ Word و حتي كـلـيپهاي‌ صـوتي و تصويري‌ و يا لـينكهايي به‌ صفحات‌ وب‌ باشند.
منوي‌ Format را باز كنيد.

اين منوي Format ميباشد.  در اين منو مي‌توانيد روش نمايش متون, بردار زماني, نوارهاي وظيفه (Task bar) و خروجي مورد چاپ و نمايش را تعيين كنيد .
روي منوي‌ Tools كليك كنيد تا باز شود.

در منوي‌ Tools ابزارهاي‌ متنوعي براي‌ استفاده‌ در پروژه‌ وجـود دارد،
براي‌ مثال‌ ميتوان‌ از ابزارهاي‌ غلـط يـاب‌ (Spelling Checker) و يـا تصحيح‌ خودكار (Auto Correct) براي‌ تصحيح‌ غلـطهاي‌ املائي موجود در متون‌ پروژه بهره‌ جست‌. همچنين‌ اين‌ قابلـيت‌ وجود دارد كه‌ چند پروژه‌ يا
 كار مختلـف‌ را گروهبندي‌ نموده ‌و يا تقويم‌ زماني مورد استفاده‌ را ويرايش‌ كرد.
منوي‌ Project را باز نماييد.

در منوي‌ Project ، گزينه‌هايي براي‌ نمايش‌ هريك‌ از وظائف ‌ (Task) و اطلاعات‌ مربوط به‌ آنها و روشهاي‌ مرتب‌ سازي‌ آن‌ اطلاعات‌ وجود دارد.
همچنين‌ شما ميتوانيد شمايل‌ خروجي (Layout) هريك‌ از وظائف‌ پروژه‌ را تعيين‌ نماييد.
هر جا خارج‌ از منوي‌ باز شده‌ كلـيك‌ كنيد تا بسته‌ شود.

همانطور كه‌ گفتيم‌ ، جدول‌ وظائف‌ نوعي صفحه‌ گسترده‌ شبيه‌ به‌ صفحات‌      گسترده‌  مورد استفاده‌ در Excel ميباشد و به‌ سطرها و ستونهاي‌ مختلـف‌ تقسيم‌ ميشود. به‌ محل‌ تلاقي هر يك‌ از سطرها و ستونها، يك‌ خانه‌ يا سلـول‌ گفته‌ ميشود. شما مي‌توانيد محتويات‌ هر يك‌ از سلـولـها را مستقيما تايپ‌ كرده‌ و يا از جعبه‌ متن‌ واقع‌ در زير ميلـه‌ ابزار فرمت‌ استفاده‌ نمائيد. هر يك‌
از كارهاي‌ مختلـف‌ پروژه‌ كه‌ Task ناميده‌ مي شود، در يكي از سطرهاي‌ جدول‌ وظايف‌ قرار مي‌گيرند و داراي‌ يك‌ شماره‌ مي باشند كه‌ اين‌ شماره‌ در سمت‌چپ‌ جدول‌ قابل‌ مشاهده‌ است‌.

توجه داشته باشيد در Ms Project نماهاي مختلفي وجود دارند که براي نمايش اطلاعات پروژه مورد استفاده قرار ميگيرند. براي دسترسي به اين نماها ميتوانيد از ستون نماها استفاده کنيد. اما قبل از آن بايد اين قسمت را به محيط Ms Project اضافه کنيد.
روي منوي View کليک کنيد.

روي گزينه View Bar  كليك كنيد.

براي‌ مشاهده‌ اطلاعات‌ مختلـف‌ مربوط به‌ يك‌ پروژه،‌ بايد از نماهاي
 مختلـف‌ موجود در ستون‌ نماها (Views bar) واقع‌ در سمت‌ چپ‌ صفحه‌ استفاده‌ نمائيد.هر يك‌ از نماهاي‌ موجود در اين‌ ستون،‌ قسمتي از جزئيات‌ يك‌ پروژه‌ را به شما نمايش‌ مي‌دهد.‌ براي‌ دسترسي به‌ نماهاي‌ بيشتر بايد روي‌ كلـيد مشخص‌ شده‌ در پايين‌ ستون‌ نماها كلـيك‌ نمائيد.
براي‌ مشاهده‌ نماهاي‌ بيشتر، روي‌ كلـيد مشخص‌ شده‌ واقع‌ در پائين‌ ستون‌ نماها كلـيك‌ نمائيد.

مشاهده‌ مي كنيد كه‌ در پايين‌ ستون‌ نماها، يك‌ آيكون‌ با نام
More Views…  وجود دارد. با كلـيك‌ بر روي‌ اين‌ كلـيد، يك‌ پنجره‌ باز مي شود كه‌ از طريق آن مي‌توانيد نماهاي‌ جديدي‌ را ايجاد  كرده و به‌ ستون‌ نماها اضافه‌ نمائيد.
روي‌ كلـيد More Views… واقع‌ در پايين‌ ستون‌ نماها كلـيك‌ كنيد.

پنجره‌ More Views…  ، شامل‌ لـيستي از  نماي‌ از قبل‌ طراحي شده‌ است‌. در صورت‌ تمايل‌ مي‌توانيد هر يك‌ از اين‌ نماها را انتخاب‌ كرده‌ و سپس‌ ازكلـيد Apply براي‌ افزودن‌ نماي‌ انتخاب‌ شده‌ به‌ ميلـه‌ نماها استفاده‌ كنيد. همچنين‌ با استفاده‌ از كلـيد New مي‌توان‌ نماهاي‌ جديد را تولـيد كرده ‌و به‌ لـيست‌ اضافه‌ نمود.
پنجره‌ More Views  را با استفاده‌ از كلـيد  Cancel ببنديد.

گاهي اوقات‌ پيش‌ مي‌آيد كه‌ براي‌ انجام‌ يك‌ كار خاص‌ در
Microsoft Project نياز به‌ راهنمايي داشته‌ باشيد. در اين‌ حالـت،
 مي‌توانيد از گزينه‌هاي‌ موجود در منوي‌ Help استفاده كنيد .
منوي‌ Help را باز نمائيد.

از منوي باز شده گزينه Microsoft Office Project Help را انتخاب کنيد.

همانطور که مشاهده مي کنيد پنجره اي بنام Project Help بر روي صفحه ظاهر شده است.براي دريافت کمک درباره يک مطلب کافي است که عبارت يا موضوع مورد نظر خود را درجعبه متن Search تايپ کرده و سپس روي کليد Search کليک کنيد.
در جعبه متن Search کليک کنيد.

عبارت Calender را تايپ کنيد.

روي کليد Search کليک کنيد.

بسيار خوب، حالا عنوانهاي مطالب مختلفي در رابطه با موضوع مورد جستجوي شما ليست شدهاند که براي دسترسي به هر يک از آنها کافي است که روي عنوان مورد نظر کليک کنيد.
روي عنوان مشخص شده کليک کنيد.

همانطور که ميبينيد با انتخاب عنوان مورد نظر، متن مربوط به آن نمايش داده شده است. پس از مطالعة متن مورد نظر ميتوانيد پنجرة Project Help را ببنديد.
روي کليد Close از پنجرة Project Help کليک کنيد.

به اين ترتيب،  دو پنجره براي كمك به شما باز شده است. پنجره‌اي كه شما از طريق منوي Help باز كرديد، در سمت چپ قرار دارد و پنجره سمت راست هم به كليه كمكهاي موجود در M icrosoft Project دسترسي دارد و شما مي‌توانيد از آن استفاده نمائيد . راهنماي Project Map ، موضوعات را بر اساس گروههاي معين طبقه‌بندي ميكند. به اين ترتيب، شما بايد براي رسيدن به موضوع مورد نظر به ترتيب از مبحث اصلي شروع كرده و به مبحث مورد
 نظر خود برسيد . 
روي‌ كلـيد Close  از اين پنجره كلـيك‌ كنيد تا  بسته‌ شود.

بهتر است پنجره سمت راست را هم ببنديم.
روي كليد Close  مشخص شده توسط فلش، كليك نماييد .

گزينه What's This? يكي ديگر از گزينه‌هاي موجود در منوي  Help است. براي استفاده از اين گزينه بايد روي آن كليك كرده و سپس روي شيئي كه مورد نظر شماست كليك كنيد تا توضيحات مربوط به آن به شما ارائه گردد.
منوي‌ Help را باز كنيد.

از منوي‌ باز شده روي‌ گزينه‌ What's This كلـيك‌ كنيد.

روي‌ يكي از خانه‌هاي‌ جدول‌ وظائف‌ كه با كادر قرمز مشخص شده است، كلـيك‌ نماييد.

براي‌ بستن‌ يك‌ پروژه‌ باز شده، بايد از منوي‌ File گزينه‌ Close را انتخاب‌   نماييد.همچنين‌، براي‌ خروج‌ از محيط Microsoft Project كافيست‌ كه‌ روي‌ گزينه‌ Exit از منوي‌ File كلـيك‌ كنيد.
منوي‌ File را باز كنيد.

روي‌ گزينه‌ Exit كلـيك‌ كنيد .

در اين فصل، شما را با محيط كار نرم‌افزار MS Project آشنا ساختيم. در فصلهاي بعد، شما را با انواع روشهاي ساخت و ويرايش يك پروژه فرضي آشنا خواهيم كرد.
شما به انتهاي اين فصل رسيده‌ايد، روي كليد خروج كليك كنيد.

روي گزينه Remove Split كليك نماييد.

در طي اين فصل، با چگونگي كار با منبع و تخصيص آنها به وظايف آشنا
 شده و همچنين آموختيد كه از چه نماهايي ميتوانيد راحتتر اين عمليات را انجام دهيد. در فصل آينده، بطور كاملتري با انواع نماهاي موجود در
 MS Project آشنا خواهيد شد.
شما به انتهاي اين فصل رسيده‌ايد. روي كليد خروج كليك كنيد.

و حالا مي‌توانيد از پروژه خود خارج  شويد. همانطور كه ميدانيد، 
براي خروج از محيط Microsoft Project  كافي است از منوي File گزينه Exit را انتخاب كنيد. پس منوي File را باز كنيد.
 
روي گزينه Exit كليك نماييد.

در طي اين فصل، با اصول ابتدايي طراحي يك پروژه و پارامترهاي مورد استفاده در آن آشنا شديد. اگر مطالب هنوز براي شما كمي نامفهوم هستند، نگران نباشيد. زيرا در فصلهاي آينده، به تدريج با تمام اين مطالب در طي تمزينهاي عملي كاملاً آشنا خواهيد شد.
شما به انتهاي اين فصل رسيده‌ايد، روي كليد خروج كليك كنيد.

با استفاده از نماي More Views واقع در منوي View ، ليستي از انواع نماهاي موجود در اختيار شما قرار خواهد گرفت. 
منوي‌ View را باز كنيد.

روي‌ گزينه‌ More Views كلـيك‌ كنيد.

در اين پنجره ليستي از تمام نماهاي موجود در Project ديده مي‌شود و شما مي‌توانيد هر يك از آنها را كه بخواهيد انتخاب كرده و سپس از كليد Apply استفاده نماييد. در اينجا ما چند نماي مهم از اين نماها را براي شما توضيح خواهيم داد.

نماي‌ Descriptive Network Diagram ، نوعي از نماي‌ نمودار شبكه‌ (Network Diagram) بوده‌ و طرح‌ كلـي پروژه‌ را به‌ همراه‌ روابط ميان‌ وظايف‌ نشان‌ ميدهد و داراي‌ جزئيات ‌بيشتري‌ نسبت‌ به‌ نماي
 Network Diagram ميباشد.
به‌ صفحه‌ بعد برويد تا نماي‌ Descriptive Network Diagram را مشاهده‌ كنيد.

اين نماي Descriptive Network Diagram ميباشد .

نماي‌ Detail Gantt ، لـيستي از تمام‌ وظايف‌ را به‌ همراه‌ جزئيات‌ ارائه‌ داده‌ و يك‌ نمودار،  به‌ شما زمانهاي‌ مرده‌ و تاخيرها را نمايش‌ ميدهد.
به‌ صفحه‌ بعد برويد تا نماي‌ Detail Gantt را مشاهده‌ كنيد .

آنچه مشاهده مي‌كنيد نماي Detail Gantt مي‌باشد.

نماي‌ Leveling Gantt ، به‌ تاخيرهاي‌ به‌ وجود آمده‌ براي‌ هر  Task مي‌پردازد .
به‌ صفحه‌ بعد برويد تا نماي‌ Leveling Gantt را مشاهده‌ كنيد .

اين نما, نماي Leveling Gantt است .

با استفاده‌ از نماي‌ Milestone Date Rollup ، ميتوانيد پروژه‌ خود را علامتگذاري‌ كرده‌ و روند اجراي‌ وظايف‌ را بر حسب‌ آن‌ علامات‌ بررسي نماييد.
براي‌ ادامه‌ ، به‌ صفحه‌ بعد برويد تا نماي‌ Milestone Date Rollup را مشاهده‌ كنيد .

اين نماي Milestone Date Rollup ميباشد .

نماي‌ نمودار روابط (Relationship Diagram) ، نوع‌ ديگري‌ از نماي‌ نمودار شبكه‌  (Network Diagram) ميباشد ، در اين‌ نما،  Task در حال‌ اجراي‌ انتخاب‌ شده‌ در مركز صفحه‌ و وظايف‌ وابسته‌ به‌ آن‌ در 
سمت‌ راست‌ آن‌، و وظايفي كه ‌آن ‌ Task به‌ آنها وابسته‌ است‌ در سمت‌ چپ‌ آن‌ قرار ميگيرند.
به‌ صفحه‌ بعد برويد تا نماي‌ Relationship Diagram  را مشاهده‌ كنيد. .

آنچه كه ملاحظه مي‌كنيد نماي نمودار روابط يا 
Relationship Diagram مي‌باشد .

نماي‌ Resource Allocation ، تركيبي از دو نماي‌ Resource Usage در بالا و Leveling Gantt در پائين‌ ميباشد.
به‌ صفحه‌ بعد برويد تا نماي‌ Resource Allocation را مشاهده‌ كنيد .

اين نماي Resource Allocation مي‌باشد . ملاحظه مي‌كنيد كه نماي Resource Allocation در بالاي صفحه و نماي Leveling Gantt در پائين صفحه قرار گرفته است .

زماني كه يك نما صفحه نمايش را به چند قسمت تقسيم ميكند، در صورت باز كردن نماهاي بعد، اين تقسيم‌بندي حذف نخواهد شد. لذا بهتر است قبل
 از نمايش نماهاي ديگر، تقسيمات موجود را با استفاده از گزينه 
Remove Split واقع در منوي Window حذف نماييد.
منوي Window را باز كنيد.

گزينه Remove Split را انتخاب نماييد.

در نماي‌ Resource Form ، اطلاعات‌ جامعي از منابع‌ ارائه‌ ميشود و در هر زمان‌ تنها يك‌ منبع‌ در اين‌ نما قابل‌ مشاهده‌ خواهد بود.
به‌ صفحه‌ بعد برويد تا نماي‌ Resource Form را مشاهده‌ كنيد

اكنون نماي Resource Form را مشاهده ميكنيد.

نماي‌ Resource Graph ، به‌ چگونگي استفاده‌ از يك‌ منبع‌ خاص‌ در پروژه‌ معطوف ‌ميشود. در اين‌ حالـت، درصدي‌ از ميزان‌ كاركرد منبع‌ به‌ شكل‌ نمودارهاي ميلـه‌‌اي ‌نمايش داده‌ شده‌ و حالات‌ بيشتر از ظرفيت‌
 (Over Allocated) و كمتر از حد مجاز  (Under Allocated)، از بقيه‌ متمايز ميگردند.
به‌ صفحه‌ بعد برويد تا نماي‌ Resource Graph را مشاهده‌ كنيد .

اين نما, نماي Resource Graph است.

بقيه نماهاي موجود در پنجره More Views ، در حقيقت انواع پيچيده‌تر يا تركيبي از نماهايي مي‌باشند كه آنها را براي شما تشريح كرديم.

در طي اين فصل، با انواع نماهاي موجود در MS Projects آشنا شديد. به اين ترتيب، راحتتر ميتوانيد نماي مورد نياز خود را انتخاب كنيد و يا در هر نما، به موضوع مورد نظر خود دست يابيد. در فصل بعد، روشهاي كار با جداول و فيلترها را خواهيد آموخت.
شما به انتهاي اين فصل رسيده‌ايد، روي كليد خروج كليك كنيد.

*
بسيارخوب, توجه كنيد كه نمودار وظايف فشرده‌تر شده و تمام 
قسمتهاي آن در دسترس قرار گرفته است . حال فرض كنيد كه مي‌خواهيم 
يك يادداشت توضيحي به يكي از Taskها اضافه كنيم. با اين كار اطلاعات بيشتري در مورد Task وارد مي‌كنيم تا در صورتي كه در آينده ديگران قصد بازديد پروژه را داشته باشند، كاملاً متوجه اهميت هر Task شوند . براي اضافه كردن يادداشت به هر Task ، بايد از پنجره Task Information استفاده كنيم. 
روي Task واقع‌ در سطر  دابل‌ كلـيك‌  كنيد.
×××××××××××××××

براي دسترسي به قسمت درج يادداشت، بايد روي برگه  Notesدر اين پنجره كليك كنيد.

در صفحه Notes واقع در پنجرهTask Information  مي‌توانيد به هر مقدار كه بخواهيد توضيحات مربوط به Task را تايپ كنيد. براي مثال،
ما خودمان در صفحة بعد عبارتي را در اين قسمت وارد خواهيم نمود.

بسيار خوب , ما متن مورد نظر را وارد كرديم و شما مي‌توانيد با استفاده از كليد OK اين پنجره را ببنديد .

ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ يك‌ علامت‌ يادداشت‌ در ستون‌ جزئيات‌ مربوط به‌ Task ايجاد شده‌ كه‌ به‌ معني وجود متن‌ توضيح‌ در آن‌ ميباشد.
  *
      در صورتيكه بخواهيد مي‌توانيد در حين چاپ پروژه خود يادداشت‌هاي وظايف را نيز به چاپ برسانيد . اين عمل از طريق گزينه‌هاي موجود در پنجره Page Setup قابل انجام است.  براي دسترسي به اين پنجره، منوي File را باز كنيد.

اكنون گزينه‌ Page Setup را انتخاب‌ نماييد تا پنجره مربوط به آن باز شود.

روي صفحه‌ View كلـيك‌ كنيد.

گزينه Print Notes  در اين صفحه از پنجره Page Setup ، مربوط به چاپ  يادداشت‌هاي الصاق شده به پروژه مي‌باشد . 
روي اين گزينه كليك كنيد تا انتخاب شود.

حالا براي ادامه درس پنجره را با استفاده از كليد OK ببنديد.

گاهي لازم‌ است‌ كه‌ ترتيب‌ اجراي‌ وظائف‌ را تعيين‌ نموده‌ و هر Task را به‌ ديگري‌ وابسته‌ نماييد ، به‌ اين‌ عمل‌ لـينك‌ كردن‌ وظائف‌ گفته‌ ميشود.براي‌ تنظيم‌ يك‌ Task در مرتبه‌ اول‌ ، دوم‌ ، سوم‌ و غيره‌ ، ابتدا بايد روي آن‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد تا پنجره‌ Task Information مربوط به‌ آن‌ Task باز شود.
روي Task واقع‌ در سطر پنجم‌ جدول، كه توسط فلش مشخص شده است، دابل كليك كنيد.

بسيار خوب , حالا روي برگه مربوط به صفحه‌ Predecessors كلـيك‌ كنيد تا باز شود.
  *
در اينجا بايد Task هاي ديگري كه ميخواهيد به Task انتخاب شده متصل شود را در جدول موجود در اين صفحه وارد كنيد.
روي سلـول‌ مشخص‌ شده‌  با فلش قرمز، كلـيك كنيد.

دقت كنيد كه با كليك در سلول مورد نظر، يك كليد كوچك در سمت
 راست آن ظاهر شده كه به معني وجود ليستي از وظائف موجود در پروژه در آن ميباشد. روي كلـيد باز كننده‌ لـيست‌ Task name واقع‌ در جدول‌ پنجره‌ كلـيك‌ كنيد.

اكنون ليست تمام Task هاي موجود ديده ميشود. 
گزينه‌ Research for the books…  را انتخاب‌ نماييد.

براي خاتمه دادن به كار، كافيست با استفاده‌ از كلـيد OK پنجره‌ را ببنديد.

توجه نماييد كه در  نمودار وظايف، Task اصلي دوم به وسيله يك فلش به اولين Task اصلي متصل شده است.

گاهي در حالاتي كه‌ اتصالات‌ Task  ها پيچيده‌تر ميشود، پس‌ از ايجاد يك‌ لـينك‌، اين‌ پنجره‌ گفتگو ظاهر ميشود كه‌ نشاندهنده‌ بروز تداخل‌ (Conflict) ميان‌ Task ها ميباشد. در اين‌ حالـت‌، دو گزينه‌ به‌ شما ارائه‌ ميگردد كه‌ به‌ وسيلـه‌ آنها ميتوانيد عمل‌ اتصال‌ را لـغو نموده‌ و يا به‌ كار خود ، بدون‌ توجه‌ به‌ تداخل‌ ادامه‌ دهيد.

*
همچنين شما مي‌توانيد در هنگام اتصال وظايف به همديگر، شرايط خاصي
را نيز تعيين كنيد. براي آشنايي با اين شرايط، بهتر است بار ديگر پنجره
 Task Informationرا باز كنيد.  براي اين منظور، روي دومين‌ سلـول‌ ستون‌ Task Name واقع در جدول‌ وظائف‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

حال روي برگه ‌ Predecessors كلـيك‌ نماييد تا يك بار ديگر به اين صفحه وارد شويم.
  *
يك بار ديگر روي اولـين‌ سلـول‌ از خانه‌ ستون‌  Task Name كلـيك‌ كنيد.

روي كليد باز كننده ليست وظائف، كه توسط فلش مشخص شده است، كليك كنيد.

از ليست باز شده، گزينه‌ Review the Course را انتخاب‌ نماييد .

براي مشاهده انواع شرايط موجود، مي‌توانيد ليست Type مربوط به Task متصل شده را باز كنيد.  براي اين منظور، روي اولـين‌ سلول واقع‌ در ستون‌ Type ، كه توسط فلش مشخص شده است، كلـيك‌ نماييد.

روي كلـيد باز كننده‌ لـيست‌  ستون‌ Type ، كه با فلش مشخص شده است كلـيك‌ نماييد.

براي آشنايي بيشتر با محتويات ليست باز شده، روي هر يك‌ از گزينه‌هاي‌ موجود در آن كلـيك‌ كنيد تا اطلاعات‌ بيشتري‌  بدست‌ آوريد، براي‌ ادامه‌ ميتوانيد به‌ صفحه‌ بعد برويد.

ستون‌ Lag ، براي‌ تعيين‌ حداكثر مقدار تاخير Task متصل‌ شده‌ به‌ كار ميرود براي مثال ما مي‌خواهيم به Task متصل شده  روز تاخير اضافه كنيم . 
روي اولـين‌ فيلـد ستون ‌ Lag  دابل كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه قبلاً هم گفتيم، براي تايپ مقياسهاي زماني متفاوت (مانند روز، هفته و ماه)، كافيست حروف اختصاري مربوط به آن مقياس را پس از عدد
تايپ كنيد. براي مثال، عبارت  d  به معني  روز را وارد نماييد.

براي بررسي نتيجه كار، روي كلـيد  OK كلـيك‌ نماييد.

مشاهده‌ ميكنيد كه‌ يك‌ فلـش‌ آبي رنگ‌ بين‌ وظائف‌ متصل‌ به هم‌ ايجاد 
شده‌ است‌ كه نشان‌‌دهنده‌ ارتباط ميان‌ آنها ميباشد، همچنين‌ به فاصلـه‌ تاخير زماني ميان‌ دو  Task توجه‌ كنيد.

در صورتي كه‌ بخواهيد، ميتوانيد مجموعه‌اي‌ از چند Task را به‌ هم‌ متصل‌ كنيد.  براي‌ اين‌ منظور، ابتدا محدوده‌ وظائف‌ مورد نظر را انتخاب‌ كرده‌ و سپس‌ از منوي Edit استفاده‌ نماييد. ما قبلاً در اين‌ مثال‌ براي‌ شما  وظيفه‌ واقع‌ 
در سطرهاي‌  تا  جدول‌ را انتخاب‌ كرده‌ايم‌. 
منوي Edit را باز كنيد.

گزينه‌ Link Tasks را انتخاب‌ نماييد .

توجه كنيد كه وظائف انتخاب شده توسط فلشهاي آبي رنگي به هم متصل شده‌اند. اين به معني آن است كه وظائف فوق، به هم متصل ميباشند.

در طي اين فصل، با روشهاي مديريت و ويرايش وظائف موجود در يك پروژه آشنا شديد. همچنين فرا گرفتيد كه چگونه از برنامه‌هاي زمانبندي استفاده نماييد. در فصل بعد، با نحوه اختصاص منابع و هزينه‌ها به پروژه آشنا خواهيد شد.
شما به انتهاي اين فصل رسيده‌ايد،  روي كليد خروج كليك كنيد.

در نماهاي Task Usage و Resource Usage ، رديفهاي مرتبط با هر يك از منابع را رديفهاي جزئيات مي‌نامند. در اين نماها بصورت پيش فرض رديف جزئيات مربوط به كار (Work) نشان داده مي‌شود.  رديف ديگر جزئيات وجود دارد كه عموماً مورد استفاده قرار مي‌گيرند و به راحتي
مي‌توانيد آنها را نمايش دهيد . 
     روي رديفهاي سمت راست , كه با كادر قرمز مشخص شده اند، 
راست كليك كنيد.
×××××××××××××××

از منوي باز شده، روي گزينه Actual Work كليك كنيد.  
 
شما مي‌توانيد با تغيير پيكربندي هر يك از رديفهاي جزئيات آشكار شده
 مورد خاصي را مورد توجه قرار دهيد. رنگ يا نقوش و زمينه متفاوت براي رديفهاي مهمتر، تفسير شبكه شطرنجي را آسانتر خواهد كرد.     
روي رديفهاي سمت راست , كه با كادر قرمز مشخص شده اند، 
راست كليك كنيد.
×××××××××××××××××××××
از منوي باز شده، روي گزينه Detail Styles كليك نماييد. 
 
    اكنون پنجره Detail Styles باز شده است از طريق اين پنجره خواهيد توانست روش نمايش جزئيات را تعيين كنيد. براي تغيير رنگ يك رديف خاص، ابتدا بايد آن فيلد انتخاب شود. بهتر است  فيلدي  را از ليست
Show These Fields انتخاب كنيم. 
 روي گزينه Work  واقع در ليست Show These Fields كليك نماييد.

روي ليست باز شونده Cell Background كليك نماييد.

در ليست باز شده، امكان انتخاب يك رنگ به عنوان رنگ زمينه سلولها وجود دارد. روي رنگ Fuchsia)) كليك كنيد تا انتخاب شود. 
؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟

بسيار خوب، حال كافيست كه روي دكمه OK كليك نماييد . 
 
    دقت كنيد كه رنگ تمام رديفهاي مورد نظر تغيير كرده است. به اين ترتيب،  جدا كردن اطلاعات و همچنين سرعت خواندن اين رديف راحت‌تر انجام مي‌شود. 
 
     در پروژه‌هاي بزرگ، هميشه لازم است كه بطور مرتب از قسمتهاي مختلف يك پروژه گزارش گيري شود. اگرچه در Project اين امكان وجود دارد كه هر يك از نماهاي دلخواه خود را با استفاده از دستور Print چاپ نماييد, اما  گاهي اوقات لازم است كه اطلاعات كاملاً بصورت دسته‌بندي شده و جامع چاپ شوند. براي اين منظور، از عمليات گزارش گيري استفاده مي‌شود .

براي استفاده از پنجره Reports جهت ايجاد گزارشهاي مختلف بايد از منوي Report استفاده کنيد. 
روي منوي Report کليک کنيد.

روي گزينه Reports كليك نماييد .

در اين پنجره،  گروه از گزارشات وجود دارد كه بر حسب نياز مديريت، 
از آنها استفاده مي‌شود .

يك گروه از گزارشها بر هزينه و بودجه تقسيم شده در پروژه تاكيد دارند. دنبال كردن هزينه‌هاي پروژه در طي زمان و  بررسي بودجه متناسب با آن، معمولاً يكي از مسائل مورد توجه مديران پروژه است .

علاوه بر اين، Microsoft Project مجموع هزينه‌ها را در گزارشهاي هزينه محاسبه و چاپ مينمايد. براي مثال، گزارش Cash Flow , مجموع هزينه‌هاي نسبت داده شده به يك دوره زماني و نيز مجموع هزينه‌هاي هر كدام از فعاليتها در كل پروژه را نشان ميدهد. به اين ترتيب به راحتي ميتوان
به اضافه يا كسري بودجه در هر زمان پي برد.
     روي آيكون Costs دابل كليك نماييد.
××××××××××××××××
روي آيكون Cash Flow دابل كليك كنيد.

گزارش Cash Flow، يك خروجي چاپ شده  از جريان نقدينگي
پيش بيني شده براي دوره‌هاي زماني پروژه را در اختيارتان قرار ميدهد. در اين گزارش، هزينه‌ها در قابهاي زماني نشان داده مي‌شوند و اين قابها به طور پيش فرض به صورت هفتگي افزايش مي‌يابند. 
روي صفحه كليك نماييد تا تصوير بزرگنمايي شود .

مبناي محاسبه مقادير هزينه‌اي كه توسط    Microsoft Project  محاسبه و در دوره‌هاي زماني  به نمايش گذاشته ميشود, به پارامترهاي زير بستگي دارد:
•	منابع تخصيص يافته و نرخ پرداخت آنها 
•	مواد مصرفي و بهاي آنها 
•	هزينه‌هاي ثابت 
•	متدهاي استنتاج هزينه‌هاي انتخاب شده براي هر دوره زماني.

به طور پيش فرض، هزينه‌هاي منابع هنگامي كه منبع كاري در حال كار است و يا منبع مادي در حال مصرف مي‌باشد محاسبه ميشوند. همچنين، هزينه‌هاي ثابت در پايان يك فعاليت قابل پرداخت است. در گزارش
Cash Flow ، مجموع هزينه‌هاي هر دوره محاسبه شده و در پايين گزارش درج مي‌گردد. 
    روي كليد Close كه توسط فلش مشخص شده، كليك نماييد تا اين
گزارش بسته شود.

در ادامه، شما را با يك گزارش ديگر كه مربوط به قسمت هزينه‌ها ميباشد
آشنا ميكنيم.
روي آيكون Costs دابل كليك نماييد.
××××××××××××××××××
روي آيكون مربوط به گزارش Budget دابل كليك كنيد.
×××××××××××××××××
گزارش Budget ، فهرستي از وظائف (Task) به همراه هزينه‌هاي ثابت و مجموع هزينه ‌هركدام , مقدار بودجه باقيمانده براي هر فعاليت و
اختلاف هزينه فعلي و هزينه خط مبناي اوليه را ارائه مي‌كند. اين اطلاعات در واقع همان مقاديري هستند كه با اعمال و چاپ جدول Cost واقع در نماي  Gantt Chart , حاصل مي‌شود. البته تنها با يك اختلاف مهم وجود دارد:
در گزارش Budget , مجموع هر يك از ستونهاي عددي نيز محاسبه و چاپ مي‌شود. 
روي كليد Close  كليك نماييد تا اين گزارش بسته شود.

روي آيكون Costs دابل كليك كنيد تا به چند گزارش مالي ديگر بپردازيم.

گزارش Over Budget Tasks وظايفي را كه بيش از حد تعيين شده هزينه‌آور بوده‌اند , نشان مي‌دهد و گزارش Over Budget Resource نيز منابعي را كه از حد مجاز بيشتر هزينه داشته‌اند نمايش مي‌دهد.

گزارش Earned Value وضعيت هزينه واقعي هر  Task را با هزينه تعيين شده مقايسه مي‌نمايد. از آنجا كه اين گزارش معمولاً زياد استفاده ميشود، بهتر است آن را اجرا كنيم.
 روي آيكون گزارش Earned Value دابل كليك كنيد .

ملاحظه مي‌كنيد كه در بالاي هر ستون از اين گزارش، از حروف اختصاري استفاده شده است. ما معني بعضي از اين حروف را به شما ارائه كرده‌ايم.
براي پيدا كردن معني بقيه حروف اختصاري مي‌توانيد از Help نرم‌افزار استفاده نماييد . 
-BCWS  ( Budget Cost of Work Scheduled ) بودجه در نظر گرفته شده براي كار زمانبندي شده . 
- ( Budget Cost Of Work Performed ) BCWP بودجه در نظر گرفته شده براي كار انجام شده.
- ( Actual Cost Of Work Performed ) ACWP هزينه واقعي كار انجام شده.
روي کليد Close کليک کنيد.

كليد مديريت كارآمد يك تيم پروژه، آگاهي از منابع و مسئوليت‌هاي آنها
در طول چرخه حيات پروژه مي‌باشد. مهمترين سوالاتي كه بايد مرور شوند عبارتند از :
 چه كسي دقيقاً براي انجام چه كاري در نظر گرفته شده است.
 و بر اساس تقويم‌هاي كاري منابع، به كدام يك از منابع بيش از ظرفيتش كار واگذار شده است. 
براي پاسخگويي به سوالاتي نظير اينها ، گزارشهايي طراحي شده‌اند كه آنها را گزارشهاي تخصيص (Assignment Reports) ميناميم. 
روي آيكون Assignment Reports دابل كليك كنيد.

در گروه گزارشهاي تخصيص، چهار گزارش استاندارد وجود دارد كه با
كمك آنها مي‌توانيد فهرست منابع تخصيص را براي مرور و همچنين
توزيع بين اعضاي تيم پروژه به چاپ  برسانيد . 
      روي گزارش Who Does What دابل كليك نماييد .

با اين گزارش، نمايي جزئي از تيم خود و كارهاي آن در اختيار داريد. اين گزارش كليه منابع كاري را در فهرستي ارائه كرده و ميزان كار تخصيص يافته به هر يك را مشخص مي‌نمايد. اطلاعات مربوط به منابع مادي، در اين گزارش گنجانده نشده است. در اين گزارش، مجموع مقدار كاري كه در پروژه به هر منبع واگذار شده است, به همراه فهرست وظائف محول شده به منبع
و مقدار كاري كه منبع بايد روي هر فعاليت انجام دهد و همچنين تاريخ شروع و پايان كار روي هر فعاليت (Task) مشخص است . 
      روي كليد Close  كليك نماييد تا اين گزارش بسته شود.

روي آيكون گزارش Who Does What When كليك كنيد .

همانطور كه نام اين گزارش بيان مي‌كند, اين گزارش افراد و تجهيزات را از ليست منابع پروژه به صورت فهرستي ارائه مي‌كند و مشخص مي‌نمايد چه وظائفي به هر يك از منابع تخصيص يافته است و كارهاي تخصيص يافته در چه زمانهايي اتفاق مي‌افتد. دوره زماني اين گزارش به طور پيش فرض، روزانه است . در اين گزارش، مجموع مقدار كارها در هر دوره زماني و نيز كار 
هر منبع بر خلاف ساير گزارشها به طور پيش فرض چاپ نمي‌شود. ولي مي‌توانيد گزارش را مستقيماً ويرايش نموده و اين مقادير را در آن بگنجانيد . 
روي كليد Close  كليك نماييد تا اين گزارش بسته شود.

روي آيكون مربوط به گزارش To-Do-List دابل كليك كنيد. 
××××××××××××××××

اين گزارش، يك گزارش فيلتر شده است كه آن را براي تمركز بر منبعي خاص در زماني مشخص, طراحي كرده‌اند. در هر بار بازبيني گزارش،لازم است
 از ليست بازشونده منابع، يك منبع كاري يا مصرفي را انتخاب كنيد. به اين ترتيب، گزارش تمامي فعاليتهاي نسبت داده شده به منبع مذكور را به همراه  جزئياتي از قبيل مدت زمان و تاريخهاي شروع و پايان فعاليتها فهرست مي‌كند. عمل تخصيص به ترتيب كد فعاليت و به صورت هفتگي انجام ميشود. 
روي كليد ليست باز شونده مشخص شده کليک کنيد.

از ليست منابع، منبع SS را انتخاب کنيد.

روي کليد OK کليک کنيد.

مشاهده مي کنيد که تمامي فعاليتهاي نسبت داده شده به منبع مورد نظر و برخي جزئيات مربوط به آن، مانند مدت زمان و تاريخ  شروع و پايان فعاليت در گزارش نشان داده شده است. 
روي کليد Close کليک کنيد.

روي آيكون مربوط به گزارش Over allocated Resources دابل كليك كنيد.

گزارش   Over allocated Resources، در واقع نتيجه حاصل از فيلتر كردن گزارش Who Does What ميباشد، به نحوي كه تنها منابعي كه در مدت اجراي پروژه به صورت مازاد ظرفيت تخصيص داده شده‌اند, در دوره‌هاي زماني نشان داده شوند, يعني اين گزارش شبيه گزارش
 Who Dose What است با همان جزئيات ، با اين تفاوت كه در اين گزارش تنها منابع داراي تخصيص مازاد ظرفيت فهرست  شده‌اند . 
روي کليد Close کليک کنيد.

روي کليد Close (كليد ×) کليک کنيد.

بسيارخوب، اكنون به گزارشات گروه Work Load (بارِ كاري)  ميپردازيم. گزارش Work Load در قالب جدولي ارائه مي‌شود كه در آن، جزئيات منابع يا فعاليتها نشان داده شده است. دوره زماني پيش فرض در اين گزارشها، هفتگي است.
روي آيكون گروه گزارشات Work Load دابل كليك كنيد . 
××××××××××××××××

دو نوع گزارش از پيش طراحي شده در ارتباط با بار كاري ( Work Load) پروژه ارائه شده است كه عبارتند از گزارش Task Usage و گزارش Resource Usage  . مراقب باشيد كه تشابه نام اين گزارشها شما را گمراه نكند. زيرا اين گزارشها خروجي چاپ شده نماهاي Task Usage و Resource Usage نيستند .

در گزارشهاي Usage بر خلاف نماهاي Usage ، گزينه‌اي براي افزودن رديفهاي جزئيات وجود ندارد. اما مي‌توانيد چندين گزارش Usage با اطلاعات جزئيات مختلف در هر يك , تعريف و چاپ كنيد.
Microsoft Project در گزارشهاي Usage بر خلاف نماهاي Usage جمع مقادير را براي هر منبع يا Task در هر دوره زماني محاسبه و چاپ مي‌كند . 
  روي آيكون گزارش Task Usage دابل كليك كنيد .

گزارش Task Usage ، تمامي فعاليتهاي پروژه را همراه با منابع تخصيص داده شده به هر يك فهرست مي‌كند. براي هر منبع، ساعات كار تخصيص 
داده شده، در دوره‌هاي زماني مشخص شده است. در آخرين صفحه سمت راست گزارش، مجموع ساعات كار تخصيص داده شده به هر منبع نيز ارائه شده است. در هر دوره زماني، مجموع ساعات منابع تخصيص داده شده در پائين جدول چاپ مي‌شود . 
روي كليد Close  كليك نماييد تا اين گزارش بسته شود.

روي آيكون گزارش Resource Usage دابل كليك كنيد.

گزارش Resource Usage  در جهت‌‌گيري متفاوت از گزارش Task Usage فهرستي از منابع و فعاليتهاي نسبت داده شده به آنها فراهم مي‌كند . ساعات تخصيص يافته به هر فعاليت در هر دوره زماني و مجموع ساعات كار منابع در هر دوره زماني در گزارش مشخص شده است . 
Microsoft Project براي همه منابع ساعات كار در دوره‌هاي زماني و مجموع  ساعات كار نسبت داده شده به هر منبع در طول پروژه را محاسبه و نشان مي‌دهد . 
روي كليد Close  كليك نماييد تا اين گزارش بسته شود.

در ادامه، به گروه گزارشات از پيش طراحي شده Over View ميپردازيم. اين گروه گزارشات، شامل گزارشهايي ساده و تك منظوره هستند. و بيشتر براي نمايش اطلاعات كلي و خلاصه گزارشها كاربرد دارند.
روي آيكون گروه گزارشات Over View دابل كليك كنيد . 
×××××××××××××××××

مهمترين گزارش اين گروه، خلاصه گزارش  (Project Summary) ميباشد كه ابتدا آن را مورد بررسي قرار ميدهيم.
  روي آيكون گزارش Project Summary دابل كليك كنيد . 
××××××××××××××××××

گزارش Project Summary (خلاصه پروژه) , اطلاعات مهم و مورد نياز معمول را به شما ارائه مي‌دهد. در اين گزارش، اطلاعات ارائه شده به تاريخها 
و مدتهاي اجرا، هزينه‌ها و وضعيت منابع محدود مي‌شوند . 
روي كليد Close  كليك نماييد تا اين گزارش بسته شود.

گزارش Top Level Tasks ، خلاصه اطلاعات مربوط به وظايف آماده براي اجرا و نيز وظايفي كه پروژه نياز حتمي به تكميل آنها دارد را ارائه مي‌دهد . 
  روي آيكون گزارش Top Level Tasks دابل كليك نماييد.

همانطور كه ميبينيد, مهمترين وظايف مربوط به تكميل پروژه، همراه مقدار كار باقيمانده و مدت اجراي آنها در اين گزارش نشان داده شده‌اند . 
روي كليد Close  كليك نماييد تا اين گزارش بسته شود.

روي آيكون گزارش Critical Tasks  دابل كليك نماييد.

گزارش Critical Tasks , وضعيت وظايف مهم داراي شرايط خاص را نشان مي‌دهد. اين نوع از وظايف معمولاً داراي مهلت زماني ( Dead Line) بوده و در صورت تاخير، كل پروژه را به تعويق مي‌اندازد .

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد، در اين گزارش مدت اجراي هر Task و تاريخ شروع و پايان آن و همچنين منابع وابسته به آن و وظايف پيش نياز (Predecessor) و پس نياز (Successor) مشخص شده است. 
روي كليد Close  كليك نماييد تا اين گزارش بسته شود.

روي آيكون گزارش Milestone دابل كليك نماييد.

گزارش Milestones , اطلاعاتي در مورد هر يك از نشانه‌هاي موجود در پروژه به شما ارائه مي‌دهد . شما قبلاً با اين نشانه‌ها آشنا شده‌ايد.
روي كليد Close  كليك نماييد تا اين گزارش بسته شود.

روي آيكون گزارش Working Days دابل كليك كنيد.

گزارش Working Days اطلاعاتي در مورد روزهاي كاري موجود در تقويم اصلي پروژه شما ارائه مي‌دهد. ملاحظه مي‌كنيد كه نام يا نوع تقويم اصلي (Back Calendar) و ساعات كاري موجود در هر روز از هفته و در صورت وجود , �