Primavera Project Planner

این متن تدریس شده در آموزش  Primavera Project Planner است 
صاحبین این سایت چون مایل به قرار دادن متن بصورت کامل نیستند متن بصورت بهم ریخته است
در آموزش Primavera Project Planner به خوبی میتوانید این درسها را مشاهده کنید.

براي تعريف يك گزينه ابتدا بايد بر روي دكمه + كليك كنيد و سپس در ستون Name يك نام  كاراكتري وارد كنيد. در قسمت Type مي‌توانيد نوع داده را تعيين كنيد. انواع داده‌ها را مي‌توانيد به‌وسيله كاراكترهاي زير مشخص نماييد.
?C براي داده‌هاي كاراكتري (Characters)
?N براي داده‌هاي عددي (Numerics)
?P براي داده‌هاي عددي با دو رقم‌اعشار(Precision)
?S براي تاريخ‌هاي شروع (Start Date)
?F براي تاريخ‌هاي پايان (Finish Date)

در ستون Length طول گزينه سفارشي فعاليت را تعريف مي‌كنيد كه طول آن بستگي به نوع داده‌اي كه انتخاب كرده‌ايم, دارد.

در قسمت Description توضيح مربوط به گزينه سفارشي فعاليت را وارد مي‌كنيم. كه حداكثر تعداد كاراكتر مجاز در اين قسمت  مي‌باشد.

در صورت نياز مي‌توانيد در گزينه‌هاي اطلاعاتي سفارشي تغيير دهيد, البته بهتر است تغييرات غير معمولي در اين Dictionary ايجاد نكنيد. مثلاً اگر نوع داده را از عدد به تاريخ تبديل كنيد، P همه مقادير آن را پاك مي‌كند و سپس تغييرات را اعمال مي‌كند. روي دكمه OK كليك كنيد.

شما اكنون در پايان اين بخش قرار داريد براي برگشت به فهرست روي دكمه مشخص شده كليك كنيد.

بر روي گزينه Convert an MPX Project to P Project كليك كنيد.

خانم راستين : توجه كنيد كه در صفحه اول, فعاليت اول انتخاب شده باشد.

Fragnet اصطلاحاً به بخشي از اطلاعات پروژه‌هاي موجود اطلاق مي‌شود كه براي صرفه‌جويي در وقت, از آنها براي ايجاد پروژه‌هاي جديد يا كپي كردن يك قسمت از پروژه استفاده مي‌شود. وقتي پروژه جديدي ايجاد مي‌كنيد, كه اطلاعات آن با پروژه‌هاي ايجاد شده مشابهت دارد, مي‌توانيد از Fragnetها براي ايجاد سريع پروژه كمك بگيريد.

روي آيكون My Computer دابل كليك كنيد.

روي درايو CD-ROM راست كليك كنيد.

روي دكمه Cancel كليك كنيد.

روي دكمه Close كليك كنيد.

با نرم‌افزار P مي‌توانيد گزارش‌هايي را آماده كنيد كه بجاي گزينه‌هاي استاندارد كه در گزارش‌هاي قبلي ديده شد. شامل اطلاعات سفارشي يا محاسبه شده باشد. براي مثال مي‌توانيد يك گزارش زمانبندي ايجاد كنيد كه شامل ستون‌هاي بودجه تغيير يافته, تاريخ‌هاي سررسيد يا گزينه‌هايي كه بر اساس اطلاعات پروژه محاسبه مي‌كنيد, باشد. همچنين مي‌توانيد ستون‌‌هاي گزارش‌هاي استاندارد را تغيير دهيد. براي دسترسي به اين گزارش‌ها روي منوي Tools كليك كنيد.

منوي فرعي Tabular Report را باز كنيد.

روش ديگري نيز براي نمايش اين پنجره وجود دارد كه در ادامه به بررسي آن ميپردازيم. روي دكمه Close كليك كنيد.

P به طور خودكار تقويمي به نام Calendar بعد از ايجاد پروژه مي‌سازد كه نمي‌توانيد آن را حذف كنيد.

در ابتدا مي‌خواهيم تقويم عمومي پروژه را تنظيم كنيم, تا دوره‌هاي غيركاري كه بايد بر روي كليه تقويم‌ها اعمال شوند, را تعيين كنيم. روي Global Calendar كليك كنيد, تا انتخاب شود.

در اين تقويم مي‌خواهيم روزهاي جمعه هر هفته را تعطيل اعلام كنيم. براي اينكار روي نام ستون FRI  دابل كليك كنيد.

ماوس را روي فعاليت مشخص شده در صفحه نمايش Barchart ببريد و همزمان كليد Ctrl را فشار دهيد. مشاهده مي‌كنيد كه شكل آيكون ماوس تغيير يافته است. در حالتيكه كليد Ctrl را فشرده‌ايد روي فعاليت مشخص شده كليك كنيد, تا فرم قيدها نمايش داده شود.

همانطور كه انتظار داشتيم پنجره Constraints دوباره ظاهر شده است. بر روي دكمه Close كليك كنيد.

در ادامه مي‌خواهيم به بررسي پيش نيازي و پس‌نيازي فعاليت‌ها بردازيم. درابتدا لازم است انواع ارتباط‌هاي بين فعاليتها را مورد بررسي قرار دهيم.

در بعضي از مواقع فعاليت‌ها با يك فاصله زماني به هم وابسته مي‌شوند (Lag) يا اينكه قسمتي از زمان فعاليت‌ها با هم موازي بوده و تداخل دارند(Lead). در نرم‌افزار P فقطLagها را وارد مي‌كنيم و براي نشان دادن تقدم‌ها و تداخل‌ها از مقدار Lag منفي استفاده مي‌كنيم.

براي اينكه يك رابطه (Finish To Start)FS بطور خودكار بين فعاليت‌هايي كه اضافه مي‌كند, برقرار شود از گزينه Autolink استفاده ميكنيم. براي اينكار منوي Insert را باز كنيد.

هر سه نمودار ذكر شده از منطق يكساني براي رسم شبكه فعاليت‌ها استفاده مي‌كنند. براين اساس فعاليت‌ها با توجه به توالي پيش‌نيازي و پس‌نيازي به صورت يك زنجير در امتداد هم قرار مي‌گيرند. در اين نمودارها براي هر فعاليت از يك دايره‌ خط يا هر نماد ديگري استفاده مي‌شود و هر فعاليت با يك كد مشخص مي‌گردد. فعاليت‌ها به وسيله خطوطي كه توالي منطقي و پيش نيازي و پس نيازي بين آنها را نشان مي‌دهد به هم وصل مي‌شوند.

Current Late : ديرترين تاريخ پروژه جاري

Current Early : زودترين تاريخ پروژه جاري

گزينه‌هاي مشخص شده زودترين و ديرترين تاريخ پروژه هدف  مي‌باشند.

تاريخ Resume تاريخ شروع مجدد فعاليت مي‌باشد. توجه كنيد كه تاريخ‌هاي انتخاب شده براي Suspend و Resume بايد در محدوده زودترين شروع و ديرترين پايان باشند. روي ليست بازشونده كليك كنيد.

روي روز مشخص شده كليك كنيد.

روي دكمه OK كليك كنيد.

P زمان واقعي و شناوري آزاد فعاليت را نيز محاسبه كرده و در پايين پنجره نمايش مي‌دهد. روي دكمه Close اين پنجره كليك كنيد, تا بسته شود.

به ياد داريد كه در ابتداي اين فصل مقادير مورد نظرمان را از طريق پنجره Activity Codes وارد كرديم. روي دكمه Codes كليك كنيد. تا با روش ديگري جهت مقداردهي فعاليت‌ها آشنا شويد.

در اين پنجره مي‌توانيد هر كدام از كدهاي فعاليت مورد نظر خود را انتخاب كنيد, و مقدار جديدي وارد كنيد, يا مقادير قبلي را انتخاب كنيد. در ادامه مي‌خواهيم به كد فعاليت PHAS مقدار بدهيم. بر روي اين گزينه كليك كنيد.

روي كادر مشخص شده كليك كنيد, تا عبارت مورد نظر خود را وارد كنيم.

اكنون مقادير كدهاي فعاليت مطابق با نيازمان مي‌باشند. روي دكمه Close اين پنجره كليك كنيد‌, تا بسته شود.

شما اكنون در پايان اين بخش قرار داريد براي برگشت به فهرست روي دكمه مشخص شده كليك كنيد.

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد, ID فعاليت‌ها در ستون مشخص شده قرار مي‌گيرند.

ستون مشخص شده ستون Driving مي‌باشد. اگر علامت   * را در اين ستون مشاهده كرديد نشان دهنده اين است كه رابطه موجود بين فعاليت پس‌نياز با فعاليت انتخاب شده از نوع Driving  است.

گزينه Rel (Relationship Type) نوع رابطه بين فعاليت پيش‌نياز يا پس‌نياز را با فعاليت انتخاب شده نشان مي‌دهد.

گزينه مشخص شده ميزان تأخير بين دو فعاليت را نشان مي‌دهد, براي نشان دادن تقدم از علامت منفي مي‌توانيد استفاده كنيد.

گزينه TF (Total Float) شناوري كل فعاليت پيش‌نياز و پس‌نياز را نشان مي‌دهد.

در قسمتDescription توضيح يا شرح فعاليت پيش‌نياز يا پس‌نياز را مشاهده مي‌كنيد

در P كدهاي WBS منحصر بفرد نيستند. به اين معني كه شما مي‌توانيد به چند فعاليت يك كد WBS يكسان تخصيص دهيد. در اين صورت آن فعاليت‌ها جزء مجموعه‌ كد WBS مورد نظر خواهند شد. بر روي دكمه Close فرم كليك كنيد.

روي دكمه Custom كليك كنيد.

از اين فرم براي وارد كردن يا ويرايش گزينه‌هاي سفارشي فعاليت‌ها يا منابع استفاده مي‌شود. برگه Activity Data براي وارد كردن اطلاعات مربوط به گزينه‌هاي سفارشي فعاليت مي‌باشد. در ستون اين فرم گزينه‌ها و فيلدهاي سفارشي كه از قبل تعريف كرده‌ايد را مشاهده مي‌كنيد. مقادير مربوط به هر كدام از اين گزينه‌ها در ستون Value نمايش داده ميشود.

روي برگه مشخص شده كليك كنيد.

برگه Resource Data براي تعريف اطلاعات گزينه‌هاي سفارشي منابع مي‌باشد. در قسمت مشخص شده ابتدا منبع و شماره حساب هزينه كه به فعاليت مورد نظر تخصيص داده شده است را انتخاب كنيد.

در پايين پنجره در قسمت مشخص شده در ستون اول گزينه‌هاي سفارشي مربوط به منابع را مشاهده ميكنيد كه قبلاً در Dictionary گزينه‌هاي سفارشي تعريف شده‌اند. در ستون Value مقادير اختصاص يافته به منبع براي فعاليت انتخاب شده را مشاهده مي‌كنيد. روي دكمه Close كليك كنيد.

شما اكنون در پايان اين بخش قرار داريد براي برگشت به فهرست روي دكمه مشخص شده كليك كنيد.

P در حالت‌هاي زير خط پيشرفت را روي Data Date قرار مي‌دهد:
  - وقتي كه فعاليت تكميل شده باشد.
  - فعاليت پيشرفتي نداشته و براي شروع بعد از Data Date برنامه‌ريزي شده باشد.
  - فعاليت از نوع Milestone يا Flag باشد.
  - فعاليت در پروژه هدف وجود نداشته باشد.
  - تاريخ‌هاي منبع در پروژه هدف موجود نباشد.

ميله‌هاي فعاليت هميشه نشان نمي‌دهند كه آيا كار مطابق زمانبندي در حال پيشرفت مي‌باشد يا نه. براي مثال يك ميله فعاليت ممكن است نشان دهد كه فعاليت به موقع شروع شده و درصد نيز تكميل شده است, اما نشان نمي‌دهد كه آيا پيشرفت مطابق آنچه برنامه‌ريزي شده انجام گرفته است يا نه. اگر در طرح اصلي مي‌بايست درصد تا Data Date فعلي تكميل شده باشد. ممكن است شما نياز به تخصيص منابع بيشتر براي اتمام به موقع فعاليت داشته باشيد يا ممكن است لازم باشد تاريخ پايان فعاليت را اصلاح كنيد. همچنين مي‌توانيد هزينه‌هاي واقعي را با بودجه در نظر گرفته شده مقايسه كنيد.

مقادير برنامه‌ريزي شده (Planned Value) و مقادير بدست آمده (Earned Value) دو مقوله مهم در بحث زمانبندي و مصرف هزينه مي‌باشند. اين دو گزينه در فرم Budget Summary نشان داده مي‌شوند. همچنين شما مي‌توانيد آنها را به صورت ستوني در ليست فعاليت‌ها نمايش دهيد.

براي اينكه مشخص كنيد فعاليت از برنامه عقب يا جلو مي‌باشد ميتوانيد دو مقدار فوق را مقايسه كنيد. مقدار برنامه‌ريزي شده معمولاً به صورت هزينه بودجه‌بندي شده براي كار زمانبندي شده (BCWS) بيان مي‌شود و به مقدار كاري كه بايد تا Data Date فعلي انجام گيرد اشاره مي‌كند, براي مثال اگر يك فعاليت براي شروع  دسامبر و براي پايان  دسامبر زمانبندي شده باشد و Data Date شما  دسامبر باشد, نصف كار بايد به اتمام رسيده باشد.

P درصد كاري را كه بايد بين زودترين شروع در پروژه هدف  و Data Date انجام مي‌شود محاسبه مي‌كند و سپس نتيجه را در بودجه (Budget) ضرب مي‌كند. از پنجره Earned Value Calculation براي تعيين اينكه كدام زمانبندي براي محاسبه مقادير برنامه‌ريزي شده و مقادير بدست آمده بكار گرفته شود, استفاده كنيد. براي اين منظور منوي Tools را باز كنيد.

عدد  را تايپ كنيد.

كليد Tab را فشار دهيد.

در اين پنجره منحني‌هاي از پيش تعريف شده را مي‌توانيد مشاهده كنيد. روي دكمه مشخص شده كليك كنيد, تا انواع ديگر منحني‌ها را مشاهده كنيد.

دوباره روي اين دكمه كليك كنيد, تا منحني My Curve كه ايجاد كرديم را نيز مشاهده كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه تغييراتي كه اعمال كرده‌ايم هنوز بر روي منحني اعمال نشده است. روي دكمه Close كليك كنيد.

در صورتي كه بر روي دكمه OK كليك كنيد تغييرات انجام شده بر روي نمودار اعمال ميشود. در اين حالت ميتوانيد با استفاده از دكمه Display تغييرات انجام شده را بر روي منحني ايجاد شده نيز مشاهده كنيد.

تا اينجا تمام گزينه‌هاي اين پنجره را بررسي كرديم روي دكمه OK كليك كنيد.

گزينه بعدي از منوي Data كه مي‌خواهيم مورد بررسي قرار دهيم در مورد Dictionary شماره حساب‌هاي هزينه مي‌باشد. منوي Data را باز كنيد.

بر روي گزينه Cost Accounts كليك كنيد.

با كمك اين پنجره مي‌توانيد هزينه‌هاي پروژه را دسته‌بندي كنيد. دسته‌بندي اطلاعات هزينه، اين امكان را فراهم مي‌كند كه هزينه‌ها, فعاليت‌ها و منابع را براساس شماره حساب فيلتر يا مرتب كنيم.

از قسمت Categories براي تعريف گروه‌هاي هزينه براي پروژه استفاده ميكنيم. اين گروه‌ها نوع مخارج را در پروژه مشخص مي‌كنند, مانند نيروي انساني(Labor), مواد (Material) يا تجهيزات (Equipment). ولي اين گروه‌بندي‌ها هيچ اطلاعاتي در مورد ساختار شماره حساب هزينه ارائه نمي‌كنند.

در ستون Code از كد يك كاراكتري براي تعريف يك گروه هزينه استفاده ميكنيم. معمولاً از حروف L,C,E و M به ترتيب براي معرفي Labor, Contractor, Equipment و Material استفاده كنيد.

در ستون Category Title, متني تا حداكثر  كاراكتر جهت توضيح وارد ميكنيم.

از قسمت Titels, براي تعريف شماره حساب‌ها و عنوان‌هاي آنها استفاده مي‌كنيم. براي افزودن يك شماره حساب بايد روي دكمه + مشخص شده كليك كنيد.

در ستون Account# يك شماره حساب هزينه كه حداكثر  كاراكتر مي‌باشد وارد مي‌كنيم. از اين دوازده كاراكتر  كاراكتر اول عدد شماره حساب هزينه هستند و دوازدهمين كاراكتر مشخص كننده گروه هزينه مي‌باشد. اگر از گروه هزينه استفاده نميكنيد مي‌توانيد از تمامي  كاراكتر براي شماره حساب هزينه استفاده كنيد.

در ستون Account Title شماره حساب هزينه كه حداكثر تا  كاراكتر مي‌باشد، را وارد مي‌كنيم. روي دكمه OK كليك كنيد.

در ادامه اين فصل به بررسي آخرين گزينه منوي Data ميپردازيم. منوي Data را باز كنيد.

روي گزينه Custom Data Item كليك كنيد.

در تعريف ساختار Dictionary اطلاعاتي در صورتي كه به موردي احتياج دارد كه در  P وجود ندارد مي‌توانيد فيلدها و مقادير مربوط به آنها را  براي فعاليت‌ها و شماره حساب‌هاي هزينه و منابع بصورت گزينه‌هاي سفارشي در پروژه وارد كنيد.

با استفاده از برگه Activity گزينه‌هاي سفارشي فعاليت را تعريف مي‌كنيم و در برگه Resource/Cost گزينه‌هاي سفارشي مربوط به منابع و هزينه‌ها را تعريف مي‌كنيم. روي برگه مشخص شده كليك كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه گزينه‌هاي اين دو برگه دقيقاً مثل يكديگر مي‌باشند.

در ستون Length طول گزينه سفارشي فعاليت را تعريف مي‌كنيد كه طول آن بستگي به نوع داده‌اي كه انتخاب كرده‌ايم, دارد.

شما اكنون در پايان اين بخش قرار داريد براي برگشت به فهرست روي دكمه مشخص شده كليك كنيد.

عدد  را تايپ كنيد.

كليد Tab را فشار دهيد.

دوباره روي اين دكمه كليك كنيد, تا منحني My Curve كه ايجاد كرديم را نيز مشاهده كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه تغييراتي كه اعمال كرده‌ايم هنوز بر روي منحني اعمال نشده است. روي دكمه Close كليك كنيد.

تا اينجا تمام گزينه‌هاي اين پنجره را بررسي كرديم روي دكمه OK كليك كنيد.

بر روي گزينه Cost Accounts كليك كنيد.

در ستون Category Title, متني تا حداكثر  كاراكتر جهت توضيح وارد ميكنيم.

در ستون Account Title شماره حساب هزينه كه حداكثر تا  كاراكتر مي‌باشد، را وارد مي‌كنيم. روي دكمه OK كليك كنيد.

در ادامه اين فصل به بررسي آخرين گزينه منوي Data ميپردازيم. منوي Data را باز كنيد.

روي گزينه Custom Data Item كليك كنيد.
در محيطهايي كه چند كاربر كار مي‌كنند، براي امور خاصي مانند زمانبندي, تسطيح, ويرايش ID و … در پروژه‌ها لازم است كه در هر زمان فقط يك كاربر پروژه را بتواند باز كند. در صورتي كه  گزينه Exclusive را فعال كنيد، سطح دسترسي منحصر به فرد ميشود و از دسترسي ديگر كاربران به پروژه جلوگيري مي‌نماييد.

در قسمت مشخص شده پروژه‌هاي موجود در آدرس تعيين شده را مشاهده مي‌كنيد. در ستون Name نام پروژه گروهي را مشاهده مي‌كنيد. در اين قسمت زير پروژه‌ها كمي جلوتر از پروژه‌هاي گروهي قرار دارند.

در ليست بازشونده مشخص شده نام پروژه (يا پروژه گروهي) را مشاهده مي‌كنيد. روي گزينه مشخص شده كليك كنيد, تا انتخاب شود.

مشاهده مي‌كنيد كه در ليست بازشونده Project Group نام پروژه و زير پروژه انتخاب شده درج شده است.

براي انتخاب پروژه‌اي كه در ابتداي فصل ايجاد كرديم, روي ميله لغزان كليك كنيد.

دوباره روي ميله لغزان كليك كنيد.

روي ميله لغزان كليك كنيد.

روي پروژه SAMP كليك كنيد.

بعد از انتخاب نام پروژه مي‌توانيد مشخصات كلي پروژه‌ها را با دكمه Overview دوباره كنترل كنيد. روي اين دكمه كليك كنيد.

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد, مسير فايل, نام پروژه و در صورت گروهي بودن نام پروژه مادر, كد پروژه, نسخه, عنوان پروژه و نام شركت در بالاي پنجره نمايش داده شده است.

دكمه‌هاي مشخص شده جهت حركت بين پروژه‌هاي قبلي و بعدي بكار ميروند.

در برگه General مشخصات عمومي پروژه كه هنگام تعريف پروژه تعيين كرده بوديم را مشاهده مي‌كنيد.

روي برگه Targets كليك كنيد.

در اين برگه نام پروژه‌هاي مادري كه به عنوان پروژه هدف به اين پروژه ارجاع داده مي‌شوند نمايش داده مي‌شود. روي دكمه مشخص شده كليك كنيد, تا مشخصات پروژه بعدي را مشاهده كنيد.

اكنون مشخصات پروژه بعدي را مشاهده مي‌كنيد. روي دكمه Cancel كليك كنيد.

توسط دكمه Option مي‌توانيد Layout و فيلتر مورد نظر را در هنگام باز كردن پروژه تعيين كنيد. روي اين دكمه كليك كنيد.

با استفاده از Layout مي‌توانيد، طرح روي صفحه را :
طراحي و ذخيره كنيد
ويرايش نماييد
تغيير نام دهيد
يا به پروژه‌هاي ديگر كپي كنيد. 
در فصلهاي آينده اين موضوعات را بيشتر بررسي خواهيم كرد.

با كمك فيلتر مي‌توانيد بر روي ناحيه‌‌اي ويژه از اطلاعات يا پروژه متمركز شويد. براي اين كار شرط‌هايي را براي نمايش فعاليت‌ها و اطلاعات دلخواه مشخص مي‌كنيد. به عنوان مثال مي‌توانيد فيلتري به كار ببريد كه فقط فعاليت‌هاي بحراني را نشان دهد. روي دكمه Cancel كليك كنيد.

تعريف سطوح دسترسي يكي از اهداف
P مي‌باشد كه در نسخه‌هاي چند كاربره كارايي بيشتري را از خود نشان مي‌دهد. براي تعريف سطوح دسترسي روي دكمه Access كليك كنيد.

سازنده  پروژه مي‌تواند سطوح دسترسي متفاوتي براي كاربران پروژه تعيين كند. 
P اجازه ميدهد تا سه سطح دسترسي براي كاربران تعريف كنيد. 
?Read Only : كه به كاربر اجازه مي‌دهد اطلاعات پروژه را مشاهده كند و چاپ كند.
?Read Write : به كاربر اجازه مي‌دهد كه اطلاعات پروژه را مشاهده كند, اضافه كند , تغيير دهد چاپ نمايد.
?Restriction : كاربر را در انجام بعضي از عملياتهاي خاص محدود ميكند.

در نسخه‌هاي تك كاربره P چون هميشه فقط يك كاربر بر روي پروژه كار مي‌كند, مشكلي جهت انجام عمليات وجود نخواهد داشت. روي دكمه Cancel كليك كنيد.

در صورتيكه كاربران ديگر در حال كار كردن بر روي پروژه باشند, نمي‌توانيد دسترسي منحصر به فرد به پروژه داشته باشيد. براي ديدن ليستي از كاربران مي‌توانيد از منوي View گزينه Current Users را انتخاب كرده يا كليد F را فشار دهيد. همچنين در صورتيكه كاربر ديگري حق دسترسي منحصر به فرد به پروژه را داشته باشد, نمي‌توانيد پروژه را باز كنيد.

اگر پروژه را به طور منحصر به فرد باز نكرده باشيد, هنگاميكه مي‌خواهيد عملياتي را كه نياز به دسترسي منحصر به فرد دارد انجام دهيد, P چك مي‌كند كه كاربران ديگر درحال كار  با پروژه مي‌باشند يا خير. اگر كاربران ديگر به پروژه دسترسي نداشته باشند, P موقتاً اجازه مي‌دهد تا دسترسي منحصر به فرد (Exclusive) به پروژه داشته باشيد و بعد از انجام عمليات دوباره دسترسي شما به صورت Read Write برمي‌گردد.

روي دكمه Open كليك كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه پروژه SAMP باز شده است. اكنون مي‌خواهيم از اين نرم‌افزار خارج شويم. براي اين كار مي‌توانيد از گزينه Exit موجود در منوي File استفاده كنيد يا  روي دكمه Close مشخص شده كليك كنيد.

شما اكنون در پايان اين بخش قرار داريد براي برگشت به فهرست اين بخش  روي دكمه مشخص شده كليك كنيد.

در برگه New Activity نيز گزينه‌هاي مشابهي وجود دارد كه براساس آن مي‌توانيد نحوه نمايش فعاليت‌ها را براي فعاليت‌هاي جديد تعيين كنيد.

به عنوان مثال در ادامه مي‌خواهيم رنگ جعبه فعاليت را تغيير دهيم. روي ليست بازشونده مشخص شده كليك كنيد.

روي رنگ سبز كليك كنيد.

روي دكمه OK كليك كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه تغييرات اعمال شده است. شما اكنون در پايان اين بخش قرار داريد براي برگشت به فهرست اين بخش روي دكمه مشخص شده كليك كنيد.

در اين بخش با بعضي از قابليتهاي موجود در P كه در مديريت بهتر پروژه كمك مي‌كنند, آشنا خواهيد شد. قابليتهايي نظير كپي كردن, حذف, تهيه پشتيبان, ذخيره‌سازي در يك محل خاص, تلفيق پروژه‌ها در قالب يك فايل بزرگ و نهايتاً خلاصه‌سازي يك گروه از پروژه‌ها امكاناتي هستند كه P در اختيار شما قرار مي‌دهد. در P امكاناتي چون Save As و Undo در نظر گرفته نشده است, ولي اين ابزارها تا حدي پاسخگوي نيازها مي‌باشند. پس قبل از اعمال هر تغييري لازم است تا يك پشتيبان از پروژه فعلي و اطلاعات آن تهيه كنيد.

جهت ايجاد يك نسخه كپي از پروژه خود از فرمان Copy بايد استفاده كنيد. براي دستيابي به پنجره Copy منوي Tools را باز كنيد.

منوي فرعي Project Utilities را باز كنيد.

علاوه بر كدهاي فعاليت, ID فعاليت نيز ابزاري است كه P براي دسته‌بندي و سازماندهي فعاليت‌ها از آن استفاده مي‌كند. برخلاف كد فعاليت كه مي‌تواند از چندين گزينه استفاده كند, ID فعاليت يك عبارت حداكثر  حرفي منحصربفرد مي‌باشد كه براي طبقه‌بندي و شناسايي فعاليت‌ها در نظر گرفته مي‌شود. از اين ID مي‌توانيد براي مرتب‌سازي, خلاصه‌سازي و فيلتراسيون داده‌ها استفاده كنيد. روي برگه ID فعاليت كليك كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه اين برگه مشابه برگه كد فعاليت مي‌باشد و به همان روش نيز مي‌توانيد ID فعاليت اضافه كنيد. ولي اين نكته قابل ذكر است كه حداكثر تعداد كاراكترهاي  IDفعاليت  كاراكتر مي‌باشد و براي هر ID فعاليت حداكثر مي‌توانيد  كد يا  گزينه را تعريف كنيد.

در ادامه مي‌خواهيم دو گروه كد فعاليت را وارد و كد فعاليت RESP را به‌دلخواه خود تنظيم كنيم. در ابتدا مي‌خواهيم طول كدفعاليت RESP را به  افزايش دهيم. در قسمت مشخص شده كليك كنيد.

در قسمت مشخص شده دابل كليك كنيد, تا مقدار آن را تغيير دهيم.

در رديف مربوط به پروژه SAMP و ستون Back Up داخل كادر مشخص شده دابل كليك كنيد, تا اين پروژه انتخاب شود.

در قسمت To در پنجره Back up مقصدي كپي فايل تعيين مي‌گردد. مقصد كپي اكنون درايو  A ميباشد. با كمك دكمه Browse نيز مي‌توانيد آدرس مكاني كه فايل پشتيبان را مي‌خواهيد در آنجا ذخيره كنيد, تعيين كنيد. روي دكمه Browse كليك كنيد.

لطفا در درايو D يك فلدر به اسم Backup ايجاد كنيد.
روي ليست بازشونده Drives كليك كنيد.

روي داريو D كليك كنيد.

روي پوشه Backup دابل كليك كنيد.

روي دكمه OK كليك كنيد.

براي فشرده كردن نسخه پشتيبان و كم شدن حجم فضاي ذخيره‌سازي, گزينه Compress Files را فعال كنيد.

ليست دسترسي نامهاي كاربراني كه حق استفاده از پروژه‌ها را دارند نشان مي‌دهد. در مواقعي كه مي‌خواهيد يك پروژه را در نسخه يك كاربره بازيابي كنيد, گزينه مشخص شده را فعال كنيد تا ليست دسترسي نمايش داده نشود زيرا هنگامي كه كاربر پروژه يا پروژه گروهي را بازيابي مي‌كند, بطور خودكار بعنوان مالك آن پروژه شناخته مي‌شود.

بعد از تعريف مشخصات اوليه منابع بايد محدوديت‌هايي را نيز اعمال كنيم. كه اين تنظيمات در دو كادر مشخص شده تنظيم مي‌شود. معمولاً براي منابع نيروي انساني حدود نرمال و ماكزيمم استفاده از منبع را مشخص مي‌كنيم و براي منابع نامحدود محدوديت‌هاي مقدار و هزينه را در نظر نمي‌گيريم.

در ابتدا به توضيح گزينه‌هاي كادر مشخص شده مي‌پردازيم.
Normal : حد نرمال استفاده از مقدار توانايي منبع يا مقدار واحد در دسترس بودن منبع در واحد زماني مي‌باشد. بطور مثال عدد  ميتواند نشان دهنده  نيروي انساني در هر روز باشد. اگر اين مقدار را صفر درنظر بگيريد نشان دهنده نامحدود بودن منبع است.
Max : در اين قسمت بيشترين مقدار منبع كه در يك واحد زماني در دسترس مي‌باشد, مشخص مي‌كنيم. اگر براي اين گزينه مقدار صفر وارد كنيم نشان دهنده نامحدود بودن منبع مي‌باشد.

Thruogh : توانايي‌هاي يك منبع مي‌تواند در طول پروژه تغيير كند. مي‌توانيد از بازه زماني پشت سرهم جهت اعمال اين محدوديت‌ها استفاده كنيد. از اين ستون براي مشخص كردن زماني كه تا آن تاريخ منبع موردنظر مقادير Normal و Max همان سطر را داراست, استفاده كنيد. اگر در اين قسمت مقداري وارد نكنيد, P فرض مي‌كند مقادير آخرين سطر كه داده در آن وجود دارد, تا پايان پروژه استفاده خواهد شد.

در ادامه به توضيح گزينه‌هاي قسمت  Prices مي‌پردازيم.

Price/Unit : هزينه هر واحد از منبع را در اين قسمت وارد مي‌كنيم. 
Thruogh : در اين قسمت زماني را كه در آن هزينه استفاده از منبع تغيير مي‌كند, وارد مي‌كنيم. اگر تاريخي در اين قسمت وارد نكنيد P هزينه آخرين سطر را تا آخر پروژه درنظر مي‌گيرد.

ص
اكنون يكسري منابع براي پروژه وارد كرده‌ايم. با كليك بر روي دكمه Calculate مقادير و هزينه‌هاي منابع با توجه به قوانين Autocost  پروژه محاسبه ميشوند.
در مورد Autocost در فصل‌هاي آينده توضيح خواهيم داد.

روي دكمه Calendars كليك كنيد.

روي دكمه Cancel كليك كنيد.

تمام گزينه‌هاي اين پنجره را مورد بررسي قرار داديم و تنظيمات لازم را اعمال كرديم. روي دكمه Close كليك كنيد.

فيلد مشخص شده نحوه تأخير يك منبع را براي كار روي فعاليت تشريح مي‌كند. حداكثر مقدار اين فيلد برابر با / مي‌باشد. زمان و تأخير فعاليت دو فاكتوري هستند كه عملكرد منبع را روي فعاليت نشان مي‌دهند. هنگامي كه چندين منبع با هم براي تكميل فعاليت تلاش مي‌كنند, با استفاده از اين قابليت, مي‌توانيد زمان شروع به كار يك منبع را به تأخير بياندازيد. اگر در اين فيلد زمان وارد نشود, P فرض مي‌كند كه منبع بايد در كل زمان يك فعاليت اعمال شود.

درصد تكميل (Percent Complete) به قسمتي از منبع مورد نياز كه براي تكميل يك فعاليت صرف شده است اشاره مي‌كند. اگر اين مقدار تعيين نشود, اين فيلد خالي باقي مي‌ماند و P مقدار 
(Budgeted Cost For Work Performance) BCWP  يا مقدار هزينه كار انجام شده را با استفاده از مقدار درصد تكميل محاسبه شده براي فعاليت, محاسبه مي‌كند. اگر براي درصد تكميل منبع مقدار صفر را وارد كنيد, P ارزش كار انجام شده(BCWP) را برابر صفر قرار مي‌دهد و درصد تكميل در ستون Units نمايش داده مي‌شود.

درصد هزينه شده (Percent Expectetd) ، يك مقدار محاسبه شده را بر مبناي
Actual Cost To Date و Original Budgeted Cost نشان مي‌دهد. درصد هزينه شده قسمتي از بودجه هزينه مي‌باشد كه تا به حال مصرف شده است. اين مقدار با درصد تكميل كه مقدار كار انجام شده را نشان مي‌دهد متفاوت است. درصد هزينه شده در ستون Cost نمايش داده مي‌شود.

فيلد مشخص شده تعداد واحدهاي كل و هزينه‌هاي كل تخمين زده شده براي منبع انتخاب شده را نشان مي‌دهد. مقدار واحدهاي بودجه‌بندي شده در فرم Resource و در فيلد
 Quantity Budgeted نيز نمايش داده مي‌شود. همچنين مقدار هزينه بودجه‌بندي شده در فرم Cost در فيلد Budgeted Cost نمايش داده مي‌شود.

قسمت Planned Value مقدار منبع برنامه‌ريزي شده را نشان مي‌دهد و به مقدار كاري اطلاق مي‌شود كه بايد مطابق طرح هدف
(Target plan) تا تاريخ Data Date  به انجام رسيده باشد. اين مقدار به صورت زير محاسبه مي‌شود:
"مقدار بودجه × درصد تكميل پروژه هدف" كه در
 Data Date مشخص انجام شده باشد, P درصد تكميل پروژه Target را بر مبناي ارتباط خطي بين پيشرفت برنامه‌ريزي شده و مصرف منبع محاسبه مي‌كند. در صورتيكه پروژه هدف Target موجود نباشد, P مقدار Planned Value را صفر نشان مي‌دهد يا نشان مي‌دهد كه به يك Target نياز مي‌باشد.

فيلد مشخص شده ارزش واقعي كار انجام شده را بجاي مقدار كار واقعي انجام شده بيان مي‌كند. اين مقدار براساس بودجه منبع و درصد تكميل يك منبع حساب مي‌شود. ارزش كسب شده به صورت BCWP نيز شناخته مي‌شود. اگر مبناي محاسبات
 Earned Value شما براساس بودجه طرح هدف يا Target باشد و Target وجود نداشته باشد, P مقدار صفر را براي Earned Value لحاظ مي‌كند و در اين صورت شما بايد مبناي محاسبات را براساس بودجه پروژه جاري تغيير دهيد.

فيلد مشخص شده مصرف يا هزينه منبع را تا اين تاريخ نشان مي‌دهد. در زمان بهنگام سازي مقدار واقعي هزينه تا اين تاريخ (ATD) را براي منبع وارد ميكنيم.

فيلد مشخص شده نشان دهنده مقدار منبع يا هزينه منبع موردنياز براي تكميل يك فعاليت مي‌باشد.

محاسباتعملگر (Operator)
Integer+Integer=Integer
         Integer+Date=dateAddition (جمع)

Date-Date=Integer
         
Integer-Integer=Integer
 
        Date-Integer=Date
Subtraction (تفريق) هنگاميكه دو تاريخ را از هم كم مي‌كنيد, نتيجه آن اختلاف دوره‌هاي كاري ميباشد. اگر يك تقويم را در كادر محاوره‌اي Calculation (از منوي Tools گزينه Option و سپس Summarization) انتخاب نكنيد. P يك تقويم روزه ساعته را بعنوان پيش‌فرض در نظر ميگيرد.
Integer*Integer=Integer
Integer/Integer=IntegerMultiplication/Division (ضرب و تقسيم)
‌(Item/Value)&(Value/Item)Concatenation (به هم پيوستن)

روي گزينه Project كليك كنيد.

در صورتيكه قبل از باز كردن اين پنجره يك يا چند گروه فعاليت را انتخاب كرده باشيد, گزينه دوم نيز قابل انتخاب خواهد بود. كه با فعال كردن اين گزينه فعاليت‌هاي گروه‌هاي انتخاب شده خلاصه‌سازي مي‌شوند.

روي دكمه Summarize كليك كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه فعاليت‌ها مطابق با تنظيماتي كه انجام داده‌ايم, خلاصه‌سازي شده‌اند. بر روي قسمت مشخص شده دابل كليك كنيد.

در اين فصل ميخواهيم به بررسي كار با Layoutها و فيلترها بپردازيم. اين موارد يكي از تفاوتهاي مهم نرم افزار P با بقيه نرم افزارهاي كنترل پروژه ميباشد.

Layout ها تركيبي از عناصر تصويري هستند كه ميتوانيد از آنها در نماهاي بارچارت وPERT استفاده كنيد. اين عناصر تصويري شامل موارد زير مي‌باشند: فعاليت‌ها, سازماندهي و مشخصات آنها, ساختاربندي و شكل ميله فعاليت‌ها, ظاهر فعاليت‌ها, وابستگي‌ها, تنظيمات رنگ, اندازه, فونت, نمايش هزينه‌ها, فرم فعاليت, جداول, نماي Trace Logic, صفحه‌هاي Split شده و ... با قابليت‌هاي موجود در Layoutها شما ميتوانيد صفحات دلخواه و سفارشي از پروژه خود ايجاد كرده و آنها را ذخيره كنيد. تغيير نام دهيد, چاپ كنيد يا به پروژه‌هاي ديگر انتقال دهيد.

در ابتدا مي‌خواهيم نحوه ساخت يك Layout جديد را بررسي كنيم. منوي View را باز كنيد.

منوي فرعي Layout را باز كنيد.

روي گزينه New كليك كنيد.

براي ذخيره سازي Layout كنوني روي دكمه Yes كليك كنيد.

در اين پنجره مي‌توانيد براي Layout يك كد و عنوان تعيين كنيد. Layoutها به طور پيش فرض با كد LT شروع مي‌شوند و لازم است تنها دو كاراكترهاي بعد از LT را وارد كنيد. توجه كنيد كه اين دو كاراكتر, نبايد تكراري باشند. معمولاً اين دو كاراكتر را عدد وارد ميكنيم. در صورتيكه كدي در اين جعبه متن وارد نكنيد, P  به طور خودكار يك عدد اختصاص مي‌دهد.

روي دكمه Save كليك كنيد, تا اين Layout با نام پيشنهاد داده شده توسط P ذخيره شود.

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد. وقتي كه يك Layout جديد تعريف مي‌كنيد, در ابتدا  Layout پيش‌فرض نمايش داده ميشود.

در ادامه مي‌خواهيم اين Layout را ذخيره كنيم. بر روي منوي View كليك كنيد.

منوي فرعي Layout را باز كنيد.

بر روي گزينه Save as كليك كنيد.

روي جعبه متن مشخص شده كليك كنيد.

دكمه Shift صفحه كليد را پايين نگهداشته و سپس دكمه Home را فشار دهيد.

اكنون عبارت Exam را وارد كنيد.

گزارش‌هاي منابع, اطلاعات فعاليت‌ها را همراه با مقادير منابع گروه‌بندي مي‌كنند و گزارش‌هاي هزينه نيز از شماره حساب‌هاي هزينه و مبالغ وابسته به منابع, جهت نمايش در گزارش استفاده مي‌كنند. به دليل مشابهت زياد گزارش‌هاي Cost و Resource, در ادامه به توضيح هر دو آنها ميپردازيم.

Control Report : جزئيات و اطلاعات خلاصه شده‌اي درباره مقادير منابع هر فعاليت يا هزينه خرج شده براي فعاليت ارائه مي‌كند.
Productivity Report: اطلاعاتي را درباره مقدار كارايي نيروي انساني يا مقدار منبع صرف شده ارائه مي‌دهد.
Earned Value Report: اطلاعات مربوط به ارزش كار انجام شده توسط منابع و مقادير فاكتورهاي BCWS, BCWP و ACWP را ارائه مي‌دهد.
Tabular Report: منابع مورد نياز حال و پيش‌بيني براي آينده را نشان مي‌دهد.
Loading Report: مصرف روز به روز هر منبع را بيان ميكند.

گزارشهاي كنترل منابع و هزينه مقدارهاي
  Actual To Date , Actual This Period , Estimate To Complete و Estimate At Completion و اختلاف بين بودجه (Budgete) و مقادير پيش‌بيني نشان داده مي‌شود. براي بررسي بيشتر منوي Tools را باز كنيد.

منوي فرعي Tabular Report را باز كنيد.

ID گزارشهاي جدولي منابع يك كد كاراكتري است كه با RT شروع مي‌شود.  IDگزارش‌هاي جدولي هزينه نيز با CT شروع مي‌شود  كاراكتر باقي‌مانده مربوط به شماره گزارش مي‌باشد. روي دكمه Add كليك كنيد.

جهت تنظيم گزارش‌ها در پنجره تعريف گزارش ميتوانيد از برگه Resource Selection براي انتخاب منابع مورد نظر استفاده كنيد.

روي برگه Selection كليك كنيد.

از اين برگه براي فيلتر كردن فعاليت‌ها استفاده مي‌شود. روي برگه Timescale كليك كنيد.

از اين برگه براي تعيين گستره زماني و فرمت نمايش آن در گزارش استفاده مي‌شود.

در قسمت مشخص شده با كادر قرمز (Options) ابتدا تاريخ شروع و پايان گزارش را در فيلدهاي Start Date و End Date بايد وارد كنيد. در قسمت Timescale Units واحد و مقياس زماني گزارش را مشخص مي‌كنيد. (روزانه, هفتگي, ماهانه و سالانه) در صورتي كه مقياس روزانه را انتخاب كنيد تعداد روز در هفته را نيز بايد مشخص كنيد.

در قسمت مشخص شده با كادر قرمز با استفاده از گزينه‌هاي Schedule مشخص مي‌كنيد از چه نوع زمانبندي در گزارش استفاده شود. توجه داشته باشيد كه P در گزارش, سه ستون مجزا براي نمايش زمانبندي‌ها در اختيار شما قرار ميدهد و اين ستون‌ها را بر اساس انتخاب شما در اين قسمت محاسبه و نمايش ميدهد.

در قسمت Export Data to File مي‌توانيد اطلاعات گزارش را به فرمت يك برنامه كاربردي ديگر تبديل كنيد مانند فرمت Lotus با پسوند WKS. يا WKI يا فرمت dBASE  با پسوند DBF يا فرمت ASCII با پسوند PRN. پس ابتدا نوع فايل و سپس نام فايل را در اين قسمت بايد مشخص كنيد.

روي دكمه OK كليك كنيد.

روي دكمه Close كليك كنيد.

براي تنظيم خصوصيات روي دكمه Update كليك كنيد.

در اين پنجره ابتدا بايد در قسمت مشخص شده يك پروژه هدف را براي به روز كردن انتخاب كنيد.

هنگاميكه تقويم يا ديكشنري‌هاي زمانبندي جاري را تغيير مي‌دهيد, مي‌توانيد به طور خودكار با فعال كردن گزينه‌هاي مناسب در قسمت مشخص شده تغييرات را در پروژه هدف نيز منعكس كنيد.

با فعال كردن گزينه مشخص شده قيمت‌ها, حدود بيشينه و كمينه و تاريخ‌هاي تأثير گذار منابع را جهت يكسان‌سازي آنها با پروژه‌هاي جاري, به روز مي‌شوند.

گزينه مشخص شده، فعاليت‌هايي از پروژه هدف كه در پروژه جاري يافت نمي‌شود را پاك مي‌كند.

قسمت Replace

گزينه مشخص شده ساختار WBS را در پروژه هدف جهت يكسان‌سازي با پروژه بهنگام مي‌كند.

توجه كنيد كه تمام مراحل و گزينه‌هايي كه مورد بررسي قرار مي‌دهيم براي گزارش Cost نيز به همين صورت مي‌باشد. منوي فرعي Resource را باز كنيد.

بر روي گزينه Control كليك كنيد.

دكمه‌هاي Add و Modify را قبلا" بررسي كرديم. روي دكمه Add كليك كنيد.

براي تاييد كد موجود روي دكمه Add كليك كنيد.

جهت تنظيم گزارش, از برگه
 Resource Selection براي مشخص كردن منابع و شماره حساب‌هاي هزينه‌اي كه مي‌خواهيد در گزارش نشان داده شوند استفاده ميكنيم.

بهتر است از قانون زير براي انتخاب منابع استفاده نمائيد:
-اگر پروژه را براساس فعاليت و منابع گروه‌بندي كرده‌ايد, فقط منابع (Resource) مورد نظر را انتخاب كنيد. 
-در صورتيكه پروژه را براساس شماره حسابهاي هزينه گروه‌بندي كرده‌ايد. فقط شماره حساب‌هاي هزينه (Cost Account) مورد نظر را انتخاب كنيد. 
-اگر در گروه‌بندي پروژه خود از شماره حسابهاي هزينه استفاده كرده‌ايد, شماره حسابهاي هزينه را با استفاده از علائم كمكي? و * (Wildcard) نيز مي‌توانيد انتخاب كنيد. 
-اگر هيچ گزينه‌اي را انتخاب نكنيد گزارش شما همه گزينه‌هاي منابع و شماره حسابها را نمايش مي‌دهد.

روي برگه Format  كليك كنيد.

از برگه Format براي سازماندهي و گروه‌بندي اطلاعات گزارش پروژه استفاده مي‌شود.

با كمك ليست بازشونده Organize  This Report by مي‌توانيد داده‌هاي گزارش را بر اساس يكي از گزينه‌هاي شماره حساب هزينه, منابع يا ID فعاليت گروه‌بندي كنيد تا اطلاعات زمانبندي فعاليت‌ها نيز همانند اطلاعات منابع و هزينه‌ها در گزارش نمايش داده شوند.

با كمك گزينه مشخص شده مقدار فاصله بين عنوان گزارش و اولين خط داده‌ها را مي‌توانيد مشخص كنيد.

گزينه Summarize براي تهيه يك گزارش خلاصه به جاي گزارش جزئيات پروژه كاربرد دارد.

در قسمت Sort by گزينه‌اي كه مي‌خواهيد مرتب‌سازي گزارش بر اساس آن انجام شود تعيين مي‌كنيد.

روي برگه Selection كليك كنيد.

در اين برگه مي‌توانيد فعاليت‌هاي مورد نظر خود را براي نمايش در گزارش فيلتر كنيد. روي دكمه OK كليك كنيد.

روي دكمه Close كليك كنيد.

از گزارش‌هاي جدولي منابع براي پي‌گيري مصرف منابع در طي يك زمان مشخص استفاده مي‌شود. P  حداكثر تا  زمانبندي مختلف را مي‌تواند با هم مقايسه كند, اين سه زمان بندي عبارتند از: مصرف منابع در گذشته، زمان كنوني و در آينده (پيش‌بيني).

همانطور كه بيان شد فرمت گزارش جدولي هزينه شبيه گزارش جدولي منابع است. هر دو گزارش نرخ‌هاي هزينه و مخارج را در دوره‌هاي زماني بر پايه تاريخ‌هاي زودترين, ديرترين و Target مورد مقايسه قرار داده و مقدار Actual to Date را از ابتداي شروع واقعي هر منبع تا تاريخ Data Date توزيع كرده و نمايش مي‌دهد.

براي دسترسي به گزارش‌هاي جدولي منوي Tools را باز كنيد.

منوي فرعي Tabular Report را باز كنيد.

منوي فرعي Resource را باز كنيد.

روي گزينه Tabular كليك كنيد.

براي ويرايش گزارش‌هاي موجود از دكمه Modify و براي اضافه كردن يك گزارش جديد از دكمه Add استفاده كنيد.

هنگاميكه اطلاعات پروژه را به يك پروژه گروهي جديد كپي مي‌كنيد دقت داشته باشيد كه تقويم‌ها و ديكشنري اطلاعات آن با پروژه گروهي شما متفاوت خواهد بود. به همين دليل پروژه كپي شده از تقويم‌ها و ديكشنري اطلاعات پروژه گروهي جديد استفاده خواهد كرد. P تقويم‌هاي منابع را از پروژه اوليه به پروژه جديد كپي كرده و آنها را بهنگام مي‌كند, در صورتيكه منابع و تقويم‌هايي در پروژه اصلي وجود دارند ولي در پروژه گروهي جديد وجود ندارند, بايد آنها را به پروژه گروهي جديد اضافه نماييد.

هنگام كپي كردن يك پروژه به پروژه گروهي جديد, پروژه شما مي‌تواند اولين و تنها پروژه‌اي باشد كه در اين پروژه گروهي قرار مي‌گيرد, اما پروژه گروهي جديد بايد از قبل ايجاد شده باشد. از طرفي مي‌توانيد با كپي كردن يك پروژه در پروژه ديگر, يك پروژه را به پروژه گروهي تبديل كنيد. در اين گونه موارد اول بايد چك كنيد كه اولين كد ID فعاليت در پروژه گروهي SUBP (ID پروژه) دو كاراكتر طول داشته باشد.

در هنگاميكه پروژه بزرگي را زمانبندي و مديريت مي‌كنيد, مي‌توانيد آنرا به چند پروژه كوچكتر تقسيم كنيد تا بطور مجزا بتوانيد هر يك را مديريت كرده و فرآيند مديريت پروژه راحت‌تر گردد.

روي دكمه Add كليك كنيد.

هنگاميكه از يك پروژه كپي تهيه مي‌كنيد, مي‌توانيد يك واحد زمانبندي جديد براي پروژه كپي شده انتخاب كنيد. همچنين مي‌توانيد IDهاي فعاليت را در پروژه جديد بصورت كلي تغيير دهيد. با استفاده از فيلد Add The Following Characters در قسمت پايين پنجره مي‌توانيد يك پيشوند يا پسوند به ID فعاليت‌هاي پروژه كپي شده اضافه كنيد.

براي تغيير IDهاي فعاليت در پروژه جديد ابتدا بايد يك رشته كاراكتري براي اضافه شدن به قسمت راست يا چپ IDهاي موجود انتخاب كنيد. اين پيشوند يا پسوندها مي‌تواند حداكثر  كاراكتر داشته باشند, اما ID فعاليت جديد نمي‌تواند بيشتر از  كاراكتر طول داشته باشد.

شما مي‌توانيد از يك پروژه گروهي به همراه تمام زير پروژه‌هاي آن كپي تهيه كنيد. P از همه اطلاعات پروژه نظير Layout ها گزارش‌ها و گراف‌ها كپي تهيه مي‌كند.

در اين حالت در قسمت Projects  نام پروژه گروهي مورد نظر و در قسمت Filter  فعاليت‌هايي را كه مي‌خواهيد كپي كنيد بايد انتخاب كنيد. يك نام منحصر به فرد نيز براي پروژه گروهي جديد بايد تعيين كنيد.

براي انجام تجزيه و تحليل‌هاي what-If  از پروژه خود يك كپي تهيه ميكنيم و تغييرات مورد نظر خود را در پروژه كپي شده اعمال كنيد. در پنجره Copy در قسمت Project ابتدا نام پروژه گروهي را بايد وارد كنيم. در قسمت Project Group نام پروژه گروهي را تايپ ميكنيم و در قسمت Project Name يك نام جديد براي پروژه مورد نظر وارد ميشود. در قسمت ID Project يك ID دو حرفي براي پروژه جديد تعيين ميشود. در اين ID حداقل يك كاراكتر بايد عددي باشد.

بعضي مواقع ممكن است بخواهيد از يك زير پروژه در پروژه گروهي ديگر استفاده كنيد. در اين حالت P تمام اطلاعات موجود در پروژه اصلي نظير منابع تخصيص داده شده را هنگام كپي به پروژه جديد منتقل ميكند. اما به هنگام كپي پروژه ارتباطات فعاليت‌ها با ساير زير پروژه‌ها در پروژه گروهي كپي نمي‌شود.

جهت تقسيم يك پروژه به چند پروژه كوچكتر, ابتدا بايد تصميم بگيريد كه چه شيوه‌اي را جهت تقسيم پروژه‌ها لحاظ خواهيد كرد (مثلاً  براساس ساختار WBS يا بر اساس دپارتمان‌ها يا ...) سپس يك فيلتر جهت انتخاب فعاليت‌هاي خود تعريف كنيد. مثلاً در يك پروژه نرم‌افزاري جهت تقسيم پروژه به چند پروژه كوچكتر مي‌توانيد فعاليت‌هايي كه در ارتباط با برنامه‌نويسي هستند را در قالب يك پروژه كوچكتر فيلتر كنيد و فعاليت‌هاي مربوط به طراحي را در پروژه‌اي ديگر قرار دهيد. به اين ترتيب بايد يك پروژه گروهي جديد ايجاد كرده و تقويم‌ها و ديكشنري‌هاي پروژه اصلي را به آن منتقل كنيد.

با استفاده از قسمت Filter مي‌توانيد در هر مرحله فعاليت‌هاي زير پروژه‌ها را تعيين كنيد. مراحل ذكر شده را براي هر تعداد زير پروژه ديگري كه مي‌خواهيد ايجاد كنيد, مي‌توانيد تكرار كنيد. بعد از اينكه پروژه‌هاي جديد را تعريف كرديد. مي‌توانيد ارتباط بين آنها را در پروژه گروهي جديد نيز برقرار سازيد.

علاوه بر موارد ذكر شده مي‌توانيد يك پروژه را به يك پروژه گروهي تبديل كنيد و سپس چند پروژه به آن تخصيص دهيد. يا مستقيما" روي آن پروژه بعنوان يك پروژه مستقل كار كنيد.

براي اين كار ضمن اينكه مشغول كپي اطلاعات از يك پروژه به پروژه ديگر هستيد, P تقويم‌ها و ديكشنري اطلاعات را به پروژه جديد كپي مي‌كند. اگر با اضافه كردن چند كاراكتر كد ID فعاليت‌ها را تغيير دهيد, P اين حروف را در ابتداي كدهاي ID موجود قرار مي‌دهد. در واقع ديگر كد پروژه معني نخواهد داشت. براي مثال اگر شما كاراكتر‌هاي A را به فعاليت S اضافه كنيد, كد فعاليت جديد به  AS تبديل ميشود.

عبارت B را وارد كنيد.

روي گزينه Back Up كليك كنيد.

در قسمت From  با استفاده از Browse محل پروژه‌هايي را كه مي‌خواهيد از آنها پشتيبان تهيه كنيد را بايد مشخص كنيد. با انتخاب پوشه مورد نظر تمام پروژه‌ها و پروژه‌هاي گروهي موجود در آن نمايش داده مي‌شوند.

در ابتداي اين فصل تنها نرم‌افزار
 Primavera اجرا شده است و هيچ پروژه‌اي باز نمي‌باشد.

در قسمت مشخص شده تعيين مي‌كنيم كه گروه‌بندي موردنظر چگونه باشد. اگر براساس ساختارWBS  گروه‌بندي كنيد بايد سطوح مختلف را همراه با فونت و رنگ پس زمينه و متن متمايز نمايد و اگر براساس گزينه‌هاي فعاليت (Activity Data Item) گروه‌بندي مي‌كنيد, بايد گزينه‌هاي موردنظر را جهت دسته‌بندي فعاليت‌ها با استفاده از ليست بازشونده موجود در بالاي اين قسمت انتخاب كنيد. روي دكمه + كليك كنيد.

روي ليست بازشونده مشخص شده كليك كنيد.

Early start
روي گزينه مشخص شده كليك كنيد.

اكنون پنجره Delete Layout را مشاهده مي‌كنيد. براي حذف Layout كافيست بر روي Layout مورد نظر كليك كنيد, و سپس روي دكمه Delete كليك كنيد.

توجه كنيد كه نمي‌توانيد Layoutي كه در حال استفاده از آن ميباشيد را حذف كنيد. روي دكمه Cancel كليك كنيد.

روي منوي View كليك كنيد.

منوي فرعي Layout را باز كنيد.

روي گزينه Option كليك كنيد.

هنگاميكه انتظار داريد يك فعاليت در تاريخ مشخصي پايان يابد, گزينه مشخص شده را فعال كنيد و يك تاريخ را تعيين كنيد. قبل از اعمال اين محدوديت روي يك فعاليت مطمئن شويد كه تاريخ پايان مورد انتظار قبل از تاريخ شروع آن نباشد يا اينكه زمان باقي‌مانده فعاليت صفر نيست.

با فعال كردن گزينه مشخص شده مي‌توانيد يكي از محدوديت‌هاي شناوري آزاد و كل را انتخاب كنيد.

از قيد شناوري كل صفر (ZTF) براي تبديل يك فعاليت به فعاليت بحراني استفاده مي‌شود. در اين حالت P ديرترين تاريخ‌هاي فعاليت را برابر زودترين تاريخ‌ها قرار مي‌دهد و در نتيجه فعاليت‌ها داراي شناوري كل صفر ميشوند. اين تغيير در ديرترين تاريخ‌هاي فعاليت و ديرترين تاريخ‌هاي ساير فعاليت‌هايي كه به آن وابسته‌اند، نيز تأثير ميگذارند.

اكنون بايد يك تاريخ فرضي را انتخاب كنيد تا نشانگر زمان براساس آن, فعاليت‌ها را نمايش دهد. اين نشانگر تاريخ به صورت يك محور مختصات مي‌باشد كه صفر آن شروع پروژه است. روي دكمه OK كليك كنيد.

همانطور كه مي‌دانيد در صفحه نمايش بارچارت براي نمايش هر فعاليت از يك ميله ممتد استفاده مي‌شود كه از تاريخ شروع تا تاريخ پايان آن به صورت مستقيم ترسيم شده است. P  براي نمايش بهتر اين ميله امكاناتي را فراهم آورده تا بتوانيد بسياري از خصوصيات فعاليت‌ها همچون زودترين و ديرترين تاريخ‌هاي شروع و پايان, شناوري و غيره را بصورت مصور براي هر فعاليت نمايش دهيد. منوي Format را باز كنيد.

روي گزينه Bars كليك كنيد.

با استفاده از قابليتهاي سازماندهي, گروه‌بندي و مرتب‌سازي در P مي‌توانيد به ديد باز تري به پروژه خود نگاه كنيد. در  P مي‌توان فعاليت‌ها را 
براساس هر معياري دسته‌بندي و مرتب‌سازي كرد. بعلاوه مي‌توانيد فعاليت‌هاي پروژه را بر اساس يك ويژگي مشترك ميان آنها مثل منابع, مسئوليتها يا تاريخ‌هاي بخصوص دسته‌بندي كنيد يا روي جنبه خاصي از پروژه مثل محصول يا مرحله پيشرفت كار تمركز كنيد يا از ساختار سلسله مراتبي فعاليت‌هاWBS) ( جهت گروه‌بندي فعاليتها استفاده كنيد. جداسازي و گروه‌بندي فعاليت‌ها كمك موثري براي مديريت واحدها, منابع و بخشهاي مختلف پروژه مي‌باشد.

فعاليت‌هاي پروژه مي‌توانند براساس حروف الفبا, كدفعاليت, زمانهاي شروع و پايان فعاليت يا هر پارامتر ديگري مرتب شوند, اگر پارامتري را انتخاب نكنيد, P بطور خودكار از كد فعاليت جهت مرتب كردن فعاليت‌ها استفاده ميكند. روي منوي Format كليك كنيد.

روي گزينه Organize كليك كنيد.

با گروه‌بندي فعاليت‌ها مي‌توانيد روي فعاليت‌هايي كه جنبه مشتركي دارند تمركز كنيد.

در اين پنجره ابتدا بايد تعيين كنيم كه گروه‌بندي براساس ساختار WBS يا براساس گزينه‌هايي كه براي فعاليت‌ها تعريف كرده‌ايم، ميباشد.

همانطور كه در قسمت مشخص شده از اين پنجره مشاهده مي‌كنيد, فيلدهايي از فعاليت كه در بارچارت قابل رويت هستند, نمايش داده شده است. براي افزودن خصوصيات ديگري از فعاليت روي دكمه + كليك كنيد.

در اين پنجره ابتدا بايد نام گزينه جديد را در قسمت Description وارد كنيد. سپس در قسمت Position موقعيت ميله مربوط به اين گزينه را مشخص كنيد.

با استفاده از دكمه Add مي‌توانيد يك گزارش جديد ايجاد كنيد. براي ويرايش گزارش‌هاي موجود نيز از دكمه Modify استفاده ميكنيم. روي دكمه Add كليك كنيد.

ID اين گزارش‌ها يك كد حرفي مي‌باشد كه با حروف RW شروع مي‌شود. روي دكمه Add كليك كنيد.

گزينه Curve يك منحني براي تعيين آهنگ توزيع واحدهاي منبع و هزينه‌ها بر روي فعاليت، تعيين ميكند. P عملكرد تجمعي هر زمان افزايشي را در بازه زماني بر اساس نتايج حاصله از منحني تعريف شده بدست مي‌آورد و ميزان منحني منبع تخصيص داده شده به فعاليت را در هر بازه زماني 
بر اساس مقدار افزايش منحني محاسبه مي‌كند. منحني‌ها را همانطور كه به ياد داريد قبلاً در Dictionary منحني‌هاي منابع بررسي كرديم.

در اينجا بايد تاريخ مورد نظر را انتخاب كنيد. روي دكمه OK كليك كنيد.

با كمك ليست بازشونده مشخص شده مي‌توانيد فونت مورد نظر جهت نمايشگر زمان را انتخاب كنيد.

P اين امكان را مي‌دهد تا مقياس نمايشگر زمان را براساس روز, هفته, فصل يا سال نمايش دهيد, براي اينكار مي‌توانيد با كمك ليست بازشونده مشخص شده (Minimum Time Unit) يكي از مقياس‌ها را انتخاب كنيد.

در مواقعي كه در حال برنامه‌ريزي اوليه پروژه هستيد و هنوز تاريخ‌هاي شروع و پايان پروژه و فعاليت‌ها قطعي نشده است, مي‌توانيد از تاريخ‌هاي مجازي استفاده كنيد, اين تاريخ‌ها صرفاً جهت سهولت در امر برنامه‌ريزي به كار مي‌روند و بعد از قطعي شدن تاريخ‌هاي پروژه, به راحتي قابل حذف مي‌باشند. براي استفاده از اين روش گزينه Calendar Dates را غيرفعال كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه گزينه Ordinal Dates فعال شده است.

Resource/Cost Matrix Report: اين نوع گزارش خلاصه‌اي از اطلاعات منابع را با استفاده از سطرها و ستون‌ها مانند يك صفحه گسترده نمايش مي‌دهد.

گزينه Report Writer اين امكان را مي‌دهد تا گزارش دلخواه خود را ايجاد كنيد اين گزارش شامل ستون‌هايي است كه بر پايه گزينه‌ها داده استاندارد و گزينه‌هاي داده‌اي كه ايجاد مي‌كنيد تشكيل شده است. همچنين مي‌توانيد در ستون‌هاي داده محاسبات مورد نظر خود را تعريف كنيد.

شما مي‌توانيد تعيين كنيد كه هر گزارش چگونه نمايش داده شود. براي تعيين اين تنظيمات روي گزينه Options كليك كنيد.

در صورتيكه مي‌خواهيد توضيحي در مورد شرط انتخاب فعاليت‌ها و نحوه مرتب‌سازي آنها در صفحه مجزايي ارائه شود, گزينه
PrintSort/Select Criteria را فعال كنيد.

روي گزينه Production كليك كنيد.

در پنجره نمايان شده P همه گزارش‌هايي كه در پروژه جاري ايجاد شده‌اند را نمايش مي‌دهد.

در ستون ID براي هر گزارش يك كد چهار كاراكتري مشخص شده كه بيانگر نوع گزارش مي‌باشد. براي مثال AM نشانگر گزارش‌هايي از نوع Activity Matrix مي‌باشد. دو كاراكتر بعدي نيز نشان دهنده رديف و شماره گزارش گروه مربوطه است.

ستون Title شرحي از گزارش ايجاد شده را نشان مي‌دهد.

در ستون Series نيز قادريد حداكثر تا  سري گزارش (از A تا Z) تعريف كنيد. آن دسته از گزارش‌هاي ايجاد شده كه مي‌خواهيد با هم در يك سري قرار گيرند را با اختصاص يك حرف مشخص مي‌كنيد.

بعد از انتخاب گزارش مورد نظر با كليك بر روي دكمه مشخص شده (Run Individual) گزارش مورد نظر نمايش داده ميشود.

براي اجراي يك سري گزارش همانطور كه قبلاً توضيح داديم ابتدا بايد در ستون Series يك كد يكسان به گزارش‌هايي كه مي‌خواهيد به طور سري اجرا شوند اختصاص دهيد, سپس بر روي دكمه
Run Series كليك كنيد و كد سري مورد نظر خود را جهت اجرا انتخاب كنيد.

مي‌توانيد يك گزارش يا يك سري از گزارش‌ها را از ساير پروژه‌ها به پروژه جاري منتقل كنيد. براي اين منظور از دكمه Transfer استفاده ميكنيم. توجه كنيد كه در ابتدا پروژه‌اي كه مي‌خواهيد گزارشي را از آن منتقل كنيد باز ميكنيد و سپس از دكمه Transfer براي انتقال استفاده كنيد. مشخص است كه اطلاعات منتقل شده جايگزين اطلاعات قبلي مي‌گردد. روي دكمه Close كليك كنيد.

از نرم‌افزار Primavera Look مي‌توانيد براي مرور يا ويرايش خروجي گزارش‌هاي پروژه خود استفاده كنيد. همچنين مي‌توانيد با افزودن يا حذف متن‌ها, خطوط و ساير عناصر, گزارش‌هاي خروجي خود را ويرايش كنيد. فونت‌ها, حاشيه‌ها و ساير گزينه‌هاي خروجي گزارش را نيز مي‌توان براي سفارشي كردن گزارش‌ها تنظيم كرد.

به چند روش مي‌توانيد نرم‌افزار جانبي Primavera Look را اجرا كنيد. يك راه استفاده از منوي Start مي‌باشد كه نرم‌افزار Primavera را نيز به همين روش اجرا كرديم با اين تفاوت كه در زير منوي Primavera بايد روي گزينه Primavera Look كليك كنيد. روش ديگر  استفاده از منوي Tools و انتخاب گزينه Look است.

گزارش زمانبندي يك ليست جدولي از اطلاعات زمانبندي فعاليت‌ها ايجاد مي‌كند كه شامل موارد زير مي‌باشد:
Activity ID,Description,Duration,Float,Late and Early Schedule Date,…‌
البته براي نمايش اطلاعات بيشتر مي‌توانيد ساختار اين گزارش را به دلخواه خود تغيير دهيد. براي مثال مي‌توانيد بودجه‌ها, منابع, پيش‌نياز و يادداشت‌ها را نيز در اين گزارش نمايش دهيد.

منوي Tools را باز كنيد.

منوي فرعي Tabular Report را باز كنيد.

روي گزينه Schedule كليك كنيد.

در پنجره باز شده انواع گزارش‌هاي زمانبندي را مشاهده مي‌كنيد. براي اضافه كردن يك گزارش جديد مي‌توانيد از دكمه Add و براي ويرايش گزارش‌هاي موجود از دكمه Modify استفاده كنيد.

روي دكمه Add كليك كنيد.

براي تاييد عدد پيش فرض روي دكمه Add كليك كنيد.

اكنون در پنجره تعريف گزارش قرار داريم. از برگه Content براي انتخاب نوع داده‌هايي كه در گزارش نمايش داده مي‌شوند, استفاده مي‌شود. يك گزارش زمانبندي هميشه شامل اطلاعات اوليه و پايه مي‌باشد, كه بصورت Activity Code Line تعريف مي‌شود, Activity Code Line شامل گزينه‌هاي زير است:
Activity ID , Calendare ID , Duration , Percent Complete , Description , Schedule Dates , Total Float.
اين گزينه‌ها براي همه فعاليت‌ها نمايش داده ميشوند. شما مي‌توانيد حداكثر تا سري از گزينه‌هاي اطلاعاتي را براي تهيه گزارش انتخاب كنيد.

در قسمت مشخص شده مي‌توانيد حداكثر تا  كد فعاليت را براي دسته‌بندي Activity Code Line تعيين كنيد. به اين ترتيب در ستون Code گزارش كدهاي فوق نمايش داده مي‌شوند.

روي برگه Format كليك كنيد.

Earned Value Report : با استفاده از اين گزارش مي‌توانيد اطلاعاتي در مورد ارزش كار انجام شده و توضيح و تشريح آنچه كه باعث اختلاف هزينه و زمانبندي مي‌شود, بدست آوريد.

Tabular Resource/Cost Report: اين نوع گزارش شامل اطلاعاتي درباره پي‌گيري مصرف منابع يا Cash Folw در بين يك محدوده زماني مشخص مي‌باشد كه بيشتر براي مرور احتياجات گذشته, جاري و پيش‌بيني شده منابع و هزينه‌ها در نظر گرفته شده است.

Resource/Cost Loading Report: اين نوع گزارش براي منبع انتخاب شده يك ليست جدولي از مصرف منابع و هزينه‌ها در هر دوره زماني تهيه مي‌كند و همچنين شماره حساب هزينه را نيز براي منابع نشان مي‌دهد.

در ادامه اين فصل مي‌خواهيم به بحث خلاصه‌سازي پروژه بپردازيم. براي خلاصه‌سازي پروژه ابتدا بايد فعاليت‌هاي پروژه را گروه‌بنديOrganize) ( كنيد, سپس روي عنوان هر گروه دابل كليك كنيد. آنگاه P كليه فعاليتهاي گروه مورد نظر را در هم ادغام كرده و در قالب يك عنوان واحد و خلاصه نمايش مي‌دهد. اكنون ميخواهيم همه گروه‌هاي موجود در صفحه نمايش را با هم خلاصه كنيم. براي اين كار  روي منوي Format كليك كنيد.

با كليك بر روي گزينه مشخص شده تمام فعاليت‌هاي پروژه خلاصه‌سازي مي‌شوند. روي گزينه Summarize All كليك كنيد.

با فعال كردن گزينه All Bands تمام فعاليت‌هاي پروژه خلاصه‌سازي مي‌شوند. با كمك ليست بازشونده اين گزينه نيز تعيين مي‌كنيد كه خلاصه‌سازي براساس چه گزينه‌اي صورت گيرد. روي اين ليست بازشونده كليك كنيد.

با استفاده از اين برگه قادريد فرمت و نحوه نمايش داده‌ها را در گزارش خود مشخص كنيد. در قسمت Skip line on و Skip page on بر اساس نياز و سليقه خود مي‌توانيد نحوه نمايش هر يك از گروه‌هاي فعاليت را در صفحه مشخص كنيد. به اين ترتيب كه هر گروه از فعاليت‌ها در يك صفحه مجزا باشند Skip page on)) يا اينكه هر گروه توسط خطوطي از هم تفكيك شوند و نيازي به صفحه مجزا نباشدSkip line on)). لذا در اين قسمت كدهاي مورد نظر خود را انتخاب كنيد تا گروه بندي بر اساس انها شكل گيرد.

در قسمت Sort by نيز ترتيب نمايش اطلاعات را مشخص مي‌كنيد.

براي مقايسه وضعيت موجود با پروژه هدف مي‌توانيد با استفاده از گزينه Target Comparison يكي از گزينه‌هاي Target و Target را فعال كنيد. گزينه Variance را نيز براي مقايسه اختلاف‌هاي زمان‌هاي زمانبندي شده هدف و جاري فعال كنيد.

با كمك گزينه Display مي‌توانيد تفاوت زودترين شروع‌ها يا ديرترين شروع‌ها را جهت نمايش در گزارش انتخاب كنيد, همچنين با استفاده از گزينه Full Range مي‌توانيد زودترين و ديرترين تاريخ‌هاي پروژه هدف و جاري را نمايش دهيد.

با كمك گزينه Summarize On مي‌توانيد يك كد فعاليت براي نمايش خلاصه فعاليت‌ها تعيين كنيد.

گزينه مشخص شده هزينه‌هاي يك منبع را در پريود فعلي نشان مي‌دهد. P مقدار اين گزينه را به مقدار Actual To Date اضافه مي‌كند تا مقادير و هزينه‌هاي فعاليت را تا تاريخ فعلي محاسبه كند.

گزينه Actual To Date هزينه يك منبع را تا اين تاريخ نشان مي‌دهد. هنگامي كه شما فعاليت‌ها را به روز رساني مي‌كنيد مي‌توانيد مستقيماً يك مقدار براي اين فيلد وارد كنيد. اگر مقدار واقعي را وارد نكنيد, P اين مقدار را مطابق تنظيمات قوانين Autocost محاسبه مي‌كند.

منوي فرعي Primavera را باز كنيد.

روي گزينه Primavera Project Planner كليك كنيد.

اكنون در محيط نرم‌افزار Primavera Project Planner . (P) قرار داريم.

قسمت مشخص شده نوار عنوان (Title Bar) مي‌باشد، كه با ايجاد يك پروژه نام پروژه بر روي اين نوار نوشته ميشود.

قسمت مشخص شده نوار منو (Menu Bar) است كه اكنون تنها سه گزينه را در اين قسمت مشاهده مي‌كنيد. با ايجاد يا باز كردن پروژه تعداد اين گزينه‌ها افزايش مي‌يابد كه در ادامه اين منوها و گزينه‌هاي آنها را بيشتر بررسي مي‌كنيم.

قسمت مشخص شدهToolbar  يا جعبه ابزار ناميده مي‌شود. دكمه‌هاي موجود در جعبه ابزار قابل اضافه و كم شدن هستند. هر آيكون در واقع ميانبري براي دسترسي به منوهاي برنامه مي‌باشد. يعني بجاي آنكه اين دستورات را از طريق منوهاي برنامه اعلام كنيد فقط از طريق يك كليك بر روي اين دكمه‌ها مي‌توانيد دستورات مورد نظر خود را اعلام كنيد.

اكنون تا حدودي با محيط اين نرم‌افزار آشنا شده‌ايد، براي آشنايي بيشتر با محيط اين نرم‌افزار  لازم است ابتدا نحوه ساخت يك پروژه جديد را بررسي كنيم. جهت ايجاد يك پروژه جديد بايد از منوي File گزينه New را انتخاب كنيد. روش ديگر استفاده از دكمه مشخص شده مي‌باشد. پس در اينجا بجاي استفاده از منوها مي‌خواهيم بر روي يك دكمه در نوار ابزار كليك كنيم. روي دكمه مشخص شده كليك كنيد.

در پنجره نمايان شده مشخصات ابتدايي پروژه را بايد وارد كنيد. در ادامه به بررسي گزينه‌هاي اين پنجره مي‌پردازيم.

در جعبه متن CurrentFolder محلي كه فايل‌هاي برنامه Primavera در آن ذخيره خواهد شد نمايش داده مي‌شود كه به كمك دكمه Browse اين مسير قابل تغيير است.

مشاهده مي‌كنيد كه اندازه رديفها تغيير يافته است. در ادامه اين بخش مي‌خواهيم به تغيير و تطبيق اندازه و مقياس نمايشگر زمان با صفحه نمايش بپردازيم. روي منوي Format كليك كنيد.

روي گزينه Timescale كليك كنيد.

در اين پنجره مي‌توانيد با جابه‌جايي ميله لغزان مشخص شده, مقياس زماني را بزرگ و كوچك كنيد.

با استفاده از دو گزينه مشخص شده مي‌توانيد دو تاريخ انتخاب كنيد, تا براساس آن فعاليت‌هايي كه بين اين دو تاريخ هستند نمايش داده شوند.

SD
بر روي دكمه مشخص شده كليك كنيد.

در ليست بازشده چهار حالت را مشاهده مي‌كنيد. گزينه اول (Calendar Date) به تقويم پايه پروژه اشاره مي‌كند. با گزينه‌هاي دوم تا چهارم مي‌توانيد نمايشگر زمان را براساس چند روز (D), هفته (W) يا ماه (M) بعد يا قبل از تاريخ مورد نظر تنظيم نماييم. روي گزينه Start Date كه به طور پيش فرض انتخاب شده است، كليك كنيد.

روي ليست بازشونده مشخص شده كليك كنيد.

از طرف ديگر از نظر نحوه استفاده در پروژه منابع به دو نوع منابع مصرفي و غير مصرفي تقسيم ميشوند.
منابع مصرفي: منابعي هستتند كه در پروژه استفاده شده و براي تهيه آنها بايد مكرراً در طول پروژه اقدام كنيم. مانند مصالح، مواد و بعضي از انواع ابزارآلات و تجهيزات.
منابع غير مصرفي: منابعي كه يك بار تهيه و در طول پروژه  براي پروژه انجام وظيفه مي‌كنند, مانند نيروي انساني و تجهيزات.

تقسيم‌بندي ديگري كه در پروژه‌ها حائز اهميت مي‌باشند طبقه‌بندي منابع بر اساس دو نوع 
"محدود" و "نامحدود" است. منابع نامحدود مشكلي از جهت تداخل منابع براي پروژه ايجاد نخواهند كرد و در هر زمان به هر اندازه در دسترس خواهند بود ولي منابع محدود در مدت زمان خاص يا به تعداد و مقداري محدود در اختيار پروژه بوده و مي‌بايست اين منابع را از لحاظ مقدار تخصيصي به فعاليت‌ها كنترل كرده و بعضاً تداخل‌ها  و تخصيص‌هاي اضافي را با عمليات تسطيح برطرف ساخت.

تا زمانيكه همه پروژه‌هاي منبع داراي
 Data Date برابر باشند, نيازي به تعيين Data Date جديد براي پروژه نداريم. ولي در صورتيكه بعضي از پروژه‌هاي منبع Data Date هاي متفاوتي داشته باشند. يا شما بخواهيد يك Data Date دلخواه براي پروژه خلاصه تعيين كنيد مي‌توانيد در فيلد
Set Date To يك Data Date براي پروژه مشخص كنيد. P براي تغيير تاريخ‌هاي زمانبندي پروژه خلاصه از اين تاريخ استفاده نمي‌كند. اگر شما
 Data Date را تعيين نكنيد, P از Data Date اولين پروژه منبع استفاده مي‌كند.

در قسمت Float Determination بايد مشخص كنيد كه P محاسبات شناوري را بر اساس كدام يك از روش‌هاي زير محاسبه كند: 
-Most Critical Float: برابر با كمترين شناوري مي‌باشد كه P در گروهي از فعاليت‌هاي خلاصه شده محاسبه مي‌كند.
- Start Float: برابر است با فاصله زماني بين زودترين و ديرترين تاريخ شروع فعاليت‌هاي خلاصه شده.
- Finish Float: فاصله زماني بين زودترين و ديرترين تاريخ‌هاي پايان مي‌باشد. P از تقويم تعيين شده براي پروژه خلاصه جهت محاسبه اين مقادير استفاده مي‌كند.

گزينه‌هاي Load resource يا Load Cost جهت انتقال اطلاعات منابع و هزينه‌ها از پروژه‌هاي منبع به پروژه خلاصه مي‌باشد. انتقال اطلاعات منابع به شما كمك مي‌كند تا براي هر فعاليت خلاصه كل منابع و هزينه‌ها را تخمين بزنيد.

روي دكمه Summarize كليك كنيد.

b
براي مشاهده نتيجه روي دكمه OK كليك كنيد.

در قسمت Back up the following project پروژه يا پروژه گروهي مورد نظر را انتخاب مي‌كنيد. با انتخاب دكمه All… پنجره Select All باز مي‌شود. بر روي دكمه All كليك كنيد.

با كمك ليست بازشونده مشخص شده مي‌توانيد بر اساس پارامتر مورد نظر خود فعاليت‌ها را در صفحات مجزايي نمايش دهيد كه هر صفحه تنها فعاليت‌هاي مربوط به پارامتر مورد نظر شما را نمايش مي‌دهد.

در قسمت Placement مي‌توانيد يكي از گزينه‌هاي مورد نظر خود را براي تعيين محل ميله فعاليت از ليست بازشونده مشخص شده انتخاب كنيد. روي اين ليست بازشونده كليك كنيد.

با انتخاب گزينه One activity per row ميله‌هاي نمايش هر فعاليت در يك سطر مجزا نمايش داده مي‌شوند. با انتخاب گزينه Standard ميله نمايش فعاليت‌ها بصورت فشرده‌تر و بعضا بطور مشترك در يك سطر نمايش داده مي‌شود, با انتخاب روش End-To-End ميله‌هاي فعاليت پشت سر هم و به طور وابسته قرار مي‌گيرند. بر روي ليست بازشونده كليك كنيد.

با استفاده از قسمت Place by                                                                  مي‌توانيد قرار گرفتن پشت سر هم ميله‌ها را نيز با استفاده از كدهاي فعاليت كنترل كنيد. چونكه فعاليت‌ها در يك شبكه فشرده پشت سر هم قرار مي‌گيرند توضيحات فعاليت‌ها ممكن است در هم تداخل كند لذا با استفاده از گزينه‌‌هاي Skip description و Break Chain مي‌توانيد وضعيت آنها را در گزارش مشخص كنيد.

با گزينه PCT(Percent Complete) كه درصد كار انجام شده را نشان مي‌دهد نيز قبلاً آشنا شده‌ايد. اين گزينه هنگام به روز كردن كاربرد دارد. P درصد تكميل را براساس زمان باقي‌مانده به روز شده و فرمول زير محاسبه مي‌كند.
[(Original Duration - Remaining Duration) / (Original Duration)]*
همانطور كه در فرمول فوق نيز مشاهده مي‌كنيد اين درصد پيشرفت بر مبناي زمان فعاليت محاسبه مي‌شود.

با كمك گزينه Cal(Calendar ID) تقويم پروژه را انتخاب مي‌كنيم. P به طور پيش فرض تقويم يك (Calendar ) را به فعاليت‌ها تخصيص مي‌دهد. براي تعيين تقويم دلخواه روي كادر جلوي اين گزينه كليك كنيد.

روي ليست بازشونده ظاهر شده كليك كنيد.

روي تقويم مورد نظر كليك كنيد.

به همين صورت مي‌توانيد فعاليت‌هاي ديگر را انتخاب كنيد و تقويم آنها را تعيين نماييد.

با استفاده از گزينه Type نوع فعاليت را تعيين مي‌كنيم. P  نه() نوع فعاليت را براساس نحوه محاسبه زمان فعاليت, تأثير منابع و تقويم‌هايشان روي فعاليت و نيز وابستگي فعاليت به فعاليت‌هاي ديگر از لحاظ شروع و پايان در نظر گرفته است. كه شامل موارد زير مي‌باشد:
   - Task- Independent
- Meeting- Start Milestone
- Finish Milestone- Start Flag
- Finish Flag- Hammock
   -  WBS

در برگه Structure نيز مشخص مي‌كنيم كه نحوه نمايش فيلد جديد چگونه باشد. در اين قسمت مي‌توانيد نقاط شروع و پايان ميله فعاليت را از طريق گزينه‌هاي اطلاعاتي فعاليت كه انتخاب مي‌كنيد مشخص نماييد و همچنين نوع و رنگ نمايش آن را در صفحه نمايش بارچارت و علامتهاي شروع و پايان آن را تنظيم كنيد. بدين ترتيب ميتوانيد به بارچارت خود, يك خصوصيت جديد اضافه كنيد, مثلاً نشان دهيد كه يكي از منابع در چه زماني از اجراي فعاليت‌ها به پايان مي‌رسد. روي دكمه OK كليك كنيد.

روي دكمه مثلثي كليك كنيد.
B
روي گزينه RESP كليك كنيد.

روي گزينه Global Change كليك كنيد.

در اين پنجره در قسمت مشخص شده ID و عنوان Global Changeهاي ايجاد شده نمايش داده مي‌شود.

با كمك دكمه Trial Run قبل از اعمال شرطها مي‌توانيد اثر تغييرات آنها را بدون اعمال واقعي آنها بر روي پروژه مرور كنيد. روي اين دكمه  كليك كنيد.

در اين پنجره تعيين مي‌كنيد كه خروجي را به چه صورت مي‌خواهيد مشاهده كنيد. روي دكمه OK كليك كنيد.

اكنون خروجي را در يك فايل به صورت گزارش مشاهده مي‌كنيد، كه مي‌توانيد آن را ذخيره يا چاپ كنيد. روي دكمه Close اين پنجره كليك كنيد.

در اينجا نمي‌خواهيم اين فايل را ذخيره كنيم, بنابراين روي دكمه No كليك كنيد.

با كليك بر روي دكمه Run , Global Change اجرا ميشود و تمامي شروط آن نيز بر روي پروژه اعمال مي‌گردد بعلاوه مي‌توانيد يك گزارش مقايسه‌اي از مقادير قبل و بعد از اعمال شرط‌ها مشاهده كنيد. كه در صورت دلخواه مي‌توانيد آن را ذخيره كنيد يا چاپ نمائيد.

از دكمه Modify جهت نمايش و تغيير در Global Changeهاي ايجاد شده استفاده ميكنيم.

با استفاده از دكمه Add ميتوانيد يك Global Change جديد تعريف كنيد.

با استفاده از دكمه Delete مي‌توانيد
 Global Change ها را حذف كنيد.

براي كپي خصوصيات Global Change از يك پروژه به پروژه  كنوني مي‌توانيد از دكمه Transfer استفاده كنيد. از اين دكمه مي‌توانيد هنگام تصحيح يا ايجاد يك Global Change جديد استفاده كنيد.

بطور كلي هر Global Change از دو قسمت تشكيل شده است: 
-انتخاب فعاليت‌هايي كه ميخواهيد تغييرات بر روي آنها اعمال شوند.
-تعيين عبارت شرطي براي اعمال تغييرات روي قسمتهاي مختلف پروژه.

هنگاميكه مي‌خواهيد يك Global Change جديد ايجاد كنيد, با كليك بر روي دكمه Add, يك كد  حرفي منحصربه فرد  براي Global Change جديد بايد تعيين كنيد تا  P بعد از ثبت اين كد بقيه عمليات را انجام دهد. ( توجه كنيد كه كدهاي Global Change با حروف GL شروع مي‌شوند.) براي تعريف يك Global Change جديد روي دكمه Add كليك كنيد.

براي تأييد نام پيش فرض, روي دكمه Add كليك كنيد.

هنگامي كه مي‌خواهيد پيشرفت فعاليت‌ها را ثبت كنيد, بايد نحوه محاسبه هزينه‌ها و مصرف منابع را به دقت پي‌گيري كنيد. قابليت قوانين Autocost بطور اتوماتيك اطلاعات منابع و هزينه‌ها را بر مبناي پيشرفت ثبت شده بهنگام سازي مي‌كند. براي مثال هنگاميكه درصد پيشرفت يك فعاليت يا زمان باقي‌‌مانده آن را تغيير مي‌دهيد, Autocost Rule مي‌تواند مقادير واقعي مصرف منابع، هزينه‌ها  و  مقاديرTo Complete  و At Completion را تخمين بزند. P اين تخمين‌ها و محاسبات را به محض اينكه فعاليتي را بهنگام سازي مي‌كنيد نمايش مي‌دهد. لذا مي‌توانيد اثر آنها را بر روي مقادير منابع و هزينه‌ها مشاهده كنيد.

Autocost هزينه‌هاي منابع را بر مبناي قيمت هر واحد (Unit Price) كه در ديكشنري منابع تعريف كرده‌ايد, محاسبه مي‌كند. اگر هزينه‌هاي محاسبه شده نادرست باشد مي‌توانيد مقدار هزينه دقيق و درست را وارد كرده و بصورتي Autocost را تنظيم كنيد كه مقدار وارد شده را حفظ كند. قوانين
 Autocost بر روي كل پروژه اعمال مي‌شود, يعني شما نمي‌توانيد اين قوانين را براي فعاليت‌هاي خاصي تنظيم نماييد.

در P يك سري قوانين  Autocost  وجود دارد كه مي‌توانيد در هر زمان آن را تعريف كنيد, يا تغيير دهيد. P اين قوانين را براي هر پروژه جديد اعمال مي‌كند. اين قوانين را مي‌توان براي هر پروژه يا پروژه گروهي جديد تغيير داد.

براي تنظيم قوانين Autocost دو روش وجود دارد: تنظيم بصورت يك پيش فرض و تنظيم Autocost براي يك پروژه خاص.

تنظيم قوانين Autocost بصورت پيش فرض باعث ميشود تا اين تنظيمات بر روي پروژه‌هاي جديد نيز اعمال شود. براي تنظيم بصورت پيش فرض بايد از گزينه Default Autocost Rule واقع در منوي فرعي Option موجود در منوي Tools استفاده كنيد.

در ادامه مي‌خواهيم قوانين Autocost اين پروژه را تنظيم كنيم. منوي  Tools را باز كنيد.

منوي فرعي Options را باز كنيد.

روي گزينه Autocost Rules كليك كنيد.

با استفاده از فيلدهاي Identifier و Date كه با كادر قرمز مشخص شده‌اند, مشخص مي‌شود كه كدام كاربر و در چه زماني اين قوانين را تنظيم كرده است. عبارت User را وارد كنيد.

روي جعبه متن Data كليك كنيد.

روي ليست بازشونده كليك كنيد.

به طور پيش فرض تاريخ امروز انتخاب شده است. براي تأييد اين تاريخ روي دكمه OK كليك كنيد.

اگر گزينه مشخص شده فعال باشد, P به طور اتوماتيك درصد پيشرفت برنامه‌ريزي شده هر فعاليت(PCT) را به زمان باقي‌مانده آن (RD) ارتباط مي‌دهد. لذا وقتي كه يكي از آنها را به روز مي‌كنيد, P ديگري را محاسبه مي‌كند. هنگاميكه از منحني‌هاي منابع استفاده مي‌كنيد اين گزينه را 
غير فعال كنيد تا P مقاديرEarnedValue را بر مبناي درصد پيشرفتي كه تعيين كرده‌ايد محاسبه كند.

Freeze
اگر گزينه مشخص شده با كادر قرمز فعال باشد, مقدار منبع در هر دوره زماني ثابت مانده و هنگاميكه زمان باقي‌مانده تغيير كند
Estimate To Complete جديدي محاسبه مي‌شود.

ADD
در صورتيكه گزينه مشخص شده با كادر قرمز را فعال كنيد, هنگاميكه مقدار
 Estimate To Complete (ETC) يا مقدار
 Actual Quantity To Date (QTD) تغيير كنند, P مقدارEstimate At Completion (EAC) را طبق فرمول زير محاسبه مي‌كند. از اين گزينه مي‌توانيد براي مواقعي كه مي‌خواهيد مقدار
 Estimate At Completion ثابت نباشد استفاده كنيد.

T
Estimate At Completion= Estimate To Complete+Actual To Date

Subtrsct
در صورتيكه گزينه مشخص شده را فعال كنيد, P يك ETC جديد را موقعي كه مقدار EAC يا Actual To Date تغيير كنند, محاسبه مي‌كند. اين كار كمك مي‌كند تا مقدار منبع باقي‌مانده را قبل از اينكه از مقدار بودجه تعيين شده تجاوز كند پي‌گيري كنيد.

T
Estimate To Completion = Estimate At Completion – Actual To Date

Allow
اگر گزينه مشخص شده را فعال كنيد, 
P مقادير منفي Estimate To Complete(ETC) را هم خواهد پذيرفت. اگر مقدار Actual To Date از مقدار Estimate At Completion بيشتر باشد P يك مقدار منفي براي ETC محاسبه ميكند. اگر اين گزينه را غيرفعال كنيد, P يك مقدار منفي براي ETC محاسبه ميكند آنگاه P مقدارETC را برابر با صفر قرار داده و در اين حالت  مقدار 
Estimate At Completion با مقدار Actual To Date برابر خواهند شد.

When
فعال كردن هر يك از گزينه‌ها باعث مي‌شود تا P هر يك از گزينه‌هاي زير را با استفاده از قيمت هر واحد منبع و مقدار آن در Dictionary منبع محاسبه كند. 
هزينه بودجه‌بندي شده منبع Budgeted Cost) ( 
هزينه واقعي منبع (Actual To Date) 
هزينه مورد نياز جهت تكميل (ETC) 
طبق فرمولهاي زير محاسبه ميشوند.
T
Budgeted Cost = Budgeted Quantity * Price Per Unit
Actual Cost = Actual Quantty To Date * Price Per Unit
Cost To Complete = Quantity To Complete * Price Per Unit

با توجه به اينكه هزينه نهايي
 (Cost At Completion) بستگي به جديدترين مقدار هزينه محاسبه شده دارد, لذا P مقدار هزينه نهايي را از روي فرمول زير محاسبه مي‌كند:

T
Cost At Completion=Cost To Complete+Actual Cost

فعال كردن گزينه‌هاي مشخص شده باعث مي‌شود تا P مقدار Actual To Date را با فرمول‌هاي زير محاسبه كند.

T
Actual Quantity=Budgeted Quantity*Percent Complete
Actual Cost=Budgeted Cost*Percent Complete

با وارد كردن مقدار Actual To Date مقادير محاسبه شده ناديده گرفته مي‌شوند. اگر گزينه‌هاي اين قانون غير فعال باشند فقط مقادير واقعي كه شما وارد مي‌كنيد در پروژه لحاظ مي‌شود. هنگاميكه هر دو گزينه را فعال كنيد P مقادير واقعي تخمين زده شده را بر روي صفحه نشان مي‌دهد و اگر خودتان تخمين‌ها را وارد كرده باشيد P عكس‌العمل نشان داده و بقيه مقادير را دوباره  محاسبه مي‌كند.

با فعال كردن گزينه مشخص شده P به طور خودكار تا موقعي كه فعاليت پيشرفتي ندارد, بودجه را با مقدارEAC برابر قرار مي‌دهد. براي تغيير دادن مقدارEAC و بودجه قبل از اينكه كار شروع شود, مي‌توانيد هر يك از  متغير را تغيير دهيد تا
 P متغير ديگر را نيز تغيير دهد.

P ميزان اختلاف هزينه را از طريق رابطه Budget – EAC محاسبه مي‌كند. اين مقدار ممكن است منفي شود كه با انتخاب گزينه دوم يعني
 ( EAC–Budget ) مي‌توانيد آن را به صورت مثبت نشان دهيد.

زماني كه يك تغيير در برنامه ايجاد مي‌كنيد يا با انجام محاسبات (Scheduling) زمان باقي‌مانده فعاليت (RD) تغيير مي‌كند. در اين هنگام كه داده‌ها تغيير كرده‌اند محاسبات AutoCost انجام ميشوند.

زمان باقي‌مانده فعاليت (RD) با استفاده از محدوديت‌هاي پايان مورد انتظار يا منابع با توزيع غير خطي تغيير مي‌كند. لذا هنگاميكه گزينه مشخص شده غير فعال باشد P محاسبات AutoCost را به هنگام انجام محاسبات (Scheduling) پروژه انجام نمي‌دهد. اگرگزينه مشخص شده فعال باشد, P هنگاميكه پروژه را Scheduling مي‌كند مقادير و هزينه‌هاي همه فعاليت‌ها را بر مبناي قوانين AutoCost موجود محاسبه مي‌كند.

هنگاميكه داده‌هاي هزينه و منابع كه در فرمهاي Cost Resource يا Budget Summary وارد ميشوند را تغيير دهيد  P ميتواند همه فيلدها را دوباره محاسبه كند يا تا زماني كه ويرايش يك منبع را تمام نكرده‌ايد, صبر كند و سپس محاسبات را را انجام دهد.

با فعال كردن گزينه Cell, هر وقت كه مقدار يك سلول را در فرم Resource تغيير دهيد, P مقادير هزينه و منبع را دوباره محاسبه مي‌كند.

با فعال كردن گزينه Resource,P  صبر ميكند تا عمل ويرايش به پايان برسد و سپس محاسبات لازم جهت فيلدها را انجام ميدهد. هنگاميكه مقادير منبع و هزينه را تغيير ميدهيد, P به محض اينكه  از يك سلول به سلول ديگر منتقل مي‌شويد, دوباره محاسبات را انجام مي‌دهد.

روي دكمه OK كليك كنيد.

شما اكنون در پايان اين بخش قرار داريد براي برگشت به فهرست روي دكمه مشخص شده كليك كنيد.

P با استفاده از شرط If فعاليت انتخاب شده را تست كرده و در صورتيكه شرط If درست باشد, تغييرات تعيين شده را با استفاده از عبارت Then اعمال مي‌كند و در صورتي كه شرط If نادرست باشد تغييرات را با استفاده از عبارت Else اعمال مي‌كند.

پيش از اجراي هر Global Change به نكات زير توجه كنيد: 
 در محيطهاي چند كاربره براي اجراي
 Global Changeها ‌بايد حق دسترسـي Read Write بـه پروژه داشـته باشـيد. بـراي اجـراي يك
Global Change كه IDهـاي فعاليت را حـذف يـا تغيير مـي‌دهد بايد دسترسي Exclusive داشته باشيد. در صورتيكه در يك محيط چند كاربره كار مي‌كنيد پيشنهاد مي‌شود كه براي اجراي همه
Global Change ها از حالت دسترسي Exclusive استفاده كنيد.

با توجه به اينكه Global Change ها اطلاعات پروژه را تغيير مي‌دهند بايد قبل از اجراي هر
Global Change يك پشتيبان (كپي) از پروژه داشته باشيد.

هنگاميكه روي دكمه Run كليك مي‌كنيد P تغييرات مورد نظر را اعمال كرده و اطلاعات تغيير يافته را ذخيره مي‌كند. با اجراي Global Change گزارشات متني كه با دكمه Trial Run (اجراي آزمايشي) مرور كرده بوديد, توليد ميشود.

روي برگه Selection كليك كنيد.

در صورتيكه مي‌خواهيد هر شرط روي همه فعاليت‌هاي پروژه اعمال شود نيازي به استفاده از اين بخش نخواهيد داشت. انتخاب فعاليت‌ها براي اعمال شرطها همانند تعريف Filter براي فعاليت‌ها مي‌باشد. ‌تا  سطح شرط براي انتخاب فعاليت‌ها ميتوانيد تعيين كنيد. در هر سطح نيز با تركيب چند سطر از شرطها مي‌توانيد آنها را با تركيبهاي منطقي And يا Or تركيب كنيد.

با استفاده از ليست بازشونده Placement مي‌توان عنوان گزارش و سرصفحه را در پايين اولين صفحه يا آخرين صفحه يا تمام صفحات بارچارت نمايش داد. در قسمت‌هاي Line و Line دو سطر اول از عنوان گزارش گرافيكي را وارد ميكنيم. در صورتي كه گزينه Display project and filename را فعال كنيد, P نام پروژه را در گوشه پايين ناحيه مركزي گزارش نمايش مي‌دهد.

محدوده زماني هر گزارش گرافيكي بارچارت مي‌تواند تمامي زمان پروژه يا قسمت خاص از پروژه را شامل باشد. براي تعيين محدوده زماني گزارش از برگه Date استفاده مي‌كنيم. روي برگه Date كليك كنيد.

با كمك گزينه‌هاي Start date و End date تاريخ‌هاي شروع و پايان محدوده زماني را تعيين مي‌كنيم.

در قسمت Timescale با استفاده از گزينه Display نوع تقويم را تعيين ميكنيم. در ادامه به بررسي گزينه‌هاي مختلف اين ليست ميپردازيم. در صورتي كه Calendar dates را انتخاب كنيد در قسمت Minimum interval بايد حداقل افزايش مقياس زماني را تعيين كنيد. براي مثال اگر مقياس هفته (Weeks) را انتخاب كرده‌ايد, P روزها را در بازه زماني نشان نخواهد داد. اگر در قسمت Display گزينه Ordinal dates را انتخاب كنيد, واحد زماني در قسمت Ordinal Units تعيين ميگردد. براي اين نوع تاريخ يك زمان شروع نيز در فيلد Ordinal Start date تعيين ميگردد. اين تاريخ نبايد از تاريخ شروع پروژه زودتر باشد.

اگر در قسمت Display گزينه Manufacturing weeks را انتخاب كنيد, ساير گزينه‌ها بجز Show fiscal years غير فعال ميشوند. در صورتي كه براي داشتن سال مالي در پروژه گزينه Show fiscal years را فعال كنيد در قسمت Start month يكي از ماه‌ها را براي شروع سال مالي بايد انتخاب كنيد.
با استفاده از گزينه Placement مي‌توانيد مقياس زماني (Timesclae) را در بالا, پايين يا هر دو قسمت صفحه نمايش دهيد. از تب Format براي گروه‌بندي و سطح‌بندي جزييات, خلاصه‌سازي و مرتب‌سازي اطلاعات در گزارش گرافيكي استفاده مي‌كنيم. بر روي برگه Format كليك كنيد.

در قسمت Organize گروه‌بندي صفحه‌اي و گزينه‌هاي لازم براي خلاصه‌سازي را مشاهده مي‌كنيد.

شما مي‌توانيد از P بخواهيد با تغيير مقدار كد يك صفحه جديد را شروع كند. براي مثال هر موقع كه مقدار كد مسئوليت RESP) ( تغيير كرد, صفحه جديدي شروع شود. اين كار باعث مي‌شود كه شما براي هر مسئول يك صفحه مجزا كه فعاليت‌هاي مربوط به آن شخص را نمايش مي‌دهد, در گزارش داشته باشيد. در قسمت Start new page on كد مورد نظر را براي صفحه‌بندي وارد مي‌كنيد. همچنين مي‌توانيد فعاليت‌ها را با مقادير كد مشترك گروه‌بندي كنيد. براي مثال همه فعاليت‌هايي كه داراي مقدار كد PHAS مشترك هستند. مي‌توانند كنار هم قرار داده شوند كه اين كار را با كمك گزينه Group by مي‌توانيد انجام دهيد.

خلاصه‌سازي اطلاعات يك راه موثر براي چكيده كردن اطلاعات و بدست آوردن يك ديد كلي از پروژه است. P همه اطلاعات فعاليتهايي را كه داراي مقدار كد مشترك تعيين شده هستند, خلاصه‌سازي مي‌كند. قوانين خلاصه‌سازي در بارچارت از قوانين خلاصه‌سازي در Layout پيروي مي‌كند. P ميله فعاليت را از زودترين شروع تا ديرترين پايان فعاليت‌‌هاي خلاصه‌سازي شده رسم مي‌كند. هنگامي كه يك كد را براي خلاصه‌سازي در قسمت Summarize on تعيين مي‌كنيد, گزينه‌هاي مربوط به خلاصه‌سازي در قسمت
 Summary graphic فعال مي‌شوند. اين گزينه‌ها به شما امكان مي‌دهند تا نمايش اطلاعات خلاصه را سفارشي كنيد.

بعضي از گزينه‌ها هنگامي كه گزينه
 Show Individual Bars را فعال كنيد فعال مي‌شوند. در  بارچارت خلاصه شده معمولا" يك ميله براي فعاليت‌هاي خلاصه شده نمايش داده مي‌شود. با فعال كردن اين گزينه مي‌توانيد ميله مربوطه به هر كدام از فعاليت‌ها را روي ميله خلاصه مشاهده كنيد. P مي‌تواند خطهاي افقي را بين گروه فعاليتهاي خلاصه شده يا خلاصه نشده رسم كند تا دسته‌بندي داده‌ها بهتر نمايش داده شود. براي اين منظور بايد گزينه
 Place a solid line after each group را فعال كنيد.

هنگاميكه متن توضيح فعاليت بر روي ميله فعاليت نمايش داده مي‌شود, ممكن است طول متن توضيح فعاليت از طول ميله بيشتر شود و باعث شود متن توضيح فعاليت فضاي بيشتري را اشغال كند. در صورتي كه توضيح فعاليت كمتر از مقدار كاراكتر تعيين شده باشد P آن را حذف مي‌كند
 (Skip describtion) يا متن توضيح فعاليت را در فضاي در دسترس مي‌شكند.Drop line) (

علامت . را تايپ كنيد.

به همين روش براي سطوح ديگر نيز كاراكتر جداساز را وارد مي‌كنيم.

براي حذف يك سطح, در جعبه متن مربوط به Width كليك ميكنيم و با كليدهاي Delete يا Backspace صفحه كليد مقدار وارد شده در جعبه متن را پاك مي‌كنيم. هنگاميكه يك سطح را حذف مي‌كنيد, P همه كدها و عناوين مربوط به آن سطح و سطح‌هاي بعدي را حذف مي‌كند. اكنون تنظيمات مورد نظر خود را وارد كرده‌ايم. روي دكمه OK كليك كنيد.

اكنون بايد با توجه به ساختار كدي كه تعريف كرده‌ايم, كدها و عناوين كدها را وارد كنيم. روي دكمه + كليك كنيد.

عبارت AM را وارد كنيد.

در قسمت Title عنوان يا توضيح مربوط به آن كد را وارد مي‌كنيم. روي اين كادر كليك كنيد.

ص
مشاهده مي‌كنيد كه عبارت مورد نظر را در اين قسمت وارد كرده‌ايم. روي دكمه مشخص شده (علامت صحيح) كليك كنيد.

مشاهده مي‌كنيد كه اطلاعات مورد نظرمان وارد شده است. روي دكمه + كليك كنيد.
b
عبارت AM را وارد كنيد.

عبارت  را وارد كنيد.

روي علامت صحيح كليك كنيد.

در قسمت مشخص شده كليك كنيد.

عدد  را وارد كنيد.

روي علامت صحيح كليك كنيد.
صفحه  وارد شود.

روي دكمه Close كليك كنيد.

در ادامه مي‌خواهيم راهنماي Pattern را بر روي صفحه بارچارت قرار دهيم. منوي View را باز كنيد.

روي گزينه Attachment كليك كنيد.

در ضمن مي‌توانيد براي ميله برخي فعاليت‌ها نمايش ويژه‌اي ايجاد نماييد. براي مثال مي‌توانيد براي متمايز كردن چند فعاليت مي‌توانيد, رنگ و  نقطه پايان بخصوصي در نظر بگيريم. براي اينكار ابتدا بايد فعاليت مورد نظر را انتخاب كنيد. روي فعاليت مشخص شده كليك كنيد.

روي منوي Format كليك كنيد.

منوي فرعي Selected Bars را باز كنيد.

روي گزينه Modify bar format كليك كنيد.

با كمك اين پنجره مي‌توانيد خصوصيات مورد نظر خود را تنظيم كنيد.

در قسمت مشخص شده تنظيمات مربوط به ميله را مي‌توانيد تنظيم كنيد. حتي با غيرفعال كردن گزينه مشخص شده با فلش مي‌توانيد اين ميله را نامرئي كنيد.

با كمك دو گزينه مشخص شده مدل و رنگ ميله را مي‌توانيد تنظيم كنيد. روي ليست بازشونده مشخص شده كليك كنيد.

انواع مدلهاي ميله را در ليست بازشده مشاهده مي‌كنيد. روي گزينه مشخص شده كليك كنيد.

در قسمت مشخص شده مشاهده مي‌كنيد كه شكل ميله بعد از تغييرات به چه صورت ميشود. دوباره روي ليست باز شونده كليك كنيد.

روي گزينه Bar كليك كنيد.

با كمك ليست بازشونده مشخص شده نيز مي‌توانيد رنگ مورد نظر خود را براي ميله انتخاب كنيد.

در قسمت مشخص شده مي‌توانيد طرحي را انتخاب كنيد, تا بر روي ميله اعمال شود. روي ليست بازشونده كليك كنيد.

Up dia
روي گزينه مشخص شده كليك كنيد.

با كمك گزينه مشخص شده مي‌توانيد رنگ الگو را عوض كنيد. روي رنگ كليك كنيد.

در گزارش Timescale Logic مي‌توانيد مكان فعاليت‌ها را در سطر و صفحه خاص تعيين كنيد, براي اين منظور مي‌توانيد از يك فايل سفارشي استفاده كنيد كه شامل شماره سطر و صفحه مربوط به فعاليت باشد. اطلاعات اين فايل ساير تنظيمات اعمال شده در پنجره‌هاي تعريف گزارش را ناديده مي‌گيرد. در قسمت Custom Placement از گزينه New براي ايجاد يك فايل سفارشي جديد و از گزينه Existing براي استفاده از يك فايل موجود, استفاده ميشود. مسير و نام فايل را بايد در قسمت File مشخص كنيد در صورتي كه اين قسمت را خالي رها كنيد، P از مقدار پيش‌فرض استفاده مي‌كند. فايل پيش‌فرض Lyout.TSL مي‌باشد كه در پوشه USERLOC قرار مي‌گيرد.

با استفاده از گزينه Orientation مي‌توانيد نحوه نمايش عمودي يا افقي صفحات گزارش را مشخص كنيد و با استفاده از گزينه
 Horizontal-sheets حداكثر تعداد صفحات افقي گزارش خود را نيز ميتوانيد تعيين كنيد.

با استفاده از برگه Tailoring پنجره تعريف گزارش مي‌توانيد نحوه نمايش برخي از ابزارهاي تصويري موجود در گزارش خود مانند خطوط كمكي و فضاي بين فعاليت‌ها را مطابق نياز و سليقه خود اصلاح كنيد. بر روي برگه Tailoring كليك كنيد.

در قسمت Vertical Sightlines مي‌توانيد براي گزارش خود از خطوط عمودي كه مقاطع زماني را از هم مجزا مي‌سازند استفاده كنيد. با استفاده از ليست بازشونده Units تعيين مي‌كنيم كه خطهاي عمودي بر اساس چه واحدي از زمان ترسيم شوند. با كمك گزينه Interval مشخص مي‌كنيم بعد از هر چند واحد زماني يك خط عمودي ترسيم شود.

در قسمت Necking مي‌توانيد دوره‌هاي غير كاري و تعطيلات آخر هفته گزارش را روي ميله فعاليت‌ها به صورت باريك مشخص كنيد.

در قسمت Option مي‌توانيد نمايش پيشرفت فعاليت‌ها در گزارش خود را تعريف كنيد. P پيشرفت فعاليت‌ها را در گزارش با استفاده از رنگهاي متمايز يا يك خط اضافي در كنار ميله فعاليت نشان مي‌دهد. براي تعيين نحوه نمايش پيشرفت فعاليت‌ها در گزارش, از گزينه‌هاي قسمت Base progress on