Outlook 2007

توجه: به دلیل آنکه مالکین سایت مایل به ارائه متن تایپ شده نیستند، آن را به صورت کاملا به هم ریخته در این قسمت قرار داده اند. برای دسترسی به مطالب آموزشی، از سایت www.learninweb.com استفاده کنید.
در اين فصل قصد داريم شما را با توانايي هاي ديگري از  Outlook آشنا كنيم. در واقع با استفاده‌ از Outlook ميتوانيد ضمن‌ آنكه‌ E-mail هاي‌ خود را تهيه‌ و ارسال‌ ميكنيد، آنها را سازماندهي و مرتب‌ نماييد. همچنين‌ توسط Outlook  امكان‌ دريافت‌ نامه‌ها‌ از طريق‌ شبكه‌هاي‌ محلـي (LAN) و اينترنت‌ وجود دارد.
روي كليد Start كليك كنيد.

منوي All Programs را باز كنيد.

منوي فرعي Microsoft Office را باز كنيد.

از منوي فرعي باز شده گزينه Microsoft Office Outlook  را انتخاب كنيد.

اولين قدم براي دريافت E-Mail هاي رسيده از طريق Outlook آنست که مشخصات حساب پستي (Account) خود را در Outlook وارد کنيد. براي اين منظور بايد از گزينة Account Settings واقع در منوي Tools استفاده کنيد.
روي منوي Tools کليک کنيد.

از منوي بازشده گزينة Account Settings را انتخاب کنيد.

در پنجرة Account Settings ميتوانيد با استفاده از حساب پستي خود، قسمتهاي مختلف Outlook را تنظيم کنيد. در اينجا ما قصد داريم حساب پستي خود را براي دريافت E-Mail ، به Outlook معرفي کنيم. براي اينکار از گزينة New واقع در برگة E-Mail استفاده ميکنيم.
روي کليد New کليک کنيد.

در پنجرة Auto Account Setup ميتوانيد به دو روش خودکار و دستي، مشخصات حساب پستي خود را به Outlook معرفي کنيد. روش پيشفرض اين قسمت روش خودکار ميباشد ولي ما براي درک بهتر عمليات، از روش دستي استفاده ميکنيم.
روي گزينة مشخص شده توسط فلش قرمز کليک کنيد.

روي کليد Next کليک کنيد.

در اين مرحله بايد نوع سرويس پست الکترونيکي و روش دسترسي به آن را مشخص کنيد. گزينة پيشفرض اين قسمت Internet E-Mail است که ما آن را قبول ميکنيم.
روي کليد Next کليک کنيد.

بسيار خوب، حالا بايد مشخصات حساب پستي خود را در قسمتهاي مختلف اين صفحه وارد کنيد. توجه کنيد که مشخصات حساب پستي توسط شرکت ارائه دهنده سرويس پستي در اختيار شما قرار ميگيرد.
اولين بخشي که بايد آن را تکميل کنيد قسمت، User Information است که شامل نام و آدرس پست الکترونيکي شماست. در صفحة بعد ما نام و آدرس پست الکترونيکي مورد نظر را بهترتيب در جعبه متنهاي Your Name و E-Mail Address وارد خواهيم نمود.

قسمت Server Information که در ادامه به تکميل آن خواهيم پرداخت، شامل اطلاعاتي در مورد سرويس دهندة پست الکترونيکي شما ميباشد. اولين گزينه موجود در اين قسمت، مشخص کنندة نوع سرويس حساب پستي شما ميباشد. نوع سرويس پيشفرض Outlook براي دريافت E-Mail ، pop است که ما آن را قبول ميکنيم.
در دو جعبه متن Incoming mail server و Outgoing mail server(SMTP) واقع در قسمت Server Information بايد آدرس سرويس دهندة ارسال و دريافت E-Mail را وارد کنيد. باز هم توجه کنيد که اين مشخصات بايد توسط شرکت ارائه دهندة سرويس پست الکترونيکي در اختيار شما قرار گيرند. در صفحة بعد ما اين دو قسمت را تکميل ميکنيم.
براي آنکه Outlook بتواند به حساب پستي شما وارد شود بايد نام کاربري و کلمة عبور حساب پستي خود را به Outlook معرفي کنيد. براي اين منظور از جعبة متنهاي User Name و Password، واقع در قسمت Logon Information استفاده کنيد. در صفحة بعد ما خودمان يک نام کاربري و کلمة عبور فرضي را در اين قسمت وارد ميکنيم.
بسيار خوب، حالا اطلاعات مورد نياز براي برقراري ارتباط با حساب پستي در اختيار Outlook قرار گرفته است. در اين مرحله ميتوانيد با کليک کردن بر روي کليد Test Account Settings ، صحت برقراري ارتباط با حساب پستي مورد نظر را مورد آزمايش قرار دهيد. البته در اينجا ما از اين کار صرف نظر ميکنيم.
روي کليد Next کليک کنيد.

در اينجا Outlook به شما اعلام ميکند که مراحل معرفي حساب پستي با موفقيت به پايان رسيده و براي خروج از اين قسمت بايد روي کليد Finish کليک کنيد.
روي کليد Finish کليک کنيد.

براي خروج از پنجرة Account Settings ، روي کليد Close کليک کنيد.

براي‌ بررسي و دريافت نامه هاي جديد، از منوي‌ Tools گزينه‌ (Send/Recieve) را انتخاب‌ كرده‌ و يا روي‌ كلـيد مربوط به‌آن‌ در ميلـه‌ ابزار كلـيك‌ كنيد. همچنين‌ مي‌توانيد كلـيد F را از صفحه‌ كلـيد فشار دهيد. 
روي‌ كلـيد (Send/Recieve) در ميلـه‌ ابزار ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

حالا Outlook در حال بررسي و ارسال و دريافت نامه هاي جديد مي‌باشد. در اين حالت هر نامه جديدي كه دريافت شود به پوشه Inbox منتقل شده و در آنجا نگهداري خواهد شد. پس‌ از آن‌ كه‌ بررسي پيامهاي‌ جديد توسط Outlook به‌ پايان‌ رسيد، به‌ پنجره‌ Inbox باز خواهيد گشت‌.

همانطور كه‌ مشاهده‌ ميكنيد،سه پيغام‌ جديد به‌ صندوق‌ Inbox اضافه‌ شده‌ است‌ پيغامهاي‌ موجود در Inbox براساس‌ تاريخ‌ وزمان‌ دريافت‌ مرتب‌ ميگردند. بدين‌ صورت‌ كه‌ آخرين‌ پيغامهاي‌ رسيده در بالاي‌ لـيست‌ قرار مي‌گيرند. با كلـيك‌ روي‌ هر يك‌ از سرستونها، پيغامها بر اساس‌ آن‌ ستون‌ مرتب‌ مي‌گردند. دراين‌ صفحه‌ پيغامها را بر اساس‌ موضوع مرتب‌ مي‌كنيم‌.
روي‌ كلـيد سرستون‌ Subject كلـيك‌ كنيد.

ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ پيغامها بر اساس‌ موضوع مرتب‌ شده‌اند. علامت‌ مثلث كه ‌در سرستون‌ Subject ظاهر شده‌ است‌، نشان‌ ميدهد كه‌ پيغامهاي‌ موجود بر اساس‌ اين‌ ستون‌ مرتب‌ شده‌اند.

Outlok پس از دريافت نامههاي جديد، بطور خودکار اولين نامه رسيده را باز کرده و متن آن را در قسمت پائين صفحه (Reading Pane) نمايش ميدهد . به همين ترتيب، شما ميتوانيد با کليک کردن بر روي عنوان هر نامه، متن موجود در آن را مشاهده کنيد.

در ميلـه‌ وضعيت‌ واقع‌ در پائين‌ صفحه‌، تعداد كل‌ نامه‌ها نوشته‌ مي‌شود. همچنين‌ در پنل سمت چپ و در قسمت‌ Inbox ، پيغامهاي‌ خوانده‌ نشده‌ نشان‌  داده مي‌شوند. توجه‌ كنيد كه‌ نامه‌ هاي‌ خوانده‌ نشده‌ با حروف‌ ضخيمتري‌ نسبت‌ به‌ نامه‌ هاي‌ خوانده‌ شده‌ نمايش‌ داده‌ شده‌ و با يك‌ پاكت‌ نامه‌  بسته مشخص‌ مي‌گردند.

Outlook به‌ شما اجازه‌ ميدهد درسراسر E-mail هايتان‌ به دنبال‌ يك‌ فرستنده‌ يا يك‌ متن‌ خاص‌ در ستون‌ (Subject) جستجو كنيد. اين‌ عمل‌ با استفاده‌ از جعبة متن Search Inbox واقع در بالاي پانل Inbox انجام ميگيرد. 
در جعبه متن Search Inbox که با فلش قرمز مشخص شده است کليک کنيد.

عبارت‌    Meeting   را تايپ كنيد.

بسيار خوب، همانطور که مشاهده ميکنيد ، Outlook پيامهايي که شامل کلمة Meeting بودهاند را پيدا کرده و عبارت Meeting را در آنها با رنگ زرد مشخص کرده است.

در صورت نياز و با کليک کردن بر روي کليد حاوي فلش مضاعف، در سمت راست جعبه متن Inbox Search ميتوانيد به گزينههاي بيشتري براي جستجوهاي پيچيدهتر دسترسي پيدا کنيد. بهعنوان مثال ميتوانيد عبارت مورد نظر را فقط در قسمت موضوع، فرستنده، متن و ... نامه جستجو نمائيد.

براي جستجوي کلمات ديگر و يا خروج از حالت جستجو کافي است که روي کليد Clear Search  که بهصورت يک کليد حاوي علامت ضربدر (*) و در سمت راست جعبه متن Search Inbox ميباشد کليک کنيد. حالا بهتر است براي خروج از وضعيت جستجو، روي اين کليد کليک کنيد.
روي کليد Clear Search کليک کنيد.

شما در پانل‌ Preview مي‌توانيد مندرجات‌ درون‌ هر E-mail را بدون‌ بازكردن‌ آن‌ مشاهده‌ كنيد. چنانچه‌ E-mail شامل‌ يك‌ اتصال‌ (link) در خط موضوع‌ (Subject) و يا درون‌ متن‌ پيغام‌ باشد، ميتوان‌ از داخل‌ پانل‌ Preview مستقيما روي آن‌ لـينك‌ كلـيك‌ نمود. براي‌ باز شدن‌ يك‌ پيغام‌ بايد روي‌ آن‌ دابل‌ كلـيك‌كنيد. 
روي‌ نامه مشخص شده  دابل‌ كلـيك‌ نمائيد.

بخش‌ بالايي هر پيغام‌ E-mail، شامل‌ اطلاعاتي مانند نام فرستنده‌، زمان‌ ارسال‌ و همچنين‌ نام‌ دريافت‌ كننده‌ پيغام‌ ميباشد. متن‌ پيغام‌ نيز در داخل‌ جعبه‌ متن‌ بزرگي كه‌ در بخش‌ پائيني صفحه‌ واقع‌ است‌، نشان‌ داده‌ ميشود. به‌ ياد داشته‌ باشيد كه‌ حالـت‌ پيش‌ فرض‌ Outlook آن‌ است‌ كه‌ خطوط اضافي و شكسته‌ متن‌ پيغام‌ را به‌ طور خودكار اصلاح‌ كرده‌ و آن‌ را براي‌ باز كردن‌، خواندن‌ و چاپ‌ كردن‌ آماده‌ نمايد.

هر بار كه‌ پيغامي‌را باز ميكنيد، در نوار ابزار مربوط به‌ آن چندين‌ گزينه‌ مختلـف‌ در دسترس‌ شما قرار مي‌گيرد. به‌ عنوان‌ مثال‌، براي‌ انتقال‌ به‌ پيغام‌ بعدي‌ بايد روي كليد ‌Next Item   از نوار ابزار كلـيك‌ كنيد
روي‌ كلـيد مشخص‌ شده‌ (Next Item) كلـيك‌ كنيد.

ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ كلـيك‌ بر روي‌ كلـيد Next Item باعث‌ شد تا پيغام‌ بعدي‌ باز شود.  به‌ همين‌ صورت‌ كلـيك‌ بر‌ روي‌ كلـيد Delete موجب‌ ميشود تا پيغام‌ باز شده‌ به‌ داخل‌ پوشه‌ Deleted Items (پيغامهاي‌ حذف‌ شده)‌ منتقل‌ شود. 
روي‌ كلـيد Delete كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه‌ مشاهده‌ ميكنيد، پيغامي‌كه‌ در حال‌ خواندن‌ آن‌ بوديم‌، حذف‌ شده‌ و پيغام‌ قبلـي باز شد. توجه‌ كنيد كه‌ پيغام‌ پاك‌ شده‌ در واقع‌ از داخل‌ يك‌ پوشه‌ به‌ پوشه‌ ديگري‌ منتقل‌ شده‌ است‌. اين‌ مسئلـه‌ به‌ شما امكان‌ ميدهد تا در صورت‌ نياز به‌ پيغام‌ حذف‌ شده‌ آن‌ را بازيابي كنيد. اما چنانچه‌ پيغامهاي‌ موجود در پوشه‌ Deleted Items را نيز حذف‌ كنيد، آنها براي‌ هميشه‌ پاك‌ ميشوند و ديگر قابل‌ بازيابي نخواهند بود.

براي‌ فرستادن‌ پاسخ‌ يك‌ پيغام‌ E-mail براي‌ فرستنده‌ آن‌، بايد روي‌ كلـيد Reply در نوارابزار كلـيك‌ كنيد. چنانچه‌ بخواهيد پاسخ‌ شما براي‌ تمام‌ كساني كه‌ اصل‌ پيام‌ را دريافت‌ كرده‌اند فرستاده‌ شود، از كلـيد Reply to All استفاده‌ نمائيد. 
روي‌ كلـيد Reply كلـيك‌ كنيد.

اين‌ پيغام‌ جديد كه‌ در اينجا مشاهده‌ مي‌كنيد يك‌ پاسخ‌ مي‌باشد, بنابراين‌ برخي از جعبه‌هاي‌ متن‌، مانند فيلـد To و Subject توسط Outlook پر شده‌ است‌. عبارت‌ Re: در ابتداي‌ خط موضوع‌ (Subject)، مخفف‌ كلـمه‌ Reply بوده‌ و نشان‌ ميدهد كه‌ اين‌ پيغام‌ در واقع‌ پاسخ‌ پيغام‌ فرستاده‌ شده‌ قبلـي توسط گيرنده‌ است‌.

براي‌ ارسال‌ يك‌ نسخه‌ كامل‌ از اين‌ پيغام‌ به‌ شخص‌ ديگر، بايد روي‌ كلـيد CC كلـيك‌ كنيد. حروف‌ CC مخفف‌ عبارت‌ Courtesy Copy ميباشد و براي‌ نرم‌‌افزار مديريت‌ E-mail يك‌ يا چند آدرس‌ پستي ديگر را نيز تعريف‌ ميكند تا اين‌ پيغام‌ با همين‌ نام‌ و  به‌ همراه‌ پيشوند CC براي‌ آن‌ آدرسها ارسال شود. معناي ‌اين‌ حروف‌ در واقع‌ به‌ اين‌ مفهوم‌ است‌ كه‌ گيرنده‌ نياز به‌ انجام‌ كار خاصي ندارد و پيام‌ صرفا جنبه‌ اطلاعاتي و يا بايگاني دارد. در هنگام‌ استفاده‌  از اين‌ قابلـيت‌، تمام‌ آدرسهاي‌ وارد شده‌ در جعبه‌ متن‌ CC، در قسمت‌ بالاي‌ متن‌ اصلـي پيغام‌ درج‌ ميشوند و به‌ اين‌ ترتيب‌ تمام‌ گيرندگان‌ ميدانند كه‌ اين‌ پيغام‌ براي‌ چه‌ اشخاصي ارسال‌ شده‌ است‌. 
روي‌ كلـيد CC ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

در اين‌ صفحه‌، براي‌ ارسال‌ پيام‌ بايد ابتدا نام‌ شخص‌ يا گروه‌ گيرنده‌ را انتخاب كرده و سپس‌ روي‌ كلـيد CC كلـيك‌ نماييد. امكان‌ ديگر آن‌ است‌ كه‌ با كلـيك‌ روي‌ كلـيد BCC، پيغام‌ را به‌ صورت‌ ديگري‌ ارسال‌ كنيد. ارسال‌ پيغام‌ با كلـيد BCC عكس‌ حالـت‌ ارسال‌ با كلـيد CC است‌. به‌ اين‌ معني كه‌ در اين‌ حالـت‌، يك‌ پيغام‌ را بدون‌ اطلاع‌ دريافت‌ كنندگان‌ ديگر، براي‌ شخص‌ خاصي ارسال‌ نمائيد. 
روي عنوان‌ مشخص شده كليك كنيد.

روي‌ كلـيد CC كلـيك‌ كنيد.

اكنون‌ براي‌ اضافه‌ شدن‌ نام‌ گيرنده‌ به‌ پيغام‌ بايد روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد. 
روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

حالا همانطور كه‌ مشاهده‌ ميكنيد، نام‌  انتخاب شده به‌ جعبه‌ متن‌ CC اضافه‌ شده‌ است‌.

حالا نوبت تايپ پاسخ مورد نظر مي‌باشد. معمولا، پاسخي كه‌ گيرنده‌ پيام‌ تايپ‌ ميكند در بالاي‌ متن‌ اصلـي پيغام‌ قرار مي‌گيرد. در صفحة بعد ما عبارتي را در اين قسمت تايپ ميکنيم.
اكنون‌ فرصت‌ مناسبي است‌ تا يك‌ علامت‌ ) خوانده‌ شدن‌ ( براي‌ پيغامتان‌ در نظر بگيريد. اين‌ امر به‌ شما امكان‌ ميدهد تا از باز شدن‌ پيغام‌ توسط گيرنده‌ پيغام‌ آگاه‌ شويد.برگة   Options شامل‌ گزينه‌هاي‌مختلفي براي‌ سازماندهي و پيگيري پيغام‌ ما ميباشد. 
روي‌ برگة Options كلـيك‌ كنيد.

با فعال‌ كردن‌ گزينه‌ Request a read receipt نرم‌افزارOutlook  را ملـزم‌ ميكنيد تا خوانده‌ شدن‌ اين‌ پيغام‌ توسط گيرنده‌ را پيگيري‌ كرده‌ و به‌ اطلاعتان‌ برساند. نتيجه‌ اين‌ پيگيري‌ دقيقاً مانند يك‌ پيغام‌ در صندوق‌ Inbox ظاهر مي‌گردد. 
روي گزينه‌ Request a read receipt  كلـيك‌  نماييد.

چنانچه‌ پيغامي ‌ايجاد شده‌ باشد و هنوز آن‌ را ارسال‌ نكرده‌ باشيد، Outlook آن‌ را يادآوري‌ مي‌نمايد. در اين‌ حالـت‌ چنانچه‌ روي‌ كلـيد Send كلـيك‌كنيد، Outlook آن‌ پيغام‌ را براي‌ آدرسي‌ كه‌ در فيلـد To و يا در جعبه‌ متن‌ CC وارد كرده‌ايد ارسال‌ نموده‌ و سپس‌ يك‌ كپي از آنرا در پوشه‌  Sent Items (پيغامهاي‌ ارسال‌ شده‌) ذخيره‌ مينمايد. نكته‌ بعدي‌ آن‌ است‌ كه‌ در Outlook امكان‌ نصب‌Account  (حساب‌ پستي) هاي‌ مختلـف‌ براي‌
 E-mail وجود دارد. به‌ اين‌ ترتيب‌ مي‌توانيد بدون‌ خروج‌ ازOutlook  اقدام‌ به‌ دريافت‌ و ارسال‌ E-mail از چند حساب‌ پستي نمائيد. بعد از آن‌ كه‌ تمام‌ Account هاي لازم نصب‌ شدند، يك‌ لـيست‌ باز شونده‌ ظاهر مي‌شود كه‌ مي‌توانيد براي فرستادن‌ E-mail، حساب‌ پستي (Account) خود را از آنجا انتخاب‌ كنيد.
 روي‌ كلـيد Send كلـيك‌ كنيد.

بسيار خوب، مشاهده ميکنيد که با ارسال پاسخ براي پيغام، يک فلش بنفش رنگ به آيکون پيغام اضافه شده است.

توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ يك‌ پيغام‌ دريافت شده  مي‌تواند براي‌ ساير افراد نيز فرستاده‌ شود. براي‌ اينكار بايد پس‌ از انتخاب‌ پيغام‌ مورد نظر روي‌ كلـيد Forward كلـيك‌ كنيد. 
روي پيغام‌ مشخص شده  كليك كنيد تا انتخاب‌  شود..

در اين‌ بخش‌ به‌ بررسي تقويم‌ (Outlook Calendar) Outlook خواهيم‌ پرداخت‌. همچنين، با چگونگي تنظيم‌ ملاقاتها و برنامه‌ريزي‌ قرارها آشنا شده‌ و در انتها چگونگي چاپ‌ تقويم‌ و ارسال‌ آن‌ به‌ اينترنت‌ را فرا خواهيد گرفت‌.
 
كلـيك‌ كردن‌ بر روي‌ آيكون‌ Calendar در پنل ‌Navigation، باعث‌ باز شدن‌ برنامه‌ Outlook Calendar ميگردد. با استفاده‌ از اين‌ برنامه‌ جانبي ميتوانيد قرار ملاقاتي را حذف‌ و يا اضافه‌ نمائيد، اولـويت‌ ملاقاتها با ساير همكارانتان‌ را تعيين‌ كنيد و يا براي‌ كارهايي از قبيل‌ استراحت‌، امتحان‌ و غيره‌، برنامه‌ريزي‌ نمائيد.
روي كليد Calender در پنل Navigation كليك كنيد.
 
هنگامي كه‌ برنامه‌ تقويم‌ (Calendar) را اجرا ميكنيد، بطور خودكار قرارهاي‌ روزمره‌  خود را در نماي‌ روزانه‌ (Day View) خوهيد ديد. هر يك‌ از نماهاي‌ تقويم‌، در واقع‌ يك‌ روش‌ نمايش‌ اطلاعات‌ مي‌باشند. با استفاده‌ از کلمات‌ Day،  Week و Month درنوار ابزار، ميتوانيد نوع‌ نمايش‌ اطلاعات‌ را به‌ دلـخواه‌ خود  بصورت‌ روز كاري‌، هفته‌ ‌ و يا ماهانه‌ تغيير دهيد.
براي مشاهده نوع نمايش اطلاعات در تقويم، روي هريک از كليدهاي مشخص شده در کادر قرمز کليک کنيد، براي ادامه مي‌توانيد به صفحه بعد برويد.

در حالـت‌ پيش‌ فرض‌، تقويم‌ روز جاري‌ سيستم‌ را نشان‌ ميدهد. براي‌ مشاهده‌ سايرروزهاي‌ ماه‌، ميتوانيد روي‌ روز مورد نظر خود كلـيك‌ كنيد.
روي‌ روز  April  ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

چنانچه‌ قصد داريد ماه‌ ديگري‌ را غير از ماه‌ جاري‌ انتخاب‌ كنيد، ميتوانيد از كلـيدكوچك‌ واقع‌ در قسمت‌ بالاي‌ تقويم‌ استفاده‌ كنيد. اين‌ كلـيد با يك‌ فلـش‌ سياه‌ رنگ‌ كه‌ روي‌ آن‌ قرار دارد مشخص‌ شده‌ است‌.

براي‌ وارد نمودن‌ يك‌ قرار ملاقات‌، بايد در كادر وسط پنجره‌ Calendar در محل‌ مربوط به‌ زماني كه‌ ميخواهيد قرارتان‌ را تنظيم‌ كنيد، دابل‌ كلـيك‌ نمائيد.
در محل‌ مربوط به‌ زمان‌    :    دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

از جعبه‌ متنهايي كه‌ در اين‌ پنجره‌ وجود دارد، براي‌ وارد کردن‌ موضوع‌ و محل‌ قرار ملاقات‌ استفاده‌ كنيد. شما همچنين‌ ميتوانيد در كادر بزرگ‌ پائين‌ پنجره‌، يادداشتهايي درباره‌ قرار ملاقات‌ مورد نظر وارد نمائيد. در صفحة بعد ما خودمان عبارت  Publishing Conference را به عنوان موضوع ملاقات، در قسمت Subject وارد ميکنيم.
براي‌ انتقال‌ و حركت‌ بين‌ جعبه‌هاي‌ متن‌، ميتوانيد از كلـيدهاي‌ Tab (براي‌ حركت‌به‌ جلـو) و Shift+Tab (براي‌ حركت‌ به‌ عقب‌) استفاده‌ نماييد.
كلـيد Tab را از صفحه كليد فشار  دهيد.

حالا بايد محل ملاقات را وارد کنيد. براي سادگي کار، در صفحة بعد ما خودمان متني را در اين قسمت وارد ميکنيم.
   در كادر مياني پنجره‌ Appointment ميتوانيد تاريخ‌ و ساعت‌ قرار ملاقات‌
را وارد كنيد. چنانچه‌ قرار ملاقات‌ يك‌ روز كاري‌ كامل‌ طول‌ مي‌كشد، گزينه
‌All day event را فعال‌ كنيد. در اين‌ مثال‌ فرض‌ مي‌كنيم‌ قرار ملاقات‌ ما كه يک ‌Publishing Conference (مشاوره‌ انتشاراتي) مي‌باشد يك‌ روز كامل‌ به‌ طول‌ مي‌انجامد.
روي‌ گزينه‌ All day event كلـيك‌ نمائيد.

قرارها و رويدادها مي‌توانند براي‌ چندين‌ روز تنظيم‌ شوند. مانند كلاسهاي‌ آموزشي و گردهمايي‌ها كه‌ در يك‌ مقطع‌ زماني خاص‌ صورت‌ مي‌گيرند. براي‌ تنظيم‌ اين‌ گونه قرارها از لـيست‌ بازشونده‌ End Time استفاده‌ كرده‌  و آخرين‌ روزي‌ كه‌ قرار مورد نظر در آن‌ صورت‌ ميگيرد را انتخاب‌ نماييد.
روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ End Time كلـيك‌ كنيد.

از ليست باز شده روز April  را انتخاب‌ كنيد.

پس‌ از آنكه‌ يك‌ قرار ملاقات‌ را تنظيم‌ نموديد، ميتوانيد وقتتان‌ را نيز براي‌ كارهايي از قبيل‌ استراحت‌، امتحان‌، كار و يا تفريح‌ اختصاص‌ دهيد. اين‌ اطلاعات‌ براي‌ ساير كاربران‌ نمايش‌ داده‌ ميشود و به‌ اين‌ ترتيب‌ زماني كه‌ آنها به‌ دنبال‌ تنظيم‌ يك‌ قرار ملاقات‌ با شما هستند، ميتوانند وقتهاي‌ خالـي شما را پيدا كرده‌ و قرارشان‌ را بر اساس‌ آن‌ تنظيم‌ نمايند. در مثال‌ خودمان‌، فرض‌ مي‌كنيم‌ كه‌ كار مشاوره‌ شما در خارج‌ از اداره‌ طول‌ خواهد كشيد. بنابراين‌، اين‌ زمان‌ را براي خارج‌ از اداره‌ تنظيم‌ مي‌كنيم‌.
روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ Show time as كلـيك‌ كنيد.

از ليست باز شده گزينه‌ Out of office را انتخاب‌ نمائيد.

انتخاب‌ گزينه‌ Out of office، باعث‌ ميشود كه‌ ساير همكارانتان‌ بدانند كه‌ شما نميتوانيد هيچ‌ گونه‌ قرار ملاقاتي را در داخل‌ اداره‌ بپذيريد، حتي اگر آنها وقتشان‌ را براي‌ اين‌ كار تنظيم‌ كرده‌ باشند. اكنون‌ ميخواهيم‌ اين‌ رويداد را در تقويم‌ Outlook ذخيره‌ كنيم‌.
روي‌ كلـيد Save and Close كلـيك‌ كنيد.

رنگهاي‌ Outlook بر اساس‌ در دسترس‌ بودن‌ شما تنظيم‌ مي‌گردد. در حالـت‌ پيش فرض‌، معني هر رنگ‌ بصورت‌ زير ميباشد:
- بنفش‌ : خارج‌ از دسترس‌(Out of Office)  
- آبي تيره‌ : مشغول‌              (Busy) 
- هاشور آبي : كارها و قرارهاي‌ احتمالـي   
- سفيد : وقت‌ آزاد                      
براي‌ مثال‌، رنگ‌ نوار بنفش‌ در سمت‌ چپ‌ نشان‌ ميدهد كه‌ كاربر براي‌ انجام‌ مشاوره‌ انتشاراتي تمام‌ روز را در خارج‌ از اداره‌ خواهد بود.

شما ميتوانيد براي‌ بعضي از كارهاي‌ خود، يك‌ رنگ‌ جديد تعريف‌ كنيد. به‌ عنوان‌ مثال ملاقاتهايي كه‌ با مدير عامل‌ انجام‌ ميدهيد و يا كارهايي كه‌ به‌ نوعي با پروژه‌ شما در ارتباط هستند را با رنگ‌ جديدي‌ مشخص‌ كنيد. Outlook مي‌تواند كارهايتان‌ را روي‌ تقويم‌ بر اساس‌  رنگ‌ مختلـف‌ قالـب‌ بندي‌ كرده‌ و نمايش‌ دهد.

براي‌ افزودن يك‌ قرار ملاقات‌ جديد، كافيست‌ روي‌ زمان‌ مورد نظر دابل‌ كلـيك كنيد. همچنين‌، اين‌ كار را مي‌توانيد با انتخاب‌ زمان‌ مورد نظر و كلـيك‌ بر روي‌ كلـيد New appointment نيز انجام‌ دهيد. آخرين‌ راه‌ براي‌ انجام‌ اين‌ كار باز كردن‌ منوي‌ File و انتخاب‌ گزينه‌ Appointment از منوي‌ فرعي New ميباشد. اكنون‌ ميخواهيم‌ در ساعت‌ : يك‌ ملاقات‌ را اضافه‌ كنيم‌.
در زمان‌ مشخص‌ شده‌ (ساعت‌ :) كلـيك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد New appointment كلـيك‌ نماييد.

پس‌ از آنكه‌ يك‌ قرار ملاقات‌ جديد را ايجاد نموديد، Outlook بطور خودكار فهرست‌ شما را بررسي ميكند و چنانچه‌ در زمان‌ تعيين‌ شده‌ قبلا قرار ملاقات‌ ديگري‌ داشته‌ باشيد، آنرا با يك‌ هشدار به‌ اطلاع‌ شما مي‌رساند. شما ميتوانيد اين‌ قرار ملاقات‌ را براي‌ زمان‌ ديگري‌ برنامه‌ ريزي‌ كنيد و يا برنامه‌ قبلـي را عوض‌ كرده‌ و قرار ملاقات‌ آخر را به‌ زمان‌ ديگري‌ موكول‌ نماييد.

شما ميتوانيد كاري‌ را كه‌ قبلاً تنظيم‌ كرده‌ بوديد، براي‌ زمان‌ ديگري‌ برنامه‌‌ريزي‌ كنيد. براي‌ اينكار بايد از لـيست‌ بازشونده‌ Start Time، يك‌ تاريخ‌ مشخص‌ را انتخاب‌ كنيد. ما اين‌ قرار ملاقات‌ را براي‌ روز April  برنامه‌ ريزي‌ خواهيم‌ نمود.
روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ Start Time كلـيك‌ كنيد.

تاريخ‌ April  را  انتخاب‌ نماييد.

اكنون‌ بايد موضوع‌ ملاقات‌ را در فيلـد Subject وارد نمائيد. فرض‌ كنيد اين‌ ملاقات در مورد محصولات جديد انجام‌ خواهد گرفت‌. پس براي سادگي کار در صفحة بعد ما خودمان عبارت New Products را در جعبه متن Subject تايپ ميکنيم.
تقويم‌ Outlook به‌ شما اجازه‌ ميدهد يك‌ علامت‌ يادآوري‌ كننده‌ را درهنگام‌ نزديك‌ شدن‌ زمان‌ يك‌ قرار ملاقات‌ تنظيم‌ كنيد. علائم‌ يادآوري‌ كننده‌ را ميتوان‌ از يك‌ دقيقه‌ مانده‌ به‌ قرار ملاقات‌ تا دو هفته‌ قبل‌ از آن‌ تنظيم‌ نمود.

براي‌ تنظيم‌ يك‌ علامت‌ يادآوري‌ كننده‌ (Reminder) بايد ‌ از لـيست‌ بازشوندة‌ مربوط به‌ آن‌، يك‌ دوره‌ زماني را انتخاب کنيد.. همچنين‌ ميتوانيد درون‌ جعبه‌ متن‌ Reminder كلـيك‌ كرده‌ و يك‌ زمان‌ مشخص‌ را  مستقيماً وارد كنيد. ما اين‌ يادآور را براي‌ نيم‌ ساعت‌ قبل‌ از ملاقات‌ تنظيم‌ مي‌كنيم‌.
روي‌ كلـيد لـيست‌ باز شونده‌ Reminder كلـيك‌ كنيد.

از ليست باز شده گزينه‌   Minutes را انتخاب‌ كنيد.

اكنون‌ تنظيمات‌ مربوط به‌ يادآور طوري‌ تنظيم‌ شده‌ است‌ كه‌ نيم‌ ساعت‌ قبل‌ از موعد قرار ملاقات‌، يك‌ پنجره‌ ظاهر شود و اين‌ علامت‌ را نشان‌ دهد. براي‌ ايجاد يك‌ قرار ملاقات‌ ديگر، ميتوانيد منوي‌ File را باز كرده‌ و از منوي‌ فرعي New، گزينه Appointment را انتخاب‌ كنيد. به‌ ياد داشته‌ باشيد كه‌ علائم‌ يادآوري‌ كننده‌ چندگانه‌ در فاصلـه‌هاي‌ زماني يكسان‌ نمايش‌ داده‌ مي‌شوند.

شما ميتوانيد با انتخاب گزينة Sound از ليست بازشوندة Reminder، يك‌ فايل‌ صوتي ديگر را جايگزين‌ صوت‌ هشداردهنده‌ پيش‌ فرض‌ Outlook نمائيد.
برنامه نويس: يک کليد با کادر قرمز نشان داده شود.

ملاقاتهاي‌ تكراري‌ (Recurring Appointments)، آندسته‌ ملاقاتهايي هستند كه‌ در فاصلـه‌هاي‌ زماني معين‌ تكرار ميشوند. هر رويداد يا قرار ملاقات‌ را ميتوان‌ براساس‌يك‌ ترتيب‌ زماني تنظيم‌ نمود. اين‌ كار با كلـيك‌ كردن‌ روي‌ كلـيدRecurrence... صورت‌ ميگيرد. از گزينه‌هاي‌ موجود در پنجره‌ Appointment Recurrence ميتوان‌ براي‌ تنظيم‌ ملاقاتهايي كه‌ بصورت‌ مرتب‌ صورت‌ مي‌گيرند، استفاده‌ كرد.
روي‌ كلـيد Recurrence... كلـيك‌ كنيد.

شما ميتوانيد ملاقاتهاي‌ تكراري‌ را براي‌ دفعات‌ تكرار مشخص‌ و يا نامشخص‌ و يا براي‌ يك‌ تاريخ‌ سررسيد خاص‌ تنظيم‌ نمائيد. در اين‌ مثال‌، ما تنظيمات‌ پيش‌ فرض‌ را قبول‌ ميكنيم‌ كه‌ بصورتي تنظيم‌ شده‌ است‌ كه‌ از روز  آوريل‌ شروع‌ شده‌ و  بار بطور هفتگي ادامه‌ پيدا كند.
روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

اكنون‌ اين‌ قرار ملاقات‌ را با كلـيك‌ كردن‌ روي‌ كلـيد Save and Close ذخيره‌ ميكنيم‌.
روي‌ كلـيد Save and Close كلـيك‌ كنيد.

اكنون‌ Outlook به‌ صفحه‌ تقويم‌ بازگشته‌ و تقويم‌ هاي‌ ماهيانه‌ را به‌ روز در مي‌آورد. چنانچه‌ بخواهيد يك‌ قرار ملاقات‌ را در تاريخ‌ مورد نظر‌ مشاهده‌ كنيد، كافي است كه‌ روي‌ تاريخ‌ مورد نظر از تقويم‌ كلـيك‌ كرده‌ و سپس‌ نماي‌ مناسب‌ را انتخاب‌ نمائيد.توجه‌ داشته‌ باشيد روزهايي كه‌ در آنها قرار ملاقاتي تنظيم‌ شده‌اند، با خطوط درشت‌ ديده‌ مي‌شوند. اكنون‌ ميخواهيم‌ چگونگي نمايش‌ قرار ملاقاتهاي‌ تنظيم‌ شده‌ را در نماي‌ تقويم‌ ماهانه‌ مشاهده‌ كنيم‌.
روي‌ كلـيد Month كلـيك‌ كنيد.

حالا براي آنکه جزئيات بيشتري از تقويم را مشاهده کنيد، گزينة High را انتخاب کنيد.

براي‌ راحتي شما، ما نماي‌ تقويم‌ ماهيانه‌ را با استفاده‌ از ميلـه‌ لـغزان‌ طوري‌ تنظيم‌ کرده‌ايم‌ كه‌ قرار ملاقاتهاي‌ تكراري‌ بهتر ديده‌ شوند. همانطور كه‌ مي‌بينيد، كافي است‌ كه‌ يك‌ قرار ملاقات‌ تكراري‌ را فقط يك‌ بار وارد كنيد و Outlook بقيه‌ كارها را انجام‌ ميدهد. در صفحات‌ بعدي‌ به‌ يادگيري‌ روش‌ برنامه‌ريزي‌ جلـسه‌ها (Meeting) مي‌پردازيم‌.

شما ميتوانيد با استفاده‌ از گزينه‌ Plan a Meeting در منوي‌ Actions، به‌ برنامه‌ريزي‌ جلـسات‌ كاري‌  بپردازيد. در اينصورت‌، Outlook شما را در پيدا كردن اوقات‌ خالـي ديگران‌ از فهرست‌ ملاقاتهايتان‌ ياري‌ خواهد نمود.
منوي‌ Actions را باز كنيد.

از منوي باز شده‌ گزينه‌ Plan a Meeting را انتخاب نماييد.

در پنجره‌ Plan a Meeting، ميتوانيد وسايل‌ مورد نياز و اعضاي‌ جلـسه‌ و ملـزوماتي مانند زمان‌ و مدت‌ يك‌ اجلاس‌ يا همايش‌ مشخص را تعيين‌ نمائيد. براي‌ دعوت‌ ديگران‌ به‌ جلـسه‌، بايد روي‌ كلـيد Add Others كلـيك‌ كنيد.
روي‌ كلـيد Add Others كلـيك‌ كنيد.

گزينه from Address Book  Add را انتخاب‌ نماييد.

در پنجره‌ Select Attendees and resources، نام‌ اشخاصي را كه‌ بايد در جلـسه‌ حضور داشته‌ باشند انتخاب‌ كنيد شما ميتوانيد نامهاي‌ مورد نظر را از دفترچه‌ آدرس‌ انتخاب‌ نمائيد 
روي نام مشخص شده توسط فلش قرمز كليك كنيد.

روي‌ كلـيد Required ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

اشخاص‌ دعوت‌ شده‌ به‌ جلـسه‌ را ميتوان‌ در دو گروه‌ قرار داد:
- گروه‌ اول  (Required) كه‌ حضورشان‌  در جلـسه‌ اجباري‌ است‌.
-  گروه‌ دوم‌ (Optional) كه‌ از آنها در خواست شركت‌ در جلـسه‌ شده‌ است‌، اما اجباري‌ به‌ حضور در آن‌ نميباشد.

به‌ نرم‌افزار آموزش Outlook  محصول شرکت انياک خوش‌ آمديد. 
دراين‌ دوره‌ شما مهارتهاي‌ مورد نياز براي‌ كار با  E-mail و مديريت‌ اطلاعات‌ شخصي توسط برنامه Outlook  را فرا خواهيد گرفت‌. براي شروع، در طي اين‌ فصل‌ مطالـبي در مورد محيط Outlook و چگونگي بكارگيري‌ Outlook خواهيد آموخت.
در تمام قسمتهاي اين برنامه آموزشي، لازم است عبارت دستوري که با قلم قرمز تايپ شده است، خودتان انجام دهيد. در صفحاتي که کليد صفحه بعد فعال است، مي‌توانيد با کليک بر روي آن به مرحله بعد برويد.
براي ادامه‌، روي كلـيد صفحه‌ بعد كلـيك‌ كنيد.
 
نرم‌ افزار Outlook براي‌ مديريت‌ اطلاعات‌ فردي‌ در كامپيوتر بكار مي‌رود. اگر شما به‌ يك‌ شبكه‌ يا Intenet متصل‌ هستيد، ميتوانيد از Outlook براي‌ تبادل‌ اطلاعات‌ و گفتگو با ديگران‌ از طريق‌ E-mail  نيز استفاده‌ كنيد.
 
حالا بهتر است برنامه Outlook را اجرا كنيم. براي اجراي اين برنامه مي‌توانيد از منوي Start استفاده كنيد.
روي‌ كلـيد Start كلـيك‌ كنيد.
 
منوي All Programs را باز كنيد.

از منوي باز شده منوي فرعي Microsoft Office  را باز كنيد.

از منوي فرعي باز شده گزينه ‌ Microsoft Office Outlook  را انتخاب‌ كنيد.
 
بسيار خوب، حالا برنامة Outlook اجرا شده است و شما ميتوانيد محيط آن را مشاهده کنيد. در ابتداي کار بهتر است با قسمتهاي مختلف اين محيط بيشتر آشنا شويد.

در اينجا ما براي آنکه قسمتهاي مختلف محيط Outlook را به شما شرح دهيم، فرض کردهايم که چند پيغام E-Mail براي شما رسيده است. شما در فصل بعد با تنظيمات لازم براي ارسال و دريافت E-Mail آشنا خواهيد شد.

نوار آبي رنگي كه‌ در بالاي‌ صفحه‌ نمايش‌ مشاهده‌ مي‌كنيد، Title Bar  
(نوار عنوان) ناميده‌ مي‌شود. اين‌ نوار نام‌ قسمتي از Outlook كه‌ شما در حال‌ كار با آن‌ هستيد را نشان‌ ميدهد و هنگامي‌كه‌ شما با قسمتهاي‌ مختلـف‌ Outlook از قبيل‌ پيغامهاي‌ E-mail يا تقويم‌ كار مي‌كنيد، عبارت داخل‌ اين‌ نوار تغيير مي‌كند.

در زير نوار عنوان‌، نوار منو (Menu Bar) قرار دارد. تمام‌ دستورات‌ Outlook از طريق‌ اين‌ منوها قابل‌ دسترسي هستند. براي‌ اجراي‌ يك‌ دستور، ابتدا بايد روي‌ عنوان‌ منو كلـيك‌ كرده‌ و سپس‌ از منوي‌ ظاهر شده‌، گزينه مورد نظر را انتخاب‌ نماييد. حال‌ با هم‌ نگاهي به‌ منوي‌  File مي‌اندازيم‌.
روي‌ منوي‌ File كلـيك‌ كنيد تا باز شود.

در Outlook، منوها حساس‌ به‌ متن‌ هستند. اين‌ بدين‌ معناست‌ كه‌ دستوراتي كه‌ به‌ رنگ‌ سياه‌ هستند در اين‌ زمان‌ قابل‌ دسترسي بوده‌ و دستورات‌ غير فعال‌ در اين‌ قسمت‌ به‌ رنگ‌ خاكستري‌ در‌آمده‌اند. علامت‌ سه‌ نقطه‌ ... در جلـوي‌  نام‌ هر دستور به‌ معناي‌ اين‌ است‌ كه‌ با اجراي‌ آن‌ دستور پنجره‌اي‌ با گزينه‌هاي‌ بيشتر براي‌ شما نمايان‌ مي‌شود. علامت‌ فلـش‌ در جلـوي‌ گزينه‌ها بدين‌ معناست‌ كه‌ اين‌ گزينه‌ داراي‌ يك‌ زيرمنو (منوي‌ فرعي) ميباشد كه‌ با انتخاب‌ آن‌، محتويات‌ منوي‌ فرعي نيز نشان‌ داده‌ مي‌شود.

كلـيدهاي‌ تركيبي صفحه‌ كلـيد كه‌ در سمت‌ راست‌ بعضي از دستورات‌ قرار دارند،  كلـيدهاي‌ ميانبر ناميده‌ مي‌شوند. شما مي‌توانيد اين‌ دستورات‌ را در هنگامي‌كه‌ منو باز نيست‌ با فشردن‌ اين‌ كلـيدهاي‌ ميانبر اجرا كنيد. وجود فلـش‌ مضاعف‌ در پايين‌ هر منو، نشانگر اين‌ مطلـب‌ است‌ كه‌ گزينه‌هاي‌ بيشتري‌ نسبت‌ به‌ آنچه‌ هم‌ اكنون‌ در حال‌ نمايش‌ است‌ قابل‌ دسترسي مي‌باشند. با كلـيك‌ كردن‌ بر روي‌ اين‌ فلـش‌ مضاعف‌ ميتوانيد به‌ گزينه‌هاي‌ ديگر دسترسي پيدا كنيد.
منوي‌ View را باز‌ كنيد.

كادري‌ كه‌ اطراف‌ آيكون‌ واقع‌ در سمت‌ چپ‌ بعضي از گزينه‌ها وجود دارد، نشانگر اين‌ است‌ كه‌ اين‌ گزينه‌ در حال‌ حاضر فعال‌ يا قابل‌ رويت‌ مي‌باشد. براي‌ مثال‌ در اين‌ منو گزينه‌ Status Bar فعال‌ ميباشد. شما ميتوانيد منوها را با كلـيك‌ كردن‌ در هر جايي خارج‌ از منو ببنديد. حال‌ منوي‌ View را ببنديد تا بحث‌ خود را درباره‌ محيط Outlook ادامه‌ دهيم‌.
هر جا خارج‌ از منوي‌ View كلـيك‌ كنيد تا بسته شود.

در قسمت‌ پائين‌ منوها، نوار ابزار استاندارد قرار دارد. اين‌ نوار ابزار شامل‌ دستوراتي از منوها ميباشد كه‌ بيشتر از ساير دستورات‌ مورد استفاده‌ قرار مي‌گيرند. براي‌ آشنايي بيشتر با هر يك‌ از اين‌ كلـيدها بر روي‌ آنها كلـيك‌ كنيد تا اطلاعات‌ بيشتري‌ بدست‌ آوريد.
بر روي‌ هر كلـيد در نوار ابزار استاندارد كلـيك‌ كنيد تا اطلاعات‌ بيشتري‌ بدست‌ آوريد، سپس‌ براي‌ ادامه‌ به‌ صفحه‌ بعد برويد.

شما ميتوانيد نوارهاي‌ ابزار را با راست‌ كلـيك‌ كردن‌ بر روي‌ نوار منو يا هر نوار ابزار ديگر، اضافه‌ يا حذف‌ كنيد. با اين‌ كار منوي‌ ميانبري‌ براي‌ شما باز مي‌شود كه‌ حاوي‌ نام‌ نوار ابزارهاي‌ قابل‌ دسترسي مي‌باشد.
بر روي‌ نوار منو يا نوارابزار راست‌ كلـيك‌ كنيد.

در منوي‌ ميانبر كه‌ باز شده‌ است‌، در كنار نام‌ هر نوارابزاري‌ كه‌ در حال‌ حاضر قابل‌ رويت‌ مي‌باشد، يك‌ علامت‌ تيك‌ وجود دارد. براي‌ اضافه‌ ياحذف‌ يك‌ نوارابزار، كافيست‌ بر روي‌ نام‌ آن‌ نوار ابزار در اين‌ منو كلـيك‌ كنيد.  براي‌ تمرين‌ مي‌خواهيم نوار ابزار Advanced را اضافه‌ كنيم.
از منوي باز شده‌ گزينه‌ Advanced را انتخاب‌ كنيد.

اكنون‌ همين‌ عملـيات‌ را براي‌ حذف‌ نوار ابزار ظاهرشده‌ انجام‌ دهيد. يعني بر روي‌ نوار منو يا يكي از نوارابزارها راست‌ كلـيك‌ كنيد و سپس‌ از منوي‌ ميانبر باز شده‌ بر روي‌ نام‌ نوارابزاري‌ كه‌ ميخواهيد حذف‌ شود كلـيك‌ نماييد.
بر روي‌ نوار منو يا نوار ابزار راست‌ كلـيك‌ كنيد.

از منوي باز شده‌ گزينه‌ Advanced را انتخاب‌ كنيد.

در پائينترين‌ قسمت‌ محيط Outlook نوار وضعيت‌ يا Status bar قرار دارد. در سمت‌ چپ‌ اين‌ نوار، پيغامي‌درباره‌ آنچه‌ كه‌ شما در حال‌ كار با آن‌ هستيد، ديده مي‌شود.

نرم‌ افزار Outlook براي‌ ساماندهي مواردي‌ همچون‌ پيغامهاي‌ E-mail، دفتر ثبت‌ وظائف‌  يا ملاقاتها مورد استفاده‌ قرار مي‌گيرد. تمامي‌اين‌ موارد در نماي‌ اطلاعات‌ نمايش‌ داده‌ مي‌شوند. در اين‌ نما گزينه‌ها به‌ ترتيبي كه‌ شما آنها را استفاده‌ كرده‌ايد نشان‌ داده‌ مي‌شوند و تا زماني كه‌ نماي‌ Inbox باز است‌ پيغامهاي‌E-mail  قابل مشاهده هستند.

در پنجره‌ پيش‌ نمايش‌ كه‌ در سمت راست نماي‌ اطلاعات‌ قرار دارد، ميتوانيد تمام‌ جزئيات‌ پيغام‌ انتخاب‌ شده‌ را مشاهده‌ كنيد. با جابجا كردن‌ ميلـه‌ جدا كننده‌ اين‌ دو پنجره‌، جزئيات‌ بيشتري‌ در پنجره‌ پيش‌ نمايش‌ ديده خواهد شد. همچنين اين امکان وجود دارد که محل قرارگيري  اين  بخش  را در صفحه Outlook   تعيين نماييد.
منوي View را باز كنيد.

منوي فرعي Reading Pane را باز كنيد.

در اينجا ما قصد داريم كه قسمت پيش نمايش را به پايين صفحه منتقل كنيم.
از منوي فرعي باز شده گزينه Bottom را انتخاب نماييد.

حالا مشاهده مي‌كنيد كه بخش پيش نمايش به پايين صفحه منتقل شده است وبه اين ترتيب شما مي‌توانيد راحتتر به مطالعه متن داخل آن بپردازيد.

در سمت راست محيط Outlook يک تقويم وجود دارد که با استفاده از آن علاوه بر مشاهدة تاريخ جاري، ميتوانيد قرار ملاقاتها و کارهاي تعيين شده براي ايام خاص را نيز ببينيد. اگر از اين قسمت زياد استفاده نميکنيد بهتر است آن را از محيط حذف کنيد تا فضاي کاري بيشتري در اختيار داشته باشيد.
روي کليد Close که با فلش قرمز مشخص شده است کليک کنيد.

پنل سمت چپ صفحه يا Navigation Pane شامل گزينه هايي براي مديريت
 Email هاي ارسال شده، دريافت شده، خوانده نشده، پاك شده و... مي‌باشد.
همچنين در اين قسمت گزينه هايي براي دسترسي به تقويم، مديريت ملاقاتها و وظايف قرار گرفته‌اند، كه گزينه هاي مهمتر به صورت كليدهاي بزرگ و گزينه هاي كم اهميت بصورت كليدهاي كوچك در پايين پنل ديده مي‌شوند. ما در بخشهاي بعد قسمتهاي مختلف اين پنل را به شما معرفي خواهيم كرد.

شما ميتوانيد يك‌ پوشه‌ جديد در پنل Navigation بسازيد و آيكونهاي‌ دلـخواه‌ خود را در اين‌ پوشه‌ قرار دهيد. براي‌ اين‌ كار بايد از منوي‌ File و منوي‌ فرعيFolder  گزينه‌ New Folder را انتخاب‌ كنيد.
منوي‌ File را باز کنيد.

منوي‌ فرعي Folder را باز كنيد.

از منوي فرعي باز شده گزينه‌ New Folder را انتخاب‌ كنيد.

در ادامه بايد درپنجره‌ Create Folder يك‌ نام‌ براي‌ پوشه‌ جديد وارد كنيد. بعد از وارد كردن‌ نام‌، بايد تعيين‌ كنيد كه‌ چه‌ نوع‌ اطلاعاتي را مي‌خواهيد در اين‌ پوشه‌ قرار دهيد.  از آنجا كه ما اين پوشه را براي نگهداري نامه‌ها و اطلاعات مربوط به شركت نياز داريم، نام شركت يعني Eniac را براي آن در نظر مي‌گيريم.
عبارت‌   Eniac    را تايپ‌ كنيد.

ما قصد داريم شاخه جديد در شاخه Personal Folders ايجاد شود.پس بايد اين شاخه را انتخاب كنيم.
روي‌  شاخه Personal Folders كليك كنيد تا انتخاب شود.

روي كليد OK كليك كنيد.

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد شاخه Eniac در شاخه Personal Folders  ايجاد شده است. در صورت نياز شما ميتوانيد با كليك بر روي اين شاخه ايجاد شده و فشردن كليد Delete از صفحه كليد، آن را حذف كنيد.

توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ بطور پيش‌ فرض‌ منوها فقط دستوراتي را نشان‌ ميدهند كه‌ بيشتر مورد استفاده‌ قرار مي‌گيرند و براي‌ دستيابي به‌ ديگر دستورات‌، بايد بر روي‌ فلـش‌ مضاعف‌ واقع‌ در پايين‌ منو كلـيك‌ كنيد. حال‌ مي‌خواهيم‌ منوها را به‌ گونه‌اي‌ تنظيم‌ كنيم‌ كه‌ تمامي‌گزينه‌هاي‌ آنها در هر زمان‌ قابل‌ رويت‌ باشند. 
منوي‌ Tools را باز كنيد.

از منوي باز شده گزينه‌ Customize را انتخاب‌ نماييد.

برگه‌ Options به‌ شما اجازه‌ ميدهد تا چگونگي نمايش‌ منوها و نوارهاي‌ ابزار را تنظيم‌ كنيد. كلـيك‌ كردن‌ بر روي‌ جعبه‌ چك‌ Always Show Menus اين‌ خصوصيت‌ را  فعال‌ ميكند. حال‌ بياييد منوها را طوري‌ تنظيم‌ كنيم‌ كه‌ هميشه‌ تمام‌ گزينه‌هاي‌ آنها قابل‌ رويت‌ باشند.
روي‌ گزينه‌ Always Show Full menus كلـيك‌ كنيد.

حالا ديگر در هنگام‌ بازكردن‌ منوها، تمام‌ گزينه‌هاي‌ آن‌ در دسترس‌ مي‌باشند. اكنون‌ راههاي‌ ديگر تنظيم‌ منوها و نوارهاي‌ ابزار را مورد بررسي قرار ميدهيم‌.
روي‌ برگه‌ Toolbars ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

در اين‌ برگه‌، ميتوانيد يك‌ نوار ابزار جديد اضافه‌ كنيد يا يك‌ نوار ابزار را براي‌ هميشه‌ حذف‌ كنيد يا تنظيمات‌ نوارهاي‌ ابزار را به‌ صورت‌ پيش‌ فرض‌ در آوريد.
روي‌ برگه‌ Commands ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

در اين‌ برگه‌ ميتوانيد كلـيدهاي‌ جديدي‌ به‌ نوارهاي‌ ابزار افزوده‌ يا از آنها حذف‌ كنيد. براي‌ اين‌ كار بايد بر روي‌ دكمه‌ مورد نظر در لـيست‌ Commands كلـيك‌ كرده و بدون‌  رها كردن‌ دكمه‌ ماوس‌ آن‌ را تا نوار ابزار دلـخواه‌ بر روي‌ صفحه‌ بكشيد و كلـيد ماوس‌ را رها نماييد. همچنين‌ ميتوان گروههاي‌ ديگري‌ از كلـيدهاي‌ فرمان‌ را در لـيست‌ Categories مشاهده‌ كنيد.

شما ميتوانيد هر نوار ابزار ديگري‌ را در قسمتهاي‌ ديگر نرم‌ افزار Outlook مانند تقويم‌ و يا دفتر روزانه‌) ژورنال‌ ( با همين‌ روش‌ به‌ صورت‌ دلـخواه‌ خود درآوريد.
روي كلـيد Close (کليد * مشخص شده) كلـيك‌ كنيد

نوارهاي‌ لـغزان‌ كه‌ در سمت‌ راست‌ هر پنجره‌ قرار دارند، براي‌ حركت‌ بين‌ عناصر مختلـف‌ آن‌ پنجره‌ بكار مي‌روند. با بالا و پايين‌ كشيدن‌ يك‌ نوار لـغزان‌ عمودي‌،  شما به‌ عناصر بيشتري‌ در يك‌ پنجره‌ دست‌ خواهيد يافت‌.

يك‌ راه‌ ديگر براي‌ حركت‌ در پنجره‌هاي‌ Outlook كلـيك‌ كردن‌ بر روي‌ فلـش‌ هاي‌ رو به‌  بالا و رو به‌ پايين‌ در يك‌ نوار لـغزنده‌ مي‌باشد. با هر كلـيك‌ بر روي‌ اين‌ فلـشها، محيط نمايش‌ به‌ ميزان‌ كمي‌به‌ بالا و پايين‌ حركت‌ مي‌كند. اين‌ فلـشها معمولا به‌ رنگ‌ خاكستري‌ و غير فعال‌ هستند و تنها زماني ميتوانيد از آنها استفاده‌ كنيد كه‌ تعداد عناصر داخل‌ پنجره‌ به‌ اندازه‌اي‌ باشد كه‌ امكان‌ نمايش‌ همه‌ آنها همزمان امكان‌ پذير نباشد. در اين‌ صورت‌ اين‌ فلـشها فعال‌ مي‌شوند.

كليد Folder List  واقع در پايين پنل موجب نمايش ليست كاملي از پوشه هاي قابل دسترسي در  Outlook مي‌شود.در اين حالت تمامي‌پوشه هايي كه در حالت عادي بطور مجزا و در گروههاي مختلف نمايش داده مي‌شوند، بطور همزمان و در كنار هم نمايش داده مي‌شوند.
روي‌ كليد Folder List كلـيك‌ نماييد.

همانطور كه‌ قبلا گفته‌ شد، Outlook شامل‌ قسمتهاي‌ مختلـفي از قبيل‌
 E-mail، ملاحظات‌ (Notes)، وظايف‌ (Tasks)، قرارملاقاتها (Meetings) و ثبت‌ روزانه‌ (Journal) ميباشد. قسمت‌ Folder List به‌ شما امكان‌ ميدهد تا اين‌ موارد را مرتب‌ و ساماندهي كنيد. براي‌ دستيابي به‌ هر پوشه‌ كافيست‌ بر روي‌ نام‌ آن‌ در لـيست‌ كلـيك‌ كنيد. از آنجا كه‌ در حال‌ حاضر نيازي‌ به‌ منطقه‌ Folder List نداريم‌، بنابراين‌ آن‌ را مي‌بنديم‌.
بر روي‌ كلـيد Mail كلـيك‌ كنيد.

Outlook از نماها براي‌ نمايش‌ عناصر به‌ بهترين‌ نحو ممكن‌ استفاده‌ ميكند. براي‌ مثال‌، در حال حاضر‌ شما از نماي ‌) Messages پيغامها ( براي‌ مشاهده‌ تيتر E-mail هاي‌ خود استفاده‌ مي‌كنيد. براي‌ تغيير نمايش‌ عناصر، از منوي‌ فرعي Current View در  منوي‌ View استفاده‌ مي‌شود.
منوي‌ View  را باز كنيد.

از منوي‌ باز شده، گزينه Current View  را انتخاب نماييد.

هر نما اطلاعات‌ را بصورتي متفاوت‌ با نماهاي‌ ديگر نشان‌ مي‌دهد. نماهايي كه‌ در اين‌ لـيست‌ قابل‌ دسترسي هستند، به‌ قسمتي از نرم‌ افزار Outlook كه‌ در حال‌ حاضر شما از آن‌ استفاده‌ مي‌كنيد، بستگي دارد. براي‌ مثال‌، گزينه‌هايي كه‌ شما هم‌ اكنون‌ در اين‌ لـيست‌ مي‌بينيد، فقط زماني قابل‌ رويت‌ هستند كه‌ از پوشه‌ E-mail استفاده‌ كنيد.
روي‌ گزينه ‌Messages With AutoPreview كلـيك‌ كنيد.

انتخاب‌ گزينه‌ Messeges With Auto Preview، باعث‌ نمايش‌ تيتر و سه‌ خط ابتداي‌ E-mail هاي‌ خوانده‌ نشده‌ مي‌شود. حال‌ به‌ نماي‌ Messages بازگرديد.
منوي‌ View را باز كنيد.

گزينه Current View را انتخاب کنيد..

روي  گزينه‌ Messages كليك نماييد.

فرض‌ كنيد شما احتياج‌ به‌ راهنمايي در زمينه‌ انجام‌ يك‌ فعالـيت‌ خاص‌ داريد. در اين‌ حالـت‌، ميتوانيد از جعبه‌ متن‌ Type a question for help كه‌ در بالا و سمت‌ راست‌ صفحه‌ Outlook و در زير نوار عنوان‌ قرار دارد استفاده‌ نماييد. شما ميتوانيد سئوال‌ خود را  در اين‌ جعبه‌ متن‌ وارد كنيد تا سيستم‌ راهنمايي Outlook جواب‌ سئوال‌ شما را پيدا كند.

براي‌ مثال‌، براي‌ گرفتن‌ اطلاعاتي در مورد ايجاد يك‌ پيغام‌ جديد،کافيست  سئوال‌ خود را در اين‌ جعبه‌ متن‌ وارد كرده‌ و كلـيد Enter را فشار دهيد. براي سادگي کار در صفحة بعد ما خودمان سؤال مورد نظر را وارد خواهيم کرد.

بسيار خوب، ما سؤال مورد نظر را وارد کردهايم و حالا کافيست که شما کليد Enter را فشار دهيد.
كلـيد Enter را فشار دهيد.

همانطور كه‌ مشاهده‌ ميكنيد، عناوين‌ مرتبط با كلـماتي كه‌ شما وارد كرديد، نمايان‌ شده‌اند. شما ميتوانيد روي‌ هر عنوان‌ كلـيك‌ كنيد تا جزئيات‌ بيشتري‌ را مشاهده‌ نماييد .
روي‌ کليد Close از پنجرة بازشده كلـيك‌ كنيد.

روش ديگر براي دسترسي به راهنماييهاي Outlook استفاده از منوي Help است. با استفاده از گزينههاي موجود در اين منو ميتوانيد به راهنماي همراه Outlook و نيز راهنماي موجود در سايت Microsoft دسترسي پيدا کنيد.

همانطور كه‌ مشاهده‌ كرديد، راههاي‌ مختلـفي براي‌ دريافت‌ راهنمايي در  Outlook وجود دارد. در اينجا اين‌ فصل‌ از نرم‌ افزار آموزشي Outlook به‌ اتمام‌ رسيده‌ و مي‌خواهيم‌ برنامه‌ را ببنديم‌. براي‌ بستن‌ Outlook ميتوانيد از گزينه‌Exit  در منوي‌ File استفاده‌ كرده‌ و يا روي‌ كلـيد Close واقع‌ در ميلـه‌ عنوان‌ كلـيك‌ كنيد.
روي‌ دكمه‌ Close (کليد * مشخص شده) كلـيك‌ كنيد.

شما به‌ انتهاي‌ اين‌ فصل‌ رسيده‌ايد، روي‌ كلـيد خروج‌ كلـيك‌ كنيد.

براي‌ راحتي شما، ما خودمان‌ بقيه‌ اسامي ‌را به‌ جعبه‌ متن‌ Required افزوده‌ايم‌. شما ميتوانيد ملـزومات‌ و وسايل‌ مورد نياز براي‌ جلـسه‌ را رزرو كرده‌ و يا در صورت‌ نياز، آنها را تقاضا كنيد. اين‌ ملـزومات‌ مي‌تواند شامل‌ اتاق‌ و يا تجهيزاتي مانند پروژكتور، پرده‌ نمايش‌ و غيره‌ كه‌ براي‌ اين‌ جلـسه‌ نياز داريد، باشد. در اينجا ما مي‌خواهيم‌ اتاق‌ گفتگوي‌ تلـويزيوني را رزرو نمائيم‌.
روي‌ گزينه‌ Video Conferencing Room كلـيك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد Resources كلـيك‌ كنيد تا ابزار انتخاب‌ شده‌ به‌ لـيست‌ شما اضافه‌ شود.

پس‌ از انتخاب‌ اشخاص‌ و وسايل‌ مورد نياز جلـسه‌، بايد روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد تا عمليات لازم به‌ جلـسه‌ مورد نظر شما تخصيص‌ داده‌ شوند.
روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ نمائيد.

اكنون‌ Outlook فهرست‌ برنامه‌هاي‌ دعوت‌ شدگان‌ و وسايل‌ رزرو شده‌ را بررسي كرده‌ و اوقات‌ خالـي آنها را در جدول‌ زمان‌ نشان‌ ميدهد. حتما به‌ خاطر داريد كه‌ رنگ‌ آبي، نشانه‌ مشغول‌ كار بودن‌، بنفش‌ نشانه‌ خارج‌ از دسترس‌ بودن‌ و هاشور آبي علامت‌ برنامه‌هاي‌ غيرحتمي ‌مي‌باشد.

گزينه‌ AutoPick Next، به‌ طورخودكار جدول‌ زماني اشخاص‌ دعوت‌ شده‌ و وسايل‌  رزرو شده‌ را بررسي كرده‌ و بهترين‌ زمان‌ ممكن‌ را براي‌ تشكيل‌ جلـسه‌ تعيين‌ مي‌كند. كلـيك‌ بر‌ روي‌ كلـيد AutoPick Next باعث‌ ميشود كه‌ جستجو براي‌ اولـين‌ زمان مناسب‌ براي‌ تشكيل‌ جلـسه‌ صورت‌ بگيرد.
روي‌ كلـيد AutoPick Next كلـيك‌ كنيد.

ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ گزينه‌ AutoPick اولـين‌ وقت‌ خالـي تمام‌ كساني را كه‌ در جلـسه‌ حاضر خواهند بود، تعيين‌ نموده‌ است‌. براي‌ پيدا كردن‌ اوقات‌ خالـي بعدي‌، بايد مجدداً روي‌ كلـيد AutoPick كلـيك‌ كنيد و براي‌ برگشت‌ به‌ اولـين‌ زمان‌ خالـي دعوت‌ شدگان‌، بايد روي‌ كلـيد << كلـيك‌ نماييد.

آيكون‌ پاكت‌ كه‌ در كنار نام‌ اشخاص‌ ظاهر شده‌ است‌، نشان‌ ميدهد كه‌ آنها به‌ جلـسه‌ مورد نظر دعوت‌ شده‌اند. با كلـيك‌ بر‌ روي‌ كلـيد Make Meeting، پيغامي‌جديد بازخواهد شد كه‌ به‌ مقصد تمامي‌دعوت‌ شدگان‌ آدرس‌ دهي شده‌ است‌.
روي‌ كلـيدMake Meeting   كلـيك‌ كنيد.

به‌ اين‌ ترتيب‌ Outlook پنجره‌ ارسال‌ پيغام‌ جلـسات‌ را در حالـي كه‌ فيلـد To: آن‌ با نام‌ تمامي‌دعوت‌ شدگان‌ به‌ جلـسه‌ پرشده‌ است‌ باز مي‌نمايد. بنابر‌اين‌ شما فقط بايد فيلـد موضوع‌ (Subject) را پر كرده و متن‌ پيغامي‌ را كه‌ مي‌خواهيد همه‌ دعوت‌ شدگان ببينند، در محل‌ مربوطه‌ تايپ‌ نماييد. در صفحة بعد ما موضوع دعوت را براي شما تايپ خواهيم کرد.

اكنون‌ با كلـيك‌ روي‌ كلـيد Send، تقاضاي‌ حضور در جلـسه‌ فرستاده‌ خواهد شد. پس‌ از آنكه‌ دعوت‌ نامه‌ ارسال‌ گرديد، گيرندگان‌ ميتوانند با آن‌ موافقت كرده‌ و يا بطور مشروط موافقت‌ كنند و همچنين‌ ميتوانند آنرا رد كنند و يا زمان‌ مناسب‌ ديگري‌ را براي‌ جلـسه‌ پيشنهاد نمايند. در اينجا ما مي‌خواهيم‌ پيغام‌ را ارسال‌ كرده‌ و به‌ نماي‌ تقويم‌ (Calendar) باز گرديم‌.
روي‌ كلـيد Send كلـيك‌ نمائيد. .

روي کليد Close از پنجره‌ Plan a Meeting ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

چنانچه‌ با افراد يكساني به‌ طور مكرر ملاقات‌ داريد، مي‌توانيد گروهي را ايجاد كنيد كه‌ فقط شامل‌ آن‌ افراد باشد. به‌ اين‌ ترتيب‌ مي‌توانيد جدول‌ زمانبندي‌ همه‌ افراد گروه‌ را سريعاً مشاهده‌ كنيد. ابزار مربوط به‌ اين‌ قابلـيت‌ روي‌ نوار ابزار استاندارد وجود دارد.
روي‌ كلـيد Schedules… ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

روي‌ كلـيد Open كلـيك‌ نماييد.

بعد از آن‌ كه‌ روي‌ كلـيد Open در پنجره‌ Group Schedules كلـيك‌ نموديد، پنجره‌  جديدي‌ باز ميشود كه‌ جدول زمانبندي‌ همه‌ اعضاء گروه‌ در آن‌ نمايش‌ داده‌ مي‌شود. از اين‌ پنجره‌ براي‌ افزودن‌ اعضاي‌ جديد، وسايل‌ و جلـسات‌ ديگر استفاده‌ مي‌شود. چنانچه‌ همه‌ اعضاي‌ گروه‌ به‌ يك‌ شبكه‌ واحد متصل‌ نباشند، اطلاعات‌ مربوط به‌  آنها را ميتوان‌ روي‌ اينترنت‌ فرستاد و به‌ اين‌ ترتيب‌ برنامه‌ تاريخ‌ جاري‌ براي‌ اعضاي‌  گروه‌ ارسال‌ شده‌ و اطلاعات‌ جدول‌ زمانبندي‌ آنها به‌ روز مي‌شود.
روي‌ كلـيد Cancel كلـيك‌ كنيد.

Outlook ابزارهايي دارد كه‌ بطور خودكار در ايجاد صفحات‌ وب‌ حاوي‌ تقويهاي‌ شخصي و عمومي‌ شما را ياري‌ ميكند. اين‌ صفحات‌ را ميتوان‌ پس‌ از ايجاد، روي‌ شبكه‌ اينترانت‌ يك‌ شركت و يا روي‌ اينترنت‌ ارسال‌ نمود. ابزارهاي‌ مورد نياز اين‌ كار در ابتداي‌ نصب‌ Office نصب‌ نميشوند، اما با اين‌ حال‌ ميتوانيد آنها را بعداً اضافه‌ نمائيد.در اينجا به‌ منظور تشريح‌ چگونگي ارسال‌ تقويمها روي‌ اينترنت‌، ما قبلا اين‌ ابزارها را نصب‌ كرده‌ايم‌.
منوي‌ File را باز كنيد.

از منوي باز شده‌ گزينه‌ Save as Web Page را انتخاب نماييد.

اولـين‌ قدم‌، انتخاب‌ محدوده‌ روزهايي است‌ كه‌ ميخواهيد صفحه‌ اينترنتي تقويمتان‌ آنرا نشان‌ دهد. براي‌ اين‌ كار، از دو لـيست‌ باز شونده‌ Start date و End date براي‌ نمايش‌ اولـين‌ و آخرين‌ روز استفاده‌ نمائيد.

در كادر Save as بايد يك‌ عنوان‌ را براي‌ تقويم‌ وارد كنيد. اين‌ عنوان‌ در صفحه‌ وب ايجاد شده‌ ظاهر خواهد شد. در حالـت‌ پيش‌ فرض‌، نام‌ كاربر براي‌ عنوان‌ تقويم ‌در نظر گرفته‌ ميشود.

در حالـت‌ پيش‌ فرض‌، Outlook نام‌ يك‌ فايل‌ را به‌ صفحه‌ وب‌ شما اختصاص‌ داده‌ و آن‌ را در پوشه‌ My Documents ذخيره‌ ميكند. پسوند نام‌ فايل‌ هميشه‌ به‌ دو صورت. html و يا. htm مي‌باشد. اين‌ بدان‌ معني است‌ كه‌ فايلـهاي‌ مورد نظر با فرمت‌HTML  كه‌ قالـب‌ صفحات‌ وب‌ استاندارد است‌، ذخيره‌ شده‌اند. توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ شما ميتوانيد محل‌ ذخيره‌ صفحه‌ وب‌ خود را با استفاده‌ از كلـيد Browse به‌ ميل‌ و نياز خود تغيير دهيد.
 
با استفاده‌ از كلـيد Browse ميتوانيد مسير يا فهرست‌ مشخصي را روي‌ يك‌ شبكه‌ محلـي و يا شبكه‌ اينترانت‌ يك‌ شركت‌، براي‌ ذخيره‌ سازي‌ فايل‌ صفحه‌ وب‌ جستجو كنيد. در اينجا ما مقادير پيش‌ فرض‌ را قبول‌ مي‌كنيم‌ و سپس‌ صفحه‌ وب‌ آماده‌ ارسال‌ روي‌ اينترنت‌ خواهد بود.

با كلـيك‌ روي‌ كلـيد Save، صفحه‌ وب‌ تقويم‌ جديد تولـيد گرديده‌ و در يك مرورگر وب‌، ) مانند (Internet Explorer نمايش‌ داده‌ ميشود.
روي‌ كلـيد Save كلـيك‌ كنيد.

اكنون‌ Outlook مرورگر وب‌ شما را اجرا كرده‌ و صفحه‌ وب‌ جديد را دقيقا مانند زماني كه‌ به‌ يك‌ سرويس‌ دهنده‌ اينترنت‌ و يا يك‌ شبكه‌ اينترانت‌ متصل‌ هستيد، نمايش‌ ميدهد. براي‌ ويرايش‌ اين‌ صفحه‌، بايد تغييرات‌ مورد نظر را در تقويمتان‌ در  محيط Outlook اعمال‌ كنيد و دوباره‌ يك‌ صفحه‌ وب‌ جديد بسازيد.

به‌ محض‌ اينكه‌ فايل‌ Html ذخيره‌ گرديد، مي‌توان‌ آن‌ را به‌ شبكه‌ اينترنت‌ ارسال‌ نمود. صفحه‌ وب‌ تقويم‌، بايد روي‌ يك‌ كامپيوترISP (سرويس‌ دهنده‌ اينترنت)‌ ذخيره‌ شود. توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ معمولا دستورات‌ و راهنمايي هاي‌ لازم‌ براي‌ چگونگي ذخيره‌ يك‌ فايل‌ بر روي‌ سيستم‌ يك‌ ISP، توسط كارشناسان‌ آن‌ سازمان‌ ارائه‌ ميشود.
روي‌ كلـيد Close ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

تقويمها را نيز مانند پيغامهاي‌ E-mail ميتوان‌ روي‌ كاغذ چاپ‌ نمود. براي‌ اينكار بايد از كلـيد Print روي‌ نوار ابزار و يا گزينه‌ Print در منوي‌ File استفاده‌ نماييد. 
منوي‌ File را باز كنيد.

از منوي باز شده گزينه‌ Print را انتخاب‌ نماييد.

همانطور كه‌ مشاهده‌ مي‌كنيد، پنجره‌ Print باز شده‌ است‌. در اين‌ پنجره‌ گزينه‌هايي وجود دارند كه‌ با استفاده‌ از آنها مي‌توانيد چگونگي چاپ‌ تقويم‌ را كنترل‌ كنيد. شما با گزينه‌هاي‌ موجود در اين‌ پنجره‌ قبلاً آشنا شده‌ايد، بنابراين‌ در اين‌ قسمت‌ از تكرار آنها خودداري‌ مي‌كنيم‌. براي‌ آشنايي مجدد با اين‌ گزينه‌ها به‌ فصل‌ دوم‌ از همين‌ برنامه‌ آموزشي مراجعه‌ كنيد.

در كادر Print Style ميتوانيد نوع‌ چاپ‌ تقويم‌ را از بين‌ حالـتهاي‌ روزانه‌، هفتگي و ماهيانه‌ انتخاب‌ كنيد. همچنين‌، اين‌ امكان‌ وجود دارد كه‌ با انتخاب‌ حالـت Calendar Details جزئيات‌ ثبت‌ شده‌ در تقويم‌ را نيز چاپ‌ كنيد و يا با انتخاب‌ حالـت‌ Trifold Style، تقويمهاي‌ روزانه‌ و هفتگي و نيز لـيست‌ كارهاي‌ خود را با هم‌ ادغام‌ نماييد. قسمت‌ Print Range به‌ شما امكان‌ ميدهد تا محدوده‌ تاريخهايي را كه‌ در نظر داريد را تعيين‌ نمائيد.
 
در Outlook ابزار هاي‌ زيادي‌ براي‌ سازماندهي و مديريت‌ نامه‌هاي‌ E-mail، تماسها، ژورنال‌، كارها و تقويم‌ وجود دارد. در اين‌ بخش‌، با تواناييهاي‌Outlook  براي‌ علامت‌ گذاري و فيلـتر نمودن‌ اين‌ اطلاعات‌ آشنا خواهيد شد. همچنين‌، خواهيد آموخت‌ كه‌ چگونه‌ به‌ ايجاد يادداشتهاي‌ شخصي خود بپردازيد. در انتها نيز به‌ چگونگي استفاده‌ همزمان‌ از قابلـيتهاي‌ Outlook پي خواهيد برد.
 
در Outlook اين‌ امكان‌ وجود دارد كه‌ نامه‌ هاي‌ E-mail يا تماسها و كارها را علامت‌ گذاري‌ (Flag) نمائيد تا بعداً توجه‌ بيشتري‌ به‌ آنها داشته‌ باشيد. با اين‌ كار به‌ هنگام‌ مشاهده‌ لـيست‌ به‌ ياد خواهيد آورد كه‌ بايد در مورد E-mail يا تماس‌ مورد نظر چه‌ عملـي را انجام‌ دهيد. با ايجاد هر پرچم‌، Outlook بصورت‌ خودكار براي‌ شما يك‌ ياد آور (Reminder) تنظيم‌ مينمايد.
 
براي‌ تنظيم‌ يك‌ پرچم‌ يا علامت‌، در ابتدا بايد پيغام‌ يا تماس‌ مورد نظر خود را انتخاب‌ كنيد و سپس‌ از منوي‌ Actions دستور Follow Up را انتخاب‌ نمائيد. 
روي پيغام مشخص شده  كليك كنيد

منوي Actions را باز كنيد.

از منوي باز شده گزينه Follow Up را انتخاب نماييد.
 
روي گزينه Add Reminder كليك كنيد.

در پنجره‌ Custom ميتوانيد تعيين‌ نمائيد كه‌ علامت‌ پرچم‌ را براي‌ چه منظوري‌ ايجاد كرده‌ايد. براي‌ مثال‌ آيا ميخواهيد آنرا بخوانيد، جواب‌ دهيد، بازبيني كنيد يا چاپ‌ نماييد. 
روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ Flag to كلـيك‌  كنيد.

پس‌ از مشاهده‌ گزينه‌هاي‌ لـيست‌ در جايي خارج‌ از آن كلـيك‌ كنيد تا بسته‌ شود.

در لـيستهاي‌ بازشونده Start Date و Due Date تاريخ آغاز و پايان يادآور‌ (Reminder) وارد ميشود. اين دو قسمت در حالت پيشفرض با تاريخ جاري پر ميشوند.  
روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ Due by كلـيك‌ كنيد.

از ليست باز شده تاريخ‌  April  را انتخاب‌ كنيد.

در حالـت‌ پيش‌ فرض‌، يادآوري‌ در ساعت  بعداز ظهر اتفاق‌ ميافتد، مگر آنكه‌ زمان‌ ديگري‌ را به‌ يادآور اختصاص‌ داده‌ باشيد. براي‌ تعيين‌ يك‌ زمان‌ ديگر براي‌ يادآور، بايد روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ سمت‌ راست‌ پنجره‌ كلـيد كرده‌ و زمان‌ مورد نظر را انتخاب‌ كنيد. هنگامي كه‌ زمان‌ يادآوري‌ فرا برسد، پنجره‌ Reminder ظاهر شده‌ و شما ميتوانيد با استفاده‌ از كلـيدهاي‌ آن‌ پنجره، عملـي كه‌ براي‌ انجام‌ آن‌ پرچم‌ نصب‌ كرده‌ بوديد را انجام‌ دهيد و يا يادآور را خاموش‌ كنيد و يا آنكه‌ آنرا براي‌ يادآوري‌ بعدي‌ حفظ كنيد.

و حالا براي نصب پرچم، روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

اكنون‌ همانطور كه‌ مي‌بينيد، يك‌ پرچم‌ در كنار E-mail انتخاب‌ شده ايجاد شده‌ است‌ و با كمك‌ اين‌ پرچم‌ يك‌ يادآوري‌ در تاريخ‌ و زمان‌ تعيين‌ شده‌ انجام‌ خواهد شد. در صفحه‌ بعد وارد ژورنال‌ Outlookمي‌شويم‌ تا به‌ يادگيري‌ نحوه‌ فيلـتر كردن‌ اطلاعات‌ بپردازيم‌.
روي‌ كليد Journal كلـيك‌ نمائيد.

راه‌ ديگر براي‌ سازماندهي اطلاعات‌ در Outlook استفاده‌ از قابلـيت‌ فيلـتر مي‌باشد. فيلـتر در واقع‌ شامل‌ شرطي است‌ كه‌ براي‌ طبقه‌بندي‌ اطلاعات‌ استفاده‌ مي‌شود و چنانچه‌ يك‌ يا چند آيتم‌ با شرط ذكر شده‌ مطابقت‌ داشته‌ باشند، Outlook آنها را نمايش‌ ميدهد. اكنون‌ مي‌خواهيم‌ مثالـي را براي‌ استفاده‌ از Filter مطرح‌ كنيم‌، اما پيش‌ از آن‌، به‌ نوار وضعيت‌ توجه‌ كنيد كه‌ تعداد آيتم‌ هاي‌ موجود در لـيست‌ را نشان ميدهد. تعداد آنها را به‌ خاطر بسپاريد.
در پنل Navigation ، روي گزينه‌ Last Seven days كليك نمائيد.

هرگاه‌ فيلـتري‌ در يك‌ نما اجرا مي‌گردد، پيغام‌ Filter Applied در پايين‌ صفحه‌ و روي‌ نوار وضعيت‌ ظاهر مي‌شود. گزينه‌ Last Seven Days، در واقع‌ يك‌ فيلـتر مي‌باشد كه‌ فقط آيتم‌هايي كه‌ در طي هفت‌ روز گذشته‌ ايجاد شده‌ و يا تغيير كرده‌اند را نمايش‌ ميدهد. توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ از تعداد  آيتم‌ صفحه‌ قبلـي در اينجا فقط  آيتم‌ نمايش‌ داده‌ شده‌ است‌. آيتمهايي كه‌ با شرط فيلـتر مطابقت‌ نداشته‌اند، هنوز هم‌ وجود دارند اما Outlook آنها را تا زماني كه‌ فيلـتر حذف‌ نشده‌ است‌ نمايش‌ نخواهد داد. در ادامه فيلـتر ديگري‌ را آزمايش‌ مي‌كنيم‌.
از پنل Navigation گزينه  Customize Current View را انتخاب‌ كنيد.

روي كليد Filter   مشخص شده كليك كنيد.

عمل‌ فيلـتر كردن‌ مي‌تواند بر مبناي‌ عبارتي كه‌ در فيلـد Subject يا Contact ظاهر مي‌شود، نوع‌ وروديهاي‌ ژورنال‌ و يا نامهاي‌ تماس‌ و يا بر اساس‌ اندازه‌ فايل‌ يا هر شرط ديگري‌ كه‌ شما تعيين‌ مي‌كنيد، صورت‌ بگيرد.
روي‌ برگه‌هاي‌ اين‌ پنجره‌ كلـيك‌ كنيد تا ساير گزينه‌هاي‌ فيلـتر سازي‌ را ببينيد، براي ادامه، پنجره‌ باز شده‌ را با استفاده‌ از كلـيد Close (کليد * مشخص شده) ببنديد.

روي كليد Close  مشخص شده كليك كنيد.

همانطور كه‌ قبلا گفته‌ شد، فيلـترها تنها اطلاعاتي را نمايش‌ ميدهند كه‌ با شرط تعيين‌ شده‌ مطابقت‌ داشته‌ باشند. براي‌ انصراف‌ و خروج‌ از حالـت‌ فيلـتر، بايد ازپنل Navigation ،  يكي از نماهاي‌ اصلـي را انتخاب‌ كنيد و يا شرايط تعيين‌ شده‌ براي‌ نماي‌ فيلـتر شده‌ را با استفاده‌ از كلـيد Clear All در پنجره‌ Filter، حذف‌ نمائيد.

در دنياي‌ اداري‌ امروز، در همه‌ اتاقها يك‌ دسته‌ كاغذ يادداشت‌ كوچك‌ وجود دارد كه‌  روي‌ ميز قرار داده‌ شده‌ و يا به‌ ديوار اتاق‌ چسبيده‌ است‌.  Outlook. برنامه‌Note  را براي‌ يادداشت‌ سريع‌ اطلاعات‌ فراهم‌ كرده‌ است‌. نرم‌افزار Note يادداشتهاي‌ شما را روي‌ كامپيوتر حفظ كرده‌ و از خطر مفقود شدن‌ مصون‌ مي‌دارد. براي‌ اجراي‌ اين‌ برنامه بايد روي‌ کليد ‌ Notes كلـيك‌ كنيد.
روي‌ كلـيد  Notes كلـيك‌ كنيد.

استفاده‌ از Outlook براي‌  ذخيره‌ سازي‌، به‌ روز رساني و به‌ اشتراك‌ گذاشتن‌ يادداشتها مي‌تواند به‌ شما در سازماندهي و مديريت‌ بهتر كمك‌ نمايد. اكنون‌ ميخواهيم‌ يك‌ يادداشت‌ جديد ايجاد كنيم‌.
روي‌ كلـيد New Note كلـيك‌ كنيد.

توجه‌ كنيد كه‌ تاريخ‌ و زمان‌ در زير برگه‌ يادداشت‌ ثبت‌ شده‌ است‌. حالا ميخواهيم‌ يك‌ جملـه‌ يادآوري‌ تايپ‌ كنيم‌ و سپس‌ برگه‌ را ببنديم‌. براي سادگي کار ما خودمان در صفحه بعد جمله مورد نظر را وارد خواهيم کرد.

روي‌ كلـيد Close (کليد * مشخص شده) كلـيك‌ كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه يادداشت بصورت يك آيكون ايجاد شده است.در صفحه بعد ما يادداشت ديگري را نيز ايجاد خواهيم نمود.

براي‌ مشاهده‌ يا ويرايش‌ هر يك‌ از برگه‌هاي‌ يادداشت‌، ميتوانيد روي‌ آن‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد.
روي‌ برگه ‌Tuxedo Reminder (برگه‌ دوم‌) دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

اين‌ برگه‌ها در هر محيطي، حتي خارج‌ از محيط Outlook باز مي‌شوند. براي‌ تغيير در محتويات‌ آن‌، داخل‌ برگه‌ كلـيك‌ كرده‌ و اطلاعات‌ جديد را وارد نمائيد. همچنين‌، شما ميتوانيد با استفاده‌ از گزينه‌ Forward در منوي‌ Actions، برگه‌ را براي‌هر كس‌ ديگر كه‌ در نظر داريد، ارسال‌ نماييد.
روي‌ كلـيد Close مشخص شده كلـيك‌ كنيد.

منوي‌ Actions را باز کنيد.

از منوي‌ باز شده گزينه‌Forward  را انتخاب نمائيد.

و حالا يك‌ فرم‌ ارسال‌ E-mail باز شده‌  كه‌ در متن‌ اصلـي آن‌ برگه‌ يادداشت‌ ما الـصاق‌ گشته‌ است‌. ما ميخواهيم‌ اين‌ E-mail را ارسال‌ كنيم‌. در صفحة بعد ما نام فرد مورد نظرمان را در کادر To وارد ميکنيم.
با ارسال‌ پيغام‌ E-mail، برگه‌ يادداشت‌ بصورت‌ يك‌ متن‌ عادي‌ در جعبه‌ متن
‌E-mail  گيرنده‌ قابل‌ مشاهده‌ خواهد بود روي‌ كلـيد Send كلـيك‌ كنيد تا پيغام‌ ارسال‌ شود.

شما ميتوانيد يادداشتها را به‌ روشهاي‌ مختلـفي دسته‌بندي‌ و يا مرتب‌ نمائيد. براي‌ انجام‌ اين‌ كار، بايد از گزينه Organize واقع‌ در منوي Tools   استفاده‌ كنيد.
منوي Tools  را باز كنيد.

از منوي باز شده گزينه Organize را انتخاب نماييد.

ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ در حال‌ حاضر گزينه‌ اول‌ (Using Folders) فعال‌ است‌. به‌ اين‌ ترتيب‌ شما ميتوانيد يادداشتها را به‌ شاخه‌هاي‌ مختلـفي انتقال‌ دهيد. براي‌ اينكار كافي است يادداشتهاي‌ مورد نظر خود را انتخاب‌ كرده و پس‌ از آن‌ لـيست‌ شاخه‌ها را باز كرده‌ و از كلـيد Move براي‌ انتقال‌ يادداشتها استفاده‌ نماييد.
روي‌ گزينه‌ Using Views كلـيك‌ كنيد.

در اين‌ قسمت‌ نماهاي‌ مختلـفي براي‌ روش‌ مشاهده‌ يادداشتها ارائه‌ شده‌ است‌. استفاده‌ از فيلـترها نيز در اين‌ لـيست‌ ممكن‌ مي‌باشد. براي‌ مثال‌، ما ميخواهيم‌ يادداشتهاي‌ ايجاد شده‌ تا حداكثر يك‌ هفته‌ پيش‌ را مشاهده‌ كنيم‌.
روي‌ نماي‌ Last Seven Days كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه‌ ميبينيد سه يادداشت‌ وجود دارد كه‌ در طول‌ هفته‌ گذشته‌ ايجاد شده‌اند و هر سه تاي آنها در بخش‌ پاييني صفحه‌ ظاهر شده‌اند.

Outlook، قابلـيتهاي‌ تغيير رنگ‌، اندازه‌ و يا سبك‌ قلـم (Font) برگه‌هاي‌ يادداشت‌ را نيز دارا مي‌باشد. براي‌ دسترسي به‌ اين‌ گزينه‌ها بايد از منوي‌ Tools گزينه‌ Options را انتخاب کرده و سپس‌ روي‌ كلـيد Note Options واقع‌ در صفحه‌Prefrences  كلـيك‌ نمائيد.

در   Outlook  ميتوان براي دسترسي سريعتر به قسمتهاي مختلف، براي قسمتهاي مورد نظر Shortcut ايجاد كرد. ايجاد Shortcut براي قسمتهاي پر استفاده‌تر موجب سهولت كار و تسريع عمليات مي‌شود.در ادامه ما قصد داريم براي قسمت Inbox يك Shortcut ايجاد كنيم. براي ايجاد  Shortcut بايد از كليد Shortcut واقع  در پايين پنل Navigation استفاده نماييم.
روي‌ كلـيد Shortcut كلـيك‌ كنيد.

گزينه Add New Group براي ايجاد يك گروه از Shortcut ها و گزينه Add New Shortcut براي ايجاد يك ميانبر مجزا بكار مي‌رود.
روي گزينه Add New Shortcut كلـيك‌ كنيد.

بسيار خوب، حالا شما مي‌توانيد از طريق پنجره باز شده، شاخه مورد نظر خود را براي ايجاد ميانبر براي آن، انتخاب كنيد.
روي شاخه Inbox  كليك كنيد.

روي كليد OK کليك كنيد.

و حالا يك ميانبر براي شاخه Inbox ايجاد شده است و شما بعد از اين مي‌توانيد براي دسترسي به شاخه Inbox، علاوه بر قسمت Mail از اين ميانبر نيز استفاده كنيد. در درسهاي بعد شما با كاربرد اين ميانبرها بيشتر آشنا خواهيد شد.

با اينكه‌ Outlook شامل‌ قسمتهاي‌ متنوعي مانند صندوق‌ پستي، تقويم‌ و سررسيد، لـيست‌ تماسها و شاخه‌هاي‌ ديگر مي‌باشد، اما تمامي‌اين‌ قسمتها با هم‌ در انطباق‌ بوده‌ و براي‌ كار در كنار هم‌ طراحي شده‌اند. شما ميتوانيد با توجه‌ به‌ اين‌ موضوع‌ مشخصات‌ Outlook را دقيقاً آنطور كه‌ مي‌خواهيد طراحي كنيد و هر يك‌ از اين‌ ابزارها را با بقيه‌ تركيب‌ نماييد. اكنون‌ اجازه‌ دهيد از اين‌ موضوع‌ چند مثال‌ بزنيم‌.

با استفاده‌ از قابلـيتهاي‌ پستي Outlook،  ميتوانيد يك‌ پيغام‌ E-mailرا به‌ يك‌ تماس‌ (Contact) بفرستيد. كافي است‌ روي‌ عنوان‌ تماس‌ از لـيست‌ Contacts كلـيك‌ كرده‌ و بدون‌ رها كردن‌ كلـيد ماوس‌ آن‌ را به‌ صندوق‌ پستي Inbox بكشيد.
روي‌ تماس مشخص شده از لـيست‌ تماسها کليد چپ ماوس را فشرده و نگه داريد و اشاره گر را روي به‌ داخل‌ پوشه‌ Inbox از قسمت Shortcut  بكشيد و کليد ماوس را رها نماييد.

ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ Outlook به‌ طور خودكار پنجره‌ پيغام‌ جديد را باز نموده‌ كه‌ به‌ آدرس‌ تماس انتخاب شده آدرس‌ دهي شده‌ است‌. اكنون‌ شما بايد موضوع‌، متن‌ و فايلـهاي‌ ضميمه‌ را وارد نماييد. از آنجا كه‌ در حال‌ حاضر نيازي‌ به‌ اين‌ كار نميباشد، بنابراين پنجره‌ پيغام‌ جديد را مي‌بنديم‌.
روي‌ كلـيد Close (کليد * مشخص شده) كلـيك‌ كنيد.

يك‌ مثال‌ ديگر، آن‌ است‌ كه‌ محتويات‌ تقويم‌ خود را براي‌ هر كس‌ كه‌ مي‌خواهيد، ارسال‌ كنيد. براي‌ اين‌ كار هم‌ مي‌توانيد با استفاده‌ از خاصيت (كشيدن‌ و رها كردن) ماوس‌، هر آنچه‌ را كه‌ ميخواهيد از شاخه‌ Calendar به‌ صندوق‌ Inbox كشيده‌ و رها كنيد.
روي‌ كليد Calendar كلـيك‌ كنيد.

همچنين‌، اين امکان وجود دارد که با استفاده‌ از تقويم‌، كارهاي‌ ثبت‌ شده‌ در داخل‌ كاربرگها را زمانبندي‌ كنيد. براي‌ اين‌ عمل‌ نيز كافي است‌ با استفاده‌ از ماوس‌، كار مورد نظر خود را از داخل‌ كاربرگ‌ به‌ داخل‌ پوشه‌ Calender بياندازيد. در اين‌ حالـت‌ بصورت‌ خودكار فرم‌ جديدي‌ باز ميشود و از شما مي‌خواهد تا زمان‌ مورد نظر و نيز گزينه‌هاي ديگر مربوط به‌ آن‌ كار را تنظيم‌ و تعيين‌ كنيد.

همچنين‌، با استفاده‌ از تقويم‌ Outlook  ميتوانيد براي‌ يك‌ تماس‌ به‌ وسيلـه‌E-mail  يك‌ قرار ملاقات‌ تعيين‌ نمائيد. براي‌ اينكار ابتدا بايد عنوان‌ تماس‌ را از شاخه Contacts به‌ شاخه‌ Calendar بياندازيد. در اين‌ هنگام‌ يك‌ پنجره‌ ظاهر ميشود و ازشما مي‌خواهد كه‌ تماس‌ خود را زمانبندي‌ نماييد.

همانطور كه‌ گفته‌ شد، يكي از قدرتهاي‌ اصلـي Outlook، استفاده‌ همزمان‌ و مختلـط از قسمتهاي‌ مختلـف‌ آن‌ است‌. قابلـيت‌ استفاده‌ Outlook از ديگر نرم‌ افزارهاي‌Office  نيز به‌ ويژگيهاي‌ بارز آن‌ افزوده‌ است‌. براي‌ نمونه‌، ميخواهيم‌ روش‌ استفاده‌ از نرم‌ افزار Word را در محيط Outlook، بررسي نماييم.

به‌ نرم‌ افزار Word ميتوان‌ مستقيماً از داخل‌ Outlook دسترسي پيدا كرد. اين‌ كار در صورتي امكان‌ دارد كه‌ ويراستار Word به‌ عنوان‌ ويراستار پيش‌ فرض‌ محيطOutlook  تنظيم‌ شده‌ باشد. براي‌ يادگيري‌ بيشتر در مورد امكانات‌ Word، به‌ صندوق ‌Inbox باز مي‌گرديم‌.
روي‌ كلـيد Mail كلـيك‌ كنيد.

با استفاده‌ از ويراستار Word ميتوان‌ به‌ ايجاد اسناد متني و پيغامهايي پرداخت‌ كه‌ داراي‌ امكانات‌ حرفه‌اي‌ Word ميباشند. براي‌ مثال‌، شما ميتوانيد امكانات‌ غلـط گيري‌ و تصحيح‌ Word را به‌ كار ببريد، از كلـيدهاي‌ فرمت‌ بندي‌ آن‌ استفاده‌ كنيد و حتي از قالـبها و امكانات‌ نوشتاري‌ Word نيز بهره‌ ببريد. اكنون‌ ميخواهيم‌ براي‌ مشاهده‌ گزينه‌هاي‌ مختلـفي كه‌ در دسترس‌ قرار ميگيرند، به‌ ايجاد يك‌ پيغام‌ جديد بپردازيم‌.
روي‌ كلـيد New Mail Message كلـيك‌ كنيد.

بسيار خوب، حالا پنجره اي براي تايپ پيغام باز شده است. در صفحه بعد ما خودمان متن مورد نياز براي اين پيغام را وارد خواهيم نمود.

ما براي‌ راحتي شما، متن‌ مورد نياز براي‌ اين‌ پيغام‌ را وارد كرده‌ايم‌ و اكنون‌ مي‌خواهيم‌ براي‌ جذابتر شدن‌ متن موجود،کمي ظاهر آن را تغيير دهيم. براي اين منظور ميتوانيم از ابزارهاي موجود در برگة Options و Format  Text  استفاده‌ كنيم‌.
روي برگة Options کليک کنيد.

در ابتدا بهتر است رنگ زمينة پيغام خود را تغيير دهيم. اينکار با استفاده از گزينة Page Color واقع در منوي مربوط به کليد Theme قابل انجام ميباشد.
روي کليد Theme کليک کنيد.

از منوي بازشده روي گزينة Page Color کليک کنيد.

روي نمونه رنگ مشخص شده کليک کنيد

مشاهده ميکنيد که رنگ زمينة پيغام عوض شده است. شما به همين ترتيب و با استفاده از گزينههاي موجود در منوي مربوط به کليد Theme ميتوانيد نوع قلم و نيز رنگ قسمتهاي مختلف پيغام خود را تغيير دهيد. همچنين گزينة Theme در اين منو به شما کمک ميکند که پيکربندي کل پيغام را با استفاده از الگوهاي آماده تعيين کنيد.
روي کليد Theme کليک کنيد.

از منوي بازشده مجدداً گزينة Theme را انتخاب کنيد.

روي الگوي مشخص شده کليک کنيد.

همانطور که ميبينيد پيکربندي پيغام شما، مطابق با الگويي که انتخاب نموديد تغيير کرده است.

نرم‌ افزار Word ، تنها يك‌ مثال‌ براي‌ استفاده‌ نرم‌افزارهاي‌ ديگر Officeدر محيط Outlook ميباشد. برنامه‌هاي‌ ديگر Officeنيز ميتوانند توسط Outlook استفاده‌ شوند. براي‌ مثال‌، فايلـي كه‌ در برنامه‌هاي‌ ديگر Office ايجاد شده‌ است‌ را ميتوان‌ به‌ پيغامها ضميمه‌ نمود و سپس‌ آنرا درون‌ Outlook  باز كرد.  Outlookرا ميتوان‌ براي‌ كار روي‌ اسناد مشترك‌، كه‌ براي‌ ايجاد آنها چند نفر با يكديگر همكاري‌ دارند، استفاده‌ نمود. در اين‌ حالـت‌ شما مي توانيد فايلـها را براي‌ اعمال‌ تغييرات‌ به‌ ساير همكارانتان‌ ارسال‌ كنيد و زماني كه‌ آن‌ فايلـها يا اسناد تغيير داده‌ شده‌ و به‌ شما برگردانده‌ شوند، با استفاده‌ از ابزارهاي‌Merge  (تركيب) وCompare  (مقايسه) كه‌ درOutlook وجود دارد ، اسناد اصلـي خود را به‌ روز (Update) برسانيد.

در اين‌ فصل‌ شما ياد گرفتيد كه‌ چگونه‌ از پرچم‌ ها براي‌ يادآوري‌ پاسخگويي به‌ پيغامهاي‌ E-mail استفاده‌ كنيد. همچنين‌ ، درباره‌ فيلـترها مطالـب‌ مفيدي‌ آموختيد و چگونگي استفاده‌ از آنها براي‌ نمايش‌ و سازماندهي اطلاعات‌ از راههاي‌ مختلـف‌ ، برايتان‌ تشريح‌ شد. 
شما به‌ انتهاي‌ اين‌ فصل‌ رسيده‌ايد ، روي‌ كلـيد خروج‌ كلـيك‌ كنيد.

دركادر Copies، تعداد صفحات‌ و تعداد نسخه‌هاي‌ چاپي تعيين‌ مي‌شود. همچنين‌، شما ميتوانيد مشخص‌ كنيد كه‌ آيا همه‌ صفحات‌، صفحات‌ زوج‌ و يا فقط صفحات‌ فرد چاپ‌  شوند. با كلـيك‌ روي‌ كلـيد Preview يك‌ پيش‌‌نمايش‌ از تقويم‌ تنظيم‌ شده‌ براي‌ چاپ‌،  نمايش‌ داده‌ خواهد شد.
روي‌ كلـيد Preview ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

پنجره‌ Print Preview تقويم‌ شما را مانند يك‌ نسخه‌ چاپ‌ شده‌ واقعي نمايش‌ ميدهد. توجه‌ كنيد كه‌ اشاره‌گر ماوس‌ به‌ يك‌ ذربين‌ بزرگنمايي تبديل‌ شده‌ است‌ كه‌ در اين‌ حالـت‌ با كلـيك‌ روي‌ صفحه‌ پيش‌ نمايش‌، صفحه‌ بزرگتر مي‌شود. با كلـيك‌ روي‌ كلـيد Print، پنجره‌ Print Preview را بسته‌ و به‌ پنجره Printباز ميگرديم‌.
روي‌ كلـيد Print كلـيك‌ كنيد.

حال‌ ميتوانيد براي‌ چاپ‌ تقويم‌ روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ نماييد. چنانچه‌ تمايلـي به‌ ادامه‌ عملـيات‌ چاپ‌ نداريد، روي‌ كلـيد Cancel كلـيك‌ كنيد. از آنجا كه‌ واقعا چاپگري‌ با اين‌ مشخصات‌ به‌ دستگاه‌ شما متصل‌ نميباشد، بنابراين‌ اين‌ ما نيز در اين‌ قسمت‌ از ادامه‌ عملـيات‌ چاپ‌ صرفنظر مي‌كنيم‌.
روي‌ كلـيد Cancel كلـيك‌ كنيد

در اين‌ بخش‌ آموختيد كه‌ چگونه‌ از تقويم‌ Outlook براي‌ برنامه‌ ريزي‌ قرار ملاقاتها، جلـسات‌ و نيز رويدادها استفاده‌ كنيد. در ضمن‌ فرا گرفتيد كه‌ چگونه‌ يك‌ تقويم‌ را براي‌ اينترنت‌ ايجاد كنيد و چگونه‌ از تقويم‌ نسخه‌ چاپي تهيه‌ نمائيد.
شما به‌ انتهاي‌ اين‌ فصل‌ رسيده‌ايد، روي‌ كلـيد خروج‌ كلـيك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد Forward ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

همراه‌ با پيغام‌ فرستاده‌ شده‌، يك‌ پنجره‌ در بدنه‌ اصلـي پيغام ظاهر ميشود كه‌ شما ميتوانيد توضيحاتي در مورد پيغام‌ اصلـي و  يا يك‌ پيغام‌ ديگر را به‌ آن‌ اضافه‌ كنيد. پيغام‌ فرستاده‌ شده موضوع اصلـي را حفظ نموده‌ و آنرا با حروف‌ FW: علامتگذاري‌ ميكند. اكنون‌ ميخواهيم‌ اين‌ پيغام‌ را براي‌ شخص ديگري ارسال‌ كنيم‌.
 آدرس‌دهي يك‌ پيغام‌ به‌ دو صورت‌ انجام‌ مي‌شود: راه‌ اول‌ استفاده‌ از Address Book (دفتر‌ آدرس) و راه‌ دوم‌ وارد كردن‌ مستقيم‌ آدرس‌ مورد نظر در فيلـد To: ميباشد . در صفحة بعد ما خودمان آدرس مناسب را در فيلد :To  تايپ خواهيم کرد.

اكنون‌ پيغام‌ آماده‌ ارسال‌ مي‌باشد. چنانچه‌ بخواهيد توضيحات‌ اضافي ديگري‌ را ضميمه‌ پيغام‌ اصلـي نمائيد، بايد بالاتر از عبارت‌..Original message... كلـيك‌ كرده‌ و توضيح‌ مورد نظر را تايپ‌ كنيد و پس‌ از آن‌ روي‌ كلـيد Send كلـيك‌ نمائيد. اما ما در اين‌ قسمت‌ از نوشتن‌ توضيحات‌ اضافي صرف‌ نظر كرده‌ و پيغام‌ را ارسال‌ مي‌نماييم‌.
روي‌ كلـيد Send كلـيك‌ كنيد.

شما ميتوانيد پيغامهايي كه‌ در يك‌ شبكه‌ محلـي(LAN) براي‌ گيرندگان‌ ارسال‌ ميشوند را بازگردانيد، درست‌ مثل‌ اينكه‌ اصلا فرستاده‌ نشده‌اند. براي‌ بازگرداندن‌ يك‌ پيغام‌، لازم است که آن‌ پيغام‌ توسط گيرنده‌ خوانده‌ نشده‌ و هنوز در پوشه‌ Inbox او موجود باشد. براي‌ اين‌ كار ابتدا بايد پيغام‌ مورد نظر را در پوشه‌ Sent Items باز كنيد.
روي‌ گزينه ‌ Sent Items كلـيك‌ نمائيد.

پوشه‌ Sent Items، شامل‌ يك‌ كپي از تمام‌ پيغامهايي كه‌ ارسال‌ كرده‌ايد وهمچنين‌ پاسخ‌ پيغام‌ ها مي‌باشد. براي‌ بازگرداندن‌ يك‌ پيغام‌ بايد آن‌ را باز كنيد.
روي‌ پيغام‌  مشخص شده دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد پيام مورد نظر باز شده است. اكنون بايد از منوي مربوط به کليد Other Action گزينه Recall This Message   را انتخاب كنيد.
روي کليد Other Actions کليک کنيد.

از منوي  باز شده گزينه‌ Recall this Message را انتخاب نماييد.

ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ پنجره‌ گفتگوي‌ Recall this Message ظاهر شده‌ است‌. شما ميتوانيد در اين‌ پنجره‌ پيغامهاي‌ خوانده‌ نشده‌ را پاك‌ كنيد و يا اينكه‌ آنها را با پيغامهاي‌جديد ديگري‌ جايگزين‌ نماييد. توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ پيغامي‌كه‌ در اينجا ميبينيد به‌ يك‌ آدرس‌ اينترنتي ارسال‌ شده‌ است‌. بنابراين‌ نمي‌توانيد آن‌ را باز گردانيد.
روي‌ كلـيد Cancel كلـيك‌ كنيد.

پنجره‌ پيغام‌ را با کليک بر روي كلـيد Close (کليد * مشخص شده) ببنديد.

براي‌ ايجاد يك‌ پيغام‌ E-mail جديد روشهاي‌ مختلـفي وجود دارد كه‌ عبارتند از:
- فشار دادن‌ همزمان‌ كلـيدهاي‌ Ctrl+N از صفحه‌ كلـيد. 
- باز كردن‌ منوي‌ Actions و استفاده‌ از گزينه‌ New Message 
- كلـيك‌ بر‌ روي‌ كلـيد New Mail Message از نوار ابزار استاندارد.
  رو     روي‌ كلـيد New Mail Message كلـيك‌ كنيد.

پس‌ از ايجاد يك‌ پيغام‌ جديد، تمام‌ جعبه‌هاي‌ متن‌ مربوط به‌ آن‌ پيغام‌ خالـي بوده‌ و شما بايد آنها را پر كنيد. Outlook براي‌ كمك‌ به‌ شما در آدرس‌ دهي  و ايجاد پيغامهاي‌ جديد، ابزارهايي را در اختيارتان‌ مي‌گذارد. به‌ ياد داشته‌ باشيد كه ‌Outlook براي‌ تايپ‌ پيغامها در حالـت‌ پيش‌ فرض،‌ از ويراستار Word استفاده ميكند. Word راهكارهاي‌ مفيدي‌ براي‌ افزايش‌ توانايي هاي‌ E-mail در دسترس‌ قرار ميدهد. به‌عنوان‌ مثال‌، غلـط هاي‌ تايپي رايج‌ را تصحيح‌ كرده‌ و غلـط هاي‌ املايي و گرامري‌ را تشخيص‌ ميدهد و يا آدرسهاي‌ پست‌ الـكترونيكي و آدرسهاي‌ اينترنتي را به‌ لـينك‌ تبديل‌مي‌نمايد.

ويراستار Word، برچسبهاي‌ هوشمندي‌ را در اختيار شما قرار ميدهد تا بتوانيد خصوصياتي را كه‌ به‌ كار ميبريد كنترل‌ نماييد. برچسبهاي‌ هوشمند (Smart Tags) درواقع ‌كلـيدهاي‌ حساس‌ به‌ متني هستند كه‌ اطلاعاتي در زمينه‌ موضوعي كه‌ در حال‌ كار  با آن‌ هستيد، ارائه‌ ميدهند. خصوصيات‌ Word از طريق‌ گزينه‌ Options واقع‌ در  منوي‌ Tools، در دسترس‌ قرار ميگيرند. توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ براي‌ دسترسي به‌ اين‌ پنجره‌ و گزينه‌هاي‌ آن‌، نميتوانيد مستقيماً از طريق‌ Word اقدام‌ كنيد، بلـكه‌ بايد در محيط Outlook قرار داشته‌ باشيد.

چنانچه‌ يك‌ پيغام‌ E-mail را براي‌ گيرنده‌ جديدي‌ فرستاده‌ باشيد، در بار دوم‌ ديگر نيازي‌ به‌ تايپ‌ نام‌ و آدرس‌ كامل‌ آن‌ گيرنده‌ نخواهيد داشت‌. بلـكه‌ فقط كافي است‌ قسمتي از نام‌ گيرنده‌ را در جعبه‌ متن‌ To يا CC تايپ‌ كنيد. به‌ محض‌ اين‌ كه‌ شروع‌ به‌ تايپ‌ نموديد، Outlook نام‌ و آدرس‌ گيرنده‌ را با اطلاعات‌ وارد شده‌ قبلـي مقايسه كرده‌ و زماني كه‌ توانست‌ نام‌ گيرنده‌ را شناسايي كند، به‌ طور خودكار آدرس‌ و نام‌ گيرنده‌ را براي‌ شما كامل‌ مي‌نمايد. راه‌ ديگر براي‌ وارد كردن‌ آدرس‌ E-mail، كلـيك‌ كردن‌ روي‌ كلـيدهاي‌ To يا CC است‌ كه‌ باعث‌ ميشود دفترچه‌ آدرس‌  (Address Book) ظاهر گردد.
روي كلـيد To... كلـيك‌ كنيد.

دفتر آدرس‌ (Address Book) يك‌ نرم‌افزار مفيد براي‌ ذخيره‌ آدرسهاي‌ پستي افراد مختلـف‌ است‌. همچنين‌ گاهي اوقات‌ بعضي از نرم‌ افزارها يا سرويس‌ دهنده‌ها به‌ طور خودكار يك‌ لـيست‌ آدرس‌ جديد به‌ دفترچه‌ آدرس‌ اضافه‌ ميكنند.

با استفاده‌ از لـيست‌ بازشونده‌ واقع‌ در اين‌ صفحه‌ ميتوانيد دفاتر آدرس‌ مختلـف را براي‌ نمايش‌ انتخاب‌ كنيد.
روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ مشخص‌ شده‌ كلـيك‌ كنيد تا دفاتر آدرس‌ مختلـف‌ را مشاهده‌ كنيد.

كلـيد Esc را از صفحه‌ كلـيد فشار دهيد تا  لـيست‌ بسته‌ شود.

براي‌ افزودن‌ يك‌ نام‌ به‌ جعبه‌ متن‌ گيرنده‌ ميتوانيد روي‌ آن‌ نام‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد و يا پس‌ از انتخاب‌ نام‌ مورد نظر روي‌ يكي از كلـيدهاي‌ BCC , CC , TO  كلـيك‌ نماييد. چنانچه‌ قصد داريد بيش‌ از يك‌ نام‌ را انتخاب‌ كنيد، بايد همراه‌ با پايين‌ نگاه‌ داشتن‌ كلـيدCtrl، روي‌ نامهاي‌ دلـخواه‌ كلـيك‌ كرده‌ و پس‌ از انتخاب‌ آنها روي‌ يكي  از سه‌ كلـيد BCC , CC , TO كلـيك‌ نماييد. شما ميتوانيد پيغامها را براي‌ مجموعه‌اي‌  از آدرسهاي‌ E-mail كه‌ با هم‌ ارتباط دارند ارسال‌ كنيد. توجه‌ كنيد كه‌ هر مجموعه‌  يا گروه‌ E-mail، يك‌ آيكون‌ منحصر به‌ فرد دارد و نام‌ آن‌ با حروف‌ درشت‌ نمايش‌  داده‌ مي‌شود. اكنون‌ مي‌خواهيم‌ پيغام‌ خود را براي‌ گروه‌   Nima Alvan ارسال‌ كنيم‌.
روي‌ نام گروه  مشخص شده دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

قدم‌ بعدي‌، پر كردن‌ جعبه‌ متن‌ مربوط به‌ فيلـد Subject (موضوع‌ ( است‌. هرگاه‌ در اين‌ فيلـد يك‌ آدرس‌ اينترنتي (URL) وارد كنيد، Outlook به‌ طور خودكار آنرا تبديل‌ به‌ يك ‌Link اتصال‌ خواهد نمود. اين‌ كار باعث‌ مي‌شود تا گيرنده‌ پيام‌ بدون‌ نياز به‌  تايپ‌ كردن‌ آن‌ آدرس‌ و يا بريدن‌ و چسباندن‌
(Cut, Copy) در نوار آدرس‌ يك‌ مرورگر وب‌، مستقيماً روي‌ آن‌ لـينك‌ كلـيك‌ نمايد.
درون‌ جعبه‌ متن‌ فيلـد Subject كلـيك‌ كنيد.

عبارت‌    Brochure    را تايپ‌ كنيد.

اكنون مي‌توانيد پيغام مورد نظر خود را درون ناحيه مربوطه تايپ كنيد. در صفحة بعد ما خودمان متن مورد نظر را براي شما تايپ ميکنيم.
امضاء (Signature) به‌ متني گفته‌ مي‌شود كه‌ Outlook به‌ طور خودكار آنرا به‌ انتهاي‌ پيغامها اضافه‌ مي‌كند. اين‌ متن‌ ميتواند شامل‌ نام‌، آدرسهاي‌ بازرگاني و ساير اطلاعاتي باشد كه‌ براي‌ بر قراري‌ تماس‌ مورد نياز خواهد بود.

براي‌ ايجاد يك‌ امضاء، بايد از کليد Signature واقع در برگة Insert استفاده کنيد. 
روي برگة Insert کليک کنيد.

روي کليد Signature کليک کنيد.

از منوي بازشده گزينة Signature را انتخاب کنيد.

Outlookبه‌ شما اجازه‌ ميدهد تا اقدام‌ به‌ تعريف‌ چند امضاي‌ مختلـف‌ نماييد. اولـين‌ قدم‌ براي‌ تعريف‌ يك‌ امضاء، انتخاب‌ يك‌ نام‌ واحد و منحصر به‌ فرد  براي‌ امضاي‌ جديد مي‌باشد.
روي کليد New کليک کنيد.

عبارت Eniac را تايپ کنيد.

روي کليد OK کليک کنيد.

در جعبه متن بزرگ پائين پنجره کليک کنيد.

در اين‌ قسمت‌ ميتوانيد امضاي‌ خود را ايجاد نمائيد. امضاي‌ شما ميتواند شامل‌ هر نوع اطلاعاتي باشد كه‌ مي‌خواهيد تمام‌ گيرندگان‌ پيغامهايتان‌ ببينند. بعد از وارد كردن‌متن‌ امضاء خود، با استفاده‌ از كنترلـهاي‌ قالـب‌ بندي‌ متن‌ در نوار ابزار استانداردآنرا به‌ قالـب‌ دلـخواه‌ خود تبديل‌ كنيد. در اين‌ تمرين‌ ما ميخواهيم يک امضاي خيلي ساده ايجاد کنيم. براي راحتي کار، در صفحة بعد ما خودمان عبارت Eniac Multimedia را بهعنوان امضا در اين قسمت تايپ ميکنيم .
در صورت تمايل شما ميتوانيد با استفاده از کليد New امضاهاي ديگري را نيز اضافه نمائيد. البته در اينجا ما نيازي به اينکار نداريم.
روي کليد OK کليک کنيد.

از آنجا كه‌ اين‌ امضاء اولـين‌ امضائي است‌ كه‌ ايجاد نموديد، به‌ طور پيش‌ فرض‌ براي‌تمام‌ پيغامهاي‌ جديدي‌ كه‌ ايجاد مي‌كنيد در نظر گرفته‌ خواهد شد، مگر آنكه‌ خودتان از اينكار جلـوگيري‌ نماييد.

در حالـت‌ پيش‌ فرض‌، متن‌ پيغام‌ وارد شده‌ به‌ رنگ‌ سياه‌ و با قلـم‌ Calibri مي‌باشد. همانطور كه‌ قبلا گفته‌ شد، شما ميتوانيد حالـت‌ متن‌ را با استفاده‌ از كنترلـهاي‌ پيكربندي‌ متن‌ تغيير دهيد. همچنين‌ در قسمت Basic Text از برگة Message  گزينه‌هاي‌ زيادي‌ براي‌ پيكربندي‌ متون‌، پاراگرافها، علائم‌، اعداد و نيز خطوط اطراف‌ متن‌  و سايه‌ها وجود دارد.

حالـت‌ پيش‌ فرض‌ ديگري‌ كه‌ Outlook از آن‌ استفاده‌ مي‌كند، استفاده‌ از قالـب‌HTML (صفحات‌ وب‌) در پيغامها ميباشد. به‌ اين‌ دلـيل‌، اغلـب‌ گيرندگان‌، پيغامهاي‌ شما را دقيقاً به‌ همان‌ صورتي كه‌ پيكربندي‌ نموده‌ايد خواهند ديد. اما درصورت‌ نياز ميتوان‌ قالـب‌ متن‌ را بوسيلـه‌ فيلـد Format عوض‌ نمود. توجه‌ داشته‌ باشيدكه‌ چنانچه‌ از مرورگر Internet Explorer . و بالاتر استفاده‌ مي‌كنيد، Outlook بطور خودكار كدهاي‌ مناسب‌ را براي‌ خروجي پيغام‌ E-mail شما تولـيد مي‌نمايد.

از پيغامهاي‌ E-mail براي‌ ارسال‌ متون‌، صفحات‌ گسترده‌، گرافيك‌ و انواع‌ ديگر فايلـها به‌ جاي‌ نسخه‌هاي‌ چاپي آنها روي كاغذ استفاده‌ مي‌شود. به‌ اين‌ ترتيب‌، به‌ ميزان‌ قابل‌ توجهي در وقت‌ و هزينه‌ صرفه‌ جوئي مي‌گردد. فايلـها به‌ دو روش‌ از راه‌E-mail قابل‌ ارسال‌ هستند : با كمك‌ لـينكها و يا با الـصاق‌(Attach) فايل‌ به‌E-mail  .
بوسيلـه‌ لـينكها هيچ‌ فايلـي براي‌ گيرنده‌ پيغام‌ ارسال‌ نميشود، بلـكه‌ يك‌ اتصال‌ به مكان‌ فايل‌ مورد نظر در پيغام‌ اضافه‌ مي‌گردد. زماني كه‌ گيرنده‌ پيغام‌ روي Link اتصال‌ مورد نظر كلـيك‌ کند، فايل‌ مربوطه‌ از كامپيوتر فرستنده‌  در دسترس‌ او قرار مي‌گيرد. اين‌ حالـت‌ فقط در صورتي قابل‌ اجرا است‌ كه‌ كامپيوتر فرستنده‌ و گيرنده‌ هر دو روي‌ يك‌ شبكه‌ قرار گرفته‌ باشند.

ضميمه‌ كردن‌ يا الـصاق‌ فايلـها، در حقيقت‌ قرار دادن‌ يك‌ كپي از آن‌ فايل‌ در داخل‌ پيغام‌ E-mail است‌. در اين‌ حالـت‌، گيرنده‌ پيغام‌ پس‌ از كلـيك‌ روي‌ نام‌ فايل‌ ميتواند آنرا باز نموده‌ و يا روي‌ كامپيوتر خودش‌ ذخيره‌ كند.
روي‌ كلـيد  Attachment (كه‌ به‌ شكل‌ گيره‌ كاغذ است‌) كلـيك‌ كنيد.

با كمك‌ پنجره‌ Insert Files ميتوانيد روي‌ هارد ديسك‌ خود و يا شبكه‌اي‌ كه‌ به‌ آن‌ متصل‌ هستيد به‌ دنبال‌ فايل‌ مورد نظر خود بگرديد.
روي فايل مشخص شده توسط فلش قرمز كليك كنيد.

روي‌ كلـيد Insert كلـيك‌ كنيد.

مشاهده‌ ميكنيد كه‌ فايل‌ ضميمه‌ شده‌ مانند يك‌ آيكون‌ در پيغام‌ E-mail شما ظاهر شده‌ است‌. اكنون‌ پيغام‌ آماده‌ ارسال‌ است‌ و براي‌ اين‌ كار بايد از كلـيد Send استفاده‌ نماييد.
روي‌ كلـيد Send ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

با ارسال‌ يك‌ پيغام‌، پنجره‌ مربوط به‌ آن‌ پيغام‌ به‌ طور خودكار بسته‌ شده‌ ومحيط اصلـي Outlook ظاهر مي‌گردد. اجازه‌ دهيد در اين‌ قسمت‌ به‌ صندوق‌Inbox بازگرديم‌ و چگونگي ذخيره‌ يك‌ فايل‌ ضميمه‌ را بياموزيم‌.
 گزينه‌ Inbox را انتخاب‌ كنيد.

و حالا پيغامي حاوي يك فايل ضميمه را باز مي‌كنيم.
روي‌ پيغام‌ مشخص شده دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

فايلـهاي‌ ضميمه‌ را ميتوان‌ مستقيماً از داخل‌ پيغام‌ باز كرد. براي‌ اينكار بايد روي‌ آيكون‌ آن‌ دابل‌ كلـيك‌ نماييد.
روي‌ آيكون‌ فايل‌ مشخص شده دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

به‌ اين‌ ترتيب‌، پنجره‌ Opening Mail Attachment باز مي‌شود. در اين‌ پنجره‌ از شما سئوال‌ مي‌شود كه‌ آيا مي‌خواهيد فايلـها را باز كرده‌ و بخوانيد و يا آنها را روي‌ ديسك‌ ذخيره‌ نماييد.در حال حاضر بهتر است از انجام اين كار صرفنظر كنيم.
روي‌ كلـيد Cancel كلـيك‌ كنيد.

شما ميتوانيد يك‌ كپي از فايل‌ ضميمه‌ را روي‌ ديسك‌ و يا شبكه‌اي‌ كه‌ به‌
آن‌ متصل‌ هستيد ذخيره‌ كنيد. براي‌ اين كار بايد از منوي‌ مربوط به کليد Other Actions گزينة Save Attachments را انتخاب‌ نماييد.
روي کليد Other Actions کليک کنيد.

از منوي باز شده گزينه‌ Save Attachments را انتخاب کنيد.

اگر‌ E-mail حاوي‌ چند فايل‌ ضميمه‌ باشد، پنجره‌Save all attachments ظاهر ميشود. در اين‌ پنجره‌ ميتوانيد فايلـهاي‌ دلـخواه‌ خود را  ذخيره‌ كرده‌ و از بقيه‌ صرفنظر نمائيد.

كلـيك‌ بر‌ روي‌ كلـيد Save، باعث‌ ذخيره‌ شدن‌ فايل‌ انتخاب‌ شده‌ مي‌گردد و  Outlook براي‌ ذخيره‌ آن‌ از پوشه‌ پيش‌ فرض‌ خودش‌ استفاده‌ ميكند چنانچه پوشه ديگري را براي‌ ذخيره‌ فايل‌ در نظر داريد، ميتوانيد با استفاده‌ از كلـيد Browse اين‌ كار را انجام‌ دهيد.
روي‌ كلـيد Save كلـيك‌ كنيد.

به اين ترتيب، Outlook فايل‌ انتخاب‌ شده‌ را ذخيره‌ نمود.
روي‌ كلـيد  Close كلـيك‌ كنيد.

Outlook اين‌ توانايي را دارد كه‌ از پيغام‌ E-mail، نسخه‌هاي‌ چاپي تهيه‌ كند.
براي‌ اين‌ كار دو راه‌ وجود دارد:
- راه‌ اول‌، انتخاب‌ عنوان‌ پيغامها و كلـيك‌ كردن‌ روي‌ كلـيد Print مي‌باشد
- راه‌ دوم‌ باز كردن‌ منوي‌ File و انتخاب‌ گزينه‌ Print است‌.
روي‌ پيغام ‌مشخص شده كلـيك‌  كنيد‌.

منوي‌File  را باز كنيد.

از منوي باز شده گزينه‌ Print را انتحاب‌ نمائيد.

گزينه‌هاي‌ موجود در پنجره‌ Print به‌ شما اجازه‌ ميدهند كه‌ تعداد، نوع‌ و چگونگي نسخه‌ هاي‌ چاپي خود را تعيين‌ كنيد.

گزينه‌هاي‌ مربوط به‌ قسمت‌ Print Style به‌ شما اجازه‌ ميدهند كه‌ حالـت‌ چاپ‌ پيغام‌ را تعيين‌ كنيد. توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ حالـت‌ پيش‌ فرض‌ هميشه‌ آخرين‌ حالـت انتخاب‌ شده‌  در عملـيات‌ چاپ‌ قبلـي است‌. در حالـت‌ 
Memo Style پيغام‌ يا پيغامهاي‌ انتخاب‌ شده‌ به‌ طور كامل‌ چاپ‌ مي‌شوند که شامل‌ متن‌ اصلـي پيغامها و عناوين‌ آنها خواهند بود. با استفاده‌ از گزينه‌ Table Style، تنها عناوين‌ پيغامها چاپ‌ خواهند شد.

با استفاده‌ از گزينه‌هاي‌ كادر Copies ميتوانيد تمام‌ صفحات‌ (All)، فقط صفحات‌ زوج‌ (Odd) و يا فقط صفحات‌ فرد (Even) را براي‌ چاپ‌ انتخاب  نمائيد. همچنين‌ با استفاده‌ از جعبه‌ Number of copies، تعداد نسخه‌هاي‌ چاپي  تعيين‌ ميگردد

چنانچه‌ پيغام‌ يا پيغامهاي‌ انتخاب‌ شده‌ از چندين‌ صفحه‌ تشكيل‌ شده‌ باشد و بخواهيد چند نسخه‌ جداگانه‌ از آن‌ چاپ‌ كنيد، براي‌ آن‌ كه‌ صفحات‌ هر نسخه‌ پشت‌ سر هم‌ قرار بگيرند، از گزينه‌ Collate Copies استفاده‌ نمائيد. اين‌ كار سرعت‌ مرتب‌ كردن‌ صفحات‌ هر نسخه‌ را بالا برده‌ و در وقت‌ شما صرفه‌جويي مي‌نمايد.
--
با استفاده از اين كليد مي توانيد يك پيغام E-Mail جديد بسازيد
--
با استفاده از اين كليد مي توانيد يك پيغام E-mail را چاپ كنيد .
--
اين كليد براي انتقال يك پيغام E-Mail به يك دايركتوري بكار مي رود.
--
با استفاده از اين كليد مي توانيد يك پيغام E-Mail را حذف كنيد.
--
با استفاده از اين كليد مي توانيد به يك پيغام E-Mail جواب دهيد .
--
با استفاده از اين كليد مي توانيد به تمام پيغامهاي E-Mail جواب دهيد .

--
با استفاده از دستور Forward مي توانيد يك پيغام را براي سايرين نيز بفرستيد .
--
اين كليد براي ارسال و دريافت پيغامهاي E-Mail بكار مي رود .
--
با استفاده از دستور Find مي توانيد در سراسر E-Mail هايتان يك فرستنده يا يك متن خاص در ستون Object را جستجو كنيد
--
اين كليد براي ساماندهي پيغامهاي E-Mail بكار مي رود .
--
از اين كليد براي دسترسي به كتابچه آدرس استفاده مي شود .
--
در اين قسمت مي توانيد سوال مورد نظر خود را وارد كرده و با فشردن كليد Enter جواب آن را دريافت كنيد .
--
با استفاده از اين كليد مي توانيد به Help نرم افزار Office دست يابيد .
--
اين گزينه منابع اصلي راهنمايي در Outlook را در اختيار شما قرار مي دهد , اين گزينه با كليد F نيز قابل دسترسي مي باشد.
--
اين گزينه دستيار Office را براي شما فعال مي كند .
--
با كليك كردن روي اين منو مستقيما به سايت شركت مايكروسافت راهنمايي مي شويد.
--
اين گزينه براي برقراري ارتباط با شركت مايكروسافت از طريق اينترنت بكار مي رود .
--
با استفاده از اين گزينه مي توانيد آخرين نسخه از تغييرات . اصلاحات انجام شده در Office را توسط اينترنت دريافت نموده و نرم افزارهاي Office را به روز آوري (Update) كنيد .( البته در صورتي كه نرم افزار Office را بصورت مجاز تهيه كرده باشيد )
--
اين گزينه بصورت خودكار خطاهاي موجود در Outlook را يافته تصحيح مي كند .
--
براي ثبت نرم افزار مجاز در شركت مايكروسافت بكار مي رود و موجب مي شود روند ارائه خدمات شروع شود .
--
نظرات و پيشنهادات مشتريان را انعكاس مي دهد .
--
اطلاعاتي در مورد نسخه Outlook مي دهد .
--
در اين قسمت مي توانيد پيامها را بر حسب اهميت مرتب نماييد . (اهميت اين پيامها بايد از قبل تعيين شده باشد ).
--
اين كليد پيامهاي شما را نشان مي دهد . پيامهاي خوانده شده بصورت پاكت در باز و پيامهاي خوانده نشده به شكل پاكت بسته نمايش داده مي شوند . در صورتي كه به نامه اي جواب داده باشيد , پاكت در باز داراي يك فلش رنگي كوچك مي شود .
--
اين كليد پيامها را بر اساس فايلهاي الصاقي (Attachment) مرتب مي كند .
--
اين كليد پيامها را بر اساس نام فرستنده مرتب مي كند .
--
اين كليد پيامها را بر اساس موضوع مرتب مي كند .
--
اين كليد پيامها را بر اساس زمان و تاريخ دريافت مرتب مي كند .
--
اين كليد پيامها را بر اساس حجم فايل مرتب مي كند .
--
اين كليد پيامها را بر اساس Flag مرتب مي كند .
--
Information Viewer كليه پيغامهاي موجود در اين مكان ذخيره مي شوند . آنها مي توانند پيغامهاي ارسالي , دريافتي و يا هر دو باشند . اگر نماي Auto Preview انتخاب شده باشد , به همراه عنوان هر پيغام خوانده نشده  خط ابتدايي آن نيز ديده مي شود . نام فرستنده , موضوع و تاريخ دريافت پيغام با خط درشت نشان داده مي شود .  
--
متن تخصيص يافته براي رسيدن موعد قرار ملاقات در اينجا نمايش داده مي شود .
--
شما مي توانيد يك خط مختصر و كوچك را به عنوان موضوع ملاقات در اين قسمت وارد كنيد . توجه كنيد اين متن در ليست كاربرگها نشان داده مي شود 
--
تاريخ سر رسيدن قرار ملاقات در اين قسمت تايپ مي شود . شما مي توانيد اين كار را با كليك كردن روي كليد ليست بازشونده و انتخاب تاريخ مورد نظر انجام دهيد .
--
از اين قسمت براي انتخاب و به روز رساندن (Update ) وضعيت كار استفاده مي شود .
--
براي تايپ و يا انتخاب تاريخ شروع ملاقات مي توانيد از اين قسمت استفاده كنيد .
--
براي اولويت گذاري كار مورد نظر از اين فيلد استفاده مي شود . ليست بازشونده اين قسمت شامل سه گزينه اولويت پايين , متوسط و بالاست .
--

درصد تكميل مدت زمان ملاقات را مشخص مي كند .
--
براي اضافه يا حذف كردن يك يادآوري از اين گزينه استفاده مي شود .
--
براي وارد نمودن يا انتخاب تاريخ يادآوري از اين ليست استفاده مي شود .
--
زمان نمايش يادآوري در اين قسمت تايپ مي شود . همچنين مي توان اين زمان را از ليست بازشونده نيز انتخاب نمود .
--
براي تنظيم يك صدا را به عنوان يادآوري سررسيد زمان كار مورد نظر , از اين قسمت استفاده مي شود .
--
نام شخصي كه كار متعلق به او مي باشد در اين قسمت ظاهر مي شود .
--
اطلاعات مربوط به كار را مي توانيد در اين جعبه متن وارد نماييد .
--
براي تخصيص دادن كار به جايي كه روي ليست تماسهاي شما قرار دارد از اين كليد استفاده مي شود

Outlook امكانات‌ گوناگوني را فراهم‌ كرده‌ است‌ تا بتوانيد به‌ راحتي به‌ مديريت‌ وقت‌ و تعيين‌ اولـويت‌ كارهايتان‌ بپردازيد. ژورنال‌ كارهايي را كه‌ در برنامه‌هاي‌ مجموعه‌ Office استفاده‌ ميشود، بصورت‌ خودكار پيگيري‌ كرده‌ و زمان‌ صرف‌ شده‌ براي‌ هر يك‌ از آنها را نشان‌ ميدهد. در اين‌ بخش‌ به‌ آموزش‌ چگونگي تعريف‌، نمايش‌ و مديريت‌ كارها مي‌پردازيم‌ و در ادامه‌ خواهيم‌ ديد كه‌ ژورنال‌ چگونه‌ فعالـيتهاي‌ شما را پيگيري‌ مينمايد.
 
كاربرگ‌ Tasks، جاييست‌ كه‌ همه‌ كارهاي‌ ثبت‌ شده‌ شما، حتي كارهايي كه‌ احتياج‌ به‌ برنامه‌ريزي‌ خاصي ندارند، در آنجا نگهداري‌ مي‌شود. خواه‌ خودتان‌ آنها را ايجاد  كرده‌ باشيد و يا اين‌ وظايف‌ توسط كسان‌ ديگري‌ به‌ شما واگذار شده‌ باشند. شما ميتوانيد كاربرگها را مرتب‌ كرده‌ و يا اولـويت‌ گذاري‌ نمائيد. همچنين‌ ميتوانيد يادآوريهاي‌ مربوط به‌ هر كار را در  همان‌ كاربرگ‌ تعيين‌ كرده‌ و عملـيات‌ خود را بر اساس‌  كارهاي‌ ديگر همكارانتان‌ تنظيم‌ نمائيد.
 
Outlook يك‌ كاربرگ‌ ساده‌ را روي‌ تقويم‌ تدارك‌ ديده‌ است‌ تا به‌ اين‌ وسيلـه‌ كارهايتان‌ را به‌ شما ياد آوري‌ كند. در اين‌ قسمت‌ ميتوان‌ با كلـيك‌ روي‌ جعبه‌ متن‌ مربوط به‌ كارها، آنها را وارد كرده‌ و سپس‌ با فشردن‌ كلـيد Enter آنرا به‌ لـيست‌ كارها اضافه‌ نمود. توجه کنيد که در حالت پيشفرض کاربرگ Tasks بصورت جمع شده بود و براي مشاهدة آن بايد روي کليد حاوي فلش مضاعف موجود، در سمت چپ پائين صفحه Calendar کليک کنيد.
روي کليد حاوي فلش مضاعف که با فلش قرمز رنگ مشخص شده است کليک کنيد.

در محل مشخص شده توسط فلش قرمز کليک کنيد.

حالا ميتوانيد عبارت مورد نظرتان را در کادر ايجاد شده تايپ کنيد. براي سادگي کار، در صفحة بعد ما خودمان عبارت مناسب را در اين قسمت وارد ميکنيم.
كلـيد Enter را فشار دهيد.
 
همانطور كه‌ مي‌بينيد، كار جديد به‌ لـيست‌ كاربرگها اضافه‌ شده‌ است‌. راه‌ ديگر براي‌ ايجاد سريعتر يك‌ كار آنست‌ كه‌ روي‌ كار ثبت‌ شده‌ در تقويم‌ كلـيك‌ نموده‌ و بدون‌ رها كردن‌ كلـيد ماوس‌، آن‌ را به‌ درون‌ كاربرگ‌ بكشيد. 
روي‌ كار يا Task مشخص شده در تقويم‌ کليد چپ ماوس را فشرده و نگه داريد و اشاره گر را به‌ درون‌ كاربرگ‌، در محل‌  مشخص‌ شده‌ با كادر قرمز بكشيد و کليد ماوس را رها نماييد.

بسيار خوب، مشاهده ميکنيد که کار جديد به قسمت Tasks اضافه شده است.
روي کار مشخص شده دابل کليک کنيد.

همانطور كه‌ ميبينيد،  با دابل کليک بر روي کار مورد نظر پنجره ‌Task ظاهر ميگردد. روي‌ نوار عنوان‌ اين‌ پنجره‌، متني كه‌ در خط موضوع(Subject)وارد شده‌ است‌، ظاهر گشته‌ و اطلاعات‌ مربوط به‌ هر قسمت‌ از فرم‌ براي‌ شما پر شده‌ است‌.
روي‌ هر يك‌ از قسمتهاي‌ اين‌ پنجره‌ كلـيك‌ كنيد تا توضيحات‌ مربوط به‌ آن‌ قسمت‌ را مشاهده‌ كنيد، سپس‌ براي‌ ادامه‌ روي‌ كلـيد صفحه‌ بعد كلـيك‌ كنيد.

در Outlook ميتوان‌ وضعيت‌ پيشرفت‌ كار در حال‌ انجام‌ را تعيين‌ نمود. براي‌ اينكاربايد از فيلـد Status استفاده‌ نمائيد.
روي‌ ليست باز شونده Status كلـيك‌ كنيد.

گزينه‌هاي‌ مختلـفي براي‌ تعيين‌ وضعيت‌ فعالـيت‌ مشخص‌ شده‌ وجود دارد. اين‌ گزينه‌ها عبارتند از: 
- :Not startedكار هنوز شروع‌ نشده‌ است‌.
- : In Progressكار در حال‌ انجام‌ مي‌باشد.
- : Completedكار پايان‌ يافته‌ است‌.
- : Waiting on someone elseدر انتظار پايان‌ كار يك‌ نفر ديگر هستم‌. 
- : Deferredكار به‌ تعويق‌ افتاده‌ است‌. 
در جايي خارج‌ از لـيست‌ باز شده‌ كلـيك‌ كنيد تا بسته‌ شود.

‌ روي‌ کليد‌ Details کليک کنيد.

در قسمت ‌Details (جزئيات)‌، فيلـدهاي‌ مختلـفي براي‌ وارد كردن‌ اطلاعات‌ مربوط به‌ كار يا قرارکاري در صورت‌ نياز وجود دارد مانند : زمان‌ تعيين‌ شده‌، زمان‌ صرف‌ شده‌، شركت‌ هاي‌ وابسته‌ به‌ كار و غيره‌.
روي‌ کليد‌ Task كلـيك‌ كنيد.

كارها را ميتوان‌ از نظر اولـويت‌ به‌ سه‌ دسته‌ مهم‌ (High)، معمولـي Normal)) و كم‌ اهميت‌ (Low) دسته‌بندي‌ نمود. براي‌ مثال‌، ما ميخواهيم‌ كار جاري‌ در دسته‌ كارهاي‌ مهم‌ قرار دهيم‌.
روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ Priority كلـيك‌ نماييد.

از ليست باز شده گزينه‌ High را انتخاب‌ نماييد.

حالا براي‌ بستن‌ فرم‌ Task و ذخيره‌ کردن اطلاعات‌ وارد شده‌، 
روي‌ كلـيد Save and Close كلـيك‌ كنيد.

بسيار خوب، به اين ترتيب شما تغييرات لازم را در کار (Task) جديد ايجاد کرديد، در صفحة بعد ما خودمان چند Task ديگر را نيز اضافه خواهيم کرد.

توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ كاربرگ‌ Tasks، که در حال کار با آن هستيد،در حقيقت‌ صفحه‌ خلاصه‌ شده‌ي از برنامة‌ دفتركار (Tasks) ميباشد. در محيط مربوط به‌ تقويم‌ روزانه‌(سررسيد) ، فقط كاربرگ‌ مربوط به‌ روز جاري‌ يا روز انتخاب‌ شده‌ قابل‌ مشاهده‌ مي‌باشد. براي‌ مشاهده‌ تمام‌ كاربرگها ميتوانيد وارد نماي‌ دفتركار (Tasks) شويد.
روي‌ كليد‌ نماي‌ Tasks كلـيك‌ نمائيد.

اين‌ يك‌ صفحه‌ كاربرگ‌ كامل‌ است‌. همانند ساير برنامه‌هاي‌ جانبي Outlook، در اينجا نيز ميتوانيد با كلـيك‌ روي‌ كلـيدهاي‌ سرستون‌ لـيست‌ كارها، آنها را بر اساس‌ تاريخ‌، موضوع‌ و وضعيت‌ كار مرتب‌ كنيد. همچنين‌، اين امکان وجود دارد که كارها را در زمان‌ معين‌ بررسي كرده‌ و يا به‌ دنبال‌ يك‌ كار خاص‌، عمل‌ جستجو را انجام‌ دهيد.

همانطور كه‌ مي‌بينيد، در نماي‌ جزئيات‌ (Detailed list) اطلاعات‌ بيشتري در مورد كارهاي‌ شما نمايش‌ داده‌ مي‌شود و براي‌ مرتب‌ كردن‌ كارها، سرستونهاي‌ بيشتري‌ در دسترس‌ داريد. اكنون‌ ميخواهيم‌ از يك‌ نماي‌ ديگر براي‌ مشاهده‌ دسته‌ بندي‌ كارها استفاده‌ كنيم‌.
در پنل Navigation  روي گزينه By Category كليك كنيد.

بسيار خوب‌، اكنون‌ همه‌ كارها بر اساس‌ موضوع‌، دسته‌بندي‌ شده‌اند. علامت‌  +  در سمت‌ چپ‌ هر گروه‌، نشاندهنده‌ آنست‌ كه‌ با كلـيك‌ روي‌ آن‌ علامت‌، اطلاعات‌ بيشتري‌  نمايش‌  داده‌ خواهند شد.
روي‌ علامت‌  +    مشخص شده كلـيك‌ كنيد.

ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ با كلـيك‌ روي‌ علامت‌ مثبت‌، محتويات‌ مربوط به آن نمايش‌ داده‌ شده‌اند. در قسمت‌ بعد، به‌ نماي‌ Detailed list بازميگرديم‌.
از پنل Navigation  گزينه Detailed List را انتخاب نماييد.

شما ميتوانيد با كمك‌ Outlook، كارها را در صورت‌ لـزوم‌ به‌ ساير همكارانتان واگذار كنيد. براي‌ اين‌ منظور ابتدا بايد فرم‌ مربوط به‌ كار مورد نظر خود را باز كنيد.
روي‌ كار مشخص‌ شده‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

در اين‌ فرم‌ كه‌ قبلاً با آن‌ آشنا شده‌ايد، ميتوانيد‌ با استفاده‌ از كلـيد
Assign Task كار را به‌ هر كس‌ كه‌ در نظر داريد، واگذار نماييد.
روي‌ كلـيد Assign Task كلـيك‌ نمائيد.

همانطور كه‌ مشاهده‌ ميكنيد، گزينههاي ديگري به اين پنجره اضافه شده که با استفاده‌ از آنها مي‌توانيد كارها را به‌ اشخاص‌ مورد نظر خود واگذار نموده‌ و  نتيجه‌ را پيگيري‌ كنيد.
عبارت‌ Payam را تايپ‌ نمائيد.

با فعال‌ كردن‌ اولـين‌ گزينه‌ واقع‌ در كادر قرمز، Outlook آخرين‌ كپي مربوط به‌ كار را، تا زماني كه‌ كاملا به‌ انجام‌ برسد، نمايش‌ ميدهد. همچنين‌، با استفاده‌ از دومين‌ گزينه‌، ميتوان‌ تعيين‌ كرد كه‌ وضعيت‌ پيشرفت‌ كار پس‌ از انجام‌ آن‌ به‌ شما گزارش‌ داده‌ شود.

براي‌ واگذار کردن‌ كار مورد نظر، بايد روي‌ كلـيد Send كلـيك‌ نمائيد. به‌ اين‌ ترتيب‌، كار مورد نظر مانند يك‌ پيغام‌  E-mail درون‌ صندوق‌ پيغامهاي‌ شخص‌ گيرنده‌ Mailbox ظاهر خواهد شد.
روي‌ كلـيد Send كلـيك‌ نمائيد.

همانطور كه‌ مي‌بينيد، آيكون‌ كار مورد واگذاري‌ عوض‌ شده‌ است‌ و اين‌ به‌ معناي‌ آنست‌ كه‌ اين‌ كار به‌ شخص‌ ديگري‌ پيشنهاد شده‌ است‌.

پس‌ از آنكه‌ تقاضاي‌ واگذاري‌ كار به‌ دست‌ گيرنده‌ رسيد، او ميتواند اين‌ تقاضا را  قبول‌ كرده‌ و يا رد نمايد. در ادامه‌ ما بيشتر به‌ اين‌ موضوع‌ مي‌پردازيم‌.
روي‌ كلـيد Mail كلـيك‌ كنيد.

ملاحظه ميكنيد كه‌ شما از يكي از همكارانتان‌  نامه‌اي‌ با آيكون‌ تقاضاي واگذاري‌ كار دريافت‌ كرده‌ايد. 
روي‌ پيغام‌ مشخص‌ شده‌ كلـيك‌ كنيد.

در اين‌ جا جزئيات‌ مربوط به‌ كار پيشنهاد شده‌ توسط  همكارتان را مي‌بينيد (كه‌ در مورد كمك‌ در طراحي منوهاي‌ برنامه‌ ميباشد). در صورتي كه‌  با كلـيك‌ بر روي‌ كلـيد Accept با اين‌ تقاضا موافقت‌ نمائيد، كار واگذار شده‌ به‌ طور اتوماتيك‌ به‌ لـيست‌ وظائف‌ شما اضافه‌ شده‌ و خبر موافقت‌ شما براي‌  همكارتان ارسال‌ مي‌گردد. اما اگر با كلـيك‌ كردن‌ روي‌ Decline آنرا رد نمائيد، عدم‌ موافقت‌ شما به‌ آگاهي  همكارتان رسيده‌ و تقاضاي‌ وي‌ پاك‌ خواهد شد. در اينجا ما در نظر داريم‌ با اين‌ تقاضا موافقت‌ كنيم‌.
روي‌ كلـيد Accept كلـيك‌ نماييد.

پنجرة ظاهر شده به شما اعلام ميکند که Outlook قصد دارد پذيرفته شدن کار محول شده را به فرستندة پيغام ارسال کند و اينکه آيا شما مايل هستيد پاسخ در حال ارسال را ويرايش کنيد يا خير. در اينجا ما نيازي به ويرايش پاسخ نداريم. پس گزينة پيشفرض را قبول ميکنيم.
روي کليد OK کليک کنيد.

به اين ترتيب ما كار محول‌ شده‌ را قبول‌ كرديم‌. همانطور كه‌ ميبينيد پس‌ از بازگشت به‌ پنجره‌ Inbox، ديگر اثري‌ از پيغام‌ تقاضاي‌ كار نيست‌، زيرا كار مربوط به‌ آن‌ به‌ لـيست‌ كارهاي‌ شما اضافه‌ شده‌ است‌.

توجه ‌كنيد که پس از قبول  کردن كار محول شده، اين کار مانند فعالـيتهاي‌ ديگر شما در ژورنال‌ ثبت‌ مي‌شود. ژورنال‌ ميتواند اطلاعات‌ مربوط به‌ فعالـيتهاي‌ شما را كه‌ در Outlook و يا ساير نرم‌افزارهاي‌ Office انجام‌ ميدهيد، به‌ صورت‌ خودكار يا دستي دريافت‌ نمايد. اين‌ اطلاعات‌ را ميتوانيد از فرمهاي‌ موجود در ساير نرم‌افزارها نيز بدست‌ آوريد.
روي كليد مشخص شده در پنل Navigation كليك كنيد.

منوي فرعي Add or remove Buttons را باز كنيد.

از منوي فرعي باز شده گزينه Journal را انتخاب كنيد.

روي كليد Journal كليك كنيد.

براي‌ تنظيم‌ گزينه‌هاي‌ موجود در ژورنال‌، ميتوانيد از منوي‌ Tools گزينه‌ Options را انتخاب‌ نمائيد.
منوي‌ Tools را باز كنيد.

از منوي باز شده گزينه‌ Options را انتخاب کنيد.

از پنجره‌ باز شده‌، روي‌ كلـيد Journal Options كلـيك‌ كنيد.

در اين‌ قسمت‌ ميتوانيد دقيقاً تعيين‌ كنيد كه‌ چه‌ ميخواهيد. براي‌ اين‌ كار كافي  است‌ كه‌ گزينه‌هاي‌ مورد نظرتان‌ را انتخاب‌ كنيد. براي‌ مثال‌، تعيين‌ كنيد كه‌ تنها پيغامهاي‌ E-mail پيگيري‌ شوند و يا اسنادي‌ كه‌ با Word ايجاد ميشوند، در ژورنال‌ ديده‌ نشوند.

كلـيك‌ كردن‌ بر روي‌ گزينه‌هاي‌ جعبه‌ چك‌ مشخص شده، توانايي شما را در نگهداري‌ و مديريت‌ اطلاعات‌ مهم‌ تان‌ بالا مي‌برد، در ادامه،‌ شما را با اين‌ پنجره‌ بيشتر آشنا ميكنيم‌.
روي‌ هر يك‌ از قسمتهاي‌ پنجره‌ باز شده كلـيك‌ كنيد تا اطلاعات‌ بيشتري‌ بدست‌ آوريد، سپس‌ براي‌ ادامه‌ به‌ صفحه‌ بعد برويد..

توجه ‌كنيد که در اين‌ مثال‌ همه‌ گزينه‌ها انتخاب‌ شده‌اند. اكنون‌ روي‌ كلـيد OK مربوط به‌ هر دو پنجره‌ گفتگو كلـيك‌ كنيد تا بسته‌ شوند.
روي كليد OK  مشخص شده كليك كنيد.

روي كليد OK  مشخص شده كليك كنيد.

بعضي از اطلاعات‌ مانند تماسهاي‌ تلـفني، بايد به‌ صورت‌ دستي وارد شوند. براي‌ اينكار از پنجره‌ Journal Entry استفاده‌ كنيد. براي‌ دسترسي به‌ اين‌ پنجره‌، كافي است‌ كه‌ روي‌ كلـيد New وقع‌ در ميلـه‌ ابزار كلـيك‌ كنيد.
روي‌ كلـيد New كلـيك‌ كنيد.

در حالـت‌ پيش‌ فرض‌، Outlook نوع‌ اطلاعات‌ را در قسمت‌ Entry type به‌ عنوان‌ تماس‌ تلـفني (Phone Call) در نظر مي‌گيرد. عبارتي كه‌ در جعبه‌ متن‌ Subject وارد مي‌كنيد به‌ عنوان‌ تيتر در نظر گرفته‌ شده‌ و همراه‌ با آيكون‌ نوع‌ اطلاعات‌ نمايش‌ داده‌ مي‌شود.
عبارت‌    Payam    را وارد كنيد.

شما ميتوانيد با استفاده‌ از كلـيد Start Timer، زمان‌ تماسهاي‌ تلـفني را تعيين كنيد. چنانچه‌ از ساعت‌ Outlook براي‌ ضبط زمان‌ تماسهاي‌ تلـفني استفاده‌ كنيد، ديگر نگران‌ فراموش‌ كردن‌ زمان‌ شروع‌ و خاتمه‌ تماسها نخواهيد بود. در لـيست‌Duration ميتوانيد مدت‌ زمان‌ مكالـمه‌ را وارد نمائيد.
روي‌ كلـيد Start Timer كلـيك‌ كنيد.

پس‌ از آنكه‌ روي‌ كلـيد Start Timer كلـيك‌ كرديد، Outlook زمان‌ دقيقي كه‌ از مكالـمه‌ گذشته‌ است‌ را ضبط مي‌كند، مگر آنكه‌ روي‌ كلـيد Pause timer كلـيك‌ كنيد و يا پنجره‌ Journal Entry را ببنديد. در هنگام‌ مكالـمه‌ مي‌توانيد موضوعات‌ لازم‌ را در جعبه‌ متن‌ پايين‌ يادداشت‌ كرده‌ و يا پنجره‌ را كوچك‌ (Minimize) كرده‌ و به‌ كارهاي‌ ديگر بپردازيد. توجه داشته باشيد که براي استفاده از قابليت مديريت مکالمات تلفني، بايد دستگاه تلفن شما به مودم کامپيوتر متصل بوده و مودم داراي قابليت Voice و 
Full Duplex باشد.

در قسمت‌ پايين‌ فرم‌ Journal Entry، دو كلـيد وجود دارد. از كلـيد Contacts براي‌ اتصال‌ ژورنال‌ به‌ يك‌ تماس‌ خاص‌ و از كلـيد Categories... براي‌ اختصاص‌ آن‌ به‌ يك‌ گروه‌ استفاده‌ ميشود. براي‌ قطع‌ زمانگيري‌ تماس‌ و خروج‌ از فرم‌ Journal Entry، از كلـيد Save and Close استفاده‌ نمائيد.
روي‌ كلـيد Save and Close كلـيك‌ كنيد.

يك‌ روش‌ مطلـوب‌ در استفاده‌ از ژورنال‌، آن‌ است‌ كه‌ اطلاعات‌ را به‌ ترتيب‌ زمان‌ ورود مشاهده‌ نماييد. اين‌ كار در وقت‌ شما براي‌ جستجو به‌ دنبال‌ يك‌ موضوع‌ خاص‌ صرفه‌جويي ميكند.
در پنل Navigation روي گزينه Entry List كليك كنيد.

حالا ژورنال‌ لـيست‌ اطلاعات‌ موجود را بر حسب‌ تاريخ‌ ورود مرتب‌ كرده‌ است.‌ براي‌ مشاهده‌ هر فعالـيت‌، بايد روي‌ آن‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد.
روي‌ سطر مشخص‌ شده‌ از لـيست‌ ژورنال‌ دابل‌ كلـيك‌ كنيد

همانطور كه‌ مي‌بينيد، اطلاعات‌ اين‌ قسمت‌ به‌ صورت‌ يك‌ فايل‌ اطلاعاتي از نرم‌افزار Word ميباشد. شما ميتوانيد در جعبه‌ متن‌، عباراتي را به‌ عنوان‌ توضيح‌ وارد كنيد و در صورت‌ نياز تعيين‌ كنيد كه‌ با كلـيك‌ كردن‌ روي‌ هر يك‌ از اعضاي‌ لـيست‌ ژورنال، درصورت‌ وابستگي آن‌ عضو به‌ يك‌ فايل‌، فايل‌ مزبور توسط نرم‌افزاري‌ كه‌ با آن‌ ايجاد شده‌ است‌، باز شود. اين‌ كار را مي‌توانيد از طريق‌ منوي‌ Tools و گزينه Options  انجام‌ دهيد.
روي‌ آيكون‌ Word دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

اين‌ سندي است كه توسط نرم افزار Word طراحي شده‌ است‌. حالا نرم‌ افزار Word را ببنديد.
روي‌ كلـيد Close (کليد * مشخص شده) كلـيك‌ نماييد.

فرم‌ ورود اطلاعات‌ ژورنال‌، مكان‌ خوبي براي‌ ثبت‌ جزئيات‌ مربوط به‌ فايلـهاي‌ ايجاد شده‌ است‌. همچنين‌، با كمك‌ ژورنال‌ ميتوانيد مشخص‌ كنيد كه‌ براي‌ هريك‌ از كارهاي‌ انجام‌ شده‌ و يا گروهي از آنها، چه‌ مقدار زمان‌ مصرف‌ شده‌ است‌. اكنون‌ بهتر است‌ اين‌ پنجره‌ را ببنديد.
روي‌ كلـيد Save and Close كلـيك‌ كنيد.

شما مي‌توانيد اطلاعات‌ ژورنال‌ را بر اساس‌ نوع‌ تماسها دسته‌ بندي‌ نمائيد. دراينصورت‌ تمام‌ فعالـيتهاي‌ ژورنال‌ بر اساس‌ تماسهاي‌ تلـفني، پيغامهاي‌
 E-mail، قرارهاي‌ كاري‌ و غيره‌ دسته‌بندي‌ مي‌شوند. براي‌ اين‌ منظور بايد از نماي‌ By Contact استفاده‌ كنيد.
در پنل Navigation روي گزينه By Contact كليك كنيد.

همانطور كه‌ گفته‌ شد، اين‌ نما اطلاعات‌ را بر اساس‌ نوع‌ تماس‌ دسته‌بندي‌ كرده‌ و در يك‌ خط زماني قرار ميدهد.

ژورنال‌ به‌ طور خودكار و در پشت‌ صحنه‌، فعالـيتهايي را كه‌ در برنامه‌هاي ‌Office انجام‌ ميدهيد، حتي اگر Outlook اجرا نشده‌ باشد، ضبط مي‌نمايد. همچنين‌، همانطور كه‌ ديديد، شما ميتوانيد اطلاعات‌ وارد شده‌ به‌ ژورنال‌ را به‌ صورت‌ دستي ضبط و سازماندهي نمائيد.
شما در انتهاي‌ اين‌ فصل‌ قرار داريد، روي‌ كلـيد خروج‌ كلـيك‌ کنيد.

--
از اين كليد براي دسته بندي يك كار به حالات شخصي , گروهي و غيره استفاده مي شود .
--
انتخاب اين گزينه باعث مي شود كار جاري فقط براي شما قابل مشاهده باشد .
--

در اين قسمت با انتخاب هر گزينه , فعاليتهاي مربوط به آن بصورت خودكار ثبت خواهد شد .
--
اطلاعات مربوط به فعاليتهاي شما را از نرم افزارهاي ديگر Office دريافت مي كند .
--
در اين قسمت مي توانيد فعاليتها را بر حسب كساني كه مربوط به آن فعاليتها هستند , دسته بندي كنيد .
--
در اين قسمت دو گزينه وجود دارد كه براي تعيين عملكرد محتويات ژورنال در مقابل عمل دابل كليك ماوس بكار مي رود .
--

با اين كليد , ژورنال به صورت خودكار تنظيم مي شود .

در قسمت Print Options، ميتوانيد تعيين‌ كنيد كه‌ فايلهاي الصاق شده به نامه نيز چاپ شوند يا خير. اين گزينه در حالت پيشفرض غير فعال است. 
در كادر Printer ميتوانيد چاپگر دلـخواه‌ خود را ميان‌ چاپگرهاي‌ نصب‌ شده‌ انتخاب‌ كرده‌ و جزئيات‌ مربوط به‌ آن‌ را با استفاده‌ از كلـيد  Properties تنظيم‌ نمائيد. در حالـتي كه‌ چند چاپگر در اختيار داريد (مانند زماني كه‌ كامپيوتر شما به‌ چاپگرهاي‌ مختلـف‌ يك‌ شبكه‌ متصل‌ است‌)، فقط يكي از آنها را ميتوان‌ انتخاب‌ نمود.

قبل‌ از چاپ‌ پيغام‌،  اين‌ امكان‌ وجود دارد پيش‌ نمايش‌ آنرا با استفاده‌ از كلـيد
 Preview مشاهده‌ نماييد و پس‌ از آن‌ كه‌ مطمئن‌ شديد كه‌ پيش‌ نمايش‌ ارائه‌ شده‌ با خواسته‌هاي‌ شما مطابقت‌ دارد، با كلـيك‌ بر‌ روي‌ كلـيد Print آن‌ را به‌چاپگر ارسال‌ كنيد.
روي‌ كلـيد Preview كلـيك‌ كنيد.
 
برنامه‌ تماسهاي‌ Outlook، يعني Contacts، شامل‌ امكانات‌ فراواني براي‌ كمك‌ در كارهايي از قبيل‌ سازماندهي، مرتب‌ سازي‌ و پيگيري‌ و ضبط اطلاعات‌ مربوط به‌ افراد مختلـف‌ و سازمان‌ يا اداره‌اي‌ كه‌ در آن‌ كار مي كنيد، ميباشد. در اين‌ بخش‌ چگونگي اضافه‌ كردن‌، ونمايش‌ و مديريت‌ لـيست‌ تماسها‌ را خواهيد آموخت‌ و نيز روشهاي ايجاد يا برقراري‌ تماس‌ و يا ارسال‌ يك‌ تماس‌ از راه‌ E-mail را فرا گرفته‌ و در انتها با روش‌ چاپ‌ اطلاعات‌ مربوط به‌ تماسها از دفتر آدرس‌، آشنا خواهيد شد.
 
از شاخه‌ Contacts مانند يك‌ دفتر آدرس‌ (Address Book) حرفه‌اي‌ استفاده‌ مي شود. از اين‌ شاخه‌ ميتوان‌ براي‌ سازماندهي نامها، آدرسها و شماره‌هاي‌ تلـفن‌، آدرسهاي‌ E-mail واطلاعات‌ سايتهاي‌ وب‌ استفاده‌ نمود. 
 به‌ اين‌ ترتيب‌ ميتوانيد يك‌ نامه‌ را آدرس‌ دهي نموده‌، يك‌ تماس‌ تلـفني را برقرار كرده‌ و يا به‌ بررسي يك‌ سايت‌ وب بپردازيد. تمام‌ اين‌ كارها فقط با كلـيك‌ بر‌ روي‌ يك‌ كلـيد امكان‌ پذير است‌.
روي كليد Contacts كليك كنيد. 
 
اين‌ پنجره ‌Contacts (تماسها) مي‌باشد. توجه‌ نمائيد كه‌ در نوار ابزار كلـيدهاي‌ ميانبر متعددي‌ براي‌ دسترسي سريع‌ به فرمانهاي‌ موجود در منوها وجود دارد. زماني كه اشاره‌گر ماوس‌ بر روي‌ اين‌ كلـيدها قرار بگيرد، توضيح‌ كوچكي به‌ نام‌ Tool Tip براي‌ نمايش‌ نام‌ آن‌ كلـيد ظاهر ميشود.

براي‌ ايجاد تماسهاي‌ جديد، راههاي‌ مختلـفي پيش‌ رو داريد:
 -كلـيك‌ كردن‌ روي‌ كلـيد New در نوار ابزار
 -باز كردن‌ منوي‌ File‌ و منوي‌ فرعي New و سپس‌ انتخاب‌ گزينه‌ Contacts 
 -راست كلـيك‌ روي‌ يک فضاي‌ خالـي از صفحه‌ Contacts و انتخاب‌ گزينه‌ New Contacts از منوي‌ ظاهر شده‌.
ما در اينجا از روش‌ اول‌ استفاده‌ مي‌كنيم‌. 
روي‌ كلـيد New كلـيك‌ نمائيد.

پس‌ از ايجاد يك‌ تماس‌ جديد، يك‌ فرم‌ خالـي نمايش‌ داده‌ مي‌شود كه‌ شما بايد در آن‌ اطلاعات‌ مرتبط با تماس‌ را، مانندآدرس‌، شماره‌ تلـفن‌ و غيره‌، در فيلـدهاي‌ مربوطه‌ وارد كنيد.
 
فرم‌ پنجره‌ Contact، شامل‌ چند جعبه‌ متن‌ ديگر نيز ميباشد كه‌ براي‌ وارد كردن‌ آدرسهاي‌ E-mail شبكه‌ داخلـي و اينترنت‌ و همچنين‌ آدرس‌ صفحه‌ يا پايگاه‌ Web مربوط به‌ تماس‌ به كار مي‌رود. شما ميتوانيد چند آدرس
‌ E-mail مختلـف‌ را با استفاده‌ از يك برچسب‌ جداگانه‌ براي‌ هر آدرس‌، به‌ يك‌ تماس‌ اختصاص‌ دهيد. جعبه‌ متن‌ بزرگ‌ سمت راست‌ صفحه‌ نيز محل‌ وارد كردن يادداشتهاي‌ مرتبط با تماس‌ مي‌باشد.

در حالـت‌ پيش‌ فرض‌، پيغام‌ هاي‌ E-mail همراه‌ با اطلاعات‌ وارد شده‌، در فيلـدهاي‌ Full Name و E-mail نمايش‌ داده‌ مي‌شود. اما شما ميتوانيد آنها را بر اساس‌ نياز خود تغيير دهيد. توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ اطلاعات‌ وارد شده‌، در نرم‌افزار دفترآدرس ‌(Address Book) نيز ثبت‌ خواهد شد.
عبارت‌ Dariush Momen را تايپ‌ كنيد.

كلـيد Enter را فشار دهيد.

مشاهده مي كنيد كه با فشردن كليد Enter فيلد File as  بطور خودكار پر مي شود.در صفحه بعد ما چند فيلد ديگر را نيز پر خواهيم كرد.

براي‌ راحتي شما، ما بقيه‌ فيلـدها را پر کرده‌ايم‌. اكنون‌ بايد روي‌ كلـيد Save and Close كلـيك‌ كنيد تا تماس‌ شما ثبت‌ گردد.
روي‌ كلـيد Save and Close  ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

همانطور كه‌ مي‌بينيد، تماسها در حالـت‌ پيش‌ فرض‌ به‌ ترتيب‌ حروف‌ الـفبا و به‌ شكل‌ كارتهاي‌ ويزيت‌ در كنار هم‌ چيده‌ شده‌اند. شما ميتوانيد روش‌ نمايش‌ تماسها را مطابق‌ با نياز و سلـيقه‌ خود تغيير دهيد. براي‌ اين‌ منظور،  از پنل Navigation استفاده مي‌شود.
از پنل Navigation گزينه Phone List را انتخاب كنيد.

و حالا تماسها به‌ صورت‌ خطي نمايش‌ داده‌ شده‌اند. در اين‌ حالـت‌ ميتوانيد تماسها را برحسب‌ بسياري‌ از خصوصيات‌ آنها مرتب‌ نمائيد. به‌ عنوان‌ مثال‌، روي‌ سر ستون Company كلـيك‌ كنيد تا تماسها بر اساس‌ نام‌ شركتها مرتب‌ شوند.
روي‌ كلـيد سرستون‌ Company كلـيك‌ كنيد.

از آنجا كه‌ نماي‌ قبل‌ (كه‌ به‌ صورت‌ كارت‌ ويزيت‌ بود) براي‌ كار ما مناسبتر است‌، لـذا بهتر است‌ نماي‌ خود را به‌ آن‌ حالـت‌ بازگردانيم‌. الـبته‌ توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ براي‌ مشاهده‌ همه‌ جزئيات‌ تماس‌، از گزينه‌ Detailed Address Cards نيز مي‌توان استفاده‌ کرد.
از پنل Navigation   گزينه  Detailed Address Cards را انتخاب‌ نماييد.

توجه کنيد که هر تماس‌ با جزئيات‌ كامل‌، بصورت‌ كارتهاي‌ تكي و به‌ ترتيب حروف‌ الـفبا قابل‌ مشاهده‌ مي‌باشد. يكي از اطلاعات‌ تماسها، Category (موضوع‌) مي‌باشد. در واقع‌، شما ميتوانيد تماسهايتان‌ را بر اساس‌ دسته‌بندي‌ موضوعي اين‌ فيلـد مرتب‌ نمائيد. براي‌ اين‌ منظور از پنل Navigation، گزينه‌ By Category را انتخاب‌ كنيد.
از پنل Navigation   گزينه‌By Category  را انتخاب‌ نماييد.

همانطور كه‌ مي‌بينيد، تماسها به‌ صورت‌ دسته‌ بندي‌ شده‌ مشاهده‌ ميشوند و شما ميتوانيد با كلـيك‌ كردن‌ روي‌ علامت‌  + در سمت‌ چپ‌ هر گروه‌، آن‌ را باز كرده‌ و محتويات‌ آنرا مشاهده‌ نماييد.
روي‌ علامت‌  +  در كنار  گروه  مشخص شده كلـيك‌ كنيد.

چنانچه‌ روي‌ هر يك‌ از تماسها دابل‌ كلـيك‌ كنيد، پنجره‌ مربوط به‌ آن‌ باز شده‌ و شما مي‌توانيد آن‌ تماس‌ را ويرايش‌ كنيد. حالا يكي از تماسها را امتحان‌ مي‌كنيم‌.
روي‌ عنوان‌ تماس‌ مشخص شده دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

حال‌ ميتوانيد بااستفاده‌ از فيلـدهاي‌ پنجره‌ Contact، اغلـب‌ اطلاعات‌ مربوط به‌ هر تماس‌ را مشاهده‌ نموده‌ و به‌ ويرايش‌ آنها بپردازيد.

نام‌ شخص‌ مورد تماس‌، درون‌ فيلـد Full Name نوشته‌ مي‌شود. Outlook  به‌ طور خودكار نام‌، نام‌ مياني و نام‌ خانوادگي را به‌ فيلـدهاي‌ مربوطه‌ انتقال‌ خواهد داد تا در آينده‌، مرتب‌ سازي‌، دسته‌ بندي‌ و فيلـتر نمودن‌ آنها راحت‌ تر صورت‌ بگيرد. چنانچه‌ برنامه‌ MSN Messenger روي‌ سيستم‌ نصب‌ شده‌ باشد، در هنگامي‌كه‌ يك‌ پنجره تماس‌ (Cantact) مربوط به‌ آخرين‌ شخص‌ متصل‌ شده‌ را باز مي‌كنيد، يك‌ پيغام‌ در  پايين‌ برگه‌ نمايان‌ مي‌شود كه‌ شما ميتوانيد با كلـيك‌ بر‌ روي‌ آن‌، آن پيغام را براي‌ شخص مورد تماس‌ ارسال‌ كنيد.

اكنون‌ ميتوانيد تعدادي‌ شماره‌ تلـفن‌ را براي‌ هر تماس‌ ذخيره‌ نمائيد. بيائيد نگاهي به‌ انواع‌ شماره‌هايي كه‌ ميتوانيد ذخيره‌ كنيد، بياندازيم‌.
روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ Mobile كلـيك‌ كنيد.

از آنجايي كه‌ هر نوع‌ شماره‌ تلـفن‌، مانند شماره‌هاي‌ موبايل‌، فاكس‌، شماره‌هاي‌ خارج‌ از كشور و شماره هاي‌ گروهي (كه‌ در ايران‌ كاربرد ندارند) ، داراي‌ پيكربندي‌ خاص‌ خود هستند، ميتوانيد تا چهار نوع‌ شماره‌ تلـفن‌ را تعيين‌ كنيد كه‌ در جعبه‌هاي‌ متن‌ مربوط به‌ شماره‌ تلـفن‌ مشاهده‌ شوند. حال‌ بهتر است‌ اين‌ لـيست‌ را ببنديم‌.
هر جا خارج‌ از لـيست‌ كلـيك‌ كنيد تا بسته‌ شود.

براي‌ ايجاد تغيير در يك‌ فيلـد، ابتدا بايد محتويات‌ آنرا انتخاب‌ نموده‌ و سپس‌ متن‌ مورد نظر را تايپ‌ نمائيد. Outlook اولـين‌ متني كه‌ توسط شما وارد مي‌شود را جانشين متن‌ انتخاب‌ شده‌ مي‌نمايد.
روي عبارت Valiasr ، که با فلش قرمز مشخص شده است، دابل كليك كنيد.

عبارت‌  Motahari  را تايپ‌ كنيد

به‌ همين‌ ترتيب‌، پس‌ از ايجاد تغييرات‌ مورد نظر، با كلـيك‌ بر‌ روي‌ كلـيد Save and Close تغييرات‌ داده‌ شده‌ ذخيره‌ گشته‌ و به‌ محيط اصلـيOutlook  باز خواهيد گشت‌.
روي‌ كلـيد Save and Close كلـيك‌ كنيد.

در صورتي كه‌ بخواهيد، ميتوانيد يك‌ تماس‌ را انتخاب‌ كرده‌ و با استفاده‌ از كلـيد Delete، آنرا حذف‌ نمائيد.
روي‌ تماس‌ مشخص شده كلـيك‌ كنيد.

كلـيد Delete را از صفحه‌ كلـيد فشار دهيد.

در حال حاضر تماس‌ انتخاب شده ديگر وجود ندارد و حذف‌ شده‌ است‌. براي‌ به‌ روز نگهداشتن‌ تماسها، بايد مرتباً آنها را بازبيني كرده‌ و در صورت‌ عدم نياز، آنها را حذف‌ نماييد.
روي‌ تماس‌ مشخص شده دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

براي‌ ايجاد يك‌ تماس‌ جديد با همان‌ مشخصات‌ تماس‌ انتخاب‌ شده،  به‌ طوري‌ كه‌ همه فيلـدهاي‌ آن‌ بجز فيلـد نام‌ شخص‌ مورد تماس‌ پر شده‌ باشد، ميتوانيد از فرمان‌ New Contact from same Company واقع‌ در منوي مربوط به کليد Save & New استفاده کنيد.
روي کليد حاوي فلش رو به پائين در سمت چپ کليد Save & New کليک کنيد.

از منوي باز شده گزينه‌ New contact from same company  را انتخاب نماييد.

اكنون‌ Outlook يك‌ فرم جديد را با مشخصات فرم قبلي آماده كرده است. دقت كنيد كه فيلدهايي كه شما بايد مجدداً آنها را كامل كنيد بطور خودكار خالي شده اند. در اينجا ما قصد داريم تنها نام شخص را وارد كنيم. در صفحة بعد ما خودمان اينکار را براي شما انجام خواهيم داد.
كلـيد  Enter را فشار دهيد.

توجه‌ نمائيد كه‌ Outlook به‌ طور خودكار فيلـد File as را پر نموده‌ است‌. اين‌ فيلـد به‌ شما كمك‌ ميكند كه‌ يك‌ نام‌ مشخص‌ را سريعاً پيدا کرده و به‌ تماس‌ جاري‌ اختصاص‌ دهيد.
روي‌ كلـيد لـيست‌ بازشونده‌ File as ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

همانطور كه‌ ميبينيد، در اين‌ لـيست‌ كلـيه‌ تماسهاي‌ انجام‌ شده‌ قابل‌ مشاهده‌ است‌ و در صورت‌ تمايل‌ ميتوانيد يكي از آنها را انتخاب‌ كنيد. در اينجا نيازي‌ به‌ اين‌ كار نداريم‌، پس‌ لـيست‌ را مي‌بنديم‌. 
هر جايي خارج‌ از لـيست‌ كلـيك‌ کنيد تا بسته شود.

حالا ميتوانيد با استفاده‌ از كلـيد Save and Close تغييرات‌ ايجاد شده‌ را ذخيره‌ كرده‌ و به‌ محيط اصلـي Outlook باز گرديد.
روي‌ كلـيد Save and Close مشخص شده كلـيك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد Save and Close مشخص شده كلـيك‌ كنيد.

به اين ترتيب، تماس جديد اضافه شده است. براي ادامه كار بهتر است به نماي ديگري برويم.
روي نماي Address Card  كليك كنيد.

Outlook با كمك‌ قابلـيت ‌Auto Dialer (شماره‌گير خودكار) مي‌تواند به‌ طور خودكار با هر شماره‌ تلـفن‌ تماس‌ برقرار كند. براي‌ اين‌ منظور بايد قبلاً مودم‌ كامپيوتر خود را تنظيم‌ كرده‌ باشيد.
روي‌ تماس مشخص شده  كليك‌ كنيد.

روي‌ كلـيد Auto Dialer كلـيك‌ كنيد.

Auto Dialer، بطور خودكار شماره‌ موجود در اولـين‌ جعبه‌ متن‌ مربوط به‌ شماره‌هاي‌ تلـفن‌ موجود در فرم‌ تماس‌ را شماره‌‌گيري‌ مي‌نمايد. اگر‌ بخواهيد شماره‌ ديگري‌ را شماره‌گيري‌ كنيد، بايد روي‌ كلـيد Dialing Options كلـيك‌ نموده‌ و شماره‌ مورد نظر خود را كه‌ قبلاً براي‌ اين‌ تماس‌ وارد كرده‌ايد، انتخاب‌ نمائيد.

در پنجره‌ New Call، نام‌ تماس‌ و شماره‌ مربوط به‌ آن‌ ديده‌ ميشود. شما ميتوانيد با استفاده‌ از جعبه‌ چك‌ گزينه‌ مشخص‌ شده‌، اطلاعاتي را براي‌ اين‌ تماس‌ به‌ ژورنال‌ اضافه‌ نمائيد.
روي‌ جعبه‌ چك‌ گزينه‌ مشخص‌ شده‌ كلـيك‌ كنيد.

شماره‌گيري‌ Outlook، دقيقاً مانند آنست‌ كه‌ خودتان‌ به‌ صورت‌ دستي عمل‌ شماره‌گيري‌ را انجام‌ دهيد. براي‌ اين‌ منظور، كافيست‌ روي‌ كلـيد Start Call كلـيك‌ كنيد و پس‌ از آن‌، Outlook با استفاده‌ از مودمي‌كه‌ به‌ كامپيوتر شما متصل‌ است‌، با شماره‌ مورد نظر تماس‌ برقرار مينمايد.
روي‌ كلـيد Start Call كلـيك‌ كنيد.

كلـيك‌ بر‌ روي‌ كلـيد Start Call، باعث‌ مي‌شود كه‌ فرم‌ ژورنال‌ باز شود و آخرين‌ تماس‌ تلـفني به‌ ژورنال‌ اضافه‌ گردد. ضمناً Timer (زمان‌ سنج‌) از زماني كه‌ عمل‌ شماره‌گيري‌ آغاز شد، شروع‌ به‌ كار مي‌نمايد. اين‌ تايمر را مي‌توان‌ متوقف‌ نمود و يا دوباره‌ راه‌ اندازي‌ كرد. اكنون‌ با كلـيك‌ روي‌ كلـيد Save and Close به‌ پنجره‌ New Call بازميگرديم‌.
روي‌ كلـيد Save and Close كلـيك‌ كنيد.

براي‌ پايان‌ دادن‌ به‌ يك‌ تماس‌ تلـفني، بايد از يكي از كلـيدهاي‌ Close و ياEnd Call  استفاده‌ نمود.
روي‌ كلـيد Close مشخص شده كلـيك‌ كنيد.

منوي Actions  را باز كنيد.

روي گزينة Create کليک کنيد.

با كلـيك‌ روي‌ گزينه‌هاي‌ مختلـف‌ موجود در اين‌ منو ميتوانيد عملـيات‌ مربوط به‌ تماس‌ فعلـي را انجام‌ دهيد. براي‌ مثال‌، با كلـيك‌ روي‌ گزينه‌
New Message to Contact وارد قسمت‌ E-mail ميشويد و تمام‌ فيلـدهاي‌ آن‌ به‌ طور خودكار پر مي‌شوند.

از گزينه‌ New Meeting Request to contact واقع‌ در منوي‌ Actions براي‌ تعيين‌ يك‌ جلـسه‌ از راه‌ تماس استفاده‌ مي‌شود. به‌ اين‌ ترتيب‌، Outlook به‌ صورت‌ خودكار نام‌ تماس‌ و آدرس‌ ايميل‌ را براي‌ ايجاد درخواست‌ جلـسه‌ در فيلـدهاي‌ مربوطه‌ قرار ميدهد.

به همين ترتيب گزينههاي New Task for Contact و New Journal Entry for Contact بهترتيب جهت تعريف يک کار و ژورنال جديد براي تماس فعلي مورد استفاده قرار ميگيرند.
هر جا خارج از منوي بازشده کليک کنيد تا منو بسته شود.

همچنين‌، شما ميتوانيد در اطلاعات‌ مربوط به‌ هر تماس‌، يك‌ لـينك‌ وب‌ نيز ايجاد نمائيد و با كلـيك‌ روي‌ آن‌ لـينك‌ از طريق‌ مرورگر وب‌ به‌ اينترنت‌ وارد شويد.
روي‌ تماس‌ مشخص شده دابل‌ كلـيك‌ كنيد.

متن‌ آبي موجود در فيلـد Web Page Address، نشان دهنده‌ يك‌ لـينك‌ مي‌باشد. زماني كه‌ شما روي‌ اين‌ لـينك‌ كلـيك‌ كنيد، از طريق‌ مرورگر وب‌ نصب‌ شده‌ روي‌ كامپيوتر وارد محيط اينترنت‌ و آدرس‌ مربوط به‌ آن‌ لـينك‌ خواهيد شد.
روي‌ لـينك‌ مشخص‌ شده‌ كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه‌ ميبينيد، Outlook مرورگر Internet Explorer را اجرا نموده‌ و وارد آدرس‌ وب‌ مربوط به‌ لـينك‌ شده‌ است‌. حالا بهتر است‌ پنجره
Internet Explorer را ببنديم‌.
روي کليد Close (کليد * مشخص شده) کليک کنيد.

روي کليد Close (کليد * مشخص شده) کليک کنيد.

يكي از قابلـيتهاي‌ Outlook براي‌ نگهداري‌ اطلاعات‌ مربوط به‌ تماسها ، چاپ‌ آدرسها و شماره‌هاي‌ موجود در دفتر آدرس‌ مي باشد .شما ميتوانيد دفتر آدرس‌ Outlook را به اشكال‌ مختلـف‌ چاپ‌ كنيد

براي‌ چاپ‌ كردن‌ هر محيط ميتوانيد روي‌ كلـيد Print در ميلـه‌ ابزار كلـيك‌  كنيد تا سند مورد نظر با تنظيمات‌ پيش‌ فرض‌ و يا از قبل‌ تعيين‌ شده‌ به‌ چاپ‌ برسد. اما اگر بخواهيد عملـيات‌ چاپ‌ را با تنظيمات‌ ديگري‌ انجام‌ دهيد، بايد از منوي‌ File روي‌ گزينه‌ Print كلـيك‌ كنيد.
منوي‌ File را باز کنيد.

از منوي باز شده‌ گزينه‌ Print را انتخاب‌ نمائيد.

گزينه‌‌هاي‌ موجود در پنجره‌ Print را قبلاً توضيح‌ داده‌ايم‌. در قسمت‌ 
Print Style، تعداد زيادي‌ از سبكهاي‌ چاپ‌ به‌ صورت‌ از پيش‌ طراحي شده‌ وجود دارند. اين‌ سبكها قبلاً با استفاده‌ از كلـيد Define Styles ايجاد شده‌اند.

قالـب‌ چاپ‌ را ميتوانيد بر اساس‌ نياز خود تعيين‌ كنيد. براي‌ اينكار بايد روي‌ كلـيد Page Setup كلـيك‌ كنيد.
روي‌ كلـيد Page Setup ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

با كلـيك‌ روي‌ كلـيد Page Setup، پنجره‌ Page Setup نمايش‌ داده‌ مي‌شود. در اين‌  پنجره‌، تنظيمات‌ بيشتري‌ براي‌ چاپ‌ وجود دارد.
روي‌ هر يك‌ از برگه‌هاي‌ اين‌ پنجره‌ كلـيك‌ كنيد تا گزينه‌ هاي‌ بيشتري‌ را در ارتباط با تنظيمات‌ چاپ‌ ببينيد، سپس‌ براي‌ ادامه‌ به‌ صفحه‌ بعد برويد

كلـيد پيش‌ نمايش‌ چاپ‌ Prview، به‌ شما كمك‌ ميكند كه‌ صفحه‌ چاپ‌ شده‌ را قبل‌ از انجام‌ عمل‌ چاپ‌ مشاهده‌ نماييد. با كمك‌ اين‌ كلـيد ميتوانيد بيش‌ از يك‌ سند را نيز قبل‌ از چاپ‌ بطور همزمان‌ مرور كنيد.
روي‌ كلـيد Prview كلـيك‌ كنيد.

در اين‌ قسمت‌ شما دقيقاً متوجه‌ ميشويد كه‌ كاغذ چاپ‌ شده‌ به‌ چه‌ شكل‌ خواهد بود. پس‌ از آنكه‌ پيش‌ نمايش‌ ارائه‌ شده‌ مطابق‌ ميل‌ شما بود، روي‌ كلـيد Print كلـيك‌ كنيد تا عمل‌ چاپ‌ انجام‌ شود. در حال‌ حاضر نيازي‌ به‌ ادامه‌ عملـيات‌ چاپ‌ نداريم‌، لـذا اين‌ پنجره‌ را مي‌بنديم‌.
روي‌ كلـيد Close مشخص شده كلـيك‌ كنيد.

در اين‌ بخش‌ آموختيد كه‌ اطلاعات‌ مربوط به‌ تماسها را با افزودن‌ و تغيير دادن وروديهاي‌ لـيست‌ تماسها، سازماندهي نمائيد و نيز دريافتيد كه‌ Outlook تماسهاي‌ شما را به‌ چه‌ صورت‌ برقرار نموده‌، آنها را مي‌نويسد و يا با  E-mail ارسال‌ مي‌كند و بالاخره‌ فرا گرفتيد كه‌ چگونه‌ اطلاعات‌ تماسها را در دفتر آدرس‌ چاپ‌ كنيد.
شما به‌ انتهاي‌ اين‌ فصل‌ رسيده‌ايد، روي‌ كلـيد خروج‌ كلـيك‌ كنيد.

در پنجره‌ Print Preview، اشاره‌گر ماوس‌ به‌ يك‌ ذره‌بين‌ بزرگنمايي حاوي علامت‌ مثبت + تبديل‌ مي‌شود. در اين‌ حالـت‌، كلـيك‌ بر‌ روي‌ صفحه‌
پيش‌ نمايش‌ باعث‌ ميشود كه‌ پيش‌ نمايش‌ بهتر ديده‌ شود.
روي‌ بخش‌ بالايي صفحه‌ پيش‌ نمايش‌ كلـيك‌ كنيد.
برنامه نويس: کرسر ماوس تغيير کرده

اكنون‌ شما پيش‌ نمايش‌ پيغام‌ را بزرگتر و واضحتر مشاهده‌ ميكنيد. هر چند كه‌ در اين‌ حالـت‌ فقط قسمتي از صفحه‌ را مي‌توانيد ببينيد. توجه‌ كنيد كه‌ در حال حاضر اشاره‌گر ماوس‌ به‌ يك‌ ذره‌ بين‌ با علامت‌  منفي - تبديل‌ شده‌ كه‌ به‌ معني آن‌ است‌ كه‌ با كلـيك‌ كردن‌ در صفحه‌ محيط پيش‌ نمايش‌ به‌ حالـت‌ قبل‌ بازميگردد. براي‌ بازگشت‌ مجدد به‌ پنجره‌ Print، بايد روي‌ كلـيد Print كلـيك‌ كنيد.
روي‌ كلـيد Print كلـيك‌ نمائيد.
برنامه نويس: کرسر ماوس تغيير کرده

براي‌ ادامه‌ عملـيات‌ چاپ‌، از كلـيد OK و براي‌ انصراف‌ از چاپ‌ از كلـيد    Cancel استفاده‌ كنيد.
روي‌ كلـيد Cancel كلـيك‌ كنيد
 
Outlook شاخه هاي پيش‌ فرضي براي‌ سازماندهي پيغامهاي‌ E-mail دارد. با اين‌ حال‌، شما ميتوانيد پوشه‌ دلـخواه‌ خود را نيز براي‌ نگهداري‌ E-mail هاي‌ سازماندهي شده‌ ايجاد كنيد. براي ايجاد يك پوشه جديد مي‌توان از منوي File استفاده نمود. راه ديگر براي اين كار، استفاده از منوي راست كليك در پنل Navigation مي‌باشد. در اين حالت بايد روي پوشه اي كه قصد داريد پوشه جديدي را در داخل آن ايجاد كنيد راست كليك نماييد.همچنين مي‌توانيد با راست كليك بر روي گزينه Personal Folders شاخه جديدي را در كنار ساير پوشه هاي موجود ايجاد نماييد.
روي شاخه Personal Folders راست كليك كنيد.
 
. از منوي باز شده گزينه New Folder را انتخاب کنيد.

اكنون‌ نام‌ دلـخواهي را براي‌ پوشه‌ جديد وارد نمائيد. ما نام‌ پوشه‌ جديد را New Mail انتخاب‌ ميكنيم‌. پس‌ از آن‌ كه‌ پوشه‌ جديد به‌ لـيست‌ پوشه‌ها اضافه‌ گرديد، Outlook به‌ شما اجازه‌ مي‌دهد كه‌ آيكون‌ مناسبي را براي‌ آن‌ در نوار ابزار Outlook انتخاب‌ نمائيد.
عبارت‌ New Mail را تايپ‌ كنيد.

روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

همانطور كه‌ مشاهده‌ مي‌نمائيد، پوشه‌ جديد در لـيست‌ پوشه‌ها ظاهر شده‌ است‌. اكنون‌ ميتوانيد پيغامهاي‌ E-mail را از هر پوشه‌ دلـخواهي به‌ پوشه‌ جديد منتقل‌ كنيد.  براي‌ اينكار بايد پيغام‌ مورد نظر را انتخاب‌ نموده‌ در حالـي كه‌ كلـيد چپ‌ ماوس‌ را پائين‌ نگاه‌ داشته‌ايد، آنرا به‌ داخل‌ پوشه‌ جديد بكشيد.
روي‌ آيكون‌ اولـين‌ پيغام‌ كلـيك‌ كرده‌ و بدون‌ رها كردن‌ كلـيد ماوس‌، آن‌ را روي‌ پوشه‌ New Mail آورده‌ و كلـيد ماوس‌ را رها نماييد.
 
ملاحظه‌ ميكنيد كه‌ Outlook پيغام‌ مورد نظر را از پوشه‌ Inbox به‌ پوشه‌ New Mail منتقل‌ نموده‌ است‌. براي‌ اطمينان‌ از صحت‌ عمل‌ انجام‌ شده‌ مي‌خواهيم‌ به‌ درون‌ پوشه‌ مذكور نگاهي بياندازيم‌.
روي‌ پوشه‌ New Mail كلـيك‌ كنيد.

راه‌ ديگر براي‌ حفظ و سازماندهي پيغامها، بايگاني كردن‌ آنها مي‌باشد. بايگاني كردن ‌پيغامها آنها را با يك‌ فرمت‌ فشرده‌ شده‌ نگهداري‌ مي‌كند. اين پيغامها‌ در صورت‌ نياز قابل‌ بازيابي هستند.
منوي‌ File را باز كنيد

از منوي باز شده گزينه‌ Archive را انتخاب نماييد.

گزينه‌هاي‌ موجود در پنجره‌ Archive به‌ شما امكان‌ ميدهند كه‌ پوشه‌اي‌ را كه‌ شامل‌ پيغامهاي‌ شما مي‌باشد و شما قصد بايگاني كردن‌ آنرا داريد، انتخاب‌ كنيد. ما در نظر داريم‌ پوشه ‌Deleted Items (پيغامهاي‌ حذف‌ شده‌) را بايگاني كنيم‌.
روي‌ آيكون‌ Deleted Items  ، که با فلش قرمز مشخص شده است، کليک کنيد.

شما ميتوانيد زمان‌ شروع‌ بايگاني پيغامها را از لـيست‌ بازشونده‌ مشخص‌ شده‌ انتخاب‌كنيد. انتخاب‌ تاريخ‌ جاري‌ باعث‌ بايگاني شدن‌ تمام‌ پيغامها شده‌ و انتخاب‌ تاريخي غير از تاريخ‌ جاري‌، باعث‌ ميشود كه‌ فقط پيغامهايي بايگاني گردند كه‌ از تاريخ‌ انتخاب‌ شده‌ به‌ بعد فرستاده‌ شده‌اند.

جعبه‌ متن‌ Archive File، محل‌ ذخيره‌ فايلـهاي‌ بايگاني شده‌ را نشان‌ ميدهد. با استفاده‌ از كلـيد Browse مي‌توانيد مسير دلـخواه‌ خود را براي‌ ذخيره‌ فايلـهاي بايگاني شده‌ انتخاب‌ نمائيد. فعلا ما مسير فعلـي را قبول‌ مي‌كنيم‌.
روي‌ كلـيد OK كلـيك‌ كنيد.

در حال‌ حاضر پيغام‌ هاي‌ موجود در پوشه‌ Deleted Items داخل‌ يك‌ فايل ‌بايگاني ذخيره‌ شده‌اند. اين‌ فايلـهاي‌ بايگاني، داراي‌ پسوند (.PST) ميباشند. براي‌ بازيابي پيغامهاي‌ موجود در فايل‌ بايگاني، بايد گزينه‌ Open از منوي‌ File‌ و سپس‌ پوشه‌ مربوط به‌ فايل‌ را انتخاب‌ كرده‌ و فايل‌ بايگاني مورد نظر خود را
 باز نمائيد. پس‌ از باز شدن‌ فايل‌ بايگاني، ميتوانيد پيغامهاي‌ مورد نظر خود را به‌ پوشه‌ Outlook بازگردانيد.

راه‌ ديگر براي‌ حفظ سازماندهي پيغامها، حذف‌ پيغامهاي‌ غيرضروري‌ از  صندوقهاي‌ Mailbox است‌.
منوي‌ Tools ر ا باز كنيد.

از منوي باز شده گزينه‌ Mailbox Cleanup را انتخاب نماييد.

پنجره‌ Mailbox Cleanup، شامل‌ ابزارهايي براي‌ مشاهده‌ حجم‌ هر يك‌ از پوشه‌هاي‌ Outlook، جستجوي‌ پيغامها بر اساس‌ تاريخ‌ و حجم‌ آنها، خودكار نمودن‌ بايگاني پيغامها و نيز حذف‌ هميشگي فايلـها با خالـي كردن‌ پوشه‌ Deleted Items مي‌باشد.
روي‌ كلـيد Close كلـيك‌ كنيد.

در اين‌ بخش‌ آموختيد كه‌ چگونه‌ يك‌ پيغام‌ E-mail را ايجاد و ارسال‌ كنيد، همچنين‌ فراگرفتيد كه‌ پيغامهاي‌ دريافت‌ شده‌ را چگونه‌ باز كرده‌ و آنها را ذخيره‌ و ساماندهي نمائيد و در انتها چگونگي چاپ‌ و بايگاني كردن‌ پيغام‌ هاي‌ E-mail را آموختيد.
شما در انتهاي‌ اين‌ فصل‌ قرار داريد، روي‌ كلـيد خروج‌ كلـيك‌ كنيد.